E-Mails nach Excel exportieren: So geht's automatisch

Warum E-Mails automatisch nach Excel exportieren?

1. Erhalten Sie unzählige E-Mails in Ihrem Outlook, Gmail oder Yahoo, die Ihren Posteingang überladen?
2. Müssen Sie wichtige E-Mails in Ihrem Postfach manuell filtern?
3. Müssen Sie Daten manuell in Ihr Arbeitsblatt kopieren?
4. Müssen Sie wichtige Informationen in einer Excel-Datei sichern?

Wenn Sie sich in den oben genannten Situationen befinden, benötigen Sie ein E-Mail-Parsing-Tool, um E-Mail-Daten in ein Excel-Arbeitsblatt zu extrahieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Schritte zum automatischen Parsen von Daten in Excel mit Parseur. Sie lernen, wie Sie:

1. Daten in Excel parsen
2. E-Mails von Gmail oder Outlook nach Excel kopieren

Extrahieren von Daten aus E-Mails nach Excel

Nehmen wir das Beispiel eines Online-Shops, der täglich Hunderte von Bestellungen erhält. Die PDF-Bestellungen enthalten Kundeninformationen, Artikel- und Preisdetails. Möglicherweise möchten Sie bestimmte Daten extrahieren und in ein Arbeitsblatt exportieren, das von Ihren Teammitgliedern gemeinsam genutzt wird.

Diese Aufgaben sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch mühsam. Die Automatisierung dieses Prozesses spart Ihnen Zeit und hilft Ihnen, sich auf andere Aspekte Ihres Unternehmens zu konzentrieren, z. B. den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen, wodurch Umsatz und Ertrag in Ihrem Unternehmen gesteigert werden. Und hier kommt ein E-Mail-Parsing-Tool ins Spiel.

Wie kann man Daten automatisch in Excel parsen?

Parseur ist ein leistungsstarker Dokumentenparser und No-Code-Tool, das die Datenextraktion aus E-Mails und PDFs erleichtert. Die geparsten Daten können über Zapier oder Power Automate in Echtzeit heruntergeladen oder nach Microsoft Excel exportiert werden.

Die Verwendung von Parseur als Tool zur Extraktion von E-Mail-zu-Excel-Daten wird Ihr Geschäft nur skalieren! Mit Parseur an Ihrer Seite können Sie einen automatisierten Workflow-Prozess haben, direkt von dem Moment an, an dem Sie eine E-Mail von einem Kunden erhalten.

Einige unserer Kunden senden beispielsweise E-Mail-Daten an Excel, um:

• Antworten auf eine Umfrage oder ein Webformular zu konsolidieren
• Bewerber für Stellenanzeigen verfolgen
• konsolidierte Berichte zu Google Alerts anzeigen
• ein Backlog von E-Mails aus ihrem Postfach exportieren

Mit einem E-Mail-zu-Excel-Tool können Sie auch E-Mail-Dateianhänge wie PDFs aus einer Excel-Tabelle extrahieren. Mit einem Mail-Parser wird das Kopieren von E-Mails aus Outlook oder Gmail nach Excel zum Kinderspiel!

Wir werden in diesem Artikel sowohl die Integration von Parseur mit Zapier als auch mit Power Automate behandeln. Sie benötigen:

• Ihr Parseur-Postfach
• Ein Zapier-Konto
• Ein Office 365-Konto
• Ihr Power Automate-Konto

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr kostenloses Parseur-Postfach, um Ihre E-Mail zu empfangen

Parseur ist für eine begrenzte Anzahl von E-Mails, die pro Monat gesendet werden, kostenlos, wobei alle Funktionen aktiviert sind. Klicken Sie auf den untenstehenden Link, um Ihr Parseur-Konto zu erstellen.

Erstellen Sie Ihr Postfach und wählen Sie Generische Leads als Postfachtyp.

Schritt 2: Leiten Sie Ihre E-Mail an Ihr Parseur-Postfach weiter

Sie erhalten eine E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre E-Mail weiterleiten können. Dies ist Ihr Parseur-Postfach. Die E-Mail kommt innerhalb von 10 Sekunden an!

E-Mail von Outlook weiterleiten

Wenn Sie Outlook verwenden, empfehlen wir Ihnen, die Anweisungen zum Einrichten von Regeln für die automatische Weiterleitung zum Senden von E-Mails aus Outlook Family Produkten an Parseur zu befolgen.

Befolgen Sie unsere Anleitung, um Parseur beizubringen, welche bestimmten Daten aus Ihren Outlook-E-Mails extrahiert werden sollen.

E-Mail von Gmail weiterleiten

Gmail-Weiterleitungen an Ihr Parseur-Postfach automatisieren. Auf diese Weise wird jede neue E-Mail, die in Ihrem Gmail-Posteingang eingeht, automatisch an Parseur gesendet und verarbeitet!

Schritt 3: Der KI-Parser extrahiert E-Mail-Daten sofort

Im Gegensatz zu anderen E-Mail-Parsern müssen keine Parsing-Regeln erstellt werden, um Daten zu extrahieren. Wir bieten auch unbegrenzt vorgefertigte Vorlagen für bestimmte Anwendungsfälle. Der Schlüssel hierbei ist, Parseur beizubringen, welche spezifischen Daten Sie benötigen, indem Sie diese hervorheben und Datenfelder dafür erstellen.

Ihre geparsten Ergebnisse sehen dann so aus:

Schritt 4: Laden Sie die extrahierten Daten nach Microsoft Excel herunter

Die extrahierten Daten können automatisch aus Ihrem Parseur-Postfach nach Excel heruntergeladen werden. Gehen Sie zu "Exportieren" und klicken Sie auf "Herunterladen".

Bonus: Fügen Sie einer Tabelle in einer Excel Online-Tabelle über Power Automate in Echtzeit eine neue Zeile hinzu

Power Automate (früher bekannt als Microsoft Flow) ist ein Cloud-basiertes System, mit dem Sie automatisierte Workflows für verschiedene Anwendungen erstellen können. Sie können Daten von Microsoft-Anwendungen wie Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics 365, SQL Server und anderen senden, verarbeiten und empfangen.

Gehen Sie zu "Exportieren" und "MS Flow" und klicken Sie auf "Neuen Flow erstellen".

Sie werden zu Ihrem Power Automate-Konto weitergeleitet. Klicken Sie auf "Neuen Flow" und "Automatisierter Cloud-Flow".

Benennen Sie Ihren Flow und wählen Sie "Neues Dokument verarbeitet" in Parseur als Auslöser des Flows.

Sobald Ihr Parseur-Konto verbunden ist, können Sie Ihr Parseur-Postfach auswählen, dasjenige, in dem Sie geparste Daten als Aktion an Power Automate und Excel Online exportieren.

Die Aktion wird sein, "eine Zeile zu einer Tabelle hinzuzufügen" in Excel Online. Sie werden aufgefordert, Ihr Online-Excel-Konto mit Power Automate zu verbinden.

Nach der Verbindung können Sie die Spalten mithilfe der aus Parseur extrahierten Daten anpassen.

Sobald Ihr Flow in Power Automate gespeichert wurde, gehen Sie zurück zu Ihrem Parseur-Postfach und verarbeiten Sie das Dokument erneut. Sie sehen, dass die geparsten Daten automatisch zum Excel-Blatt hinzugefügt wurden.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Support-Artikel zum Einrichten Ihrer Power Automate-Integration.

Noch mehr Automatisierung: Aktualisieren Sie eine Zeile in Ihrem Excel-Blatt über Zapier

Zapier ist ein Cloud-Automatisierungstool, das Apps verbindet. Sie können zwei oder mehr Apps miteinander verbinden, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, ohne Code schreiben oder sich auf Entwickler verlassen zu müssen, um die Integration zu erstellen.

Angenommen, einer Ihrer Kunden hat den Namen seiner Website im Kontaktformular falsch geschrieben. Sie haben ihm nun eine E-Mail gesendet, um seine Daten zu ändern. Mit der Integration von Parseur und Zapier können Sie das Feld einfach automatisch aktualisieren!

Klicken Sie auf "Exportieren", "Zapier" und suchen Sie nach "Excel".

An diesem Punkt werden Sie zu Ihrem Zapier-Konto weitergeleitet. Sie können dann ein neues Zapier-Konto erstellen oder sich bei Ihrem bestehenden anmelden.

Zapier fordert Sie auf, sich bei Ihrem Parseur-Konto anzumelden und das Postfach auszuwählen, aus dem die Daten extrahiert wurden.

Sobald das Parseur-Postfach verbunden ist, kontaktiert Zapier die Parseur-API, um die geparsten E-Mail-Daten abzurufen.

Jetzt ist es an der Zeit, sich mit Ihrem Microsoft Excel-Konto zu verbinden.

Wählen Sie Microsoft Excel als "App" und "Zeile aktualisieren", wenn Sie aufgefordert werden, das "Aktionsereignis" auszuwählen.

Sobald Ihr MS Excel mit Zapier verbunden ist, wählen Sie die Zeile aus, die Sie aktualisieren möchten.

Sobald Sie die Spalte ausgefüllt haben, die Sie aktualisieren möchten, können Sie einen Test senden, um die Zeile mit den extrahierten Daten zu aktualisieren.

Sobald Sie zufrieden sind, schalten Sie den Zap ein! Das automatische Aktualisieren von Zeilen in Ihrem Excel-Blatt kann Ihnen unzählige Stunden manueller Arbeit ersparen.

Das Übertragen von Daten nach Excel muss keine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe sein. Das Exportieren oder Organisieren von E-Mail-Daten in einer Excel-Tabelle mithilfe von Power Automate oder Zapier kann Ihnen einen automatisierten Workflow bieten und Ihnen helfen, Zeit und Ressourcen zu sparen. Es erhöht auch die Datenqualität in Ihrem Excel-Arbeitsblatt, da menschliche Fehler vermieden werden. Als leistungsstarkes Datenextraktionstool kann Parseur E-Mails und Anhänge innerhalb von Minuten automatisch in einer Excel-Tabelle erfassen. Dieser automatisierte Workflow skaliert Ihr Geschäft!

Wenn Sie Daten auch an Google Sheets senden möchten, können Sie sich unser Tutorial-Video unten ansehen: