수기 데이터 입력이란 무엇인가요?
수기 데이터 입력은 전통적인 데이터 입력 방식입니다. 이는 고객 정보나 제품 세부 정보 등 특정 정보를 입력할 때 사용됩니다. 감사자, 회계사 등 숙련된 사용자의 검증이 필요한 특별 규정이 있을 때도 수기 데이터 입력이 활용됩니다.
데이터는 모든 비즈니스의 핵심 자산으로, 중요한 의사결정에 사용됩니다. 그렇기 때문에 데이터를 정확하게 수집하는 것이 중요합니다. 데이터 입력이란 정보를 컴퓨터에 입력(키잉)하는 과정을 의미합니다. 이 과정은 데이터를 컴퓨터에 즉시 입력하거나 수집하는 행위를 포함합니다. 텍스트, 오디오, 정지 이미지, 영상, 기타 컴퓨터가 처리할 수 있도록 디지털로 저장 가능한 모든 데이터를 저장·처리할 수 있습니다.
Techopedia에서는 데이터 입력을 컴퓨터 또는 전자 기기에 정보를 기록하는 과정으로 정의합니다.
기업들은 아직도 수기 데이터 입력을 사용하나요?
네, 수기 데이터 입력은 여전히 많은 기업에서 현실입니다. 자동화에 투자할 시간이나 자원이 없는 기업에게는 수기 데이터 입력이 여전히 가장 좋은 선택일 수 있습니다.
Plutoshift의 설문에 따르면, 제조기업의 48%가 여전히 수기 데이터 입력 문서를 사용 중입니다.
기업들이 아직도 수기 데이터 입력을 활용하는 주요 이유는 다음과 같습니다.
- 소규모 사업장은 자동화 시스템에 투자할 자금이 부족함
- 고객 수가 많지 않은 회사는 데이터 수기 관리를 더 쉽게 느낄 수 있음
- 일부 기업은 데이터 입력의 많은 부분이 자동화될 수 있다는 사실을 모르거나, 자동화를 어떻게 시작해야 할지 모름
하지만, 장기적으로 비즈니스가 성장할 것으로 기대된다면 자동화에 투자함으로써 더 큰 장기적 혜택을 누릴 수 있습니다.
수기 데이터 입력 처리의 예시
몇몇 기업은 고객 정보를 데이터베이스에 입력하기 위해 데이터 입력 서비스를 필요로 합니다. 또 어떤 회사는 데이터 처리 또는 직원이 직접 입력해야 하는 기타 행정 작업에도 이 방법을 사용합니다.
또 다른 흔한 예는 배송 정보를 데이터베이스에 입력하는 것입니다. 입고되는 각 패키지마다 날짜, 주소, 수령인 이름 등 각종 정보를 직접 입력하게 됩니다. 이 데이터는 청구 또는 패키지의 전체 주기에 걸친 추적을 위해 데이터베이스에 저장·활용됩니다.
채용담당자는 직원의 입사일, 직급, 급여 등 정보를 수기 입력 방식으로 기록하기도 합니다. 이는 직원 성과와 출결 관리를 위한 방법입니다.
수기 데이터 입력 프로세스의 유형
수기 데이터 입력 프로세스는 크게 세 가지로 구분됩니다.
- 종이 기반 서식
- 키보드 입력
- 스캐닝
종이 기반 서식: 종이에 인쇄된 양식을 손글씨로 작성한 후, 완성된 양식을 스캔해 전자적으로 처리·저장합니다.
키보드 입력: 키보드를 사용하여 텍스트, 숫자, 날짜 등을 컴퓨터에 입력하는 방식입니다. 주로 키보드 타이핑이지만, 운동 능력에 제한이 있거나 대규모 데이터를 빠르게 입력해야 할 때에는 음성 인식 프로그램도 활용할 수 있습니다. 입력의 정확성을 위해 많은 교육과 연습이 필요하며, 실수 시 수익 손실이나 고객 불만족이 발생할 수 있습니다.
스캐닝: 특수 장비로 종이문서 등 인쇄물에서 정보를 추출하여 재입력 없이 컴퓨터에 입력하는 방식입니다. 스캐너는 다양한 종류가 있지만, 주로 인쇄물의 바코드나 기계 판독이 가능한 심볼을 기록할 때 자주 사용됩니다.
수기 데이터 입력 프로세스의 과제
비록 일부 기업에서는 여전히 수기 데이터 입력이 성행하고 있지만, 이 과정에서 발생하는 단점들은 무시할 수 없습니다.
- 수기 데이터 입력은 오류에 취약합니다
입력 과정에서 오타, 서식 오류 또는 화면 정보의 잘못 읽기 등이 발생할 수 있습니다. 이러한 오류는 시스템에 부정확한 데이터를 입력하게 하고, 잘못된 정보를 받은 직원이나 고객에게 혼란을 야기할 수 있습니다. 27.5% 이상의 회계 전문가가 본인의 업무 환경에서 잘못된 데이터 입력 사례를 경험했다고 답했습니다.
- 수기 데이터 입력 오류는 비용을 증가시킵니다
수기 데이터 입력의 허용 오류율은 보통 1%입니다. 그러나 이 비율이 높아질 경우, 기업에 수백만 달러의 손실이 발생할 수 있습니다. 2013년 미국에서는 사업 소득과 고용 정보가 잘못 보고되어 기업들이 IRS에 70억 달러의 민사 벌금을 납부했습니다.
가트너에 따르면, 데이터 품질이 나빠 연평균 평균적으로 1,500만 달러의 손실이 발생한다고 합니다.
- 수기 데이터 입력은 시간 소모적이고 지루합니다
수기 데이터 입력은 처리 속도가 느리고 직원의 많은 노력이 필요합니다. 특히 크리스마스 등 성수기 시즌에는 더욱 힘들어집니다. 반복적이고 루틴화된 작업이기 때문에 직원의 지루함과 불만족을 초래합니다. 전체 근로자의 40% 이상이 주당 최소 1/4 이상을 데이터 입력 등 반복 업무에 소비한다고 합니다.
시간이 많이 드는 작업 대신, 연구개발이나 비즈니스 성장 등 더 생산적인 업무에 시간을 활용하는 것이 좋겠습니다.
데이터 입력을 자동화할 수 있을까요?
데이터 입력 자동화는 시간과 비용을 절약하는 뛰어난 방법입니다. 이 방식을 도입하면 효율성, 정확성, 생산성이 모두 향상됩니다. 자동화는 중요한 업무에 직원들이 더 집중할 수 있도록 하여, 데이터를 일일이 입력하는 데 시간을 소모하지 않게 해줍니다.
데이터 입력 자동화란?
데이터 입력 자동화란 데이터를 읽기 쉬운 형식으로 전환하고 데이터베이스에 자동으로 저장하는 과정입니다. 스캔, 수집, 문서나 기타 매체의 이미지를 컴퓨터 파일로 가공하는 일이 여기에 포함됩니다. 반복적인 작업을 자동화하는 데이터 캡처(자동화된 데이터 수집) 기술이며, 머신러닝, RPA, 인공지능 등과 결합할 수 있습니다.
자동화된 데이터 입력 프로세스의 이점
이 자동화 프로세스는 수기 데이터 입력의 뛰어난 해결책으로 아래와 같은 다양한 장점이 있습니다.
정확성 향상
데이터 입력 오류는 부정확한 정보와 잘못된 고객 서비스로 이어집니다. 자동화된 데이터 처리는 이런 오류를 없애 데이터 정확도를 크게 높입니다. 데이터 입력 자동화 도입 기업들은 데이터 정확성이 90%까지 크게 향상된 경험이 있습니다. 더 정확한 데이터는 보다 나은 전략적 의사결정으로 이어집니다. 자동화된 데이터 입력은 99.959%의 정확도를 제공합니다.
생산성 향상
자동화된 데이터 입력은 작업의 완료 속도(데이터 디지털화)를 빠르게 하는 만큼 직원이 창의적이고 가치 있는 업무에 집중하게 해 줍니다.
전체 직원의 약 72%가 자동화를 통해 절약한 시간을 조직에 더 가치 있는 업무에 쓰겠다고 응답했으며, 78%는 더 흥미롭고 보람 있는 일에 집중하고 싶다고 답했습니다. Smartsheet 참고.
교육 필요성 최소화
대부분의 데이터 입력 자동화 기술은 노코드(코딩이 필요 없음) 또는 최소 인력만으로 사용 가능합니다. 그러므로 데이터를 자동화하기 위해 별도의 새로운 소프트웨어 교육이 필요하지 않습니다.
비용 절감
자동화 시스템은 추가 인력 채용이나 외주보다 저렴한 경우가 많으며, 하드웨어 및 소프트웨어의 초기 투자뿐 아니라 장기적으로도 라이선스, 업그레이드 등 유지관리 비용이 적게 듭니다.
성수기 업무 효율화
특정 시즌의 활동량이 폭발적으로 증가하는 업종(예: 크리스마스 전 이커머스, 여름휴가 전에 여행사 등)은 인력만으로 대응하기 어렵습니다. 데이터 입력 자동화 소프트웨어는 이런 업무량 급증 시기를 원활히 넘길 수 있도록 비즈니스를 효율화합니다.
데이터 입력 자동화 활용 사례
산업 분야와 관계없이 자동화는 수기 데이터 입력을 줄이는 데 크게 기여할 수 있습니다. 특히 자동 데이터 추출이 도움이 되고 있는 일반적인 시나리오를 아래에 정리했습니다.
인사(HR) 자동화
HR 부서는 직원 기록 및 복리후생, 급여, 기타 주요 정보 관리를 담당합니다. 이 업무의 상당수는 데이터 입력 자동화를 통해 자동으로 처리할 수 있어, HR 담당자는 교육이나 직원 고민 상담 같은 다른 필수 업무에 더 집중할 수 있습니다.
인력 요청 자동화 알아보기, 링크드인 구인공고 지원 자동 내보내기도 참고하세요.
의료 데이터 자동화
정확한 데이터는 향상된 의료 서비스 제공에 꼭 필요하며, 실수 하나가 환자의 생명에 직결될 수 있습니다. Annals of Internal Medicine 연구에 따르면, 의사는 전자 건강 기록(EHR) 소프트웨어에 평균 16분 14초를 기록 입력에 사용합니다. 자동화 도구를 도입하면 환자 데이터가 자동으로 인식·저장되어 HIPAA도 준수할 수 있습니다.
청구서 및 영수증 데이터 자동화
연간 110억 건이 넘는 영수증이 인쇄되어 기업 입장에서는 비용 부담이 상당합니다. 앞서 언급했듯 수기 실수 역시 기업에 큰 손실을 줄 수 있습니다. 클라우드 기반 데이터 입력 자동화 소프트웨어는 이런 위험과 문제를 효과적으로 방지합니다. 스마트 OCR 기반 애플리케이션으로 영수증 및 청구서 데이터가 자동 추출되어 안전하게 데이터베이스에 저장됩니다.
최고의 데이터 입력 자동화 도구
업무 용도에 따라 비즈니스 확장에 도움이 되는 다양한 데이터 입력 자동화 소프트웨어가 있습니다. 주요 데이터 입력 애플리케이션을 아래에서 소개합니다.
Parseur
Parseur는 문서에서 데이터를 즉시 추출하는 강력한 AI 파서입니다. 이 데이터 추출기는 수기 데이터 입력 작업을 없애주는 완벽한 도구입니다. Parseur는 코딩 능력이 전혀 필요 없으며, 수천 개의 다른 애플리케이션과 쉽게 연동됩니다.
Recruit CRM
인사 전문가가 데이터 입력 업무를 자동화할 수 있다면, 직원 복리나 본질적 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다. Recruit CRM으로 지원자 데이터와 기타 관련 업무를 한 곳에서 관리할 수 있습니다. AI 연동 이력서 파서는 채용 과정을 신속하게 만들어 줍니다.
Zapier
Zapier는 시장에서 가장 널리 쓰이는 자동화 소프트웨어 중 하나입니다. 이 노코드 툴은 4,000개가 넘는 앱과 통합 가능하며, 포인트 앤 클릭 방식의 통합 에디터를 갖추고 있습니다. 여러 애플리케이션 사이에 간단한 워크플로우를 만들어 데이터를 자동으로 전송할 수 있습니다. 2021년 Zapier 데이터 보고서에 따르면, 자동화는 직원 만족도를 높이고, 미국 응답자 600명 중 41%가 자동화가 경력 발전을 더 빠르게 만든다고 생각합니다.
수기 데이터 입력에서 데이터 입력 자동화로의 전환
글로벌 데이터 캡처 시장은 2025년까지 36억 달러까지 성장할 전망입니다. 지금이 자동화된 데이터 솔루션으로 전환할 최적기입니다.
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