데이터는 모든 비즈니스의 핵심 자산으로, 중요한 의사결정에 있어 결정적인 역할을 합니다. 때문에 데이터를 정확하게 수집하는 것이 무엇보다 중요합니다. 데이터 입력이란 정보를 컴퓨터 시스템에 타이핑하거나 입력하는 일련의 과정을 말합니다. 이 과정에는 텍스트, 오디오, 이미지, 비디오 등 다양한 유형의 정보를 컴퓨터에 기록하고 처리하는 전반적인 활동이 포함됩니다.
Techopedia는 데이터 입력을 컴퓨터 또는 기타 전자 기기에 정보를 입력·전송하는 과정으로 정의하고 있습니다.
수기 데이터 입력이란 무엇인가요?
수기 데이터 입력은 오랜 기간 이어져온 전통적인 데이터 입력 방식입니다. 이는 고객 정보, 제품 세부사항 등 특정 정보를 입력할 때 주로 쓰입니다. 또한, 감사나 회계와 같이 공인된 담당자가 검증을 해야 하거나 특정한 규칙이 적용되는 상황에서도 필수적으로 사용될 수 있습니다.
기업들은 아직도 수기 데이터 입력을 사용하나요?
네, 자동화 도입이 활발한 시대에도 여전히 많은 조직이 수기 데이터 입력에 의존하고 있습니다. 자동화에 투자할 시간이나 예산이 부족한 기업들에게는 수기 데이터 입력이 가장 현실적인 선택이기도 합니다.
Plutoshift의 설문조사에 따르면, 제조기업의 48%가 수기 데이터 입력문서를 여전히 사용 중입니다.
기업이 수기 데이터 입력을 계속 채택하는 이유는 다음과 같습니다:
- 소규모 기업의 경우 자동화 시스템 구축에 필요한 예산이 부족할 수 있음
- 소수의 고객만 상대하는 기업은 별도의 시스템 없이 수기로 관리하는 것이 실제로 더 편리하다 느낄 수 있음
- 일부 기업은 데이터 입력 업무 자동화의 가능성 또는 도입 방법을 아직 인지하지 못하고 있음
하지만, 기업이 장기적인 비즈니스 성장과 데이터 품질 향상을 고려한다면 자동화 도입을 적극 권장합니다.
수기 데이터 입력 처리의 예시
몇몇 조직은 고객정보나 계약서 등 다양한 양식의 데이터를 수기 입력해야 합니다. 또 다른 기업은 직원 정보 등 관리 업무 역시 수기로 처리할 때가 많습니다.
예컨대, 물류업에서는 출하와 배송 정보를 시스템에 수기로 입력하며, 이 과정에서 날짜, 주소, 수령인 등 세부 내역을 일일이 기록해야 합니다. 이러한 데이터는 후속 청구나 배송 추적에도 사용됩니다.
인사담당자 역시 신규 입사자 채용일, 직급, 급여 등 사람별 정보를 두루 기록·관리하기 위해 수기 데이터 입력 프로세스를 이용합니다. 이는 출결, 성과 관리에도 활용됩니다.
수기 데이터 입력 프로세스의 유형
수기 데이터 입력 프로세스는 아래와 같은 세 가지 방식으로 나뉩니다:
- 종이 서식 기반
- 키보드 입력
- 문서 스캔
종이 서식 기반: 종이로 인쇄된 양식에 직접 손으로 입력합니다. 이후 스캔하거나 전자 저장 방식으로 시스템화할 수 있습니다.
키보드 입력: 키보드를 통해 텍스트, 숫자, 날짜 등 정보를 직접 입력하는 방식입니다. 반복 작업이 많고, 전문성이나 신속성이 요구되는 경우 음성 인식 소프트웨어의 보조를 받기도 합니다. 정확한 입력을 위해서는 교육과 경험이 필요합니다. 잘못된 입력은 기업의 매출 손실이나 고객 불만으로 이어질 수 있습니다.
문서 스캔: 인쇄된 문서나 양식을 스캐너로 읽어들여 수작업 없이 전자 데이터로 변환하는 방식입니다. 스캐너는 주로 바코드 또는 인쇄 정보가 기계판독 가능한 서류 처리에 사용됩니다.
수기 데이터 입력 프로세스의 과제
많은 기업이 여전히 수기 데이터 입력을 빈번하게 활용하지만, 다음과 같은 한계점을 피하기 어렵습니다.
- 오류 발생 가능성
수기 데이터 입력은 입력 오류, 오탈자, 형식 미스 또는 정보 해석 착오에 취약합니다. 이러한 실수는 시스템 내 잘못된 데이터 축적과, 직원·고객의 혼란을 유발할 수 있습니다. 27.5% 이상의 회계 전문가가 잘못된 데이터 입력 경험이 있다고 답함.
- 오류로 인한 비용 증가
수기 데이터 입력 오류율이 1%를 넘어서면, 한 해 수백만 달러의 손해로 이어집니다. 2013년 미국에서 IRS 민사 벌금으로 기업이 70억 달러 손실을 경험한 것도 사업소득·고용정보 오입력 때문입니다.
가트너도 데이터 품질 문제로 연평균 1,500만 달러 손실이라고 밝힙니다.
- 지루함과 시간 낭비
수기 데이터 입력은 느린 업무 처리 속도와 높은 인력 자원이 필요합니다. 특히 연말연시 성수기처럼 업무량이 집중될 때는 더 많은 부담이 발생합니다. 반복성과 단순성으로 인해 직원의 번아웃과 불만족을 유발할 수 있죠. 전체 근로자의 40% 이상이 업무 시간의 25%를 수기 데이터 입력 같은 반복 작업에 소모하고 있다고 답했습니다.
이렇게 낭비되는 시간은 원래 더 가치 있는 연구개발, 비즈니스 전략 수립 등에 활용될 수 있습니다.
데이터 입력을 자동화할 수 있을까요?
데이터 입력 자동화는 시간과 비용을 절감할 뿐만 아니라, 업무 효율과 데이터 정확성, 전반적 생산성 향상까지 기대할 수 있는 스마트한 선택입니다. 자동화로 기업은 단순반복 업무에서 벗어나 본질적 성과 창출에 더 집중할 수 있습니다.
데이터 입력 자동화란?
데이터 입력 자동화는 다양한 형태의 정보를 읽고 정형화된 데이터로 변환해 자동으로 데이터베이스에 입력하는 프로세스를 의미합니다. 이는 문서, 종이, 이미지에서 데이터 추출·처리를 자동화하며, 머신러닝, RPA, 인공지능(SaaS) 등 첨단기술과 접목해 구현할 수도 있습니다.
자동화된 데이터 입력 프로세스의 이점
자동화된 데이터 입력은 수기 데이터 입력의 여러 한계를 다음과 같이 극복합니다.
정확성 향상
수작업 오류는 데이터 신뢰성 저하와 고객 서비스 품질 문제로 이어집니다. 자동화 시스템은 이러한 오류를 줄여 데이터 품질을 높입니다. 자동 도입 조직은 최대 90% 데이터 정확성 향상을 경험했으며, 자동화 데이터 입력의 정확도는 99.959%에 달합니다.
생산성 향상
자동화는 데이터 처리 속도를 높여, 직원이 반복 작업 대신 창의적이고 부가가치 높은 업무에 집중할 수 있도록 돕습니다.
자동화로 절감된 시간(주 1일)에 대해 직원 72%는 자신의 조직에 더 기여하겠다고 답하였고, 78%는 더 흥미롭고 의미 있는 업무에 집중할 수 있을 것이라 밝혔습니다. Smartsheet 자료 참고.
교육 및 온보딩 비용 절감
대부분의 데이터 자동화 솔루션은 코드 필요 없이 사용할 수 있어, 별도 교육에 드는 시간·비용이 최소화됩니다.
비용 효율성
자동화는 별도의 추가 인력이나 외주 없이도 업무량 증가에 유연하게 대응가능하며, 시스템 도입·유지 비용이 장기적 인적 자원 소요보다 낮을 수 있습니다.
성수기에도 안정적인 운영
크리스마스, 명절 등 주문·처리량 증가 시 자동화 솔루션은 급격한 업무 폭증에도 신속히 대응하며 비즈니스 연속성을 보장합니다.
데이터 입력 자동화 활용 사례
어느 업종이든 수기 데이터 입력을 줄이기 위해 자동화가 널리 활용되고 있습니다. 대표적 활용 사례는 다음과 같습니다.
인사 업무 자동화
인력의 수기 데이터 입력 부담을 줄이면 인사 담당자는 복리후생, 신규 입사자 교육 등 핵심적인 인사 정책에 더 집중할 수 있습니다.
인력 요청 자동화 활용법 보기 및 링크드인 구인공고 지원서 자동화 가이드 참고.
의료 분야 자동화
정확한 의료 데이터는 환자 안전과 직결됩니다. Annals of Internal Medicine 연구에 따르면, 의사들은 전자 건강 기록 입력에 평균 16분 14초가 소요됩니다. 자동화 솔루션을 적용하면 환자 데이터가 신속하고 정확하게, HIPAA와 같은 규정 준수 하에 자동 등록될 수 있습니다.
청구서 및 영수증 자동화
해마다 110억 건의 영수증이 인쇄되면서 기업에는 상당한 비용이 발생합니다. 수기 오류로 인한 문제도 빈번합니다. 클라우드 기반 자동화 소프트웨어를 사용하면 영수증 및 청구서 데이터를 손쉽게 자동 추출하여 안전하게 저장할 수 있습니다.
최고의 데이터 입력 자동화 도구
기업 상황과 용도에 맞춰 다양한 데이터 입력 자동화 솔루션을 선택할 수 있습니다. 주요 자동화 애플리케이션을 소개합니다.
Parseur
Parseur는 문서에서 필요한 데이터를 즉각적으로 추출하는 혁신적인 AI 기반 파서입니다. 이 데이터 추출 툴은 수기 데이터 입력이 필요 없는 완전한 대안을 제공합니다. 코딩 지식이 전혀 필요 없고, 수천 개의 앱과도 연동이 가능합니다.
Recruit CRM
인사 데이터 입력도 자동화할 수 있습니다. Recruit CRM을 이용하면 후보자 정보와 관련된 업무를 통합 관리할 수 있고, AI 이력서 파서와 연동하여 채용 프로세스의 효율을 극대화할 수 있습니다.
Zapier
Zapier는 세계적으로 인기 있는 자동화 플랫폼으로 4,000개가 넘는 앱과 통합되며, 사용법이 간단한 워크플로우 빌더를 제공합니다. 애플리케이션 간 데이터 전송 및 반복 업무 자동화를 손쉽게 구현할 수 있습니다. 2021년 Zapier 데이터 보고서에 따르면, 자동화로 직원 만족도가 크게 증가하고, 응답자의 41%가 자동화 도입 후 경력 성장 가능성이 높아졌다고 답했습니다.
수기 데이터 입력에서 자동화로의 전환, 지금이 적기
글로벌 데이터 캡처 시장은 2025년 36억 달러 규모까지 성장할 것으로 전망됩니다. 지금이야말로 수기 데이터 입력에서 데이터 입력 자동화로 전환할 최적의 시기입니다.
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