수기 데이터 입력이란 무엇인가요?
수기 데이터 입력은 오랜 기간 이어져온 전통적인 데이터 입력 방식입니다. 이는 고객 정보나 제품 세부사항 등 특정 정보를 입력할 때 주로 쓰입니다. 또, 감사 또는 회계사처럼 숙련된 담당자의 검증이 요구되는 특별 규칙이 있는 경우에도 수기 입력 방식이 사용됩니다.
데이터는 모든 비즈니스의 핵심 자산으로, 중요한 의사결정에 필수적입니다. 때문에 데이터를 정확하게 수집하는 것이 무엇보다 중요합니다. 데이터 입력이란 정보를 컴퓨터 시스템에 타이핑하거나 입력하는 과정 전체를 의미합니다. 이 과정에는 데이터를 직접 수집·입력하는 행위가 포함됩니다. 텍스트, 오디오, 이미지, 비디오 등 다양한 유형의 정보가 디지털 형식으로 저장·처리될 수 있습니다.
Techopedia는 데이터 입력을 컴퓨터 또는 기타 전자 기기에 정보를 입력·전송하는 과정으로 정의하고 있습니다.
기업들은 아직도 수기 데이터 입력을 사용하나요?
네, 수기 데이터 입력은 여전히 많은 기업에서 현실적으로 사용되고 있습니다. 자동화에 투자할 시간이나 자원이 없는 기업에게는 여전히 수기가 최선의 대안이 될 수 있습니다.
Plutoshift의 설문조사에 따르면, 제조기업의 48%가 수기 데이터 입력 문서를 여전히 사용 중입니다.
기업이 여전히 수기 데이터 입력을 사용하는 이유는 다음과 같습니다:
- 소규모 사업장은 자동화 시스템 도입에 투자할 예산이 부족함
- 고객 수가 많지 않은 조직은 데이터의 수기 관리를 선호함
- 자동화 가능성 또는 도입 방안을 모르는 경우도 있음
하지만, 장기적으로는 비즈니스 성장을 위해 자동화에 투자하는 것이 유리합니다.
수기 데이터 입력 처리의 예시
몇몇 조직은 고객 정보 등 고객 데이터를 데이터베이스에 입력해야 할 때 수기 데이터 입력 서비스를 활용합니다. 또, 직원을 직접 입력해야 하는 기타 관리 행정 업무에도 수기 데이터 입력이 쓰입니다.
또 다른 대표적 예시는 배송 정보를 데이터베이스에 입력하는 일입니다. 각 배송 건이 들어올 때마다 날짜, 주소, 수령인명 등 세부 정보들을 일일이 입력합니다. 이 데이터는 이후 청구 관리나 배송 추적에 사용됩니다.
채용담당자는 직원의 입사일, 직책, 급여 정보 등 직원 정보를 수기 입력으로 기록·관리하기도 합니다. 이는 직원의 근태·실적 관리에도 사용됩니다.
수기 데이터 입력 프로세스의 유형
수기 데이터 입력 프로세스는 크게 세 가지로 나뉩니다:
- 종이 서식 기반
- 키보드 입력
- 스캐닝
종이 서식 기반: 종이로 인쇄된 양식이나 폼에 손으로 직접 정보를 기입한 후, 완성된 서식을 스캔하여 전자화하고 저장·처리합니다.
키보드 입력: 키보드로 컴퓨터 시스템에 텍스트, 숫자, 날짜 등을 직접 입력하는 방식입니다. 보통 직원이 타이핑하지만, 모터 기능에 어려움이 있거나 대량의 정보를 빠르게 입력해야 하는 경우 음성 인식 소프트웨어를 사용할 수도 있습니다. 정확도를 높이기 위해서는 꾸준한 훈련과 연습이 필요하며, 입력 오류가 발생하면 매출 손실이나 고객 불만족까지 이어질 수 있습니다.
스캐닝: 특수 장비를 이용해 종이 문서 등 인쇄물에서 필요한 정보를 캡처하여, 수작업 없이 전산 시스템에 입력하는 방식입니다. 스캐너는 주로 바코드, 기타 기계가 읽을 수 있는 기호가 인쇄된 문서의 데이터를 입력할 때 쓰입니다.
수기 데이터 입력 프로세스의 과제
많은 기업이 여전히 수기 데이터 입력을 빈번하게 활용하고 있지만, 이 과정에서는 다음과 같은 한계점을 피할 수 없습니다.
- 오류 발생 가능성
수기 데이터를 입력하는 과정에서 오타, 잘못된 서식, 화면 정보 오독 등 오류가 잦게 발생할 수 있습니다. 이런 오류가 누적되면 시스템에 부정확한 데이터가 쌓이고, 잘못된 정보가 전달되어 직원과 고객 모두 혼란을 겪게 됩니다. 27.5% 이상의 회계 전문가가 잘못된 데이터 입력 경험이 있다고 답함.
- 오류로 인한 비용 증가
수기 데이터 입력의 허용 오류율은 보통 1% 수준이지만, 이보다 높아지면 기업에 수백만 달러의 손실이 발생할 수 있습니다. 2013년 미국에서는 IRS 민사 벌금으로 기업이 70억 달러 손실을 입었습니다. 이는 사업 소득 및 고용 정보 오입력 때문이었습니다.
가트너에 따르면, 데이터 품질 문제로 연평균 1,500만 달러 손실이 발생한다고 밝혔습니다.
- 지루함과 시간 낭비
수기 데이터 입력은 처리 속도가 느리고, 많은 직원의 노력이 필요합니다. 특히 크리스마스 등 성수기에는 수기로 업무를 처리하기 더 어려워집니다. 반복적이고 루틴화된 작업이라 직원의 지루함과 불만족이 커집니다. 전체 근로자의 40% 이상이 업무 시간의 25%를 수기 데이터 입력 및 반복 업무에 소비한다고 답한 바 있습니다.
이처럼 시간을 많이 소모하는 업무 대신, 연구개발이나 비즈니스 성장 등 생산적 활동에 인력을 투입하는 것이 더 바람직합니다.
데이터 입력을 자동화할 수 있을까요?
데이터 입력 자동화는 시간과 비용을 아낄 수 있는 매우 유용한 방법입니다. 또한, 효율성·정확성·생산성을 높여줍니다. 기업은 자동화를 통해 단순 입력 작업 대신 핵심 업무에 집중하게 됩니다.
데이터 입력 자동화란?
데이터 입력 자동화는 데이터를 컴퓨터에서 읽을 수 있는 형식으로 변환하고 데이터베이스에 자동 저장하는 작업입니다. 이 과정은 문서·종이·이미지 등을 스캔하여 파일로 변환하고 처리하는 것을 포함합니다. 반복된 입력 작업을 자동화하는 데이터 캡처 기법이며, 머신러닝·RPA·AI 등의 기술과 융합될 수 있습니다.
자동화된 데이터 입력 프로세스의 이점
이 프로세스는 수기 데이터 입력의 대안으로 다양한 장점을 갖습니다.
정확성 향상
입력 오류는 데이터 부정확성을 낳고, 잘못된 고객 서비스로 이어집니다. 데이터 입력 자동화는 이러한 오류를 방지하여 정확도를 크게 높입니다. 자동화 도입 기업의 경우 데이터 정확성 90% 이상 향상을 확인했고, 자동화 데이터 입력의 정확도는 99.959%에 달합니다.
생산성 향상
자동화는 데이터 디지털화 업무 처리 속도를 높여, 직원이 더 창의적이고 의미 있는 일에 집중할 수 있도록 해줍니다.
자동화로 확보된 주 1일의 시간에 대해 72%의 직원이 조직을 위해 더 가치 있는 업무를 수행하고 싶다고 답했고, 78%는 더 흥미롭고 보람 있는 일에 집중할 수 있다고 밝혔습니다. Smartsheet 자료 참고.
교육 및 온보딩 비용 절감
대부분의 데이터 입력 자동화 솔루션은 코드 필요 없이 사용이 가능하거나, 최소한의 교육만으로 운용할 수 있습니다. 복잡한 신규 시스템 교육없이 손쉽게 도입이 가능합니다.
비용 효율성
자동화 시스템은 추가 인력 채용이나 외주 없이도 업무 부담에 대응할 수 있으며, 하드웨어 및 소프트웨어 도입·운영에 필요한 비용도 상대적으로 낮게 유지할 수 있습니다.
성수기에도 안정적인 운영
연말연시, 휴가철 등 주문이 급격히 증가하는 시기에도 데이터를 자동화하면 빠르고 효율적으로 업무량을 처리할 수 있습니다.
데이터 입력 자동화 활용 사례
어느 업종이든 자동화가 수기 데이터 입력 감소에 큰 역할을 할 수 있습니다. 대표적 자동화 도입 시나리오는 아래와 같습니다.
인사 업무 자동화
HR 부서는 직원 기록, 급여, 복리후생 등 다양한 정보를 관리합니다. 이 중 많은 작업이 자동화될 수 있어, 인사담당자는 온보딩이나 직원 상담·교육 등 본질적 업무에 집중할 수 있게 됩니다.
인력 요청 자동화 활용법 보기 및 링크드인 구인공고 지원서 자동화 가이드를 참고하세요.
의료 분야 자동화
정확한 데이터 입력은 의료 서비스의 품질을 좌우하고, 실수 하나가 환자의 생명에 영향을 미칠 수도 있습니다. Annals of Internal Medicine 연구에 따르면, 의사는 전자 건강 기록에 평균 16분 14초를 사용합니다. 자동화 도구로 환자 데이터가 자동으로 입력되고 HIPAA 규정도 준수할 수 있습니다.
청구서 및 영수증 자동화
해마다 110억 건이 넘는 영수증이 인쇄되어 기업에 많은 비용부담을 줍니다. 앞서 언급한 수기 오류 역시 치명적일 수 있습니다. 클라우드 기반 자동화 소프트웨어는 이런 리스크를 줄여줍니다. 스마트 OCR 기반 앱으로 영수증 및 청구서 데이터가 자동 추출되어 안전하게 데이터베이스에 저장됩니다.
최고의 데이터 입력 자동화 도구
업무 유형에 따라 다양한 데이터 입력 자동화 솔루션이 있으며, 다음은 대표적인 추천 도구입니다.
Parseur
Parseur는 문서에서 데이터를 즉시 추출하는 강력한 AI 파서입니다. 이 데이터 추출기는 수기 데이터 입력을 완전히 없애는 최고의 툴입니다. 코딩 지식이 전혀 필요 없으며, 수천 개 앱과 쉽게 통합할 수 있습니다.
Recruit CRM
HR 담당자가 데이터 입력 업무를 자동화한다면, 직원 복지 등 본질적 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. Recruit CRM은 후보자 데이터 및 여러 HR 관련 업무를 한 곳에서 관리할 수 있습니다. AI 이력서 파서와 연동되어 채용 프로세스가 더욱 빨라집니다.
Zapier
Zapier는 가장 널리 쓰이는 자동화 솔루션 중 하나로, 4,000개가 넘는 앱과 통합되며, 클릭만으로 워크플로우를 만들 수 있습니다. 여러 애플리케이션 간 간단한 자동화 흐름을 손쉽게 구축할 수 있습니다. 2021년 Zapier 데이터 보고서에 따르면, 자동화로 직원 만족도가 높아지며, 미국 내 근로자 600명 중 41%는 자동화 덕분에 더 빠른 경력 성장을 기대한다고 답했습니다.
수기 데이터 입력에서 데이터 자동화로의 전환
글로벌 데이터 캡처 시장은 2025년까지 36억 달러 규모로 성장할 전망입니다. 지금이 자동화 데이터 솔루션으로 전환할 적기입니다.
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