Vad är manuell datainmatning?
Manuell datainmatning är den traditionella metoden för att föra in information i digitala system. Det innebär att man manuellt matar in uppgifter, såsom kundinformation eller produktspecifikationer, ofta via tangentbord eller formulär. Denna metod används ofta när det krävs en mänsklig kontroll eller verifiering, exempelvis av en revisor eller bokförare.
Data är avgörande för ett företags beslutsfattande. Det är därför viktigt att informationen samlas in på ett korrekt och pålitligt sätt. Datainmatning handlar om att registrera eller skriva in information i en dator, där både text, ljud, bilder och andra digitala format kan sparas och behandlas.
Techopedia definierar datainmatning som processen att överföra information till ett elektroniskt medium såsom en dator eller annan elektronisk enhet.
Använder företag fortfarande manuell datainmatning?
Ja, manuell datainmatning är fortfarande en realitet för många företag. För organisationer som saknar tid eller resurser för att investera i automatisering, är den manuella metoden ofta den lösning som används.
En undersökning av Plutoshift visar att 48 % av tillverkningsföretagen fortfarande använder dokument för manuell datainmatning.
Vanliga skäl till att företag ändå väljer denna metod:
- Småföretag har inte kapital för att investera i automatiserade lösningar.
- Företag med lågt kundflöde föredrar den kontroll och enkelhet som manuell hantering ger.
- Brist på kunskap om vilka arbetsmoment som faktiskt kan automatiseras eller hur de skulle kunna komma igång.
Företag som planerar att växa bör dock överväga automatisk datainmatning, då långsiktiga fördelar brukar uppnås.
Exempel på manuell datainmatningsprocess
Ett vanligt exempel är företag som själva matar in kunddata i en databas. Andra organisations exempel är att registrera leveranser: här måste varje ankomst, med datum, adress och mottagare, anges för hand och lagras i systemen för vidare fakturering eller leveransspårning.
Rekryterare använder ofta manuell datainmatning för att registrera medarbetaruppgifter som anställningsdatum och löneinformation, för att säkra översikt över närvaro och prestation.
Typer av manuella datainmatningsprocesser
Det finns tre huvudsakliga typer av manuella datainmatningsprocesser:
- Pappersbaserade formulär
- Tangentinmatning
- Skanning
Pappersbaserade formulär: Fysiska formulär skrivs ut och fylls sedan i för hand. Därefter skannas dessa in för att hanteras digitalt.
Tangentinmatning: Används för att skriva in text, siffror eller datum direkt i ett datorsystem, oftast via tangentbord, men även genom röststyrning vid behov av tillgängliga lösningar. Detta kräver noggrannhet, utbildning och erfarenhet för att undvika kostsamma fel.
Skanning: Med skannrar fångas information från tryckta dokument för digital bearbetning, exempelvis igenkänning av streckkoder eller maskinläsbara symboler.
Utmaningar med manuella datainmatningsprocesser
Trots att manuell datainmatning fortfarande är utbredd, finns det flera tydliga nackdelar.
- Manuell datainmatning är ofta felbenägen
Det är vanligt att stavfel, felaktig formatering och missläsning sker vid manuell datainmatning. Detta leder till bristfällig eller felaktig information i systemen, vilket kan skapa förvirring hos både medarbetare och kunder. Mer än 27,5 % av yrkesverksamma inom redovisning säger att data skrivs in felaktigt på deras arbetsplats.
- Fel i manuell datainmatning blir kostsamma
Ofta accepterar företag en felmarginal på 1 %. Men varje ökning kan kosta företaget miljontals dollar! År 2013 resulterade felaktigt inrapporterade värden i 7 miljarder dollar i extraavgifter från IRS för amerikanska företag.
Enligt Gartner kostar dålig datakvalitet i snitt 15 miljoner dollar per år för företag.
- Manuell datainmatning är tidskrävande och enformigt
Att manuellt mata in data tar lång tid och arbetsinsats—särskilt vid hög belastning, till exempel under storhelger. Detta bidrar till monotoni och personalens arbetstrivsel kan bli lidande. Över 40 % av de anställda säger att minst en fjärdedel av deras arbetsvecka går åt till datainmatning och repetitiva uppgifter.
Tid som kunde ha använts till utvecklande eller värdeskapande arbete går istället åt till rutinuppgifter.
Kan datainmatning automatiseras?
Automatisering av datainmatning är ett effektivt sätt för företag att spara både tid och pengar. Genom automatiserad insamling och hantering av information kan produktivitet, noggrannhet och effektivitet förbättras. Automatisering frigör dessutom personalens tid för viktigare uppgifter än att registrera data manuellt.
Vad är datainmatningsautomatisering?
Datainmatningsautomatisering innebär att data automatiskt omvandlas till ett format som kan lagras och bearbetas i databasen utan manuell hantering. Detta kan inkludera skanning och digitalisering av dokument, samt att automatiskt hämta och tolka information genom bild- eller textbearbetning. Ofta kan teknologier som maskininlärning, RPA och artificiell intelligens kombineras för större automatiseringsgrad.
Läs mer om processen för automatisk datainmatning
Fördelar med automatiserade datainmatningsprocesser
Automatiserade processer är ett effektivt sätt att minska beroendet av manuell datainmatning och ger flera fördelar:
Förbättrad noggrannhet
Fel vid datainmatning kan orsaka felaktig information och ge sämre kundservice. Med automatisering elimineras dessa fel, och datans kvalitet ökar kraftigt. Företag som infört automatiserad datainmatning har sett upp till 90 % förbättrad noggrannhet. Automatiserade system kan nå en noggrannhet på 99,959 %.
Ökad produktivitet
Automatisering påskyndar färdigställandet av arbetsmoment (som digitalisering), vilket frigör tid för mer värdefulla och kreativa arbetsuppgifter.
Nästan 72 % av de anställda säger att de skulle använda tiden de sparar genom automatisering till mer värdeskapande arbete för organisationen, och 78 % skulle kunna fokusera på mer utvecklande uppgifter enligt Smartsheet.
Minskat utbildningsbehov
Många automatiserade lösningar kräver ingen kodning och behöver minimal utbildning. Det förenklar implementeringen och kräver inte omfattande upplärning för de anställda.
Sänkta kostnader
Automatisering gör att du slipper kostnaden för extra personal eller outsourcing, och ofta krävs lägre investeringar i teknik och underhåll över tid jämfört med manuella processer.
Bättre hantering vid hög arbetsbelastning
Företag som har periodvisa toppar, exempelvis e-handel kring högtider eller resesektorn inför sommaren, kan ta emot ökade volymer utan att behöva öka personalen. Automatiserad datainmatning gör det lättare att hantera varierande arbetsbelastning effektivt.
Användningsområden för automatiserad datainmatning
Oavsett bransch finns det stora möjligheter att effektivisera processer genom automatisering. Här är några situationer där det gör stor skillnad:
Automatisering inom HR
HR hanterar mycket personaldata kring anställningar, löner och förmåner. Med automatiserad datainmatning frigörs tid för onboarding eller medarbetarstöd, när register och rutiner digitaliseras.
Läs mer om hur du kan automatisera bemanningsförfrågningar och exportera ansökningar från LinkedIn-jobbannonser automatiskt.
Automatisering inom vårdsektorn
Korrekt data är avgörande för säkra vårdtjänster—små fel kan få stora konsekvenser. En studie publicerad i Annals of Internal Medicine visar att läkare lägger i snitt 16 minuter och 14 sekunder per patient på att skriva journalanteckningar. Automatisering gör att patientdata kan registreras och hanteras smidigt, med fortsatt efterlevnad av exempelvis HIPAA.
Automatisering av fakturahantering
Över 11 miljarder papperskvitton skrivs ut varje år, vilket är kostsamt och riskabelt. Automatiserad fakturahantering med OCR och molnbaserade lösningar gör att utgifter, kvitton och fakturor kan behandlas säkert och effektivt.
Bästa verktyg för automatisk datainmatning
Det finns många olika verktyg för automatisering beroende på användningsområde. Här är några av de främsta alternativen för att förenkla datainmatning och minska manuella moment.
Parseur
Parseur är en avancerad AI-parser som automatiserar utvinning av information direkt från dokument. Verktyget är idealiskt för att eliminera tidskrävande, manuella arbetsmoment. Det kräver ingen kod och erbjuder enkel integration med tusentals andra appar.
Recruit CRM
För HR är det avgörande att snabbt och rätt hantera stora mängder personaldata. Recruit CRM samlar all kandidatdata och annan information på ett ställe, med stöd för automatisk AI-baserad CV-utvinning för snabbare och smidigare rekrytering.
Zapier
Zapier är ett av de mest populära automationsverktygen och stödjer över 4 000 integrerade appar. Med användarvänligt gränssnitt kan du skapa automatiska arbetsflöden utan kodning. En undersökning från Zapier 2021 visar dessutom att automatisering gör anställda nöjdare och att 41 % tror att deras karriär utvecklas snabbare tack vare automatisering.
Övergå från manuell till automatisk datainmatning
Den globala marknaden för dokumenthantering förväntas växa till 3,6 miljarder dollar till 2025, vilket gör att det är rätt tid att ta steget mot automatiserade datalösningar.
Senast uppdaterad
