Czym jest ręczne wprowadzanie danych?
Ręczne wprowadzanie danych to tradycyjna metoda wprowadzania danych. Jest wykorzystywana do rejestrowania określonych informacji, takich jak dane klientów czy szczegóły produktów. Ręczne wprowadzanie danych stosuje się również wtedy, gdy zachodzi konieczność stosowania specjalnych zasad wymagających weryfikacji przez wykwalifikowanego użytkownika, np. audytora lub księgowego.
Dane są kluczowe dla funkcjonowania każdej firmy, ponieważ służą do podejmowania strategicznych decyzji. Właśnie dlatego tak istotne jest ich dokładne pozyskiwanie. Wprowadzanie danych to proces polegający na wpisywaniu lub rejestrowaniu informacji w komputerze. Procedura ta wymaga natychmiastowego wprowadzenia lub zebrania danych do komputera. Dane te mogą obejmować tekst, dźwięk, obrazy, wideo lub inne formaty cyfrowe, które mogą być zapisane i przetworzone przez komputer.
Techopedia definiuje wprowadzanie danych jako proces przepisywania informacji do medium elektronicznego, takiego jak komputer czy inne urządzenie elektroniczne.
Czy firmy nadal korzystają z ręcznego wprowadzania danych?
Odpowiedź brzmi tak – ręczne wprowadzanie danych nadal jest rzeczywistością dla wielu firm. Dla przedsiębiorstw, które nie dysponują czasem ani środkami na inwestycje w automatyzację, ręczne wprowadzanie danych często okazuje się najlepszym rozwiązaniem.
Według badania firmy Plutoshift, 48% przedsiębiorstw z sektora produkcyjnego nadal korzysta z dokumentacji tworzonej ręcznie.
Do przyczyn, dla których firmy nadal korzystają z ręcznego wprowadzania danych, należą m.in.:
- Małe firmy nie mają wystarczających środków na inwestycje w systemy automatyzacji
- Firmy obsługujące niewielką liczbę klientów uznają ręczne zarządzanie i kontrolę danych za wygodniejsze
- Niektóre przedsiębiorstwa nie zdają sobie sprawy z możliwości automatyzacji znacznej części procesów lub nie wiedzą, jak zacząć ją wdrażać
Warto jednak rozważyć inwestycję w automatyzację, ponieważ przynosi ona wymierne korzyści długoterminowe (np. w sytuacji, gdy firma planuje rozwój).
Przykłady procesów ręcznego wprowadzania danych
Niektóre firmy potrzebują usług wprowadzania danych, aby zarejestrować informacje o swoich klientach w bazie danych. Inne mogą wykorzystywać ten proces do przetwarzania danych lub innych czynności administracyjnych, które wymagają ręcznego wpisywania informacji przez pracowników.
Innym, często spotykanym przykładem ręcznego wprowadzania danych jest rejestracja informacji dotyczących przesyłek w bazie danych. Może to obejmować datę, adres, nazwisko odbiorcy oraz inne dane dotyczące każdej przesyłki w momencie jej przyjęcia. Informacje te są następnie przechowywane w bazie, skąd można je wykorzystać do celów rozliczeniowych lub śledzenia paczek przez cały ich cykl życia.
Menedżerowie zatrudnienia również często korzystają z procesów ręcznego wprowadzania danych, aby zapisywać informacje o pracownikach, takie jak daty zatrudnienia, stanowiska i wysokość wynagrodzenia. Takie rozwiązanie pozwala monitorować efektywność i obecność pracowników.
Typy procesów ręcznego wprowadzania danych
Istnieją trzy główne rodzaje procesów ręcznego wprowadzania danych:
- Formularze papierowe
- Wprowadzanie danych za pomocą klawiatury
- Skanowanie
Formularze papierowe: Formularze te są drukowane na papierze, a następnie wypełniane ręcznie. Po uzupełnieniu formularz jest skanowany i wprowadzany do systemu, gdzie można go przetwarzać i archiwizować elektronicznie.
Wprowadzanie danych za pomocą klawiatury: Klawiatura jest używana do zadań takich jak wpisywanie tekstu, liczb czy dat do systemu komputerowego. Zwykle odbywa się to poprzez wpisywanie na klawiaturze, ale można także skorzystać z oprogramowania do rozpoznawania głosu, jeśli ktoś ma ograniczenia ruchowe lub musi szybko wprowadzić duże ilości danych. Wymagana jest odpowiednia praktyka, aby zapewnić wysoką dokładność i uniknąć błędów prowadzących np. do strat finansowych czy problemów z obsługą klientów.
Skanowanie: Skanowanie polega na użyciu specjalistycznych urządzeń do pobierania informacji z dokumentów drukowanych, by następnie zarejestrowane dane zostały elektronicznie przesłane do systemu komputerowego bez potrzeby ponownego ręcznego wpisywania wszystkiego. Skanery mają różne formy i rozmiary, ale najczęściej używane są do odczytu kodów kreskowych lub innych symboli maszynowych z dokumentów papierowych wymagających rejestracji.
Wyzwania procesów ręcznego wprowadzania danych
Chociaż ręczne wprowadzanie danych nadal występuje w wielu firmach, nie można pominąć wad tego procesu.
- Ręczne wprowadzanie danych jest podatne na błędy
W trakcie wprowadzania mogą pojawić się literówki, błędny format lub nawet błędny odczyt informacji z ekranu. Błędy te prowadzą do niepoprawnych danych zapisanych w systemie oraz dezorientacji u pracowników i klientów, którzy otrzymują fałszywe informacje. Ponad 27,5% specjalistów ds. rachunkowości przyznaje, że w ich firmach występują pomyłki przy wpisywaniu danych.
- Błędy przy ręcznym wprowadzaniu danych są kosztowne
Dopuszczalny poziom błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych wynosi zazwyczaj 1%. Co się stanie, gdy ten procent wzrośnie? Może kosztować firmę miliony dolarów! W 2013 roku w USA firmy musiały zapłacić 7 miliardów dolarów cywilnych kar podatkowych od IRS z powodu błędnie zgłoszonych przychodów i wartości zatrudnienia.
Według Gartnera niskiej jakości dane generują średnio 15 milionów dolarów strat rocznie.
- Ręczne wprowadzanie danych jest czasochłonne i żmudne
Nietrudno zauważyć, że ręczne wprowadzanie danych wydłuża czas realizacji zadań oraz pochłania wiele energii pracowników, którzy muszą wszystko wprowadzać ręcznie. Szczególnie w okresach wzmożonej aktywności, jak święta, wyzwaniem jest wywiązanie się ze wszystkich obowiązków. Ponieważ te zadania są rutynowe, prowadzą do znudzenia i spadku satysfakcji pracowników. Ponad 40% pracowników twierdzi, że co najmniej 1/4 tygodnia spędzają na wprowadzaniu danych i powtarzalnych zadaniach.
Czas poświęcony na czasochłonne zadania można lepiej wykorzystać na bardziej produktywne działania, np. badania i rozwój czy rozwój firmy.
Czy wprowadzanie danych można zautomatyzować?
Automatyzacja wprowadzania danych to fantastyczny sposób na oszczędność czasu i pieniędzy. To również trafny wybór, ponieważ poprawia efektywność, dokładność i produktywność. Automatyzacja jest istotnym elementem działalności wielu firm, ponieważ pozwala pracownikom skupić się na ważniejszych zadaniach, zamiast poświęcać czas na ręczne wpisywanie danych do arkuszy.
Czym jest automatyzacja wprowadzania danych?
Automatyzacja wprowadzania danych to proces konwersji informacji do czytelnego formatu i automatycznego ich zapisu w bazie. Proces ten obejmuje skanowanie, zbieranie oraz przetwarzanie obrazów dokumentów czy innych nośników na pliki komputerowe. To także automatyczne pozyskiwanie danych wykorzystywane do automatyzacji powtarzalnych zadań. Automatyzację można łączyć z innymi technologiami, np. uczeniem maszynowym, RPA i sztuczną inteligencją.
Przeczytaj więcej o procesie automatyzacji wprowadzania danych
Zalety zautomatyzowanych procesów wprowadzania danych
Proces ten zdecydowanie jest odpowiedzią na ręczne wprowadzanie danych i niesie ze sobą wiele korzyści, w tym:
Wyższa dokładność
Błędy przy wprowadzaniu danych prowadzą do niepoprawnych informacji i złej obsługi klienta. Automatyczne przetwarzanie danych eliminuje takie pomyłki, dzięki czemu zwiększa się precyzja danych. Dzięki automatyzacji firmy odnotowały wzrost dokładności danych nawet o 90%. Dodatkowo im dokładniejsze dane, tym lepsze decyzje strategiczne można podejmować. Automatyzacja wprowadzania danych zapewnia dokładność na poziomie 99,959%.
Zwiększona produktywność
Automatyzowane wprowadzanie danych przyspiesza realizację zadań (digitalizacja danych), pozwalając pracownikom skupić się na bardziej twórczych i wartościowych projektach.
Niemal 72% pracowników deklaruje, że odzyskany dzięki automatyzacji dodatkowy dzień w tygodniu przeznaczyliby na wartościowe zadania dla firmy, a 78% na bardziej interesujące i satysfakcjonujące aspekty swojej pracy według Smartsheet.
Mniejsze zapotrzebowanie na szkolenia
Większość narzędzi automatyzujących wprowadzanie danych to rozwiązania niewymagające kodowania lub angażujące pracowników tylko minimalnie. Dzięki temu wdrożenie nowych systemów nie wymaga niemal żadnego szkolenia.
Redukcja kosztów
Automatyczne systemy bywają tańsze niż zatrudnianie kolejnych osób lub zlecanie prac na zewnątrz, ponieważ wymagają mniejszych nakładów na sprzęt i oprogramowanie oraz niższych kosztów utrzymania (licencje i aktualizacje).
Sprawniejsza obsługa sezonowych wzrostów aktywności
Firmy, które doświadczają okresowych skoków w liczbie zleceń (np. sklepy internetowe przed świętami czy biura podróży przed sezonem letnim), mogą sprawniej zarządzać wzmożoną aktywnością dzięki automatyzacji wprowadzania danych, która bezproblemowo pozwala poradzić sobie ze wzrostem pracy.
Przykłady użycia automatyzacji wprowadzania danych
Bez względu na branżę, automatyzacja może odgrywać kluczową rolę w ograniczaniu pracy ręcznej. Oto najczęstsze scenariusze, w których automatyczne pozyskiwanie danych pomaga firmom:
Automatyzacja procesów HR
Działy HR zarządzają danymi pracowników oraz informacjami o świadczeniach, płacach i innymi danymi personalnymi. Automatyzacja takich zadań pozwala personelowi skupić się na działaniach strategicznych, np. szkoleniach nowych pracowników czy analizie zgłoszeń.
Dowiedz się, jak zautomatyzować zgłoszenia kadrowe i automatycznie eksportować aplikacje kandydatów z ogłoszeń na LinkedIn.
Automatyzacja w ochronie zdrowia
Dane mają kluczowe znaczenie dla poprawy jakości opieki zdrowotnej i jedna pomyłka potrafi kosztować życie pacjenta. Według badania Annals of Internal Medicine lekarze poświęcają średnio 16 minut i 14 sekund na wprowadzenie danych do elektronicznego rekordu medycznego (EHR). Z narzędziem do automatyzacji dane pacjentów są rozpoznawane i dodawane automatycznie, przy zachowaniu zgodności z przepisami HIPAA.
Automatyzacja danych z faktur i paragonów
Każdego roku drukuje się ponad 11 miliardów paragonów, co generuje firmom spore koszty. Ręczne błędy, jak wskazano wyżej, bywają bardzo kosztowne. Chmurowe oprogramowanie do automatycznego wprowadzania danych eliminuje takie ryzyko. Inteligentne aplikacje OCR usprawniają proces rozliczeń, gdzie dane z paragonów i faktur są automatycznie wyodrębniane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.
Najlepsze narzędzia do automatyzacji wprowadzania danych
W zależności od potrzeb biznesu znajdziesz dziesiątki aplikacji do automatyzacji wprowadzania danych, które pomogą skalować firmę. Oto najważniejsze z nich:
Parseur
Parseur to zaawansowany AI parser, który automatycznie wyodrębnia dane z dokumentów, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych. Parseur nie wymaga żadnej wiedzy programistycznej i bezproblemowo integruje się z tysiącami innych aplikacji.
Recruit CRM
Gdyby specjaliści HR mogli zautomatyzować pracę związaną z wprowadzaniem danych, zyskaliby więcej czasu na zadbanie o dobro pracowników. Recruit CRM umożliwia zarządzanie danymi kandydatów oraz innymi zadaniami w jednym miejscu. To również zaawansowany parser CV oparty na AI, który przyspiesza cały proces rekrutacyjny.
Zapier
Zapier to jedno z najpopularniejszych narzędzi do automatyzacji dostępnych na rynku. Narzędzie no-code jest zintegrowane z ponad 4000 aplikacji i oferuje edytor integracji typu „point and click”. Możesz tworzyć proste przepływy pracy pomiędzy dwiema lub więcej aplikacjami, a dane są automatycznie przesyłane i przetwarzane. Według raportu Zapiera z 2021 roku automatyzacja sprawia, że pracownicy są szczęśliwsi, a 41% z 600 ankietowanych pracowników w USA uważa, że dzięki niej szybciej awansują zawodowo.
Przejście od ręcznego wprowadzania danych do automatyzacji
Ponieważ globalny rynek automatyzacji pozyskiwania danych ma osiągnąć 3,6 miliarda dolarów do 2025 roku, to najlepszy moment, aby wdrożyć automatyczne rozwiązania usprawniające obsługę i przetwarzanie danych w firmie.
Ostatnia aktualizacja
