Czym jest ręczne wprowadzanie danych?
Ręczne wprowadzanie danych to tradycyjna metoda rejestrowania informacji — polega na ręcznym wpisywaniu lub przepisywaniu konkretnych danych, takich jak dane klientów, szczegóły produktów czy dokumenty księgowe. Stosuje się je również w sytuacjach wymagających przestrzegania specjalnych procedur kontroli przez wykwalifikowanego pracownika, np. podczas audytów.
Dane są podstawą funkcjonowania każdej firmy i stanowią fundament prawidłowego podejmowania decyzji. Dlatego ich poprawność i dokładność wprowadzania są tak istotne. Ręczne wprowadzanie danych to proces, podczas którego informacje trafiają do systemu komputerowego — mogą to być teksty, liczby, obrazy, pliki audio, wideo lub inne cyfrowe formaty.
Techopedia definiuje wprowadzanie danych jako proces przepisywania informacji do medium elektronicznego, takiego jak komputer czy inne urządzenie elektroniczne.
Czy firmy nadal korzystają z ręcznego wprowadzania danych?
Tak, ręczne wprowadzanie danych nadal jest szeroko stosowane. Przedsiębiorstwa bez zasobów lub czasu na inwestycje w nowoczesne technologie nadal polegają właśnie na pracy ludzkiej przy rejestracji i przetwarzaniu swoich danych.
Według badania firmy Plutoshift, 48% przedsiębiorstw z sektora produkcyjnego nadal korzysta z dokumentacji tworzonej ręcznie.
Najczęstsze powody utrzymania ręcznych procesów w firmach to:
- Małe firmy mają ograniczony budżet na wdrożenie narzędzi automatyzujących
- Przy niewielkiej liczbie klientów łatwiej jest zarządzać i kontrolować dane ręcznie
- Część przedsiębiorstw nie zdaje sobie sprawy z możliwości automatyzacji albo nie wie, jak rozpocząć jej wdrożenie
Warto jednak pamiętać, że inwestycja w automatyzację może przynieść długofalowe korzyści firmie, szczególnie w perspektywie rozwoju biznesu.
Przykłady procesów ręcznego wprowadzania danych
Wiele firm korzysta z ręcznego wprowadzania danych, np. przy wprowadzaniu informacji klientów do baz danych, obsłudze procesów administracyjnych czy przetwarzaniu zamówień.
Częstym przykładem ręcznych działań jest wprowadzanie danych o przesyłkach, takich jak daty, adresy i nazwiska odbiorców. Dane te są zapisywane w systemie, a następnie wykorzystywane np. do rozliczeń lub śledzenia przesyłek na każdym etapie realizacji.
Z kolei menedżerowie HR często ręcznie odnotowują dane pracowników, m.in. daty zatrudnienia, stanowiska czy wynagrodzenia — to rozwiązanie pozwala na monitorowanie efektywności oraz obecności w pracy.
Typy procesów ręcznego wprowadzania danych
Można wyróżnić trzy główne typy procesów ręcznego wprowadzania danych:
- Formularze papierowe
- Wprowadzanie danych za pomocą klawiatury
- Skanowanie
Formularze papierowe — Drukowane i ręcznie wypełniane formularze są następnie skanowane do systemu, skąd można je dalej przetwarzać i archiwizować elektronicznie.
Wprowadzanie danych z klawiatury — Polega na wpisywaniu tekstów, cyfr czy dat bezpośrednio do systemu komputerowego przy użyciu klawiatury lub oprogramowania do rozpoznawania mowy. Funkcja ta bywa wykorzystywana także do obsługi dużych wolumenów danych lub przez osoby z ograniczeniami ruchowymi. Wysoka wydajność wymaga treningu i skupienia, by uniknąć błędów mających wpływ np. na finanse firmy czy zadowolenie klientów.
Skanowanie — Umożliwia digitalizację danych z dokumentów papierowych za pomocą specjalistycznych urządzeń, np. skanerów czy czytników kodów kreskowych. Zeskanowane dane są automatycznie rejestrowane w systemie komputerowym.
Wyzwania procesów ręcznego wprowadzania danych
Chociaż ręczne wprowadzanie danych jest często stosowane, generuje liczne wyzwania nie do przeoczenia.
- Duża podatność na błędy
Ręczne wprowadzanie danych niesie ze sobą ryzyko popełnienia błędów takich jak literówki, nieprawidłowe formatowanie, czy pomyłki wynikające z niewłaściwego odczytu danych. Błędy te prowadzą do wprowadzenia niepoprawnych danych, powodując dezorientację zarówno wśród pracowników, jak i klientów. Ponad 27,5% specjalistów ds. rachunkowości przyznaje, że w ich firmach występują pomyłki przy wpisywaniu danych.
- Błędy generują wysokie koszty
Dopuszczalny poziom błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych wynosi zazwyczaj 1%. Jeśli odsetek ten rośnie, konsekwencje mogą być kosztowne – potencjalnie nawet milionowe straty. W 2013 roku firmy w USA poniosły ponad 7 miliardów dolarów kar cywilnych od IRS z powodu błędnego raportowania.
Według Gartnera niskiej jakości dane średnio kosztują firmy 15 milionów dolarów rocznie.
- Proces jest czasochłonny i męczący
Ręczne wprowadzanie danych wydłuża czas realizacji zadań i wymaga znacznego zaangażowania pracowników, szczególnie w okresach wzmożonej aktywności, takich jak święta. Rutynowe powtarzalne zadania prowadzą do spadku motywacji i satysfakcji z pracy. Ponad 40% pracowników deklaruje, że co najmniej 1/4 ich tygodnia zajmują ręczne zadania i powtarzalna praca.
Czas ten lepiej przeznaczyć na działania strategiczne, rozwój firmy czy projekty badawczo-rozwojowe.
Czy wprowadzanie danych można zautomatyzować?
Automatyzacja procesu wprowadzania danych to doskonały sposób na oszczędność czasu i redukcję kosztów przy jednoczesnej poprawie efektywności, jakości i produktywności. Dzięki niej pracownicy mogą skoncentrować się na zadaniach wymagających kreatywności i wiedzy, zamiast ręcznego przepisywania danych.
Czym jest automatyzacja wprowadzania danych?
Automatyzacja wprowadzania danych polega na konwertowaniu informacji do czytelnej formy elektronicznej i automatycznym ich zapisie w bazie. Wykorzystuje techniki takie jak skanowanie dokumentów, automatyczne rozpoznawanie tekstu (OCR) czy robotyzację procesów (RPA), umożliwiając szybkie i precyzyjne przetwarzanie danych. Automatyzacja może być wspierana przez rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym.
Przeczytaj więcej o procesie automatyzacji wprowadzania danych
Zalety zautomatyzowanych procesów wprowadzania danych
Wdrożenie automatyzacji wprowadzania danych niesie dla firmy wiele korzyści:
Wyższa dokładność danych
Automatyczne przetwarzanie znacznie ogranicza ryzyko błędów — dane są wprowadzane precyzyjnie, co przekłada się na lepszą obsługę klienta i trafniejsze decyzje biznesowe. Dzięki automatyzacji firmy uzyskują nawet o 90% wyższą dokładność w porównaniu do ręcznych procesów. Automatyczne rozwiązania osiągają poziom dokładności nawet 99,959%.
Większa produktywność
Automatyzacja przyspiesza wprowadzanie danych, pozwala pracownikom zająć się bardziej zaawansowanymi i wartościowymi zadaniami.
Aż 72% ankietowanych twierdzi, że dodatkowy dzień w tygodniu odzyskany dzięki automatyzacji poświęciliby na ważniejsze projekty, a 78% — na ciekawsze i bardziej angażujące zadania według Smartsheet.
Mniejsze zapotrzebowanie na szkolenia
Większość nowoczesnych narzędzi do automatyzacji wprowadzania danych nie wymaga znajomości programowania lub angażuje pracowników jedynie minimalnie. Dzięki temu wdrożenie nowych rozwiązań nie generuje wysokich kosztów związanych ze szkoleniami.
Redukcja kosztów operacyjnych
Automatyzacja bywa tańsza niż zatrudnianie dodatkowych osób czy zlecanie zadań firmom zewnętrznym. Ogranicza też potrzebę inwestycji w sprzęt, licencje czy aktualizacje.
Łatwiejsza obsługa okresów wzmożonej aktywności
Dla firm, które cyklicznie doświadczają wzmożonej liczby zleceń (np. sklepy internetowe w okresie świąt lub biura podróży przed sezonem), automatyzacja pozwala bezproblemowo obsłużyć zwiększony wolumen pracy.
Przykłady użycia automatyzacji wprowadzania danych
Niezależnie od branży, automatyzacja może skutecznie ograniczyć zakres ręcznego wprowadzania danych. Oto kilka najpopularniejszych scenariuszy jej wykorzystania:
Automatyzacja HR
Działy personalne codziennie zarządzają danymi pracowników dotyczącymi zatrudnienia, wynagrodzeń i świadczeń. Automatyzacja pozwala uprościć te procesy, dając tym samym więcej czasu na działania strategiczne, np. onboarding czy rozwój pracowników.
Dowiedz się, jak zautomatyzować zgłoszenia kadrowe lub automatycznie eksportować aplikacje kandydatów z LinkedIn.
Automatyzacja w ochronie zdrowia
W medycynie nawet drobny błąd w danych może zagrozić zdrowiu lub życiu pacjentów. Według badania Annals of Internal Medicine, lekarze poświęcają średnio 16 minut i 14 sekund na wprowadzenie informacji do elektronicznych systemów medycznych (EHR). Automatyzacja pozwala rejestrować dane pacjentów szybciej i zgodnie z wymogami prawnymi (np. HIPAA).
Automatyzacja faktur i paragonów
Każdego roku drukuje się ponad 11 miliardów paragonów, co generuje zarówno koszty, jak i ryzyko błędów przy ręcznym przepisywaniu. Rozwiązania chmurowe z użyciem OCR eliminują te zagrożenia – dane z paragonów i faktur są automatycznie wyodrębniane i bezpiecznie przechowywane.
Najlepsze narzędzia do automatyzacji wprowadzania danych
W zależności od potrzeb można wybrać spośród wielu narzędzi do automatyzacji wprowadzania danych. Oto najlepsze z nich:
Parseur
Parseur to zaawansowany AI parser, który automatycznie wyodrębnia dane z dokumentów, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych. Rozwiązanie nie wymaga znajomości programowania i integruje się z tysiącami innych aplikacji.
Recruit CRM
Recruit CRM pomaga specjalistom HR zautomatyzować procesy i ograniczyć ręczne wprowadzanie danych kandydatów. Dzięki rozbudowanemu parserowi CV opartemu na AI oraz centralizacji danych zwiększa efektywność procesów rekrutacyjnych.
Zapier
Zapier to jedno z najpopularniejszych no-code’owych narzędzi automatyzacji na rynku, wspierające ponad 4000 aplikacji i umożliwiające budowanie własnych przepływów pracy metodą „przeciągnij i upuść”. Według raportu Zapiera z 2021 roku, automatyzacja znacząco poprawia zadowolenie pracowników — 41% z nich twierdzi, że dzięki niej rozwijają swoje kariery szybciej.
Przejście od ręcznego wprowadzania danych do automatyzacji
Ponieważ globalny rynek automatyzacji pozyskiwania danych ma osiągnąć 3,6 miliarda dolarów do 2025 roku, to najlepszy moment, aby wdrożyć automatyczne rozwiązania usprawniające obsługę i przetwarzanie danych w firmie.
Ostatnia aktualizacja
