Les données sont le moteur de toute entreprise moderne. Elles sont utilisées pour prendre des décisions critiques, d'où l'importance de leur exactitude. La saisie de données est le processus qui consiste à saisir ou à coder des informations dans un système informatique. Ce processus implique la saisie ou la collecte directe de données dans un ordinateur. Ces données peuvent prendre la forme de texte, d'audio, d'images fixes, de vidéos ou de tout autre type de données pouvant être enregistrées numériquement et traitées par un ordinateur.
Techopedia définit la saisie de données comme « le processus de transcription d'informations sur un support électronique tel qu'un ordinateur ou tout autre appareil électronique ».
Qu'est-ce que la saisie manuelle de données ?
La saisie manuelle de données est la méthode traditionnelle de saisie de données. Elle est utilisée pour saisir des informations spécifiques, telles que les coordonnées des clients ou les spécificités des produits. La saisie manuelle de données peut également être utilisée lorsqu'il existe des règles spécifiques qui nécessitent une vérification par un utilisateur qualifié, tel qu'un auditeur ou un comptable.
Les entreprises utilisent-elles encore la saisie manuelle de données ?
La réponse est oui. La saisie manuelle de données est encore une réalité pour de nombreuses entreprises. Pour les entreprises qui n'ont pas le temps ou les ressources nécessaires pour investir dans l'automatisation, la saisie manuelle de données est souvent la meilleure option.
Selon une enquête menée par Plutoshift, 48 % des entreprises manufacturières utilisent encore des documents de saisie manuelle de données.
Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles les entreprises ont encore recours à la saisie manuelle de données :
- Les petites entreprises n'ont pas les fonds nécessaires pour investir dans des systèmes automatisés.
- Les entreprises qui n'ont pas beaucoup de clients trouvent plus facile de gérer et de contrôler les données manuellement.
- Certaines entreprises ne sont pas conscientes qu'une grande partie de leur saisie de données peut être automatisée ou ne savent pas comment s'y prendre pour commencer à l'automatiser.
Cependant, les entreprises, notamment celles qui prévoient une croissance de leur activité, devraient envisager d'investir dans l'automatisation car elles en retireraient des avantages à long terme.
Exemples de traitements manuels de données
Certaines entreprises ont besoin de services de saisie de données pour saisir les informations de leurs clients dans une base de données. D'autres entreprises peuvent l'utiliser pour le traitement de données et d'autres tâches administratives qui nécessitent que les employés saisissent des informations manuellement.
Un autre exemple courant de traitement manuel de données est la saisie d'informations d'expédition dans une base de données. Cela peut inclure la saisie de la date, de l'adresse, du nom du destinataire et d'autres informations sur chaque envoi au fur et à mesure que les colis arrivent. Ces données sont ensuite stockées dans une base de données où elles peuvent être récupérées ultérieurement à des fins de facturation ou pour suivre les envois tout au long de leur cycle de vie.
Les responsables du recrutement utilisent souvent des processus manuels de saisie de données pour enregistrer les informations relatives aux employés, telles que les dates d'embauche, les intitulés de poste et les salaires. Cette méthode est utilisée pour suivre les performances et la présence du personnel.
Types de processus de saisie manuelle de données
Il existe trois principaux types de processus de saisie manuelle de données :
- Les formulaires papier
- La saisie au clavier
- La numérisation
Formulaires papier : ces formulaires sont imprimés sur papier, puis remplis à la main. Le formulaire rempli est ensuite numérisé dans le système, où il peut être traité et stocké électroniquement.
Saisie au clavier : la saisie au clavier est utilisée pour des tâches telles que la saisie de texte, de chiffres ou de dates dans un système informatique. Elle s'effectue généralement en tapant sur un clavier, mais elle peut être réalisée à l'aide d'un logiciel de reconnaissance vocale si une personne a des capacités motrices réduites ou a besoin de saisir d'énormes volumes de données rapidement. La saisie au clavier nécessite une formation et une pratique importantes pour garantir la précision afin d'éviter les erreurs qui pourraient entraîner une perte de revenus ou l'insatisfaction des clients.
Numérisation : la numérisation implique l'utilisation d'appareils spécialisés pour capturer des informations à partir de documents imprimés afin qu'elles puissent être saisies électroniquement dans un système informatique plutôt que d'avoir à tout retaper à la main. Les scanners existent en différentes formes et tailles, mais ils sont le plus souvent utilisés pour numériser des codes-barres et autres symboles lisibles par machine sur des documents papier qui doivent être enregistrés.
Défis des processus de saisie manuelle de données
Même si la saisie manuelle de données est encore répandue dans certaines entreprises, les inconvénients de ce processus ne peuvent être négligés.
- La saisie manuelle de données est sujette aux erreurs
Tout au long du processus de saisie, il peut y avoir des fautes d'orthographe, un formatage incorrect ou même une mauvaise lecture des informations à l'écran. Ces erreurs peuvent entraîner la saisie de données inexactes dans votre système, ainsi que de la confusion parmi les employés et les consommateurs qui obtiennent de fausses données de vos systèmes. Plus de 27,5 % des professionnels de la comptabilité ont déclaré que des données avaient été saisies de manière incorrecte dans leur entreprise.
- Les erreurs de saisie manuelle de données coûtent plus cher
Le taux d'erreur acceptable pour la saisie manuelle de données est généralement de 1 %. Mais que se passe-t-il lorsque ce pourcentage augmente ? Cela peut coûter des millions de dollars à une entreprise ! En 2013, aux États-Unis, les entreprises ont été frappées par 7 milliards de dollars de pénalités civiles de l'IRS, car les revenus des entreprises et les valeurs de l'emploi avaient été mal déclarés.
Selon Gartner, la mauvaise qualité des données est responsable d'une perte moyenne de 15 millions de dollars par an.
- La saisie manuelle de données est longue et fastidieuse
Il va sans dire que la saisie manuelle de données entraîne des délais d'exécution lents et nécessite beaucoup d'efforts de la part des employés qui doivent saisir toutes ces informations manuellement. En particulier pendant les périodes de pointe, comme Noël, il peut être difficile de s'adapter. Comme il s'agit d'une tâche routinière, elle entraîne l'ennui et l'insatisfaction des employés. Plus de 40 % des travailleurs affirment qu'au moins un quart de leur semaine de travail est consacré à la saisie de données et à des tâches répétitives.
Le temps consacré à des tâches fastidieuses pourrait être mieux utilisé pour des tâches plus productives telles que la recherche et le développement ou le développement commercial.
La saisie de données peut-elle être automatisée ?
L'automatisation de la saisie de données est une méthode fantastique pour gagner du temps et de l'argent. C'est également un choix judicieux car elle améliore l'efficacité, la précision et la productivité. L'automatisation fait partie intégrante de nombreuses entreprises car elle permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes plutôt que de passer du temps à saisir des données dans des feuilles de calcul.
Qu'est-ce que l'automatisation de la saisie de données ?
L'automatisation de la saisie de données est le processus qui consiste à convertir automatiquement des données dans un format lisible par une machine et à les stocker dans une base de données. La numérisation, la collecte, puis le traitement d'images de papiers, de documents ou d'autres supports en fichiers informatiques font tous partie de ce processus. Elle est également connue sous le nom de capture automatisée de données et est utilisée pour automatiser des tâches répétitives. Elle peut également être combinée à d'autres technologies telles que l'apprentissage automatique, la RPA et l'intelligence artificielle.
En savoir plus sur le processus d'automatisation de la saisie de données
Avantages des processus automatisés de saisie de données
Ce processus est certainement une solution à la saisie manuelle de données et présente de nombreux avantages, comme indiqué ci-dessous :
Amélioration de la précision
Les erreurs de saisie de données peuvent conduire à des informations inexactes et à un mauvais service client. Le traitement automatisé des données élimine ces erreurs et augmente ainsi la précision des données. Grâce à l'automatisation de la saisie de données, les entreprises ont constaté une augmentation de 90 % de la précision des données. En outre, plus les données sont précises, meilleures sont les décisions stratégiques qui peuvent être prises. La saisie automatisée de données offre un taux de précision de 99,959 %.
Productivité accrue
La saisie automatisée de données accélère la réalisation des activités (numérisation des données), ce qui permet au personnel de se concentrer sur des tâches plus créatives et plus significatives.
Près de 72 % des employés déclarent qu'ils utiliseraient ce jour supplémentaire par semaine gagné grâce à l'automatisation pour effectuer un travail plus utile à leur organisation, et 78 % se concentreraient sur les aspects les plus intéressants et les plus gratifiants de leur travail selon Smartsheet.
Besoins de formation réduits
La majorité des technologies d'automatisation de la saisie de données sont soit sans code, soit nécessitent très peu d'intervention humaine. Par conséquent, les employés n'ont pas besoin d'être formés à de nouveaux systèmes ou logiciels pour l'automatisation de la saisie de données.
Réduction des coûts
Les systèmes automatisés sont souvent moins chers que l'embauche d'employés supplémentaires ou que la sous-traitance, car ils nécessitent moins d'investissements initiaux dans la mise en œuvre de matériel et de logiciels, ainsi que des coûts de maintenance continus tels que les frais de licence et les mises à niveau au fil du temps.
Rationalisation de l'activité pendant les pics d'activité
Les entreprises saisonnières qui connaissent d'énormes pics d'activité pendant quelques semaines (pensez à une boutique en ligne avant Noël ou à une agence de voyages avant les vacances d'été) ont souvent du mal à adapter leurs effectifs à la demande. Les logiciels d'automatisation de la saisie de données permettent de rationaliser ces entreprises car ils peuvent absorber les pics d'activité de manière transparente.
Cas d'utilisation de l'automatisation de la saisie de données
Quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez, l'automatisation peut jouer un rôle important dans la réduction des tâches manuelles de saisie de données. Nous avons mis en évidence les scénarios les plus courants où l'extraction automatisée de données aide les entreprises.
Automatisation des ressources humaines
Le service des ressources humaines gère les dossiers des employés et fournit des informations sur les avantages sociaux, la paie et d'autres détails essentiels relatifs aux employés de l'entreprise. Bon nombre de ces tâches peuvent être automatisées grâce à l'automatisation de la saisie de données, ce qui laisse au personnel des RH plus de temps pour se concentrer sur d'autres tâches telles que la formation des nouveaux employés ou l'examen des plaintes des employés.
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Automatisation des soins de santé
Les données sont essentielles pour fournir de meilleures installations de soins de santé et une petite erreur peut coûter la vie à un patient. Selon une étude parue dans les Annals of Internal Medicine, les médecins passent en moyenne 16 minutes et 14 secondes à saisir des données dans un logiciel de dossier médical électronique (DME). Grâce à un outil d'automatisation, les données des patients sont reconnues et ajoutées automatiquement tout en préservant la conformité HIPAA.
Automatisation des données de facturation
Chaque année, plus de 11 milliards de reçus sont imprimés, ce qui coûte cher aux entreprises. Les erreurs humaines, comme nous l'avons déjà indiqué, peuvent être coûteuses pour les entreprises. Le fait de disposer d'un logiciel d'automatisation de la saisie de données dans le cloud élimine tous ces risques et problèmes. Les applications intelligentes basées sur l'OCR peuvent rationaliser le processus de facturation où les données des reçus et des factures sont automatiquement extraites et stockées dans une base de données sécurisée.
Principaux outils d'automatisation de la saisie de données
En fonction de vos cas d'utilisation, vous pouvez trouver de nombreux logiciels d'automatisation de la saisie de données pour vous aider à développer votre activité. Vous trouverez ci-dessous les meilleures applications de saisie de données que vous pouvez envisager.
Parseur
Parseur est un puissant analyseur d'IA qui automatise l'extraction de données à partir de documents en un instant. L'extracteur de données est un outil parfait pour éliminer le travail manuel de saisie de données. Parseur ne nécessite aucune connaissance du codage et s'intègre parfaitement à des milliers d'autres applications.
Recruit CRM
Si les professionnels des RH pouvaient automatiser leur travail de saisie de données, ils auraient plus de temps à consacrer au bien-être des employés. Avec Recruit CRM, vous pouvez gérer les données des candidats et d'autres tâches liées aux données en un seul et même endroit. Il s'agit également d'un puissant analyseur de CV intégré à l'IA qui accélère le processus de recrutement.
Zapier
Zapier est l'un des logiciels d'automatisation les plus populaires du marché. Cet outil sans code est intégré à plus de 4 000 applications et dispose d'un éditeur d'intégration par pointer-cliquer. Vous pouvez créer des flux de travail simples entre deux applications ou plus, les données étant automatisées et envoyées automatiquement. Selon un rapport de données Zapier de 2021, l'automatisation rend les travailleurs plus heureux et 41 % des 600 travailleurs américains interrogés affirment que leur carrière progressera plus rapidement grâce à l'automatisation.
Passer de la saisie manuelle de données à l'automatisation de la saisie de données
Avec un marché mondial de la capture de données qui devrait atteindre 3,6 milliards de dollars d'ici 2025, le moment est venu de profiter du passage à une solution de données automatisée.
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