O que é entrada manual de dados?
A entrada manual de dados é o método tradicional de inserção de dados. É usada para inserir informações específicas, como dados de clientes ou detalhes de produtos. A entrada manual de dados também pode ser empregada quando existem regras especiais que exigem verificação por um usuário qualificado, como um auditor ou contador.
Dados são a essência de qualquer negócio, pois são usados para tomar decisões críticas. Por isso é importante capturar dados com precisão. Entrada de dados é o processo de inserir ou digitar informações em um computador. Esse procedimento envolve a entrada imediata ou coleta de dados em um computador. Texto, áudio, imagens, vídeo ou qualquer outro tipo de dado que possa ser salvo digitalmente e processado por um computador pode ser utilizado para armazenar e processar esses dados.
A Techopedia define entrada de dados como o processo de transcrever informações em um meio eletrônico, como um computador ou outro dispositivo eletrônico.
As empresas ainda usam entrada manual de dados?
A resposta é sim, a entrada manual de dados ainda é uma realidade para muitas empresas. Para aquelas que não têm tempo ou recursos para investir em automação, a entrada manual de dados costuma ser a melhor opção.
Segundo uma pesquisa realizada pela Plutoshift, 48% das empresas de manufatura ainda usam documentos de entrada manual de dados.
Algumas das razões pelas quais as empresas ainda utilizam entrada manual de dados incluem:
- Pequenas empresas não têm fundos suficientes para investir em sistemas automatizados
- Empresas que não têm muitos clientes acham mais fácil gerenciar e controlar dados manualmente
- Alguns negócios não sabem que grande parte da sua entrada de dados pode ser automatizada ou não sabem como começar a automatizá-la
Porém, empresas deveriam considerar investir em automação, pois veriam benefícios a longo prazo (por exemplo, caso esperem que seus negócios escalem).
Exemplos de processamento manual de entrada de dados
Algumas empresas precisam de serviços de entrada de dados para inserir informações de seus clientes em um banco de dados. Outras companhias podem usar para processamento de dados e outras tarefas administrativas que exigem que funcionários insiram informações manualmente.
Outro exemplo comum de processamento manual é a inserção de dados de envio em um banco de dados. Isso pode incluir inserir data, endereço, nome do destinatário e outras informações sobre cada envio conforme cada pacote chega. Esses dados são armazenados no banco de dados e podem ser recuperados depois para fins de cobrança ou para rastreamento das remessas durante todo o ciclo de vida delas.
Gerentes de RH frequentemente utilizam processos manuais para registrar informações de colaboradores, como datas de contratação, cargos e salários. Esse método é usado para acompanhar o desempenho e a frequência dos funcionários.
Tipos de processos manuais de entrada de dados
Existem três tipos principais de processos manuais de entrada de dados:
- Formulários em papel
- Entrada pelo teclado
- Digitalização
Formulários em papel: Esses formulários são impressos e preenchidos à mão. O formulário preenchido é então digitalizado no sistema, onde pode ser processado e armazenado eletronicamente.
Entrada pelo teclado: Teclado é usado para tarefas como entrada de texto, números ou datas em um sistema. Geralmente é feito digitando em um teclado, mas também pode ser realizado usando software de reconhecimento de voz, caso a pessoa tenha habilidades motoras reduzidas ou precise inserir grandes volumes de dados rapidamente. A digitação exige treinamento e prática para garantir precisão e evitar erros que poderiam causar prejuízos ou insatisfação do cliente.
Digitalização: Consiste em usar dispositivos especializados para capturar informações de documentos impressos, para que possam ser inseridas eletronicamente em um sistema em vez de serem reescritas manualmente. Scanners existem em vários tamanhos e formatos, sendo mais usados para escanear códigos de barras e outros símbolos legíveis por máquina em documentos que precisam ser registrados.
Desafios dos processos manuais de entrada de dados
Mesmo que a entrada manual de dados ainda seja comum em certas empresas, suas desvantagens não podem ser ignoradas.
- Entradas manuais de dados são propensas a erros
Ao longo do processo de entrada, podem ocorrer erros ortográficos, formatação incorreta ou mesmo erros de leitura de informações na tela. Esses erros podem resultar em dados imprecisos no seu sistema, além de confundir funcionários e consumidores que recebem dados falsos dos seus sistemas. Mais de 27,5% dos profissionais de contabilidade afirmaram que os dados foram inseridos incorretamente em suas empresas.
- Erros manuais custam mais dinheiro
A taxa aceitável de erro em entrada manual de dados costuma ser de 1%. Mas o que acontece quando esse percentual aumenta? Pode custar milhões de dólares a uma empresa! Nos EUA, em 2013, empresas foram penalizadas em US$ 7 bilhões pelo IRS devido a valores de receita e emprego reportados incorretamente.
De acordo com a Gartner, a má qualidade dos dados é responsável por uma média de US$ 15 milhões em perdas anuais.
- A entrada manual de dados é demorada e entediante
Nem precisa dizer que a entrada manual de dados gera tempos de resposta lentos e exige muito esforço dos colaboradores, que precisam inserir todas as informações manualmente. Especialmente em épocas de pico, como o Natal, pode ser difícil acomodar a demanda. Por ser uma tarefa rotineira, gera tédio e insatisfação dos funcionários. Mais de 40% dos trabalhadores afirmam que pelo menos um quarto de sua semana de trabalho é gasto em entrada de dados e tarefas repetitivas.
O tempo gasto nessas tarefas poderia ser melhor aproveitado em funções mais produtivas, como pesquisa e desenvolvimento ou desenvolvimento de negócios.
A entrada de dados pode ser automatizada?
A automação da entrada de dados é uma ótima forma de economizar tempo e dinheiro. Também é uma escolha inteligente, pois melhora a eficiência, precisão e produtividade. A automação é parte integrante de muitos negócios, pois permite que funcionários foquem em tarefas mais importantes em vez de perderem tempo digitando dados em planilhas.
O que é automação de entrada de dados?
A automação de entrada de dados é o processo de converter dados em um formato legível e armazená-los automaticamente em um banco de dados. Envolve digitalizar, coletar e então processar imagens de papéis, documentos ou outros meios em arquivos de computador. Também é conhecida como captura de dados automatizada para automatizar tarefas repetitivas. Pode ainda ser combinada com outras tecnologias como machine learning, RPA e inteligência artificial.
Leia mais sobre o processo de automação da entrada de dados
Vantagens dos processos automatizados de entrada de dados
Esse processo é definitivamente uma solução para a entrada manual de dados e traz diversas vantagens, como:
Maior precisão
Erros de entrada de dados podem levar a informações imprecisas e atendimento ao cliente insatisfatório. O processamento automatizado elimina esses erros, aumentando, assim, a precisão dos dados. Com a automação da entrada de dados, empresas observaram um aumento de 90% na precisão dos dados. Além disso, quanto mais precisos os dados, melhores decisões estratégicas podem ser tomadas. A entrada de dados automatizada oferece uma taxa de precisão de 99,959%.
Aumento da produtividade
A entrada automatizada de dados agiliza a conclusão de atividades (digitalização de dados), permitindo que a equipe foque em tarefas mais criativas e relevantes.
Quase 72 % dos colaboradores dizem que usariam esse dia extra por semana economizado graças à automação para trabalhos mais valiosos para suas organizações, e 78% se dedicariam a aspectos mais interessantes e gratificantes de seus empregos segundo a Smartsheet.
Necessidade de treinamento minimizada
A maioria das tecnologias de automação de entrada de dados é no-code ou exige pouquíssima intervenção humana. Assim, os funcionários não precisam de treinamento em novos sistemas ou softwares para automação da entrada de dados.
Redução de custos
Sistemas automatizados costumam ser mais baratos que contratar mais funcionários ou terceirizar o trabalho, pois exigem menos investimento inicial em hardware e software, além de menos custos de manutenção, como licenças e atualizações ao longo do tempo.
Fluxo de negócios mais eficiente em épocas de pico
Empresas sazonais que têm grandes picos de atividade por algumas semanas (como um e-commerce antes do Natal ou uma agência de viagens antes das férias de verão) frequentemente enfrentam dificuldades para adaptar a equipe à demanda. Softwares de automação de entrada de dados ajudam a otimizar esses negócios, absorvendo os picos de atividade sem dificuldades.
Casos de uso da automação de entrada de dados
Independentemente do setor em que você atua, a automação pode desempenhar papel fundamental na redução de tarefas manuais de entrada de dados. Destacamos os cenários mais comuns onde a extração automatizada de dados tem ajudado empresas.
Automação de recursos humanos
O departamento de RH gerencia registros de colaboradores e fornece informações sobre benefícios, folha de pagamento e outros detalhes essenciais. Muitas dessas tarefas podem ser automatizadas, liberando o RH para focar em outras tarefas, como treinamento de novos colaboradores ou investigação de reclamações.
Veja como automatizar solicitações de pessoal e exportar inscrições de vagas do LinkedIn automaticamente.
Automação na saúde
Dados são essenciais para oferecer melhores serviços de saúde, e um pequeno erro pode custar a vida de um paciente. Segundo um estudo da Annals of Internal Medicine, médicos gastam em média 16 minutos e 14 segundos inserindo dados em sistemas de prontuário eletrônico (EHR). Com uma ferramenta de automação, os dados do paciente são reconhecidos e adicionados automaticamente, mantendo conformidade com a HIPAA.
Automação de dados de faturas
Mais de 11 bilhões de recibos são impressos a cada ano, o que é caro para as empresas. Os erros humanos, como já mencionado, podem ser custosos. Ter um software de automação de entrada de dados em nuvem elimina esses riscos. Aplicativos inteligentes baseados em OCR podem agilizar processos de faturamento, onde dados de recibos e faturas são extraídos automaticamente e armazenados em um banco de dados seguro.
Principais ferramentas de automação de entrada de dados
Dependendo do seu caso de uso, você pode encontrar vários softwares de automação de entrada de dados para ajudar a expandir seu negócio. Confira abaixo os principais aplicativos de entrada de dados que você pode considerar.
Parseur
Parseur é um poderoso analisador de IA que automatiza a extração de dados de documentos instantaneamente. O extrator de dados é a ferramenta ideal para eliminar o trabalho manual de entrada de dados. O Parseur requer zero conhecimento de programação e integra-se perfeitamente com milhares de outros aplicativos.
Recruit CRM
Se profissionais de RH pudessem automatizar seu trabalho manual de entrada de dados, sobraria mais tempo para focar no bem-estar dos profissionais. Com o Recruit CRM, é possível gerenciar informações de candidatos e outras tarefas de dados num só lugar. Ele também é um poderoso analisador de currículos com IA que acelera o processo de recrutamento.
Zapier
Zapier é um dos softwares de automação mais populares do mercado. A ferramenta no-code está integrada a mais de 4.000 aplicativos e possui um editor de integração por apontar e clicar. Você pode criar fluxos de trabalho simples entre dois ou mais aplicativos com dados sendo automatizados e enviados automaticamente. Segundo um relatório de dados do Zapier de 2021, a automação torna os trabalhadores mais satisfeitos e 41% dos 600 entrevistados nos EUA afirmam que suas carreiras avançariam mais rápido com automação.
Fazendo a transição da entrada manual de dados para a automação
Com o mercado global de captura de dados previsto para crescer até US$3,6 bilhões até 2025, agora é o momento ideal para aproveitar e migrar para uma solução automatizada de dados.
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