Dados são a essência de qualquer negócio, usados para tomar decisões críticas. É vital capturar dados com precisão. A entrada de dados é o processo de inserir informações em um computador, coletando-as imediatamente. Texto, áudio, imagens, vídeos ou qualquer dado que possa ser salvo digitalmente são usados para armazenar e processar esses dados.
A Techopedia define entrada de dados como o processo de transcrever informações em um meio eletrônico, como um computador ou outro dispositivo eletrônico.
O que é entrada manual de dados?
A entrada manual de dados é o método tradicional utilizado para inserir informações específicas, como detalhes do cliente ou especificações do produto. É aplicada onde há regras que exigem verificação por um usuário qualificado, como um auditor ou contador.
As empresas ainda usam entrada manual de dados?
Sim, muitas empresas ainda utilizam entrada manual de dados. Para aquelas que não dispõem de tempo ou recursos para investir em automação, este método se apresenta como a melhor opção.
Conforme pesquisa da Plutoshift, 48% das empresas de manufatura ainda usam documentos de entrada manual de dados.
Razões pelas quais as empresas ainda a utilizam incluem:
- Pequenas empresas não têm recursos para investir em sistemas automatizados.
- Empresas com poucos clientes acham mais fácil gerenciar dados manualmente.
- Algumas empresas desconhecem que a maior parte de sua entrada de dados pode ser automatizada.
Entretanto, vale considerar investir em automação para benefícios a longo prazo.
Exemplos de processamento manual de entrada de dados
Algumas empresas precisam inserir informações de clientes em um banco de dados. Outras utilizam para processamento de dados e tarefas administrativas que exigem inserção manual.
Um exemplo comum é inserir informações de envio, como data, endereço e nome do destinatário à medida que cada pacote chega. Esses dados são armazenados em um banco de dados para cobrança ou rastreamento de remessas.
Processos manuais são também utilizados para registrar informações de funcionários, como datas de contratação e cargos, para monitorar desempenho e frequência.
Tipos de processos manuais de entrada de dados
Existem três tipos principais:
- Formulários em papel
- Entrada pelo teclado
- Digitalização
Formulários em papel: Impressos e preenchidos manualmente, digitalizados para processamento e armazenamento eletrônico.
Entrada pelo teclado: Inserção de texto, números ou datas em um sistema. Pode envolver reconhecimento de voz para grandes volumes de dados rapidamente, exigindo treinamento e prática para garantir precisão.
Digitalização: Captura informações de documentos impressos para inserção eletrônica no sistema, usando scanners para digitalizar códigos de barras e outros símbolos em documentos.
Desafios dos processos manuais de entrada de dados
Embora prevalente em algumas empresas, a entrada manual de dados apresenta desvantagens significativas.
- Errores são comuns
Durante a entrada podem ocorrer erros ortográficos, formatação incorreta ou leitura indevida, resultando em dados imprecisos e confusão organizacional. Mais de 27,5% dos profissionais de contabilidade afirmaram enfrentar erros de entrada de dados em suas empresas.
- Custos elevados devido a erros
A taxa de erro aceitável é geralmente de 1%. Um aumento nessa taxa pode custar milhões de dólares. Em 2013, nos EUA, empresas enfrentaram US$ 7 bilhões em penalidades civis do IRS devido a relatórios incorretos.
De acordo com Gartner, má qualidade de dados causa em média US$ 15 milhões em perdas anuais.
- Tempo e esforço desnecessários
A entrada manual leva a tempos de resposta lentos e exige esforço considerável dos funcionários. Durante períodos de pico, como o Natal, é difícil adaptarse. Mais de 40% dos trabalhadores afirmam que pelo menos um quarto de sua semana de trabalho é gasto em entrada de dados e tarefas repetitivas.
Tempo poderia ser melhor utilizado em pesquisa e desenvolvimento ou crescimento empresarial.
A entrada de dados pode ser automatizada?
A automação de entrada de dados economiza tempo e dinheiro, melhorando eficiência, precisão e produtividade. Permite que funcionários foquem em tarefas mais importantes, em vez de inserir dados em planilhas.
O que é automação de entrada de dados?
É o processo de converter dados em um formato legível e armazená-los automaticamente. Inclui digitalizar, coletar e processar imagens de documentos em arquivos de computador. Conhecida como captura automatizada de dados, automatiza tarefas repetitivas e pode ser combinada com aprendizado de máquina, RPA e inteligência artificial.
Leia mais sobre o processo de automação da entrada de dados
Vantagens dos processos automatizados de entrada de dados
Automação de entrada de dados oferece vantagens:
Maior precisão
Elimina erros, aumentando a precisão dos dados. Com automação, empresas observam um aumento de 90% na precisão. Dados precisos permitem melhores decisões estratégicas. Taxa de precisão automática de 99,959%.
Maior produtividade
Acelera atividades, permitindo foco em tarefas mais significativas.
Quase 72% dos funcionários usariam esse tempo economizado em automação para trabalhos mais valiosos para suas organizações, e 78% se concentrariam em aspectos mais gratificantes de seus empregos conforme Smartsheet.
Necessidades mínimas de treinamento
Muitos sistemas de automação não requerem código ou intervenção humana significativa. Funcionários não precisam de treinamento em novos sistemas.
Custos reduzidos
Mais baratos que contratar ou terceirizar, exigem menos investimento inicial e custos de manutenção.
Negócios otimizados durante picos
Empresas sazonais enfrentam dificuldades para lidar com picos de atividade. Automação ajuda a otimizar, absorvendo picos perfeitamente.
Casos de uso de automação de entrada de dados
Independentemente do setor, a automação pode reduzir tarefas manuais. Cenários comuns onde extração automatizada de dados ajuda:
Automação de recursos humanos
RH lida com registros e dados essenciais. Muitas tarefas podem ser automatizadas, liberando a equipe para outras atividades.
Aprenda como automatizar solicitações de pessoal e exportar aplicativos de uma publicação de emprego no LinkedIn automaticamente.
Automação de saúde
Erros em dados de saúde podem ser fatais. Médicos gastam em média 16 minutos registrando dados em softwares de prontuário eletrônico. Ferramentas de automação ajudam a adicionar dados do paciente automaticamente, mantendo conformidade com a HIPAA.
Automação de dados de faturas
A cada ano, mais de 11 bilhões de recibos são impressos, custando caro para empresas. Automação baseada em OCR otimiza faturamento, extraindo dados de recibos e faturas automaticamente para um banco de dados seguro.
Principais ferramentas de automação de entrada de dados
Vários softwares ajudam a escalar negócios conforme suas necessidades. Principais ferramentas:
Parseur
Parseur é um analisador de IA poderoso que automatiza a extração de dados de forma instantânea. Requer zero conhecimento de codificação e integra-se com milhares de aplicativos.
Recruit CRM
Automatizando trabalho manual, RH pode focar no bem-estar dos funcionários. Recruit CRM gerencia dados de candidatos e tarefas relacionadas em um único lugar, com um analisador de currículos acelerando recrutamento.
Zapier
Um dos softwares de automação mais populares, integrado com mais de 4.000 aplicativos. Com editor de apontar e clicar, cria fluxos de trabalho automatizados. Relatório de 2021 mostra que a automação torna trabalhadores mais felizes, com 41% afirmando que suas carreiras avançariam mais rápido.
Transição da entrada manual de dados para a automação
Com o mercado global de captura de dados previsto para crescer até US$ 3,6 bilhões até 2025, agora é o momento ideal para aproveitar a transição para soluções automatizadas.
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