什么是手动数据录入？
手动数据录入是一种传统的数据录入方式，常用于输入如客户信息或产品详细资料等特定数据。当录入流程需特定规则并要求由专业用户（如审计员或会计）核查时，也会采用手动方式。
数据是企业的命脉，是作出关键决策的基础。因此，准确采集数据至关重要。数据录入是将信息输入或敲入计算机的过程。此过程包括将数据直接输入或收集到计算机中。无论是文本、音频、图片、视频，还是任何可数字化保存并能被计算机处理的数据，都可以进行录入和处理。
Techopedia将数据录入定义为将信息转录为电子媒介（如计算机或其他电子设备）上的过程。
企业现在还在用手动数据录入吗？
答案是肯定的，许多企业仍然依靠手动数据录入。对于没有时间或资源投入自动化的公司来说，手动录入往往是最佳选择。
根据Plutoshift的调查，48%的制造企业仍在使用手动数据录入文档。
目前企业依然采用手动数据录入的原因有：
- 小型企业缺乏足够资金投入自动化系统
- 客户数量不多的公司认为手动管理和控制数据更方便
- 有些企业还未意识到大量的数据录入流程可以自动化，或者不知如何开始实现自动化
但企业应考虑投资自动化，因为随着业务扩展，可以获得长期的收益。
手动数据录入处理流程示例
一些企业需要将客户信息逐一录入数据库。其他公司会将手动录入用于数据处理和需手工输入信息的其他行政任务。
另一常见例子是将货运信息输入数据库，包括录入日期、地址、收件人姓名及每个发货包裹的其他信息。这些数据将被存储在数据库中，后续可用于账单管理或全流程跟踪发货状态。
招聘经理常用手动数据录入流程来记录员工信息，例如入职日期、岗位名称和薪资金额。这样可以便于跟踪员工绩效和出勤情况。
手动数据录入类型
手动数据录入主要有三种类型：
- 纸质表单
- 键盘录入
- 扫描录入
纸质表单：先将表单打印在纸上，再人工填写，之后扫描进系统完成后续电子化处理和存储。
键盘录入：通过键盘将文本、数字或日期等信息录入计算机系统。通常是通过键盘输入，如果员工有运动障碍或需要快速大量录入，也可借助语音识别软件完成。键盘录入需要大量培训和熟练操作才能保证准确性，否则可能导致收入损失或客户不满。
扫描录入：使用专业设备，从纸质文档中采集信息，无需人工逐字输入便可将数据录入系统。扫描仪类型多样，但最常见的是扫描条码及其它纸质文档上机器可读的符号，实现高效录入和记录。
手动数据录入面临的挑战
即便部分企业仍采用手动数据录入流程，但这种方式的弊端无法忽视。
- 手动数据录入容易出错
输入过程中容易出现拼写错误、格式错误，甚至误读屏幕信息。这些错误会造成数据录入不准确，同时导致员工和客户因系统提供的错误数据而产生困扰。超27.5%的会计专业人士表示，他们公司存在数据录入错误。
- 手动数据录入错误令企业损失更多成本
可接受的手动数据录入错误率通常是1%。但当错误率升高时，企业可能面临巨额损失! 例如2013年，美国企业因营业收入和雇佣值申报错误，遭IRS民事罚款达70亿美元。
据Gartner称，数据质量问题平均每年让企业损失1500万美元。
- 手动数据录入耗时枯燥
众所周知，手动数据录入速度慢，需耗费员工大量精力逐条输入。这在如圣诞节等高峰期尤其难以负担。作为一项重复性工作，会导致员工厌倦并产生不满。超40%的员工称，至少四分之一的工时用在数据录入和重复性劳动上。
这些耗时任务的时间原本可以被更有效地用于如研发或业务发展等更有生产力的工作。
数据录入可以自动化吗？
数据录入自动化是节省时间和资金的优秀方法，也是提升效率、准确率和生产力的明智选择。自动化是许多企业的重要组成部分，让员工能把精力集中到更重要的任务上，不再浪费在表格和日常录入工作里。
什么是数据录入自动化？
数据录入自动化是将数据自动转换为可读取格式并存入数据库的过程。它包括对纸张、文档或其他媒介的图像进行扫描、采集，再处理成计算机文件。这整个过程也称为自动化数据采集，用于自动完成重复性劳动。它还可与其他技术如机器学习、RPA和人工智能结合使用。
自动化数据录入的优势
自动化数据录入是解决手动录入问题的有效方案，并带来众多优势：
极大提高数据准确率
数据录入失误无疑会导致信息不准确和客户服务下降，自动化可消除这些问题，提升数据精度。通过自动化，企业数据准确率可提升90%。数据越准确，企业的战略决策也就越精准。数据录入自动化可取得99.959%的准确率。
生产力显著提升
自动化数据录入加速了任务完成（如数据数字化），让员工有更多时间专注于有创造性和意义的工作。
约72%的员工表示，通过自动化每周能节省出一天，他们会用这部分时间做更有价值的工作，78%会专注于工作中更有趣、更有成就感的环节。数据来自Smartsheet。
大幅减轻培训需求
大多数数据录入自动化工具为零代码或几乎不需要人工干预，因此无需对员工进行复杂的软件或系统培训。
成本显著降低
自动化系统通常比雇佣新员工或外包工作更加省钱，因为其软硬件投入较小，并且后续维护等运营支出更低。
业务高峰期流畅运行
季节性业务在短时间内工作量剧增（如节日前电商、暑假前旅游业）时，往往难以安排足够人力。自动化软件帮助企业平滑吸收高峰期海量数据输入压力。
数据录入自动化的应用场景
无论您在哪个行业，自动化都能帮助减轻手动数据录入工作。以下为主流应用场景：
人力资源自动化
HR部门需维护员工档案，发放福利薪资等。很多此类任务均可用自动化解决，将HR从繁琐的数据录入中解放出来，有更多时间专注培训或处理员工投诉。
了解如何自动化人力资源调度请求以及自动导出LinkedIn职位申请表。
医疗行业自动化
数据对于提升医疗设施及服务至关重要，一点点失误可能危及生命。《内科学年鉴》研究显示，医生平均需要16分14秒录入一次电子健康档案（EHR）。自动化工具可自动识别并录入病人数据，同时确保HIPAA合规监管。
发票数据自动化
每年有超过110亿张收据被打印，这意味着企业需要承担高昂成本。前文已提，人工录入出错将产生大量损失。云端自动化数据录入软件可规避风险；智能OCR应用可自动采集收据以及发票数据，并安全储存于数据库。
顶级数据录入自动化工具
根据您的具体应用场景，市面上有许多数据录入自动化软件可供选择。以下是值得重点考虑的主流工具：
Parseur
Parseur是一款强大的AI解析器，能够即时自动化提取文档数据。这款数据提取工具可以彻底消除手动数据录入，0代码，无需开发，也可与数千款应用无缝集成。
Recruit CRM
HR如果能将数据录入工作自动化，将有更多时间关注员工福祉。Recruit CRM可以将候选人数据及所有相关任务集中管理于一处，同时配备AI简历解析器，加快招聘流程。
Zapier
Zapier是市面上最受欢迎的自动化软件之一。这款无代码开发平台集成了4000+应用，拥有可视化集成编辑器。您可轻松创建在多个应用间传递数据的自动化流程。根据Zapier 2021年数据报告，自动化让员工更快乐，美国有41%的被调研员工称依靠自动化能加速职业发展。
如何从手动数据录入转向自动化
随着全球数据采集市场预计到2025年将增长至36亿美元，现在正是企业把握机会向自动化数据解决方案转型的最佳时机。
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