什么是手动数据录入？
手动数据录入是一种传统的数据录入方式，常用于输入如客户信息或产品详细资料等特定数据。当录入流程需有人根据特定规则进行审核，如由审计员或会计等专业人员核查时，也会采用手动方式。
数据是企业的命脉，是作出关键决策的基础。因此，准确采集数据至关重要。数据录入是指将信息输入或敲入计算机的过程。此过程包括直接将数据输入或收集到计算机中。无论是文本、音频、图片、视频，还是任何可数字化保存并被计算机处理的数据，都可以进行数据录入。
Techopedia将数据录入定义为将信息转录为电子媒介（如计算机或其他电子设备）上的过程。
企业现在还在用手动数据录入吗？
答案是肯定的，许多企业仍然在实际应用中依赖手动数据录入。对于没有足够时间或资源投资自动化的公司而言，人工录入仍是最优选择。
根据Plutoshift的调查，48%的制造企业仍在使用手动数据录入文档。
企业继续采用手动数据录入的原因有：
- 小型企业缺乏足够资金投入自动化系统
- 客户数量不多的公司认为手动管理和控制数据更简单
- 有些企业并未意识到数据录入大部分可以自动化，或者不知从何开始自动化流程
然而，长期来看，企业应当考虑投入自动化，因为随着业务的发展，他们会看到明显的长期收益。
手动数据录入处理流程示例
一些企业需要将客户信息逐一录入数据库。其他公司则会用于数据处理及行政任务，这些都需员工手动输入信息。
另一常见例子是将货运数据输入数据库，比如每个包裹到达时录入日期、地址、收件人姓名及其他相关信息。这些数据会被存储，以后可用于账单处理或全流程跟踪。
招聘经理常用手动数据录入，记录员工信息，例如入职日期、岗位名称和薪资等资料，从而便于监控绩效和考勤。
手动数据录入类型
手动数据录入主要分三种类型：
- 纸质表单录入
- 键盘录入
- 扫描录入
纸质表单录入：表单先以纸质打印，再由人工手写填写，完成后扫描入系统进行电子化和后续处理。
键盘录入：通过键盘将文本、数字或日期等录入计算机。也可通过语音识别输入，适用于动作障碍或需大量快速录入的场景。键盘录入需大量培训并长期练习保证准确，否则容易导致收入损失或客户不满。
扫描录入：利用专业设备从纸质文件中获取信息，无需人工逐字输入即可录入计算机系统。扫描设备种类繁多，通常用于扫描条形码或其他机器可读符号，以便纸质文档信息被高效记录。
手动数据录入面临的挑战
即便部分企业仍保留手动数据录入流程，但其弊端不容忽视。
- 手动数据录入易出错
在输入过程中，经常会出现拼写错误、格式不当，或对屏幕信息误读等现象。这些差错会导致系统录入不准，甚至让员工与客户因拿到错误信息而产生混淆。超27.5%的会计专业人士表示，其公司存在数据录入错误。
- 数据录入错误增加运营成本
可接受的手动数据录入错误率通常为1%。但当出错率升高时，会给企业带来巨额损失! 仅2013年，美国企业因报税和就业数据录入不准而被IRS罚款70亿美元。
据Gartner报道，数据质量低下平均每年让企业损失1500万美元。
- 手动录入耗时费力且枯燥
显而易见，手动数据录入极易导致响应迟缓，需要员工投入大量精力逐条录入。尤其在圣诞节等高峰期，压力尤为突出。这类常规任务让员工感到乏味，引发不满。超40%的员工称，至少四分之一的工时花在数据录入和重复性工作上。
这些繁琐的时间完全可以用于更有价值的工作，如研发或业务拓展。
数据录入可以自动化吗？
数据录入自动化能够节省大量时间与资金，同时提升效率、准确性与生产力。自动化已成为众多企业的基础能力，让员工能专注于更重要的事务，而非反复输入数据。
什么是数据录入自动化？
数据录入自动化指将数据自动转换成可读取的格式并自动保存入数据库。该流程包括扫描、采集以及处理纸张、文档或其他媒介的图像文件至计算机。它也被称为自动化数据采集，可搭配机器学习、RPA、人工智能等技术使用，实现重复任务自动化。
自动化数据录入的优势
自动化数据录入无疑是手动录入的最佳解决方案，优势包括：
提升数据准确性
数据录入失误会导致信息不准确，影响客户服务。自动化处理可消除这类错误，大幅提升数据准确率。凭借数据录入自动化，企业数据准确率提升90%。更高的数据准确性也有利于战略决策。自动化数据录入可达到99.959%的准确率。
提升生产力
自动化数据录入大大加快工作完成效率（如数据数字化），释放员工精力，专注更有意义的工作。
约72%的员工表示，如果通过自动化每周能节省出一天，他们会投入于对企业更有价值的工作，78%会聚焦于更有趣、更有成就感的任务。数据来源Smartsheet。
培训需求大幅减少
目前多数自动化数据录入解决方案为零代码或低人工参与，无需复杂软件培训或系统重复学习。
成本降低
自动化系统往往比增招员工或外包更经济，无论从硬件、软件初期投入还是后期维护及升级费用均具备显著成本优势。
业务高峰期灵活保障运营
对于高峰期订单激增的企业（如电商旺季或旅游季），数据录入自动化能有效缓冲压力，实现平稳运营。
数据录入自动化的应用场景
无论您身处哪个行业，自动化都能显著减少手动数据录入。以下为热门应用场景：
人力资源自动化
HR部门需处理员工档案、福利、薪资等数据。通过自动化，HR能有更多精力投入人才培养或员工申诉等更具战略意义的任务。
了解如何自动化人力资源调配请求，以及自动导出LinkedIn职位申请表。
医疗自动化
数据对于提升医疗服务质量至关重要，一点点输入失误都有生命风险。《内科学年鉴》研究表明，医生平均每次输入病历需16分14秒。借助自动化工具，病患数据可自动采集录入，同时保障HIPAA合规。
发票数据自动化
每年全球打印发票超110亿张，相关误差会让企业付出高昂代价。采用云端自动化数据录入软件可有效避免这些风险。智能OCR应用可简化发票与收据信息自动采集并安全存储。
顶级数据录入自动化工具
按不同场景，您可选择多种数据录入自动化系统以推动业务扩张。以下是值得推荐的主流自动化工具：
Parseur
Parseur是一款强大的AI解析器，可实现文档数据的自动即时提取。这款数据提取器能极大消除手动录入，零代码上手，且可与数千款应用无缝集成。
Recruit CRM
如果HR能实现自动化数据录入，员工能有更多精力专注于员工关怀。Recruit CRM助您在一个平台内集中管理候选人数据及其他招聘任务，同时具备AI简历解析，能加速整个招聘流程。
Zapier
Zapier是市场上最受欢迎的自动化软件之一。这款零代码平台可集成4000+应用，配备可视化集成编辑器。您可设置不同应用间的数据自动流转和处理。根据Zapier 2021年调查报告，自动化让员工更快乐，美国41%的被调研者表示自动化有利于职业成长。
如何过渡到自动化数据录入
随着全球数据采集市场预计到2025年将增长至36亿美元，现在正是企业把握机遇转向自动化数据解决方案的最佳时机。
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