数据是现代企业的核心，关键决策都离不开高质量的数据。因此，准确采集信息显得格外重要。数据录入指将各类信息输入计算机的过程，无论是实时输入还是后续整理录入。文本、音频、图片、视频等所有可数字化加工的数据都可进行存储和处理。
Techopedia 将数据录入定义为将信息转录到计算机或其他电子设备等电子媒介的过程。
什么是手动数据录入？
手动数据录入是一种传统的数据处理方法。常见于需要专人负责输入特定信息的场景，如客户资料或产品数据的录入。当录入信息需遵循特定规则，或需有专业人员（如审计员、会计）进行验证时，通常会采用手动方式。
企业现在还在用手动数据录入吗？
答案是肯定的，许多企业仍然依赖手动数据录入。对于缺乏时间或资源投资自动化的公司来说，人工录入依然是首选。
根据 Plutoshift 一项调查，48%的制造企业仍在使用手动方式处理数据录入。
企业持续采用手动输入的原因主要有：
- 小公司预算有限，难以投入自动化方案
- 客户量较少，手动管理数据更为便捷可控
- 部分企业尚未认识到数据录入可自动化，或不知如何入手
不过，随着企业成长，投资自动化无疑利大于弊。
手动数据录入流程示例
一些企业需要手工将客户信息录入数据库，或用于数据处理和其他行政任务。
以手动录入货运信息为例，每当包裹到达，需要将到达日期、地址、收件人等信息录入系统。这些数据会被存入数据库，用于后续开票和货物追踪。
招聘经理通常也会手动记录员工信息，如入职时间、岗位和薪资等，以便日后管理和考核。
手动数据录入的类型
主要有三种形式：
- 纸质表单
- 键盘录入
- 扫描录入
纸质表单：信息首先填写在纸张上，之后通过扫描设备将其电子化并存储，方便后续处理。
键盘录入：人工输入文本、数字、日期等信息。对于行动不便或需要批量快速输入的人员，也可借助语音识别工具。键盘录入对员工操作准确性要求高，否则容易影响企业运行或客户体验，因此培训不可或缺。
扫描录入：利用专业设备获取纸质文件上的信息，如条码、二维码等，无需人工逐字录入即可完成数据采集，高效便捷。
手动数据录入面临的挑战
虽然部分企业仍在依赖手动录入，但这种方式存在诸多弊端：
- 容易出错
录入过程中经常出现拼写、格式等错误，或者理解、录入信息时发生偏差。这样不仅导致企业数据不准确，甚至可能干扰到客户与员工的正常使用。超过27.5%的会计人员曾经遇到过数据录入错误。
- 错误代价高昂
通常可接受的人工录入错误率为1%。一旦比例升高，企业将面临巨大损失，甚至可能因此损失数百万美元! 2013年，由于报表和用工数据录入失误，美国企业被IRS罚款70亿美元。
根据Gartner研究，数据质量不佳平均每年让企业损失1500万美元。
- 流程繁琐且耗时
手动录入让工作节奏变慢，员工不得不反复重复同一流程。尤其在节假日前后业务高峰期压力更大。因其重复性强，容易导致员工倦怠和流失。有超过40%的员工称，每周有至少1/4的时间耗费于数据录入和重复性工作。
将这类工作自动化，能让人力投入到更有价值的创新或业务拓展上。
数据录入可以自动化吗？
数据录入自动化不仅节省大量时间和人力成本，更能极大提升数据准确率和整体业务效能。如今，自动化已渗透至各行各业，让员工能专注本职工作，而非机械输入数据。
什么是数据录入自动化？
数据录入自动化即将原始数据自动转换成可处理、可分析的格式并存入数据库。包括自动扫描、抓取文件、文档以及多媒体内容，形成结构化的计算机文件。该流程属于自动数据采集领域，并可结合机器学习、RPA、人工智能等前沿技术共同使用。
数据录入自动化的优势
自动化是解决手动数据录入痛点的理想方案，优势明显：
提升准确率
手动数据录入极易出错，影响信息质量和客户满意度。自动化可显著降低这些风险。数据显示，通过数据录入自动化数据准确率可提高至90%，甚至达到99.959%。
提升生产力
自动化录入可大大加快数据处理进度，员工由此可将更多时间投入创新与企业核心业务。
约72%的员工认为，自动化每周能释放出一天时间用于更有价值的工作，78%则会专注于更具吸引力和回报的任务。数据来源Smartsheet。
减少上手和培训成本
现代数据录入自动化工具通常无需编程，低代码或零代码，员工可快速部署，无需繁琐培训。
降低运营成本
相比雇佣人手或外包，自动化带来的软硬件投入和长期维护成本更低。
应对业务高峰更灵活
如电商旺季或旅游高峰，自动化数据录入让企业轻松应对人手紧张，实现平稳运营。
数据录入自动化的应用场景
几乎所有行业的企业都能通过自动化大幅减少手动数据录入。以下为常见的应用实例：
人力资源自动化
HR部门需管理员工档案、福利、工资等多类信息。将相关流程自动化后，HR能更多投入到人才培养和员工关怀等高价值环节。
查阅如何自动化人力资源调配请求及导出LinkedIn职位申请数据。
医疗健康自动化
数据对优化医疗流程至关重要，错误输入可能危及患者安全。内科学年鉴研究表明，医生平均需16分14秒录入一份病历。自动化工具可高效采集和录入病患数据，同时保障合规。
发票与单据自动化
全球每年发出的发票及小票超过110亿张，企业需承担巨额管理费用。自动化可有效规避人为失误，智能OCR应用让发票和收据采集与存储流程高效且安全。
顶级数据录入自动化工具
市场上有多种自动化软件可供企业按需选择，助力业务扩展。以下是几款值得关注的主流自动化工具：
Parseur
Parseur是一款功能强大的AI解析器，能够即时自动提取文档数据。无论是普通还是结构复杂的文件，均无需编程经验，且可与成千上万的应用系统无缝集成，从根本上消除手动数据录入难题。
Recruit CRM
对于HR团队来说，自动化数据录入能释放更多精力专注于员工体验。Recruit CRM可统一管理所有候选人信息及相关任务，并内置AI简历解析，极大加快招聘速度。
Zapier
Zapier是全球最热门的自动化平台之一。这一零代码工具可集成4000+应用，支持可视化搭建。它能够在不同应用间自动流转数据，实现业务自动化。根据Zapier 2021年报告，自动化让员工幸福感大幅提升，有41%的美国用户认为自动化有助于职业成长。
如何实现从手动数据录入到自动化
随着全球数据采集软件市场预计到2025年将达到36亿美元，现在正是企业拥抱自动化数据解决方案的最佳时机。
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