Wer sich für die Versandbranche interessiert, ist vielleicht schon auf Begriffe wie Seefracht, Sendungsnummer und Konnossement gestoßen. Aber was genau ist ein Konnossement und warum ist es wichtig für jeden, der Waren per Transportmethode befördert? Ziel dieses Anfängerleitfadens zum Konnossement ist es, Ihnen die wichtigsten Begriffe rund um das BoL zu erklären und zu zeigen, wie man eines erstellt.
Was ist ein Konnossement?
Ein Konnossement (auch bekannt als Original-Konnossement, BoL, B/L oder OB/L) ist ein rechtsverbindliches Dokument, das die Art, Menge und den Bestimmungsort der versandten Waren beschreibt. Das BoL dient auch als Empfangsbestätigung für den Versender, sobald die Sendung an den Empfänger geliefert wurde.
Der Begriff Konnossement stammt von "to lade", was "laden" bedeutet. Der Name passt, denn das Konnossement wurde ursprünglich als Transportbeleg für auf Schiffe geladene Waren verwendet.
Der Frachtbrief zum Beispiel dient als Versanddokument, das die Konditionen einer Sendung sowie deren Inhalte aufführt. Er ist ein Vertrag zwischen dem Versender und dem Frachtführer über Transportdienstleistungen. Der Frachtführer verwendet ihn zur Nachverfolgung von Sendungen, zur Schätzung von Lieferzeiten und zur Zahlungsabwicklung.
Wer stellt ein Konnossement aus?
Ein Konnossement wird von einem Frachtführer (z. B. dem Betreiber eines Containerschiffs) an einen Versender (die Partei, die die Waren versendet) als Transportvertrag, Empfangsbestätigung für Waren sowie Eigentumsdokument ausgestellt.
Frachtführer stellen Versendern BoLs aus, die diese verwenden, um nachzuweisen, dass die Sendungen in gutem Zustand übernommen wurden. In der Regel sind die drei folgenden Schritte üblich:
- Der Frachtführer stellt ein Konnossement als Empfangsbestätigung für die Ladung aus; es muss von einem autorisierten Vertreter des Frachtführers unterschrieben werden. Der Frachtführer vergibt eine BL-Nummer, mit der Versender und Empfänger die Sendung verfolgen können.
- Der Versender (oder sein Vertreter) muss das Konnossement unterschreiben, um den Empfang der Waren vom Frachtführer wie beschrieben und im angegebenen Zustand zu bestätigen.
- Eine unterschriebene Kopie des Konnossements kann dann dem Empfänger ausgehändigt werden, der sie zur Abholung der Ware nutzt.
Arten von Konnossementen
BoL können in verschiedene Dokumenttypen unterteilt werden. Nachfolgend haben wir die gängigsten Arten von Konnossementen hervorgehoben.
Seefrachtkonnossement
Das Seefrachtkonnossement wird für den Import und Export von Waren per Seefracht ausgestellt und von Reedereien ausgegeben.
Einfaches Konnossement
Bei dieser Form wird die Ladung einer bestimmten Partei überschrieben, entweder als Seefrachtkonnossement oder als Hauskonnossement. Der Frachtführer liefert nur an die Partei aus, die das Konnossement vorlegt. Es ist nicht übertragbar und kann nicht von einer Partei auf eine andere übertragen werden.
Orderkonnossement
Dieses Konnossement gibt dem Empfänger die Möglichkeit, Eigentumsrechte an einen Dritten zu verkaufen oder zu übertragen. Es ist auch als „Verfügungskonnossement“ bekannt und kann wie ein handelbares Wertpapier an eine andere Partei, etwa eine Bank oder ein Finanzinstitut, indossiert werden.
Luftfrachtbrief
Der Luftfrachtbrief wird von Fluggesellschaften ausgestellt, die als Frachtführer agieren, und dient zum Transport von Waren per Luftfracht. Er gilt als Vertragsnachweis zwischen Versender und Fluggesellschaft, überträgt aber im Gegensatz zum Seefrachtkonnossement kein Eigentum an der Ladung.
Warum ist das Konnossement wichtig?
Der Hauptzweck eines BoL besteht darin, als Versandnachweis zu dienen. Es bietet wichtige Informationen zur Transaktion, wie Art und Menge der versandten Ware, Datum und Ursprungsort sowie Datum und Bestimmungsort. Das Dokument gibt zudem Auskunft über Zahlungsbedingungen, Lieferinstruktionen, Konditionen und Haftung.
Sobald beide Parteien unterzeichnet haben, fungieren diese Dokumente als Beleg dafür, dass eine Transaktion zwischen beiden Parteien stattgefunden hat – wie es bei Rechnungen oder Quittungen der Fall ist. Konnossemente helfen auch, die Produktqualität zu wahren, indem sie aufführen, wo die Produkte gelagert und wie sie seit dem Verlassen des Versenderlagers behandelt wurden.
Wie man ein Konnossement erstellt
Ein Konnossement muss folgende Informationen enthalten:
- Versender
- Empfänger
- Beförderungsart
- Konnossementnummer
- Buchungsnummer
- Anzahl der Packstücke
- Frachtklasse und Gebühren
- Nachnahme
- Datum
Hier ist ein Beispiel für ein Konnossement-Dokument:
Beliebte Software zur Erstellung eines Konnossements
Die Versandwelt ist weiterhin stark fragmentiert. Die meisten Logistikunternehmen verwenden proprietäre Software und unterschiedliche Dokumentenformate, weshalb B/Ls alle möglichen Formen annehmen. Wenn Sie noch keine BoL-Plattform besitzen, können Sie eines der folgenden Programme verwenden.
- SmartBOL
SmartBOL ist eine Desktop-Anwendung für Windows, die die Erstellung von Konnossementen ermöglicht. Zu den Funktionen gehören:
- Integration mit QuickBooks und SQL Server Datenbank
- Speicherung vorheriger BoL
- Erfassung digitaler Signaturen
- StarShip
Wie der Name vermuten lässt, unterstützt Sie StarShip beim Versand Ihrer Konnossement-Dokumente. Es stehen sowohl Web- als auch Cloud-Interfaces zur Auswahl. StarShip lässt sich nahtlos in Anwendungen wie ERP- oder Buchhaltungssoftware integrieren. Mit dem Tool erhalten Sie ein Dashboard mit Zugriff auf alle Ihre Sendungsdetails.
- Vector
Vector ist eine Software für elektronische Konnossemente, die kontaktlose Lieferungen für Versender und Frachtführer ermöglicht. Sie können all Ihre Dokumente digitalisieren und komplett online verwalten. Vector bietet zudem ein Feature namens „Auto-Imaging“, das Dokumente innerhalb von Sekunden erkennt.
Automatisierung der Konnossement-Prozesse
Das Management von Versanddokumenten kann sehr zeitintensiv sein und führt schnell zu fehlerhaften Daten. Durch Automatisierung manueller Prozesse gewinnen Sie wertvolle Zeit und können sich besser auf andere Aspekte Ihres Transportgeschäfts konzentrieren.
Nutzen Sie Parseur für die Automatisierung Ihrer Konnossemente, sparen Sie sich unzählige Stunden manueller Dateneingabe. Parseur ist eine PDF-Parser-Software, welche Daten aus Dokumenten wie Rechnungen, Konnossementen und Auftragsbestätigungen extrahiert. Parseur ist kostenlos startbar und beinhaltet alle Funktionen.
In unserem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie B/L-Prozesse mit Parseur automatisieren können.
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