Ben je een aannemer of leverancier die geregeld uitnodigingen voor biedingen ontvangt binnen verschillende sectoren? Kost het beheer van biedingen je veel tijd?
Dan is automatisering met Parseur dé oplossing! Bespaar tijd, zodat jij je kunt richten op het opstellen van betere voorstellen en het winnen van meer opdrachten.
Wat is een uitnodiging tot bod?
Een uitnodiging tot bod (ITB) is een formele oproep aan aannemers om hun voorstel in te dienen voor een bepaald project. Alle geïnteresseerde aanbieders ontvangen de projectdetails, tijdlijnen, specificaties en informatie over het indieningsproces.
Een ITB wordt ingezet wanneer de opdrachtgever duidelijke eisen en wensen heeft voor het projectresultaat. Het draait om het uitvoeren van deze specificaties, niet om het bedenken van nieuwe concepten. Leveranciers weten dus exact waar ze aan toe zijn.
Meestal zijn ITB’s bedoeld voor contracten van bepaalde duur en bevatten ze een scherp omlijnde scope.
Stappen van een uitnodiging tot bod
Het biedingsproces bestaat uit vijf hoofdonderdelen:
- Bodverzoek
- Indienen van het bod
- Selectie van het bod
- Onder-aanneming
- Contractvorming
Uitdagingen bij handmatig biedingsbeheer en het verwerken van ITB's
Het biedproces is zeer competitief en vereist flink wat tijd en nauwkeurigheid van leveranciers.
Kans op menselijke fouten
Aannemers ervaren vaak druk om snel biedingen in te dienen. Hierdoor kunnen details onopgemerkt blijven of verkeerd begrepen worden, met fouten in het biedtraject als gevolg.
Tijdrovende processen
Vanaf het verzoek tot aan het moment waarop je een contract ontvangt, vraagt het biedingsproces veel tijd en inspanning. Dit kan ontmoedigend werken, zeker bij meerdere biedingen tegelijk.
Moeilijk volume beheren
Aannemers ontvangen vaak een groot aantal ITB’s, vooral in actieve markten. Het handmatig verwerken van deze stroom mails en documenten is niet alleen inefficiënt, maar kan ook resulteren in gemiste kansen.
Biedingsbeheer automatiseren met Parseur
Als PDF OCR stelt Parseur aannemers in staat om hun biedingsbeheerproces eenvoudig te automatiseren. De email is intuïtief te gebruiken en automatiseert gegevens-extractie uit zowel ITB-emails als PDF-documenten.
Zo bespaar je vele uren aan handmatige gegevensinvoer, want Parseur verwerkt automatisch grote hoeveelheden informatie binnen enkele seconden.
Waarom Parseur inzetten om je biedproces te automatiseren?
Als leverancier ontvang je waarschijnlijk dagelijks veel ITB-emails, zeker als je platforms zoals BuildingConnected gebruikt.
Het handmatig doorlopen en selecteren van interessante biedingen is tijdsintensief.
- Efficiëntie: Parseur verkort de tijd die je kwijt bent aan het verwerken van ITB’s aanzienlijk.
- Nauwkeurigheid: Dankzij automatisering vermindert Parseur het risico op menselijke fouten; de email parsing software biedt hoge nauwkeurigheid.
- Schaalbaarheid: Naarmate je bedrijf groeit, kun je moeiteloos toenemende hoeveelheden ITB’s blijven verwerken met Parseur.
Ik ben een aannemer zonder technische kennis. Kan ik Parseur gebruiken?
Absoluut! Parseur is een no-code tool, dus iedereen kan hiermee direct aan de slag.
Bekijk alle Parseur features.
Ik heb als leverancier geen budget voor dure biedingssoftware. Hoe bespaart Parseur kosten?
Parseur biedt een gratis abonnement waarmee je gelijk alle functies kunt proberen voor een beperkt aantal e-mails. Daarna schakel je eenvoudig over op een betaal-per-gebruik abonnement.
Parseur is tot drie keer goedkoper dan vergelijkbare oplossingen.
Hoe biedingsbeheer automatiseren?
Maak eerst een gratis Parseur-account aan. Daarna kun je een aparte mailbox creëren om alle relevante e-mails naartoe te laten sturen.
Stap 1: Creëer een ITB-mailbox
Je ontvangt een uniek e-mailadres voor deze mailbox. Verstuur of laat een van je ITB-emails hiernaartoe doorsturen.
Wil je deze stap automatiseren? Stel dan een auto-forwarding regel in vanuit je eigen inbox.
Stap 2: Maak een sjabloon voor je ITB-emails
Met je eigen sjabloon leert Parseur automatisch welke tekst je wilt extraheren.
Bepaal zelf de velden die je wilt vastleggen.
Stap 3: Controleer de gegevens die uit de uitnodiging tot bod zijn gehaald
Je ziet direct dat Parseur automatisch metadata uit e-mails en documenten ophaalt; adressen worden genormaliseerd.
Elke keer dat een mail binnenkomt, wordt deze direct door Parseur verwerkt.
Wat kun je met deze data doen?
- Exporteer eenvoudig naar Google Sheets met de ingebouwde koppeling van Parseur
- Of stuur de data rechtstreeks door naar andere applicaties via Parseur's integraties (Zapier, Make, Power Automate)
Automatisering als succesfactor in het biedingsproces
Door automatisering via Parseur kunnen aannemers direct profiteren van meer efficiëntie, minder fouten en snellere verwerking van ITB's – en daarmee meer opdrachten binnenhalen en hun productiviteit verhogen.
Laatst bijgewerkt op
