Sind Sie ein Auftragnehmer oder Lieferant, der viele Ausschreibungen in verschiedenen Branchen erhält? Ist das Ausschreibungsverfahren für Sie zeitaufwändig?
Suchen Sie nicht weiter! Nutzen Sie die Automatisierung mit Parseur und sparen Sie Zeit, die Sie für die Erstellung besserer Angebote und den Gewinn von Ausschreibungen verwenden können.
Was ist eine Ausschreibung?
Eine Ausschreibung (auch bekannt als ITB, Invitation to Tender) ist eine Aufforderung an Auftragnehmer, ihre Angebote für ein bestimmtes Projekt einzureichen. Alle interessierten Bieter erhalten die Details, Zeitpläne, Spezifikationen und den Einreichungsprozess.
ITBs werden verwendet, wenn der Kunde bereits weiß, was er in Bezug auf die Projektergebnisse wünscht. Der Auftragnehmer bietet keine zusätzlichen Lösungen an oder schlägt keine neuen Konzepte vor. Der Anbieter weiß bereits, was von ihm erwartet wird.
Die meisten ITBs sind für befristete Verträge und haben einen klar definierten Umfang.
Schritte einer Ausschreibung
Das Ausschreibungsverfahren umfasst fünf Schritte:
- Angebotsaufforderung
- Angebotseinreichung
- Angebotsauswahl
- Vergabe von Unteraufträgen
- Vertragsabschluss
Schwierigkeiten, mit denen sich Auftragnehmer bei der manuellen Angebotsverwaltung und der Bearbeitung von ITBs konfrontiert sehen
Der Ausschreibungsprozess ist wettbewerbsintensiv und erfordert von den Anbietern Zeit und Geduld.
Menschliche Fehler
Da der Markt hart umkämpft ist, stehen Sie als Auftragnehmer unter dem Druck, Angebote schnell einzureichen. Dabei kann es vorkommen, dass Sie Informationen falsch interpretieren oder übersehen, was zu Fehlern bei der Angebotsabgabe führt.
Zeitaufwändig
Von dem Zeitpunkt an, an dem Sie eine Angebotsaufforderung einreichen, bis zu dem Zeitpunkt, an dem Sie einen Auftrag vom Kunden erhalten, nimmt der Prozess Zeit in Anspruch und kann Sie davon abhalten, überhaupt ein Angebot abzugeben.
Mengenmanagement
Auftragnehmer erhalten möglicherweise eine große Anzahl von ITBs, insbesondere wenn sie in einem geschäftigen oder wettbewerbsintensiven Markt tätig sind. Die manuelle Verwaltung dieses Zustroms von Angeboten kann überwältigend sein und zu verpassten Gelegenheiten führen.
Automatisierung des Angebotsmanagements mit Parseur
Als PDF OCR hilft Parseur dabei, den Ausschreibungsprozess für Auftragnehmer zu optimieren. Die E-Mail-Parsing-Software ist benutzerfreundlich und automatisiert die Datenextraktion aus E-Mails mit Angebotsaufforderungen oder PDFs.
Sie können unzählige Stunden der manuellen Dateneingabe sparen, da Parseur große Textmengen innerhalb von Sekunden verarbeiten kann.
Warum sollten Sie Parseur zur Automatisierung des Angebotsprozesses verwenden?
Als Anbieter erhalten Sie möglicherweise täglich unzählige E-Mails mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots, insbesondere wenn Sie einen Marktplatz wie BuildingConnected nutzen.
Diese E-Mails durchzugehen und diejenigen auszuwählen, auf die Sie bieten möchten, ist mühsam. Mit Parseur können Sie diesen Prozess effizienter gestalten und sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren.
- Effizienz: Parseur reduziert den Zeitaufwand für die Bearbeitung von ITBs.
- Genauigkeit: Die Automatisierung von Parseur reduziert menschliche Fehler, da die E-Mail-Parsing-Software ein hohes Maß an Genauigkeit aufweist.
- Skalierbarkeit: Wenn Ihr Unternehmen wächst, erhalten Sie mehr ITBs. Parseur kann problemlos mit einer steigenden Anzahl von Anfragen umgehen.
Ich bin ein Auftragnehmer ohne technische Kenntnisse. Kann ich Parseur verwenden?
Auf jeden Fall! Es gibt keine Lernkurve mit Parseur, da es sich um ein No-Code-Tool handelt.
Alle Parseur-Funktionen finden Sie hier.
Ich bin Lieferant, kann aber nicht viel Geld in eine Software für das Angebotsmanagement investieren. Inwiefern ist Parseur kostengünstig?
Zunächst einmal bietet Parseur einen kostenlosen Tarif an, bei dem Sie für eine bestimmte Anzahl von E-Mails Zugriff auf alle Funktionen haben. Danach wechseln Sie zu einem Pay-as-you-grow-Tarif.
Parseur ist bis zu dreimal günstiger als andere Tools.
Wie lässt sich der Angebotsprozess automatisieren?
Sobald Sie sich bei Parseur angemeldet haben, erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Postfach, um die E-Mails zu empfangen.
Schritt 1: Erstellen Sie ein ITB-Postfach
Sie erhalten eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse für dieses Postfach. Leiten Sie eine Ihrer ITB-E-Mails an dieses Postfach weiter.
Um diesen manuellen Weiterleitungsprozess zu automatisieren, können Sie eine Regel für die automatische Weiterleitung von Ihrem persönlichen Posteingang an das Parseur-Postfach erstellen.
Schritt 2: Erstellen Sie eine Vorlage für die ITB-E-Mail
Durch die Erstellung einer benutzerdefinierten Vorlage können Sie Parseur trainieren, indem Sie den Text auswählen, den Sie extrahieren möchten.
Erstellen Sie ein Textfeld für diese Daten und erstellen Sie Datenfelder dafür.
Schritt 3: Überprüfen Sie die aus den E-Mails mit den Angebotsaufforderungen extrahierten Daten
Sie werden feststellen, dass Parseur Metadaten aus E-Mails und Dokumenten extrahieren kann und dass Adressen normalisiert werden
Jedes Mal, wenn dieses Postfach eine E-Mail empfängt, wird diese automatisch verarbeitet.
Was können Sie mit diesen Daten tun?
- Exportieren Sie sie mit der Standardformel von Parseur nach Google Sheets
- Senden Sie sie über die nativen Integrationen von Parseur (Zapier, Make, Power Automate) an eine andere Anwendung
Integration von Automatisierung in den Angebotsprozess
Die Einführung der Automatisierung mit Parseur verschafft Auftragnehmern den Vorteil, den sie benötigen, um mehr Angebote zu gewinnen und ihre Produktivität zu steigern.
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