Är du entreprenör eller leverantör och får många inbjudningar att lämna anbud inom olika branscher? Upplever du att anbudsprocessen är tidskrävande och komplicerad?
Då har vi lösningen! Genom att automatisera anbudsprocessen med Parseur frigör du tid till att skriva bättre förslag och ökar dina chanser att vinna fler kontrakt.
Vad är en inbjudan att lämna anbud?
En inbjudan att lämna anbud (ofta kallad ITB) är en formell förfrågan till entreprenörer att lämna pris- och tidsförslag för ett specifikt projekt. ITB-dokumentet innehåller detaljer, tidsramar och specifikationer samt instruktioner för hur anbudet ska skickas in.
Oftast skickar uppdragsgivaren en ITB när projektets omfattning redan är bestämd. Entreprenören förväntas leverera utifrån exakta krav – inga alternativa lösningar eller koncept behövs.
De flesta ITB:er gäller tidsbestämda kontrakt med tydlig omfattning och leveransinnehåll.
Steg i en inbjudan att lämna anbud
Anbudsprocessen omfattar vanligtvis fem steg:
- Utskick av anbudsförfrågan
- Inlämning av anbud
- Utvärdering av anbud
- Eventuell underentreprenad
- Kontraktsskrivning
Utmaningar vid manuell hantering av anbud och ITB:er
Anbudsprocessen är ofta konkurrensutsatt och tidskrävande – den kräver både noggrannhet och tålamod.
Mänskliga fel
Som entreprenör pressas du att lämna ditt anbud snabbt för att inte missa möjligheter. Då finns risken att missa viktig information eller tolka instruktioner felaktigt, vilket kan leda till misstag när anbudet lämnas in.
Tidskrävande process
Vägen från att lämna in ett anbud till att vinna ett kontrakt kan dra ut på tiden, något som ofta avskräcker företag från att lämna anbud på många projekt.
Hantering av stora volymer
Entreprenörer kan ta emot många ITB:er, särskilt i en aktiv marknad. Att hantera och bearbeta alla manuellt är både arbetsamt och riskerar att möjligheter går förlorade.
Automatisera anbudshanteringen med Parseur
Med hjälp av PDF OCR-verktyget Parseur kan du enkelt automatisera anbudsprocessen och frigöra tid. E-postparsern är intuitiv och automatiserar datautvinning från e-post och ITB-PDF:er.
Du slipper manuell datainmatning och Parseur behandlar stora textvolymer på bara några sekunder.
Därför bör du använda Parseur för att automatisera anbudsprocessen
Som leverantör får du många e-postmeddelanden med anbudsinbjudan, särskilt om du använder marknadsplatser som BuildingConnected.
Att manuellt granska dessa mejl och avgöra vilka projekt du vill lämna anbud på tar mycket tid.
- Effektivitet: Parseur hanterar ITB:er snabbt och effektivt.
- Noggrannhet: Automatiseringen minimerar mänskliga fel, tack vare exakt och tillförlitlig datautvinning.
- Skalbarhet: När ditt företag växer och antalet ITB:er ökar kan Parseur enkelt hantera större volymer.
Jag är entreprenör utan teknisk bakgrund. Kan jag använda Parseur?
Absolut! Parseur är ett kodfritt verktyg – det är enkelt att komma igång, inga tekniska förkunskaper behövs.
Se hela listan med Parseurs funktioner här.
Jag är leverantör men vill hålla nere kostnaderna för anbudshanteringssystem. Hur är Parseur kostnadseffektivt?
Parseur har en gratis plan med alla funktioner för ett begränsat antal mejl. Därefter kan du enkelt växla till en pay-as-you-go-plan.
Dessutom är Parseur upp till tre gånger billigare än konkurrerande automatiseringsverktyg.
Hur automatiserar du anbudsprocessen?
När du registrerat dig hos Parseur skapar du en separat brevlåda för alla anbudsrelaterade mejl.
Steg 1: Skapa en ITB-brevlåda
Du får en unik e-postadress för din anbudbrevlåda. Vidarebefordra ett av dina ITB-mejl till denna adress.
För att slippa manuell vidarebefordran kan du ställa in en automatisk vidarebefordringsregel från din vanliga inkorg till Parseur-brevlådan.
Steg 2: Skapa en mall för ITB-mejl
Med hjälp av mallar kan du träna Parseur att exakt extrahera den information du behöver från varje mejl.
Markera önskad text i mejlet, skapa textfält för dina data, och spara mallen.
Steg 3: Verifiera de data som extraherats från anbudsmejlet
Parseur kan även extrahera metadata ur dina mejl och dokument – till exempel normaliserade adresser.
Alla nya mejl som kommer in till brevlådan behandlas automatiskt.
Vad kan du göra med dessa data?
- Exportera enkelt till Google Sheets med Parseurs inbyggda funktioner
- Skicka automatiskt vidare datan till andra system via integrationer (Zapier, Make, Power Automate)
Integrera automatisering i anbudsprocessen
Genom att införa automatisering med Parseur kan du få övertaget som behövs för att vinna fler anbud och öka effektiviteten i din verksamhet.
Senast uppdaterad