Sei un appaltatore o un fornitore che riceve numerosi inviti a presentare offerte in diversi settori? Gestire questo processo ti porta via troppo tempo?
Parseur ti permette di automatizzare la gestione delle offerte e risparmiare tempo prezioso, così potrai concentrarti sulla creazione di proposte vincenti.
Che cos'è un invito a presentare offerte?
Un invito a presentare offerte (anche noto come ITB, Invitation To Bid) è una richiesta ufficiale rivolta agli appaltatori affinché presentino le loro proposte per un progetto specifico. L'ITB fornisce a tutti i potenziali offerenti i dettagli del progetto, le tempistiche, le specifiche tecniche e le modalità di presentazione dell'offerta.
Viene utilizzato quando il cliente ha già definito i risultati attesi dal progetto. L'appaltatore non propone soluzioni alternative o nuovi concetti, ma si attiene alle richieste specifiche del cliente.
La maggior parte degli ITB riguarda contratti a tempo determinato e con un ambito ben definito.
Fasi di un invito a presentare offerte
Il processo di offerta si articola in cinque fasi principali:
- Appello per offerte
- Presentazione delle offerte
- Selezione delle offerte
- Subappalto (se applicabile)
- Stipula del contratto
Criticità nella gestione manuale delle offerte e degli ITB
Il processo di offerta è competitivo e richiede tempo, pazienza e precisione da parte dei fornitori. La gestione manuale presenta diverse criticità:
Errori umani
La competitività del mercato spinge gli appaltatori a presentare offerte rapidamente. Questa pressione può portare a errori di interpretazione o omissioni di informazioni cruciali, compromettendo la qualità dell'offerta.
Dispendio di tempo
Dall'appello per offerte alla stipula del contratto, il processo è lungo e complesso. Questo dispendio di tempo può scoraggiare la partecipazione a gare d'appalto potenzialmente vantaggiose.
Gestione dei volumi
Gli appaltatori, soprattutto in mercati dinamici e competitivi, possono ricevere un elevato numero di ITB. Gestire manualmente questo flusso di informazioni è oneroso e può causare la perdita di opportunità.
Automatizzare la gestione delle offerte con Parseur
Parseur, in qualità di OCR PDF, semplifica il processo di gestione delle offerte per gli appaltatori. L'intuitivo sistema di analisi delle email automatizza l'estrazione dei dati da email e PDF degli inviti a presentare offerte.
Con Parseur, puoi risparmiare innumerevoli ore di inserimento manuale dei dati. Il software è in grado di elaborare grandi volumi di testo in pochi secondi.
Vantaggi di Parseur per l'automazione delle offerte
Come fornitore, potresti ricevere quotidianamente numerose email con inviti a presentare offerte, soprattutto se utilizzi piattaforme come BuildingConnected. Analizzare manualmente ogni email per individuare le opportunità rilevanti è un'attività inefficiente. Parseur offre i seguenti vantaggi:
- Efficienza: riduce drasticamente il tempo dedicato all'elaborazione degli ITB.
- Precisione: l'automazione riduce gli errori umani grazie all'elevata precisione del software di analisi delle email.
- Scalabilità: Parseur si adatta alla crescita della tua attività, gestendo senza problemi un numero crescente di ITB.
Non ho competenze tecniche. Posso usare Parseur?
Assolutamente sì! Parseur è uno strumento no-code, quindi non richiede competenze tecniche specifiche.
Scopri tutte le funzionalità di Parseur.
Ho un budget limitato. Parseur è conveniente?
Parseur offre un piano gratuito con accesso a tutte le funzionalità per un numero limitato di email. Successivamente, è possibile passare a un piano pay-as-you-grow, che si adatta alle tue esigenze.
Parseur è fino a tre volte meno costoso di altri strumenti simili.
Come automatizzare la gestione delle offerte con Parseur
Dopo esserti registrato a Parseur, crea una casella di posta dedicata agli ITB.
Fase 1: Creare una casella di posta ITB
Riceverai un indirizzo email dedicato. Inoltra un esempio di email ITB a questo indirizzo.
Per automatizzare l'inoltro, puoi creare una regola di inoltro automatico dalla tua casella di posta principale alla casella Parseur.
Fase 2: Creare un modello per le email ITB
Crea un modello personalizzato per addestrare Parseur a estrarre le informazioni rilevanti. Definisci delle caselle di testo e crea campi dati per i dati che desideri estrarre.
Fase 3: Verificare i dati estratti
Parseur estrae i metadati da email e documenti, normalizzando gli indirizzi. Ogni nuova email ricevuta nella casella di posta dedicata verrà elaborata automaticamente.
Utilizzo dei dati estratti
Puoi:
- Esportare i dati in Fogli Google utilizzando la formula predefinita di Parseur.
- Inviare i dati ad altre applicazioni tramite le integrazioni native di Parseur (Zapier, Make, Power Automate).
Integrazione dell'automazione nel processo di offerta
Automatizzare la gestione delle offerte con Parseur offre agli appaltatori un vantaggio competitivo, consentendo loro di partecipare a più gare e aumentare la produttività.
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