Sei un appaltatore o un fornitore che riceve numerosi inviti a presentare offerte in diversi settori? Gestire questo processo ti porta via troppo tempo?
Non cercare oltre! Scegli l'automazione con Parseur e risparmia tempo. Potrai concentrarti sulla creazione di proposte migliori e sull'aggiudicazione delle offerte.
Che cos'è un invito a presentare offerte?
Un invito a presentare offerte (anche noto come ITB, Invitation To Bid) è una chiamata agli appaltatori affinché presentino le loro proposte per un progetto specifico. A tutti gli offerenti interessati vengono forniti i dettagli, le tempistiche, le specifiche e la procedura di presentazione.
Viene utilizzato quando il cliente ha già definito i risultati attesi dal progetto. L'appaltatore non propone soluzioni aggiuntive o nuovi concetti. Il fornitore sa già cosa ci si aspetta da lui.
La maggior parte degli ITB riguarda contratti a tempo determinato e con un ambito ben definito.
Fasi di un invito a presentare offerte
Il processo di offerta si articola in cinque fasi:
- Appello per offerte
- Presentazione delle offerte
- Selezione delle offerte
- Subappalto
- Stipula del contratto
Criticità nella gestione manuale delle offerte e degli ITB
Il processo di offerta è competitivo e richiede tempo e pazienza da parte dei fornitori.
Errori umani
Poiché il mercato è competitivo, come appaltatore sei sotto pressione per presentare le offerte rapidamente. E, in quel processo, potresti interpretare male o trascurare informazioni, portando a errori nell'offerta.
Dispendio di tempo
Dall'appello per offerte fino a quando ricevi un contratto dal cliente, il processo richiede tempo e potrebbe scoraggiarti dal presentare un'offerta.
Gestione dei volumi
Gli appaltatori possono ricevere un volume elevato di ITB, in particolare se operano in un mercato attivo o competitivo. Gestire manualmente questo afflusso di offerte può essere travolgente e provocare opportunità mancate.
Automatizzare la gestione delle offerte con Parseur
In qualità di OCR PDF, Parseur aiuta a semplificare il processo di gestione delle offerte per gli appaltatori. L'intuitivo sistema di analisi delle email è user-friendly e automatizza l'estrazione dei dati dalle email di invito a presentare offerte o dai PDF.
Puoi risparmiare innumerevoli ore di inserimento manuale dei dati e, Parseur può elaborare grandi volumi di testo in pochi secondi.
Perché dovresti usare Parseur per automatizzare il processo di offerta?
Come fornitore, potresti ricevere quotidianamente innumerevoli email con un invito a presentare offerte, specialmente se utilizzi un marketplace come BuildingConnected.
Esaminare quelle email e scegliere quelle per cui si desidera fare un'offerta è un'attività noiosa.
- Efficienza: Parseur riduce il tempo dedicato all'elaborazione degli ITB.
- Precisione: l'automazione di Parseur riduce l'errore umano poiché il software di analisi delle email ha un elevato grado di precisione.
- Scalabilità: man mano che la tua attività cresce, riceverai più ITB e la capacità di Parseur di gestire un numero crescente di ITB è eccezionale.
Sono un appaltatore senza competenze tecniche. Posso usare Parseur?
Assolutamente sì! Non c'è alcuna curva di apprendimento con Parseur poiché si tratta di uno strumento no-code.
Scopri tutte le funzionalità di Parseur qui.
Sono un fornitore ma non posso investire grandi somme di denaro in un software di gestione delle offerte. In che modo Parseur è conveniente?
Per cominciare, Parseur offre un piano gratuito in cui hai accesso a tutte le funzionalità per un certo numero di email. Successivamente, passerai a un piano a consumo (pay as you grow).
Parseur è fino a tre volte meno costoso di altri strumenti.
Come automatizzare il processo di gestione delle offerte?
Dopo aver effettuato la registrazione a Parseur, crea una casella di posta personalizzata per ricevere le email.
Fase 1: Creare una casella di posta ITB
Riceverai un indirizzo email personalizzato per quella casella di posta. Inoltra una delle tue email ITB a quella casella di posta.
Per automatizzare questo processo di inoltro manuale, puoi creare una regola di inoltro automatico dalla tua casella di posta personale alla casella di posta Parseur.
Fase 2: Creare un modello per le email ITB
La creazione di un modello personalizzato ti consente di addestrare Parseur scegliendo il testo che desideri estrarre.
Crea una casella di testo per tali dati e crea campi dati per essi.
Fase 3: Verificare i dati analizzati dalle email di invito a presentare offerte
Noterai che Parseur è in grado di estrarre metadati da email e documenti e gli indirizzi sono normalizzati.
Ogni volta che questa casella di posta riceve un'email, verrà elaborata automaticamente.
Cosa puoi fare con questi dati?
- Esportarli in Fogli Google utilizzando la formula predefinita di Parseur
- Inviarli a un'altra applicazione tramite le integrazioni native di Parseur (Zapier, Make, Power Automate)
Integrazione dell'automazione nel processo di offerta
L'adozione dell'automazione con Parseur potrebbe fornire agli appaltatori il vantaggio di cui hanno bisogno per vincere più offerte e aumentare la propria produttività.
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