Êtes-vous un entrepreneur ou un fournisseur qui reçoit de nombreuses invitations à soumissionner dans différents secteurs d'activité ? Le processus de gestion des appels d'offres vous prend-il beaucoup de temps ?
Ne cherchez plus ! Adoptez l'automatisation avec Parseur et gagnez du temps. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur la création de meilleures propositions et sur le gain d'appels d'offres.
Qu'est-ce qu'une invitation à soumissionner ?
Une invitation à soumissionner (également appelée IAS) est un appel lancé aux entrepreneurs pour qu'ils soumettent leurs propositions pour un projet spécifique. Tous les soumissionnaires intéressés reçoivent les détails, les délais, les spécifications et le processus de soumission.
L'IAS est utilisée lorsque le client sait déjà ce qu'il veut en termes de résultats de projet. L'entrepreneur ne propose pas de solutions supplémentaires ni de nouveaux concepts. Le fournisseur sait déjà ce que l'on attend de lui.
La plupart des IAS concernent des contrats à durée déterminée et ont une portée bien définie.
Étapes d'une invitation à soumissionner
Le processus d'appel d'offres comporte cinq étapes :
- Appel d'offres
- Dépôt des soumissions
- Sélection des soumissions
- Sous-traitance
- Formation du contrat
Difficultés rencontrées par les entrepreneurs dans la gestion manuelle des appels d'offres et le traitement des IAS
Le processus d'appel d'offres est concurrentiel et exige du temps et de la patience de la part des fournisseurs.
Erreurs humaines
Le marché étant concurrentiel, en tant qu'entrepreneur, vous êtes soumis à la pression de soumettre des offres rapidement. Ce faisant, vous risquez de mal interpréter ou de négliger des informations, ce qui peut entraîner des erreurs de soumission.
Processus chronophage
Entre le moment où vous déposez une demande de soumission et celui où vous recevez un contrat de la part du client, le processus prend du temps et peut vous décourager de soumettre une offre.
Gestion du volume
Les entrepreneurs peuvent recevoir un volume élevé d'IAS, en particulier s'ils opèrent sur un marché actif ou concurrentiel. La gestion manuelle de cet afflux d'appels d'offres peut s'avérer fastidieuse et entraîner des occasions manquées.
Automatiser la gestion des appels d'offres avec Parseur
En tant que logiciel OCR pour PDF, Parseur permet de rationaliser le processus de gestion des appels d'offres pour les entrepreneurs. Le parseur d'e-mails est convivial et automatise l'extraction de données à partir des e-mails d'invitation à soumissionner ou des PDF.
Vous pouvez gagner un temps précieux sur la saisie manuelle des données et Parseur peut traiter de gros volumes de texte en quelques secondes.
Pourquoi utiliser Parseur pour automatiser le processus d'appel d'offres ?
En tant que fournisseur, vous recevez peut-être chaque jour d'innombrables e-mails contenant une invitation à soumissionner, surtout si vous utilisez un marché tel que BuildingConnected.
Parcourir tous ces e-mails et choisir ceux pour lesquels vous souhaitez soumissionner est fastidieux.
- Efficacité : Parseur réduit le temps consacré au traitement des IAS.
- Précision : L'automatisation de Parseur réduit les erreurs humaines car le logiciel de parsing des e-mails présente un degré de précision élevé.
- Évolutivité : Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous recevrez davantage d'IAS et la capacité de Parseur à gérer un nombre croissant d'IAS est exceptionnelle.
Je suis un entrepreneur et je n'ai pas de compétences techniques. Puis-je utiliser Parseur ?
Absolument ! Il n'y a pas de courbe d'apprentissage avec Parseur car il s'agit d'un outil sans code.
Consultez toutes les fonctionnalités de Parseur ici.
Je suis un fournisseur, mais je ne peux pas investir une somme énorme dans un logiciel de gestion des appels d'offres. En quoi Parseur est-il rentable ?
Pour commencer, Parseur propose un forfait gratuit qui vous donne accès à toutes les fonctionnalités pour un certain nombre d'e-mails. Ensuite, vous passez à un forfait évolutif.
Parseur est jusqu'à trois fois moins cher que les autres outils.
Comment automatiser le processus de gestion des appels d'offres ?
Une fois que vous vous êtes inscrit à Parseur, créez une boîte aux lettres personnalisée pour recevoir les e-mails.
Étape 1 : Créer une boîte aux lettres pour les IAS
Vous recevrez une adresse e-mail personnalisée pour cette boîte aux lettres. Transférez un de vos e-mails d'IAS vers cette boîte aux lettres.
Pour automatiser ce processus de transfert manuel, vous pouvez créer une règle de transfert automatique depuis votre boîte de réception personnelle vers la boîte aux lettres Parseur.
Étape 2 : Créer un modèle pour l'e-mail d'IAS
La création d'un modèle personnalisé vous permet de former Parseur en choisissant le texte que vous souhaitez extraire.
Créez une zone de texte pour ces données et créez des champs de données pour celles-ci.
Étape 3 : Vérifier les données parsées à partir des e-mails d'invitation à soumissionner
Vous remarquerez que Parseur peut extraire les métadonnées des e-mails et des documents, et que les adresses sont normalisées.
Chaque fois que cette boîte aux lettres recevra un e-mail, celui-ci sera traité automatiquement.
Que pouvez-vous faire avec ces données ?
- Les exporter vers Google Sheets en utilisant la formule par défaut de Parseur.
- Les envoyer vers une autre application via les intégrations natives de Parseur (Zapier, Make, Power Automate).
Intégrer l'automatisation dans le processus d'appel d'offres
L'adoption de l'automatisation avec Parseur pourrait donner aux entrepreneurs l'avantage dont ils ont besoin pour remporter davantage d'appels d'offres et accroître leur productivité.
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