Czy jesteś wykonawcą lub dostawcą otrzymującym liczne zaproszenia do składania ofert w różnych branżach? Czy proces przetargowy pochłania zbyt dużo czasu i zasobów?
Odpowiedzią jest automatyzacja! Wykorzystaj Parseur, aby zautomatyzować zarządzanie przetargami. Zaoszczędzisz czas i skupisz się na przygotowaniu bardziej konkurencyjnych ofert oraz zwiększaniu skuteczności wygrywania zleceń.
Czym jest zaproszenie do przetargu?
Zaproszenie do przetargu (ang. Invitation to Bid, ITB) to oficjalne wezwanie skierowane do wykonawców lub dostawców, zachęcające ich do składania ofert na realizację konkretnego projektu. Wszyscy potencjalni oferenci otrzymują szczegółowe informacje, takie jak zakres prac, specyfikacja, terminy i wymagania dotyczące procesu składania ofert.
ITB stosuje się w sytuacjach, gdy klient jasno precyzuje, jakich rezultatów się spodziewa. W takich przypadkach wykonawca nie proponuje alternatywnych rozwiązań lub nowych koncepcji – liczy się zgodność z wytycznymi.
Przeważająca większość zaproszeń ITB dotyczy umów na czas określony o jasno zdefiniowanym zakresie prac.
Etapy procesu przetargowego
Typowy proces przetargowy obejmuje pięć etapów:
- Ogłoszenie przetargu
- Złożenie ofert
- Ocena i wybór oferty
- Podwykonawstwo (jeśli dotyczy)
- Podpisanie umowy
Wyzwania przy ręcznym zarządzaniu przetargami
Proces ubiegania się o przetargi jest wysoce konkurencyjny i wymaga od dostawców dużego zaangażowania oraz czasu.
Błędy ludzkie
Presja czasowa sprawia, że łatwo o przeoczenie istotnych szczegółów lub nieprawidłową interpretację informacji w zaproszeniach. Prowadzi to do błędów we wnioskach przetargowych, które mogą zaważyć na rezultacie.
Czasochłonność procesów
Często od wysłania oferty do zawarcia umowy upływa wiele czasu. Złożoność i liczba formalności mogą zniechęcać do udziału w przetargach lub opóźniać przygotowanie dokumentów.
Trudności w zarządzaniu dużą liczbą zaproszeń
Wykonawcy oraz dostawcy działający na konkurencyjnym rynku otrzymują liczne zaproszenia do przetargów. Ręczne przetwarzanie takiej ilości e-maili i dokumentów jest nieefektywne oraz może prowadzić do pominięcia atrakcyjnych okazji biznesowych.
Automatyzacja zarządzania przetargami z Parseur
Parseur wyposażony w OCR PDF umożliwia skuteczną automatyzację zarządzania przetargami. Parser e-maili jest prosty w obsłudze i automatycznie wyodrębnia dane z wiadomości e-mail oraz załączników PDF stanowiących zaproszenia do przetargów.
Zamiast tracić godziny na ręczne wprowadzanie danych, Parseur przekształci je w gotowe do użycia informacje w kilka sekund – nawet przy dużej ilości zgłoszeń.
Dlaczego warto korzystać z Parseur do automatyzacji przetargów?
Jako dostawca otrzymujesz codziennie dziesiątki, a nawet setki e-maili z zaproszeniami do składania ofert, szczególnie jeśli korzystasz z platform takich jak BuildingConnected.
Ręczne przeglądanie wszystkich tych wiadomości i selekcjonowanie interesujących przetargów jest uciążliwe.
- Wydajność: Parseur drastycznie skraca czas obsługi zaproszeń do przetargów.
- Precyzja: Proces automatyzacji minimalizuje ryzyko błędów, a algorytmy Parseur słyną z bardzo wysokiej dokładności.
- Skalowalność: Firma rośnie? Parseur bez problemu obsłuży większą liczbę zaproszeń do przetargów – automatycznie i bez spadku efektywności.
Jestem wykonawcą, nie mam wiedzy technicznej. Czy mogę korzystać z Parseur?
Oczywiście! Parseur to narzędzie no-code – nie musisz znać się na programowaniu, aby z niego korzystać.
Wszystkie funkcje Parseur dostępne są intuicyjnie w jednym miejscu.
Nie stać mnie na drogie oprogramowanie do przetargów. Czy Parseur to rozwiązanie opłacalne?
Tak, Parseur oferuje darmowy plan z pełnym dostępem do wszystkich funkcji (do określonej ilości e-maili). W miarę rozwoju firmy możesz łatwo przejść na plan "płać, jak rośniesz".
Parseur jest nawet do trzech razy tańszy niż inne narzędzia na rynku.
Jak zautomatyzować zarządzanie przetargami z Parseur?
Po założeniu konta w Parseur utwórz dedykowaną skrzynkę do obsługi wiadomości dotyczących przetargów.
Krok 1: Utwórz skrzynkę odbiorczą ITB
Otrzymasz unikalny adres e-mail dla swojej skrzynki Parseur. Przekaż na ten adres e-maile z zaproszeniami do przetargów.
Aby usprawnić przekazywanie, ustaw regułę automatycznego przekazywania w swojej głównej skrzynce e-mail, która będzie przesyłać wiadomości prosto do Parseur.
Krok 2: Stwórz szablon do zaproszenia przetargowego
Własny szablon pozwoli wskazać Parseur, które informacje należy wyodrębnić.
Zaznacz odpowiednie fragmenty wiadomości i przypisz je do pól danych.
Krok 3: Sprawdź wyodrębnione dane z e-maili przetargowych
Parseur automatycznie wyodrębni dane i metadane z e-maili oraz dokumentów – adresy mogą być od razu normalizowane.
Każda nowa wiadomość pojawiająca się w skrzynce będzie przetwarzana bez Twojego udziału.
Co możesz zrobić z wyodrębnionymi danymi?
- Eksportować je bezpośrednio do Google Sheets dzięki wbudowanej integracji Parseur
- Przesyłać do innych aplikacji za pomocą natywnych integracji Parseur (np. Zapier, Make, Power Automate)
Wdrożenie automatyzacji w procesie przetargowym
Automatyzacja zarządzania przetargami z Parseur pozwala wykonawcom i dostawcom osiągnąć przewagę konkurencyjną, zwiększyć efektywność i koncentrować się na rozwoju swojego biznesu, zamiast na ręcznych procesach administracyjnych.
Ostatnia aktualizacja
