Le connaissement est un document incontournable du commerce international. Cependant, son traitement et sa gestion peuvent s'avérer complexes et chronophages. Que vous soyez un professionnel de la logistique, un transitaire ou un acteur de l'import-export, l'automatisation des connaissements avec Parseur est la solution idéale pour optimiser vos workflows et gagner en efficacité.
Dans cet article, nous explorerons comment l'automatisation des connaissements peut vous aider à réduire les erreurs, éliminer les goulots d'étranglement et atteindre vos objectifs commerciaux plus rapidement.
Qu'est-ce qu'un connaissement ?
Un connaissement est un document de propriété pour les marchandises expédiées. Émis par un transporteur au destinataire ou au consignataire, il atteste de la réception des marchandises pour expédition et/ou transport.
Pourquoi automatiser le traitement des connaissements ?
Automatiser le traitement des connaissements, c'est comme automatiser n'importe quel autre processus métier : vous gagnez du temps, de l'argent et fluidifiez vos opérations logistiques. En automatisant l'extraction des données de vos connaissements, vous pouvez transférer automatiquement ces informations vers d'autres logiciels, tels que votre système comptable, votre plateforme de déclaration douanière, votre outil de suivi des expéditions ou encore votre système de notification client.
Vous hésitez encore à automatiser vos processus de connaissement ? Voici quatre avantages clés à prendre en compte :
Gain de temps précieux
Une solution entièrement automatisée vous fera économiser des heures de travail chaque jour. Vous pourrez ainsi accepter de nouvelles commandes sans attendre que les informations du connaissement soient saisies manuellement dans vos systèmes.
Réduction des coûts
L'automatisation vous permet de réduire vos coûts de deux manières principales : d'abord, elle minimise la consommation de papier et le besoin d'espace de stockage physique. Ensuite, elle permet de minimiser les erreurs qui pourraient entraîner des frais juridiques, des pénalités ou encore des clients insatisfaits.
Conformité accrue
L'automatisation démontre que vous disposez d'un processus fiable et éprouvé pour gérer vos données d'expédition. Cela contribue à garantir la conformité de vos expéditions, et de votre entreprise en général, avec les lois et réglementations en vigueur.
Sécurité renforcée
Automatiser la gestion des documents, c'est aussi automatiser le contrôle d'accès. Par exemple, avec un système de connaissement électronique, seuls l'expéditeur et le transporteur peuvent y accéder (sauf indication contraire).
« L'adoption du connaissement électronique est un pas en avant vers le renforcement de la sécurité du service logistique et des expéditions. » - Handy Shipping Guide, mars 2022
Comment automatiser le traitement des connaissements ?
Il existe plusieurs façons d'automatiser le traitement des connaissements. L'une d'elles consiste à passer au zéro papier et à numériser l'intégralité du processus. Le connaissement électronique (e-B/L) est un reçu d'expédition traçable et vérifiable électroniquement, utilisé à la place du connaissement papier. Tout est numérisé, avec un workflow transparent et un stockage dans le cloud.
"Le connaissement électronique révolutionne le secteur du transport maritime"
- CMA CGM, 2018
Cependant, cette solution reste relativement nouvelle et majoritairement utilisée par les grands expéditeurs. En réalité, la majorité des connaissements sont encore des documents papier numérisés et convertis en PDF.
Heureusement, c'est là que Parseur entre en jeu pour automatiser entièrement votre workflow de connaissement papier ou PDF.
Automatisation des connaissements avec Parseur
Notre solution de parseur de PDF est un éditeur pointer-cliquer intuitif qui vous permet d'indiquer facilement à Parseur quelles données extraire de vos connaissements. Vous pouvez envoyer le document à Parseur par e-mail ou le télécharger directement. Si vos connaissements ont des mises en page différentes, il vous suffit d'indiquer une seule fois à Parseur où trouver les données sur chacun d'eux. Ensuite, Parseur sélectionnera automatiquement le bon modèle et le traitera instantanément grâce à notre fonctionnalité de détection automatique de la mise en page.
Parseur s'appuie sur un moteur OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) avancé et des algorithmes de Machine Learning pour identifier les textes et les images dans les fichiers PDF. Notre outil d'analyse de PDF est conçu pour gérer des volumes importants et peut traiter des milliers de documents en quelques minutes !
Voici à quoi ressembleront les données extraites :
Vous pouvez télécharger les données parsées au format Excel ou CSV, ou les envoyer instantanément vers l'application ou l'entrepôt de données de votre choix via Zapier, Make et Power Automate.
Optimisation des processus de connaissement
Le connaissement est un document essentiel dans le secteur du transport et de la logistique. Le traitement manuel des connaissements est souvent source d'erreurs humaines et d'inexactitudes. L'automatisation des documents grâce aux technologies permet de résoudre ces problèmes et de faire évoluer votre entreprise vers un environnement sans papier.
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