Extraire du texte d'un fichier PDF peut s'avérer complexe, mais extraire manuellement des tableaux de ces fichiers est une tâche encore plus fastidieuse. Personne n'a de temps à perdre avec ça ! Dans cet article, nous allons explorer les meilleures méthodes pour extraire facilement des tableaux de documents PDF et les convertir automatiquement au format Excel.
Pourquoi extraire des tableaux de PDF ?
Presque toutes les organisations utilisent le format PDF comme format de document principal. Ils incorporent également fréquemment des données tabulaires, telles que les produits et les prix d'une boutique en ligne sur un document de confirmation de commande, plutôt que du texte uniquement.
Cas d'utilisation de l'extraction de tableaux PDF
L'extraction de tableaux de fichiers PDF permet aux entreprises d'exporter des données verrouillées dans des PDF. Ces données sont ensuite envoyées vers d'autres applications métier telles qu'un CRM, un ERP ou un outil logistique. La clé est de récupérer ces données rapidement et dans un format de tableau modifiable.
Traitement des factures
Dans la plupart des factures, vous trouverez une description, un taux horaire ou une quantité pour chaque article dans un tableau. Imaginez que vous êtes comptable et que vous devez extraire des données des tableaux d'innombrables factures de vos clients afin de produire des rapports ou des états financiers. Le processus de capture de données pour les factures peut être réalisé plus rapidement et sans erreur en utilisant un parseur PDF automatique.
Relevés bancaires
Montrez-nous un relevé bancaire contenant uniquement du texte ! La plupart du temps, il n'y en a pas. Les relevés bancaires contiennent généralement des transactions confidentielles au format tabulaire. De plus, la conversion manuelle des relevés bancaires de PDF en Excel peut prendre beaucoup de temps. Par exemple, si vous manquez des transactions importantes, vous devrez vérifier manuellement les relevés bancaires, ligne par ligne, par rapport aux données extraites, ce qui prend beaucoup de temps.
Connaissements (BoL)
Tout comme les factures ou les reçus, les connaissements sont des documents PDF émis par les transporteurs comme preuve de transaction. L'utilisation d'un outil d'extraction PDF est la technique la plus efficace pour automatiser les processus de connaissement, car la gestion des documents d'expédition est une tâche fastidieuse.
Confirmation de voyage
Étant l'une des industries à la croissance la plus rapide, les agences de voyages recherchent des moyens innovants de suivre les données de voyage ; par exemple, une entreprise qui souhaite suivre les déplacements de ses employés à des fins comptables et de sécurité personnelle. L'extraction de données PDF permet d'extraire des champs tels que les détails de la compagnie aérienne, les horaires des vols et les détails de l'hôtel. L'automatisation de ce processus peut aider à accéder à des données clients précieuses, à identifier les tendances et à prendre de meilleures décisions concernant l'industrie du tourisme.
Défis de l'extraction manuelle de tableaux PDF
La dernière chose que vous voulez faire lorsque vous travaillez avec des millions de fichiers PDF est d'ouvrir et d'extraire chacun d'eux manuellement. L'extraction manuelle de tableaux de PDF présente plusieurs inconvénients :
- C'est fastidieux et sujet aux erreurs
- Si vous extrayez des tableaux d'un gros document PDF, vous risquez de manquer certaines lignes
- Cela prend du temps, ce qui entraîne une baisse de productivité
- Vous devez copier manuellement les cellules une par une, sinon la mise en forme est déformée
Heureusement, il existe de puissants outils de parsing PDF comme Parseur pour automatiser l'extraction de tableaux à partir de fichiers PDF instantanément.
Jetons un coup d'œil aux meilleurs outils d'extraction de tableaux.
Meilleurs outils pour convertir des tableaux de PDF en 2024
Il est indéniable que le PDF est l'un des formats de document les plus populaires créés et utilisés par les professionnels de la création, les organisations et les individus du monde entier. Nous avons compilé le top 4 des solutions pour copier des tableaux à partir de PDF.
1. Extraction de tableau par pointer-cliquer : Parseur
Avec l'aide de l'IA, le moteur PDF robuste de Parseur peut extraire des tableaux de PDF numérisés. Parseur extrait les données de structures répétitives et peut même extraire des éléments individuels si nécessaire.
2. Extraction de tableau basique : Tabula et PDF Tables
Tabula est un outil open source gratuit créé par des journalistes pour extraire des données au format CSV ou Microsoft Excel. Il possède une interface simple et conviviale. Il offre une interface utilisateur facile à utiliser. L'outil est une excellente solution si vous êtes un développeur car un environnement Java est nécessaire pour ce programme de bureau.
PDFTables est une API d'extraction de tableaux pour convertir des PDF en Excel, HTML et XML. L'application est basée sur le cloud et vous pouvez également l'intégrer à d'autres technologies.
Cependant, ces deux solutions pourraient ne pas être la meilleure option si vous devez extraire des données de PDF numérisés car elles n'ont pas de moteur OCR. Elles sont également limitées à l'extraction de tableaux uniquement et non à l'extraction de texte. Par conséquent, si vous devez extraire d'autres données (telles que le numéro de facture, la date du rapport, le numéro de confirmation), elles ne seront pas pratiques.
3. Extraction de texte : Convertisseurs PDF en ligne
Les convertisseurs PDF en ligne, par exemple, Cloud Convert fonctionnent mieux lorsque vous devez convertir un document PDF entier sans exigences spécifiques. De plus, la majorité des convertisseurs PDF capturent les tableaux sous forme de texte, vous n'obtiendrez donc pas le bon format de données.
4. Basé sur l'IA : Nanonets
Nanonets utilise l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour l'extraction de tableaux. Il peut atteindre un niveau de précision élevé une fois que vous l'avez entraîné avec quelques dizaines d'échantillons. Cependant, la formation peut prendre un certain temps et si quelque chose n'est pas extrait correctement, vous devrez à nouveau entraîner le modèle et corriger manuellement les problèmes. De plus, il peut ne pas fonctionner correctement si vous devez extraire des éléments individuels d'un tableau complexe.
L'OCR dynamique de Parseur extraira les tableaux des PDF en quelques clics
Par rapport à Tabula ou Nanonets, Parseur dispose d'une reconnaissance optique de caractères dynamique innovante qui permet de localiser un champ spécifique lorsqu'il se déplace dans un document.
Par exemple, chaque facture peut avoir un nombre d'articles différent. Ainsi, la longueur du tableau variera en fonction du nombre d'articles dans chaque facture. Cela signifie que votre sous-total, votre remise ou votre total général peuvent se déplacer verticalement d'un document à l'autre. L'OCR dynamique vous permet de créer des étiquettes sur des morceaux de texte dans le document et de positionner les données capturées par rapport à ces étiquettes. Par exemple, en deux clics, vous pouvez indiquer à Parseur que le champ « Total » se trouve toujours à droite de l'étiquette de texte « Total général : ».
Comment extraire des tableaux de PDF ?
L'extraction des données de tableau à partir de PDF peut être effectuée en 4 étapes faciles :
- Téléchargez les PDF directement dans l'application Parseur (ou envoyez-les par e-mail)
- Créez une boîte aux lettres. Parseur est livré avec un ensemble de boîtes aux lettres spécifiques à l'industrie qui comprend un ensemble prédéfini de champs et de modèles que vous pouvez utiliser. Vous pouvez également créer une boîte aux lettres totalement personnalisée.
- Créez des modèles pour apprendre à Parseur quelles données extraire en pointant et en cliquant sur les morceaux de texte que vous souhaitez extraire des documents exemples. Parseur extraira ensuite les données d'autres documents similaires.
- Exportez les données de tableau parsées vers n'importe quelle application de votre choix comme Excel, Salesforce, Notion ou votre CRM
Consultez le didacticiel vidéo ci-dessous pour mieux comprendre comment créer un champ de tableau et convertir un tableau PDF en Excel.
Extraire un tableau de PDF vers Excel
Une fois les données du tableau extraites, vous disposez de plusieurs façons de copier un tableau de PDF vers Excel :
- Téléchargement automatique
- Via Zapier
- Via Power Automate
Si vous devez télécharger les données de tableau parsées dans une feuille Excel, cliquez simplement sur « Exporter » dans la boîte aux lettres Parseur et vous pouvez les télécharger au format CSV, XLSX ou JSON.
Capture de données de tableau effectuée automatiquement
Extraire des tableaux de fichiers PDF n'est plus un défi tant que vous utilisez le bon outil en fonction de vos besoins.
J'adore votre produit. J'ai initialement commencé avec le parseur de Zapier, puis je suis passé à mailparser.io car celui de Zapier n'avait pas les fonctionnalités dont j'avais besoin pour parser les données des tableaux. Malheureusement, j'ai également rencontré des limitations avec mailparser.io, ce qui a finalement conduit à ma transition vers votre produit. Mis à part les limitations de Mailparser.io, votre produit est meilleur dans tous les domaines, donc je suis content d'avoir fait la transition.
Questions fréquemment posées
Pouvez-vous copier un tableau d'un PDF ?
Oui ! Lorsque vous téléchargez votre PDF dans l'application Parseur, le tableau est automatiquement copié. À partir de là, vous pouvez extraire toutes les données tabulaires.
Comment copier un tableau d'un PDF dans Google Sheets ?
Parseur propose des formules par défaut que vous pouvez utiliser pour exporter les données de tableau vers Google Sheets en temps réel
Puis-je extraire du texte de PDF avec Parseur ?
Oui ! Reportez-vous à notre guide pour extraire du texte de PDF.
Si vous avez des questions sur la façon d'extraire un tableau d'un PDF, n'hésitez pas à nous contacter !
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