Attachez vos ceintures, car nous entrons dans les montagnes russes des avantages de l'automatisation de la saisie de données ! Dites adieu aux maux de tête manuels et bonjour à l'efficacité, à la précision et à une pincée de magie. Imaginez vos corvées de données se transformant en une danse bien chorégraphiée : c'est le pouvoir de l'automatisation, qui réalise les rêves du Big Data !
Qu'est-ce que l'automatisation de la saisie de données ?
L'automatisation de la saisie de données, également appelée capture automatisée de données, est le processus de collecte automatique de données. Elle est utilisée pour automatiser les tâches répétitives et stimuler la productivité. Les employés sont souvent obligés d'effectuer une saisie manuelle des données, ce qui entraîne des heures de travail prolongées. Les solutions intelligentes qui automatisent le processus de saisie de données permettent d'économiser du temps et de l'argent tout en augmentant la productivité.
L'automatisation de la saisie de données peut être utilisée pour gérer de nombreux types de données et d'applications différents. Elle peut être utilisée pour saisir des informations sur les clients, les employés, les produits et les transactions financières, entre autres.
Gary Boomer, un leader d'opinion dans le domaine des technologies comptables, pense que bientôt il y aura peu ou pas d'intervention humaine requise pour la plupart des saisies de données.
Quel est le processus d'automatisation de la saisie de données ?
Avant d'aborder le fonctionnement de l'automatisation de la saisie de données, examinons les différents types de saisie de données. L'automatisation de la saisie de données peut prendre différentes formes, telles que des documents, des formulaires ou le Web.
Documents
Il s'agit de collecter des données à partir de n'importe quel document ou e-mail. Les exemples pourraient inclure des factures PDF pour une boutique en ligne ou la réception d'e-mails d'alertes Google. Parseur et Nanonets sont des exemples de logiciels de saisie de données qui peuvent aider à automatiser le processus de saisie de données à partir de documents.
Formulaires
Ces types de données sont généralement collectés dans le but de mener des recherches ou une enquête pour capturer des informations sur les utilisateurs. Les données peuvent être analysées via Google Forms, Microsoft Forms ou de nombreux logiciels de création de formulaires disponibles.
Automatisation du navigateur
Il s'agit d'automatiser les opérations et les activités du navigateur Web sans aucune intervention manuelle. Les exemples incluent l'extraction de données Web, la vérification automatique des liens rompus ou les tests Web. Phantombuster et Puppeteer font un excellent travail dans l'automatisation des navigateurs Web.
Intégration des API d'applications
Un autre type d'automatisation de la saisie de données consiste à exporter automatiquement des données entre différentes applications. Par exemple, capturer les détails des prospects d'une plateforme immobilière et les envoyer à un CRM immobilier. Les outils d'automatisation de la saisie de données qui peuvent être utilisés ici sont Zapier et UiPath.
Le processus d'automatisation de la saisie de données pour les documents peut être résumé en cinq étapes simples.
- Téléchargement des documents : Les documents (PDF, images, fichiers numérisés) sont reçus sous forme de données brutes (données non structurées) et dans différents formats. La première étape consiste à importer ces documents dans le logiciel d'automatisation de la saisie de données.
- Prétraitement : Au cours de cette étape, le document est converti dans un format lisible par machine. Plusieurs outils tels que l'IA (Intelligence Artificielle) ou le TAL (Traitement Automatique du Langage Naturel) sont utilisés pour lire ces documents. Les données sont ensuite classées ou catégorisées en conséquence.
Les solutions automatisées d'IA remplaceront les processus manuels de saisie de données et élimineront les erreurs. » - Deep Cognition, avril 2022
- Extraction de données ou parsing de données : Selon le type de document reçu, il est traité par le biais de différentes méthodes d'extraction de données telles que l'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), l'extraction de texte ou l'annotation automatique d'images. L'outil d'extraction de données peut être formé pour extraire des informations spécifiques de ces documents.
- Validation des données : Il s'agit d'une étape facultative pour les organisations afin de vérifier l'exactitude des données et de les valider avant qu'elles ne soient exportées vers d'autres applications. Un outil de saisie de données automatisé peut facilement détecter si des données ont été modifiées ou s'il y a des doublons.
- Exporter les données extraites : Les données peuvent ensuite être téléchargées ou envoyées vers n'importe quelle application telle que Google Sheets, ERP ou CRM. Les données de sortie sont appelées données structurées et sont au format CSV, XML et JSON.
En savoir plus sur les différences entre les données non structurées, les données semi-structurées et les données structurées.
Meilleurs logiciels d'automatisation de la saisie de données en 2025
Il existe de nombreux outils et applications de saisie de données qui peuvent vous aider à rationaliser votre organisation et à augmenter la productivité de vos employés. Les outils d'automatisation de la saisie de données utilisent généralement des capacités dynamiques telles que la RPA (automatisation robotisée des processus), l'IA, l'OCR et le ML pour éliminer les erreurs de saisie manuelle de données.
« Le marché mondial des logiciels de capture de données devrait croître de 3,6 milliards de dollars entre 2021 et 2025. » - Research and Markets, juillet 2021
Voici quelques types de logiciels d'automatisation de la saisie de données que vous voudrez peut-être examiner :
Parseur
Parseur est un puissant logiciel d'automatisation de la saisie de données et un outil de parsing d'IA qui aide à éliminer les processus manuels de saisie de données.
« La saisie de données est plus rapide (instantanée !) et beaucoup plus fiable. Cela nous a aidés à coordonner les informations provenant de différentes sources d'e-mails dans une seule feuille de calcul, sans aucune saisie manuelle de notre part. » - Sean D., Cawdor Cars
Parseur est une solution pointer-cliquer ne nécessitant aucune connaissance en codage.
Nanonets
Nanonets est un outil avancé d'automatisation de la saisie de données doté de capacités d'IA et de ML (apprentissage automatique). Le principal moteur de Nanonets est l'OCR et il dispose de différents produits adaptés à des cas d'utilisation spécifiques tels que l'OCR de factures, l'OCR de passeports ou l'OCR de pièces d'identité.
Phantombuster
Phantombuster est une plateforme de web scraping tout-en-un qui automatise l'extraction de données des plateformes de médias sociaux. Vous pouvez effectuer une automatisation simple mais utile, telle que l'extraction de données à partir de profils LinkedIn.
Puppeteer
Puppeteer est une bibliothèque Node qui s'exécute sans tête et fournit une API de haut niveau pour rationaliser le développement frontal. Avec cet outil de saisie de données, vous pouvez tester des extensions sur Chrome ou extraire des données de pages Web chaque fois que quelqu'un clique sur votre page Web.
Zapier
Zapier est un outil d'automatisation sans code où vous pouvez envoyer des données d'une application à une autre ou plus instantanément. L'outil est intégré à plus de 4000 applications et propose des flux de travail simples.
UiPath
UiPath est une solution globale de saisie de données développée pour créer et déployer l'automatisation dans différentes entreprises. UiPath offre d'innombrables fonctionnalités en tant que logiciel RPA qui aident à construire de manière transparente un robot pour automatiser les processus. Cependant, l'outil peut être coûteux et vous devrez comprendre la programmation de base pour l'utiliser efficacement.
Cas d'utilisation de l'automatisation de la saisie de données
Que vous travailliez dans l'immobilier, l'assurance ou un autre secteur, l'automatisation de la saisie de données est essentielle à votre réussite. Voici quelques exemples de la façon dont la saisie automatisée de données aide actuellement les entreprises.
Immobilier
En tant qu'agence immobilière, vous recevez d'innombrables prospects immobiliers de différentes plateformes. Les prospects sont générés via le site Web, des plateformes immobilières comme Trulia ou Zillow, ou des sites Web tiers. Les informations reçues sont précieuses, mais elles se présentent sous différents formats, ce qui peut prendre du temps à parcourir.
Le marché immobilier est en plein essor et les acheteurs souhaitent que les agents répondent rapidement à leurs demandes.
Parcourir manuellement les informations des acheteurs et les saisir dans une solution CRM immobilière n'est pas une option dans un environnement aussi dynamique. Un flux de travail d'automatisation de la saisie de données permet de gagner du temps et d'accélérer la conclusion des transactions immobilières.
« L'automatisation peut faire économiser à une société immobilière commerciale entre 6 000 et 1 million de dollars par an. » - Forbes, juin 2020
Concluez plus rapidement des transactions immobilières avec Parseur.
Connaissement
Si vous travaillez dans la logistique, vous savez certainement à quel point il est fastidieux de gérer manuellement les documents d'expédition. Étant donné que le connaissement sans papier est en train de changer la donne, disposer d'un logiciel de saisie de données permettra de rationaliser les processus de connaissement.
En savoir plus sur la façon dont Parseur peut vous aider à automatiser vos flux de travail de connaissement.
Comptabilité
La saisie manuelle des données de facturation nécessite du temps et des efforts, et des erreurs peuvent se produire, en particulier pendant les saisons chargées telles que les audits. Les problèmes de qualité peuvent être résolus en automatisant le processus de saisie des données de facturation. Cela améliorera la fiabilité et vous aidera à fournir de meilleurs services comptables à vos clients. De plus, le rapprochement des factures et les rapports financiers peuvent être effectués plus rapidement et plus facilement.
Quels sont les avantages de l'automatisation de la saisie de données ?
Indéniablement, l'intégration d'un logiciel automatisé de saisie de données dans votre entreprise sera avantageuse. Examinons de plus près en quoi cela peut être bénéfique. Selon l'enquête Deloitte Global RPA de 2018, les entreprises ont constaté une augmentation de 90 % de la précision et de 92 % de la conformité après la mise en œuvre de l'automatisation de la saisie de données.
Précision
L'un des avantages les plus importants de l'automatisation de la saisie de données est la précision. L'automatisation nécessite moins d'intervention humaine avec le système ; par conséquent, il y aura moins de risques d'erreurs dans les données saisies. Il existe également un niveau de précision plus élevé avec l'automatisation, car les inexactitudes et les écarts dans les données peuvent être facilement identifiés.
« L'utilisation de méthodes d'apprentissage automatique peut grandement améliorer la précision et la vitesse de la saisie de données. » - Sage, juillet 2020
Gain de temps
L'automatisation de la saisie de données permet également de gagner du temps en réduisant le temps nécessaire pour effectuer les travaux de saisie de données. Cela signifie que les membres du personnel peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes et un travail plus significatif au lieu de saisir manuellement des données pendant des heures.
Augmenter l'efficacité
L'automatisation de la saisie de données améliore également l'efficacité en permettant aux entreprises de traiter de grandes quantités de données. Avec les méthodes manuelles de saisie de données, cela ne serait pas possible car cela prend trop de temps et entraînerait des inexactitudes. L'automatisation de la saisie de données permet aux entreprises de traiter efficacement de grandes quantités de données, ce qui leur permet de mieux comprendre les besoins de leurs clients.
Réduire les coûts opérationnels
L'automatisation de la saisie de données réduit les coûts en éliminant le besoin de saisie manuelle de données, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent. Elle permet également aux entreprises d'embaucher moins de personnes et d'utiliser leurs ressources plus efficacement. Il s'agit d'une véritable automatisation de bout en bout qui était auparavant une tâche coûteuse à réaliser.
Sécurité
Tous les outils d'automatisation de la saisie de données sont basés sur le cloud, ce qui signifie que vos données sont consolidées dans un environnement sécurisé. De plus, vous pourrez choisir quels employés auront accès à des données spécifiques. Effectuer la saisie de données sur des feuilles de calcul Excel ou sur un ordinateur de bureau signifie que les données peuvent être manipulées dans un environnement non sécurisé. La migration vers une technologie basée sur le cloud garantit que vous disposez d'une sauvegarde de vos données et qu'elles restent en sécurité et protégées sans accès non autorisé.
L'avenir de l'automatisation de la saisie de données
Les données sont au cœur de toute entreprise et les entreprises s'y appuient considérablement pour mieux comprendre le comportement de leurs consommateurs et prendre des décisions stratégiques. À ce stade, l'enregistrement de données incorrectes pourrait entraîner une mauvaise analyse des données.
Dernière mise à jour le
