Avez-vous déjà eu l'impression d'être coincé dans le film « Un jour sans fin », à revivre le cycle sans fin du traitement des factures ? Eh bien, nous sommes là pour briser cette boucle ! Découvrez comment automatiser le traitement des factures et gagnez en efficacité.
Voyons comment Parseur peut aider votre entreprise à réduire le temps consacré au traitement des factures, non pas de 50 %, ni de 75 %, mais de 100 fois, vous faisant ainsi économiser des dizaines de milliers de dollars chaque mois.
Le coût moyen du traitement d'une seule facture est de 22,75 $.. Le traitement manuel des factures coûte du temps, de l'argent et de la main-d'œuvre, sans compter les difficultés qu'il comporte. En fin de compte, vous souhaitez réduire les dépenses de main-d'œuvre et optimiser votre activité de manière plus productive.
Le marché mondial devrait représenter 550 milliards de factures par an et devrait quadrupler d'ici 2035.
Et si on vous disait qu'il existe une solution pour automatiser le traitement de vos factures, vous faire économiser une fortune et libérer de précieuses ressources ? Eh oui, nous parlons de l'intelligence artificielle, du parsing de PDF et de la reconnaissance optique de caractères.
Difficultés de la saisie manuelle des données de facturation
En termes simples, le traitement des factures consiste à saisir les détails des factures dans un système. Les factures des fournisseurs se présentent sous toutes les formes et dans tous les formats, ce qui rend la saisie des données fastidieuse. La saisie d'une facture dans un logiciel de comptabilité peut prendre plus de deux minutes.
Selon Business Insider, les processus de comptabilité fournisseurs analogiques peuvent prendre de 30 à 90 jours.
Erreurs humaines
Le traitement manuel d'un volume élevé de factures entraîne également davantage d'erreurs humaines. Par exemple, vos employés peuvent ne pas repérer les erreurs de saisie ou les fautes de frappe au moment où ils traitent une facture. Ce n'est qu'après s'être rendu compte que le bon de commande ne correspond pas à la facture que l'erreur sera découverte.
De plus, des erreurs et des problèmes de qualité de traitement surviendront lors de la saisie manuelle des factures. Les problèmes de qualité sont résolus en mettant en œuvre des contrôles ponctuels (contrôles sur un échantillon aléatoire de factures). Mais cela, bien sûr, coûte également du temps et des efforts.
Risque de fraude
Les services de comptabilité fournisseurs sont plus exposés à la fraude interne et externe. Votre personnel peut ne pas être en mesure de détecter rapidement les fraudes s'il traite des centaines de factures par jour.
Retards de paiement et doubles paiements
Les doubles paiements sont une autre erreur de saisie de données courante. Les retards de paiement sont fréquents, notamment en période de pointe comme le Black Friday ou Noël, car la saisie manuelle des données prend du temps et, si vous voulez aller plus vite, vous devrez embaucher davantage de personnel, ce qui augmentera vos coûts.
39 % des entreprises déclarent que les doubles paiements et les trop-perçus représentent plus de 1 % de leurs paiements.
Automatiser le traitement des factures vous permet de gagner beaucoup de temps tout en améliorant la qualité et la fiabilité du traitement. Un workflow automatisé met à jour vos systèmes en temps réel et réduit au minimum les contrôles ponctuels. Laissez vos collaborateurs se concentrer sur le cœur de métier de votre entreprise au lieu de passer du temps à effectuer un traitement manuel !
Qu'est-ce que le traitement automatisé des factures ?
Le traitement automatisé des factures permet aux entreprises de traiter les factures sans aucune intervention humaine. L'intégration d'un logiciel de facturation dans vos processus métier permettra d'automatiser les tâches banales.
Avantages de l'automatisation des factures
De plus en plus d'entreprises se tournent vers les logiciels de comptabilité fournisseurs automatisés afin de réduire leurs coûts et d'améliorer leur efficacité opérationnelle à long terme. Voici quelques exemples de la manière dont cela peut vous aider :
Efficacité accrue
L'automatisation de la facturation signifie que vous n'avez pas à saisir manuellement les données dans plusieurs systèmes ou à passer des heures à courir après vos clients pour obtenir leurs coordonnées bancaires. Vous pouvez également concevoir vos factures de manière à inclure toutes les informations nécessaires en un seul endroit, ce qui vous évite d'avoir à parcourir plusieurs documents pour trouver des détails.
Gains de temps et d'argent
En automatisant le traitement des factures, vous pouvez réduire le temps et l'argent consacrés au traitement des paiements et au recouvrement des factures impayées, ce qui vous permet de vous concentrer sur d'autres tâches importantes de votre entreprise. Il peut s'agir d'augmenter les ventes en proposant de nouveaux produits ou services, ou de réduire les coûts en externalisant certains aspects de votre activité.
Une étude comparative réalisée par Parseur en juin 2024 a conclu qu'en moyenne, un client de l'outil de traitement de documents Parseur économise environ 150 heures de saisie manuelle de données et environ 6 413 dollars par mois.
- Statistiques Parseur, juin 2024
Amélioration du service client et des taux de fidélisation
Les clients accordent une grande importance à la qualité du service client et sont plus enclins à faire appel à des entreprises en qui ils ont confiance et avec lesquelles ils se sentent à l'aise, c'est pourquoi la facturation automatisée contribue à leur apporter un meilleur soutien tout au long du processus de paiement.
Comment automatiser le traitement des factures ?
La saisie des données de facturation peut être automatisée de trois manières :
- Collecte et numérisation des factures au format PDF
- Extraction des données des factures selon des besoins spécifiques
- Envoi des données de facturation à un ERP ou à un autre logiciel de comptabilité
Parseur : le meilleur outil d'automatisation des factures par IA
Parseur est un extracteur de factures doté d'un puissant moteur d'IA. Utilisez l'outil de parsing de PDF pour extraire les données des factures reçues par e-mail, au format PDF, CSV ou autres pièces jointes textuelles.
Qu'est-ce que Parseur fait de mieux en tant qu'outil de facturation par IA ?
- Vous n'avez pas besoin de former le modèle d'IA par rapport aux autres outils d'IA.
- Parseur dispose de modèles prédéfinis pour des secteurs d'activité spécifiques. Parseur dispose d'un modèle pour les factures dans lequel les données sont extraites automatiquement.
- Il peut facilement extraire les données des tableaux quel que soit le nombre d'articles d'une facture, ce qui est indispensable pour le traitement des lignes de facturation.
Quels champs de données saisir dans une facture ?
Les champs à saisir dépendent de votre type d'entreprise et de la législation locale.
Les champs suivants sont généralement communs à une facture, et vous souhaiterez les saisir la plupart du temps :
- Date de la facture
- Numéro de la facture (généralement un numéro séquentiel unique identifiant la facture)
- Nom du fournisseur
- Adresse du fournisseur
- Nom du client
- Adresse du client
- Lignes de facturation contenant la description et la quantité des biens (ou des services rendus)
- Prix hors taxes
- Taux de TVA appliqué
- Montant de la TVA
- Prix total (TTC)
Les champs suivants sont généralement facultatifs et peuvent vous être demandés ou non pour le traitement de vos factures :
- Date d'échéance de la facture
- Numéro d'identification fiscale du fournisseur
- Numéro d'identification fiscale du client
- Prix unitaire des biens et services
- Adresse de livraison
- Numéro de bon de commande (n° de commande)
- Toute autre mention légale requise, termes et conditions, référence à la législation applicable, mentions légales liées au type de facture (autoliquidation, régime de la marge, autofacturation, etc.)
Comment créer votre propre outil d'automatisation des factures par IA ?
Parseur est gratuit pour commencer avec toutes les fonctionnalités disponibles.
Un workflow de traitement des factures avec Parseur comprend les étapes suivantes :
La facture est envoyée au logiciel d'automatisation des factures.
Pour ce faire, vous pouvez transférer la facture vers votre boîte aux lettres Parseur ou télécharger les factures directement dans l'application Parseur.
Les données sont extraites automatiquement de la facture.
Si vous avez besoin que des données spécifiques soient parsées, vous devez lister les champs de données corrects afin que le parseur d'IA puisse les récupérer.
Exportez vos données de facturation parsées.
Maintenant que votre boîte aux lettres est opérationnelle, vous pouvez envoyer les données extraites de vos documents où vous le souhaitez :
- Dans une feuille Google en direct qui se mettra à jour chaque fois qu'un nouvel e-mail sera traité par Parseur
- Vers des centaines d'applications comptables et de CRM grâce à notre intégration avec Zapier, Make et Power Automate
- Vers votre application personnalisée via un webhook HTTP ou une API de facturation
Automatisation du traitement des factures fournisseurs
L'intégration d'un logiciel de traitement des factures permettra non seulement d'améliorer vos processus métier, mais aussi vos relations avec vos fournisseurs et vos clients. L'automatisation des processus de facturation vous permettra d'extraire les données plus rapidement, d'accéder à des informations en temps réel et de bénéficier d'une meilleure évolutivité.
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