Un traitement efficace des factures est essentiel pour les entreprises cherchant à rationaliser leurs opérations financières, conserver des registres financiers précis et renforcer les relations avec leurs fournisseurs. Traditionnellement, la gestion des factures implique des saisies manuelles fastidieuses, des étapes de vérification et d'approbation, ce qui entraîne une augmentation des coûts opérationnels, des erreurs humaines et des délais de traitement plus longs.
Voyons comment Parseur peut aider votre entreprise à réduire le temps consacré au traitement des factures, non pas de 50 %, ni même de 75 %, mais de 100 fois ; soit des économies de dizaines de milliers de dollars chaque mois.
Le coût moyen du traitement d'une seule facture est de 22,75 $. Le traitement manuel des factures coûte du temps, de l'argent et de la main-d'œuvre, sans parler des défis à relever. À terme, votre objectif est de réduire les dépenses de personnel et d’optimiser votre activité de façon plus productive.
Le marché mondial devrait représenter 550 milliards de factures par an et devrait quadrupler d'ici 2035.
Et si nous vous disions qu'il existe un passeport en or pour automatiser le traitement de vos factures, vous faire économiser une fortune et libérer de précieuses ressources ? C'est exactement ce que nous faisons, avec l’intelligence artificielle, le parsing de PDF et la reconnaissance optique de caractères.
À retenir :
- L’extraction automatisée des données réduit considérablement les erreurs humaines, garantissant l’exactitude et la cohérence de vos documents financiers.
- Parseur offre de nombreuses options d’intégration, permettant d’envoyer instantanément les données de factures parsées vers vos applications financières, logiciels comptables ou ERP pour renforcer l'automatisation de vos workflows.
Difficultés de la saisie manuelle des données de facturation
En termes simples, le traitement des factures consiste à saisir les détails des factures dans un système. Les factures des fournisseurs se présentent sous toutes les formes et dans tous les formats, ce qui rend la saisie des données difficile. L’effort requis pour saisir une facture dans un logiciel de comptabilité peut prendre plus de quelques minutes.
Selon Business Insider, les processus de comptabilité fournisseurs analogiques peuvent prendre de 30 à 90 jours.
Erreurs humaines
Le traitement manuel d'un volume élevé de factures entraîne également davantage d'erreurs humaines. Par exemple, vos employés peuvent ne pas repérer des erreurs sur les lignes ou des fautes de frappe au moment où ils traitent une facture. Ce n'est qu'après s'être rendu compte que le bon de commande ne correspond pas à la facture que l’erreur sera découverte.
De plus, des erreurs et des problèmes de qualité surviendront lors de la saisie manuelle des factures. Les problèmes de qualité sont résolus en mettant en œuvre des contrôles ponctuels (vérifications sur un échantillon aléatoire de factures). Mais cela, bien sûr, nécessite aussi du temps et des efforts.
Risque de fraude
Les services de comptabilité fournisseurs sont plus exposés à la fraude interne et externe. Votre équipe peut ne pas être en mesure de détecter rapidement une fraude si elle traite des centaines de factures quotidiennement.
Retards de paiement et doubles paiements
Les doubles paiements sont une autre erreur de saisie courante. Les retards de paiement surviennent surtout lors des périodes de pic comme le Black Friday ou Noël, car la saisie manuelle prend du temps et, pour aller plus vite, il faut embaucher davantage de personnel, ce qui augmente les coûts.
39 % des entreprises déclarent que les doubles paiements et trop-perçus représentent plus de 1 % de leurs paiements
L’automatisation du traitement AP (comptabilité fournisseurs) économise beaucoup de temps à votre entreprise tout en améliorant la qualité et la fiabilité du processus. Un workflow automatisé mettra à jour vos systèmes en temps réel et ramènera les contrôles ponctuels à un minimum. Laissez vos collaborateurs se concentrer sur le cœur de métier de votre société au lieu de réaliser des tâches manuelles !
Qu'est-ce que le traitement automatisé des factures ?
En termes simples, le traitement automatisé des factures permet aux entreprises de traiter leurs factures sans aucune intervention humaine. L’intégration d’un logiciel de facturation dans vos process automatise toutes les tâches répétitives.
Avantages de l'automatisation des factures
De plus en plus d’entreprises se tournent vers des logiciels de comptabilité fournisseurs automatisés pour réduire leurs coûts et améliorer leur efficacité sur le long terme. Voici quelques exemples de bénéfices :
Efficacité accrue
L’automatisation de la facturation signifie que vous n’avez plus à saisir manuellement des données dans plusieurs systèmes ou à passer des heures à demander les informations de paiement à vos clients. Vous pouvez également concevoir vos factures pour inclure toutes les informations nécessaires au même endroit, évitant ainsi de devoir fouiller plusieurs documents.
Gains de temps et d'argent
En automatisant la facturation, vous réduisez le temps et l’argent dépensés sur le traitement des paiements et la relance des impayés – ce qui vous permet de vous consacrer à d’autres tâches importantes pour l’entreprise. Cela peut notamment inclure l’augmentation des ventes via de nouveaux produits ou services, ou réduire les coûts en externalisant certaines activités.
Une étude menée par Parseur en juin 2024 a conclu qu’en moyenne, un client de l’outil de traitement documentaire Parseur économise environ 150 heures de saisie manuelle et 6 413 $ chaque mois.
- Statistiques Parseur, juin 2024
Amélioration du service client et fidélisation
Les clients accordent beaucoup d’importance à la qualité de service et sont plus enclins à solliciter des entreprises de confiance et avec qui ils se sentent à l’aise. C’est pourquoi la facturation automatisée permet de leur offrir un meilleur service tout au long du processus de paiement.
Comment automatiser le traitement des factures ?
La saisie des données de facturation peut être automatisée en trois étapes :
- Collecter et scanner les factures PDF
- Extraire les données des factures selon vos besoins
- Envoyer ces données à un ERP ou à un logiciel de comptabilité
Parseur : le meilleur outil d’automatisation des factures par IA
Parseur est un extracteur de factures doté d’un puissant moteur d’IA. Utilisez le parseur PDF pour extraire les données des factures reçues par e-mail, sous forme de PDF, CSV ou toute autre pièce jointe texte.
Qu’est-ce que Parseur fait de mieux comme outil de facturation par IA ?
- Vous n’avez pas besoin de former le modèle d’IA, contrairement à d’autres outils.
- Parseur propose des boîtes mail prédéfinies pour des secteurs spécifiques. Parseur dispose par exemple d'une boîte à factures qui extrait automatiquement les données.
- Il permet d’extraire facilement les données des tableaux peu importe le nombre d’articles dans une facture, ce qui est indispensable pour le traitement des lignes de facturation.
Quels champs de données extraire d’une facture ?
Les champs à extraire dépendront de votre activité et de la législation locale.
Les champs suivants se retrouvent généralement sur une facture, il est conseillé de les capturer :
- Date de la facture
- Numéro de facture (souvent séquentiel, unique et sert à identifier la facture)
- Nom du fournisseur
- Adresse du fournisseur
- Nom du client
- Adresse du client
- Lignes avec description et quantité des biens ou services effectués
- Prix HT
- Taux de TVA appliqué
- Montant de TVA
- Montant total (TTC)
Les champs suivants sont habituellement facultatifs. Ils peuvent vous être demandés en fonction du contexte :
- Date d’échéance de la facture
- Numéro d’identification fiscale du fournisseur
- Numéro d’identification fiscale du client
- Prix unitaire des biens et services
- Adresse de livraison
- Numéro de bon de commande (n° de commande ou PO)
- Toute autre mention légale requise, conditions générales, référence à une législation, mentions spécifiques selon le type de facture (auto-liquidation, régime de la marge, auto-facturation…)
Comment créer votre propre outil d’automatisation des factures par IA ?
Parseur est gratuit pour commencer, avec toutes les fonctionnalités disponibles.
Un workflow typique de traitement de factures avec Parseur suit les étapes suivantes :
La facture est envoyée au logiciel d'automatisation des factures
Pour cela, il suffit de transférer la facture à votre boîte Parseur ou de la charger directement dans l’application Parseur.
Les données sont extraites automatiquement de la facture
Si vous avez des champs spécifiques à parser, listez-les correctement afin que le parseur d’IA puisse les repérer.
Exportez vos données de facturation parsées
Maintenant que votre boîte est opérationnelle, vous pouvez envoyer les données extraites où vous le souhaitez :
- Dans une Google Sheet dynamique se mettant à jour à chaque nouveau mail traité par Parseur
- Vers des centaines d’applications et CRM via notre intégration Zapier, Make et Power Automate
- Vers votre application personnalisée via un webhook HTTP ou une API de facturation
Automatiser le traitement des factures fournisseurs avec l'IA
Le traitement des factures est un aspect fondamental mais complexe de la gestion financière, souvent freiné par des inefficacités et des erreurs coûteuses liées au manuel. En mettant en place la solution avancée de Parseur, dopée à l’IA, les entreprises peuvent passer d’un processus manuel et sujet aux erreurs à une gestion automatisée et fluide, qui renforce l'efficacité, la fiabilité et la conformité. L'automatisation du traitement des factures avec Parseur permet non seulement d’améliorer l’efficacité opérationnelle tout en réduisant les coûts, mais aussi de permettre aux équipes financières de se concentrer sur la croissance stratégique. En accompagnant la transformation digitale, l’adoption de solutions comme Parseur garantit la pérennité à long terme, la compétitivité et l’excellence financière.
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