Daten aus PDFs in Google Drive extrahieren

Wollten Sie schon immer Daten aus PDFs extrahieren, sobald sie in einen Google Drive-Ordner hochgeladen werden? Lesen Sie weiter!

In einem früheren Integrationsartikel haben wir beschrieben, wie Sie Ihre E-Mails automatisch in Google Drive speichern. Aber wie sieht es umgekehrt aus? Was ist, wenn jedes Mal, wenn eine neue Datei in den Google Drive-Ordner hochgeladen wird, eine Dokumentenextraktion ausgelöst werden soll?

Warum Google Drive mit Parseur integrieren?

Google Drive ist für viele von uns ein Lebensretter. Es ermöglicht uns, Dokumente und Bilder zu speichern, die wir sicher mit anderen teilen können.

Nehmen wir das Beispiel, dass alle Ihre Rechnungen in einem Cloud-Ordner gespeichert werden und Sie diese PDFs an Parseur senden müssen, um die Rechnungsdaten zu extrahieren.

Natürlich können Sie die Rechnungen herunterladen und manuell in die Parseur-App hochladen. Das ist durchaus machbar, wenn Sie nur einige wenige Rechnungen im Monat haben. Aber was passiert, wenn Sie Hunderte von Rechnungen bearbeiten müssen? Sie könnten jemanden engagieren, aber das verursacht zusätzliche Kosten und ist – ganz ehrlich – eine ziemlich monotone Arbeit!

Zum Glück können Sie einen automatisierten Workflow einrichten, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Parseur-Integration mit Google Drive

Für diesen Integrationsartikel verwenden wir Google Drive, aber die gleichen Schritte können auch auf OneDrive, Dropbox oder andere Cloud-Speichertools angewendet werden.

Voraussetzungen für die Integration von Parseur mit Google Drive:

• Eine Parseur-Mailbox
• Ein Zapier-Konto
• Ein Google Drive-Konto

Bitte beachten Sie, dass Sie bereits eine Parseur-Mailbox erstellt haben sollten. Falls Sie noch kein Parseur-Konto erstellt haben, melden Sie sich unten an.

Da wir in diesem Artikel eine Rechnung als Beispiel verwenden, wäre die passende Mailbox "Rechnungen".

Schritt 1: Verbinden Sie Google Drive mit Zapier

Wir nehmen das Rechnungsbeispiel (wie im Screenshot unten), das in einem Google Drive-Ordner gespeichert ist.

Melden Sie sich bei Ihrem Zapier-Dashboard an und suchen Sie nach Integrationen für Parseur + Google Drive.

Stellen Sie sicher, dass Sie Google Drive als Auslöser „Neue Datei im Ordner“ auswählen und Parseur die Aktion „Dokument aus Datei erstellen“ ausführt. Zapier wird Sie auffordern, sich bei Ihrem Google Drive-Konto anzumelden, wo Sie den Google Drive-Ordner auswählen können, in dem Ihre PDF-Dokumente gespeichert sind.

Zapier ruft das PDF-Dokument aus diesem bestimmten Ordner ab.

Schritt 2: Verbinden Sie Parseur mit Zapier

Melden Sie sich bei Ihrem Parseur-Konto an und wählen Sie die Mailbox aus, an die Sie die PDF-Datei senden möchten.

Schritt 3: Senden Sie einen Testauslöser von Zapier an Parseur

Senden Sie einen Test-Zap von Zapier an Parseur, um sicherzustellen, dass die Rechnung automatisch an Ihre Parseur-Mailbox geschickt wurde.

Schritt 4: Überprüfen Sie, ob das Dokument an Parseur gesendet wurde

Schalten Sie den Zap ein! Von nun an wird jedes Mal, wenn dieser bestimmte Ordner eine neue Datei empfängt, diese an diese Parseur-Mailbox gesendet.

Wie Sie sehen, hat Parseur die Daten automatisch aus diesem Dokument extrahiert. Der PDF-Parser verfügt über eine vorgefertigte Vorlage zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung. Parseur kann folgende Felder aus Rechnungen extrahieren:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Lieferantendaten (Name, Adresse, Telefonnummer)
• Artikelbeschreibungen und -mengen
• Rabatt
• Steuer
• Gesamtsumme

Schritt 5: Verbinden Sie Parseur mit einem Buchhaltungstool (optional)

Sobald Ihre Daten geparst wurden, können Sie sie entweder herunterladen, um sie in eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Invoice Berry zu exportieren.

Parseur verfügt über native Integrationen mit Zapier, Make und Power automate, mit denen Sie geparste Daten senden können.