Daten aus PDFs in Google Drive automatisch extrahieren
Wenn Ihr Team PDFs in Google Drive speichert, haben Sie bereits einen Ordner voller Dokumente, die verarbeitet werden müssen. Die manuelle Methode ist, jede Datei herunterzuladen und nacheinander in ein Parsing-Tool hochzuladen. Das mag bei wenigen Dateien funktionieren, ist aber keine Lösung, wenn regelmäßig Rechnungen, Verträge oder Antragsformulare im Ordner landen.
Die automatisierte Variante nutzt Zapier, um einen Google Drive-Ordner auf neue Dateien zu überwachen. Immer wenn dort ein neues PDF erscheint, sendet Zapier die Datei automatisch an Parseur. Parseur extrahiert die von Ihnen festgelegten Felder und die Daten stehen zur Verfügung, ohne dass jemand manuell eingreifen muss.
Das gleiche Prinzip funktioniert für OneDrive, Dropbox, Box und jede andere Cloud-Speicherplattform, die einen „Neue Datei im Ordner“-Trigger für Zapier anbietet. Sie ersetzen dabei einfach den Drive-Trigger durch den entsprechenden Auslöser, während die Parseur-Aktion unverändert bleibt.
Wichtigste Erkenntnisse
Zapier überwacht einen Google Drive-Ordner auf neue Dateien und sendet jede davon automatisch zur Extraktion an Parseur. Kein manuelles Herunter- oder Hochladen nötig.
Parseur verarbeitet native PDFs, gescannte Dokumente per OCR, Bilder und Word-Dateien. Jeder unterstützte Dateityp kann per Workflow aus Drive gesendet werden.
Der Trigger lautet „Neue Datei im Ordner“ in der Google Drive-App von Zapier. Er reagiert auf jede neue Datei im überwachten Ordner, auch wenn sie von Teammitgliedern hochgeladen wurde.
Nach der Extraktion können die Daten an Google Sheets, QuickBooks, ein CRM oder jede andere App per Zapier oder Make weitergegeben werden.
Das gleiche Muster funktioniert auch für OneDrive, Dropbox und Box.
Was Sie mit dieser Integration umsetzen können
Sobald das Drive-zu-Parseur-Zap läuft, startet bei jeder neuen Datei im überwachten Ordner der komplette Extraktions- und Weiterleitungs-Workflow:
Rechnungsverarbeitung: Finanzteams teilen einen Drive-Ordner für eingehende Lieferantenrechnungen. Jedes PDF, das in den Ordner eingefügt wird, geht automatisch an Parseur. Dort werden Lieferantenname, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und Positionen extrahiert und an die Buchhaltungssoftware oder ein Tracking-Sheet weitergegeben. Siehe Leitfaden Rechnungsverarbeitung.
Vertragsextraktion: Rechts- oder Operationsteams speichern eingehende Verträge in einem Drive-Ordner. Parseur extrahiert zentrale Felder wie Vertragsparteien, Daten und Werte. Die extrahierten Daten können in ein Tracking-Sheet übernommen oder einen Freigabeprozess auslösen.
CV- und Bewerbungsmanagement: HR-Teams sammeln Lebensläufe und Bewerbungen in einem Drive-Ordner. Parseur extrahiert Bewerbername, Kontaktdaten und Fähigkeiten und überträgt sie an einen Recruiting-Tracker.
Verarbeitung gescannter Dokumentenstapel: Physische Dokumente, die in einen Drive-Ordner eingescannt werden, werden dank OCR von Parseur ohne zusätzliche Konfiguration verarbeitet. Formulare, Quittungen oder handschriftliche Rechnungen werden erkannt.
Geteilte Team-Ordner: Jedes Teammitglied kann eine Datei im überwachten Ordner ablegen, sie wird automatisch verarbeitet – ohne dass Absprachen nötig sind.
So funktioniert die Integration
Die Automatisierung besteht aus drei Schritten:
Eine neue Datei taucht im überwachten Google Drive-Ordner auf (hochgeladen von Ihnen, einem Teammitglied oder einem anderen Tool)
Zapier erkennt die neue Datei und sendet sie an Ihre Parseur-Mailbox
Parseur extrahiert die strukturierten Felder aus dem Dokument und macht die Daten für Export oder Weiterleitung verfügbar
Sie legen den Ordner in Zapier und die Extraktionsvorlage in Parseur fest. Ab dann läuft alles automatisch.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Google Drive mit Parseur via Zapier verknüpfen
Schritt 1: Google Drive als Zapier-Trigger verbinden
Melden Sie sich im Zapier-Dashboard an und erstellen Sie ein neues Zap. Suchen Sie die Integration Parseur + Google Drive.
Find the Google Drive and Parseur integration in Zapier
Wählen Sie Google Drive als Trigger-App und Neue Datei im Ordner als Trigger-Ereignis. Verbinden Sie Ihr Google Drive-Konto und wählen Sie den Ordner aus, der beobachtet werden soll.
Set Google Drive as the trigger with New File in Folder
Zapier ruft eine Beispielfile aus dem Ordner ab, um die Verbindung zu bestätigen.
Zapier pulls a sample file from your Drive folder
Schritt 2: Parseur als Aktion festlegen
Wählen Sie Parseur als Aktions-App und Dokument aus Datei erstellen als Aktions-Ereignis. Verbinden Sie Ihr Parseur-Konto und wählen Sie die Mailbox, an die die Dateien gesendet werden sollen.
Map the Drive file to your Parseur mailbox
Schritt 3: Das Zap testen
Senden Sie einen Test, um zu prüfen, ob die Datei korrekt von Drive zu Parseur übertragen wird.
Test the Zap before activating
Schritt 4: Zap aktivieren
Sobald der Test erfolgreich ist, aktivieren Sie das Zap. Fortan wird jede neue Datei, die in den beobachteten Ordner hochgeladen wird, automatisch an Parseur gesendet.
Parseur extracts the data from the file automatically
Parseur verarbeitet das Dokument und extrahiert die Felder aus Ihrer Vorlage. Bei Rechnungen sind das z. B. Lieferantenname, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Positionen, Steuer und Gesamtsumme.
Nach der Verarbeitung durch Parseur können Sie die extrahierten Daten an andere Apps weiterleiten: z.B. Export zu QuickBooks oder anderer Buchhaltungssoftware, Übertragung zu Google Sheets oder einem CRM.
Parseur verbindet sich nativ mit Zapier, Make und Power Automate. Sie können im gleichen Zap weitere Aktionsschritte hinzufügen und so die extrahierten Daten im selben Workflow an Ihre Zielanwendung senden.
Dateien nach Parseur wieder in Google Drive speichern
In diesem Artikel geht es um die eingehende Richtung: Drive löst die Extraktion in Parseur aus. Wenn Sie den umgekehrten Weg benötigen – also dass Parseur nach der Verarbeitung Originaldokumente in Google Drive speichert –, lesen Sie den Google Drive Outgoing Guide.
Kostenlose Tools für weitere Dokumenttypen
Falls Sie sehen möchten, wie eine PDF als strukturierte Daten aussieht, bevor Sie einen automatisierten Ablauf einrichten, probieren Sie diese kostenlosen Browser-Konverter aus – ganz ohne Anmeldung:
Parseur ist eine leistungsstarke Dokumentenverarbeitungssoftware, mit der Sie Daten aus E-Mails, PDFs und Dokumenten extrahieren und Ihre Arbeitsabläufe automatisieren können.
Alle Parseur-Funktionen.
Was ist Google Drive?
Google Drive ist ein Dateispeicherdienst, mit dem Sie Ihre Daten speichern und sichern können, auf die Sie jederzeit zugreifen können. Die ersten 15 GB Speicherplatz sind kostenlos.
Was ist Zapier?
Zapier ist ein Cloud-Automatisierungstool, das Apps miteinander verbindet. Sie können zwei oder mehr Apps miteinander verbinden, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, ohne Programmieren zu müssen oder sich auf Entwickler verlassen zu müssen, um die Integration zu erstellen.
Häufige Fragen zur automatischen Extraktion von Daten aus PDFs und anderen Dateien, die in Google Drive mit Parseur und Zapier hochgeladen werden.
Erstellen Sie ein Zap in Zapier, bei dem Google Drive der Trigger ist ("Neue Datei im Ordner") und Parseur die Aktion ("Dokument aus Datei erstellen"). Jedes Mal, wenn ein neues PDF im beobachteten Drive-Ordner landet, sendet Zapier es automatisch an Ihre Parseur-Mailbox. Parseur extrahiert die von Ihnen definierten Felder und die Daten stehen zum Export oder zur Weiterleitung an andere Anwendungen bereit.
Ja. Sie können jeden Ordner beobachten, auf den Ihr Google Drive-Konto Zugriff hat – einschließlich geteilten Drives und Ordnern, die Ihnen von anderen Teammitgliedern freigegeben wurden. Dadurch ist es ideal für Team-Workflows, in denen mehrere Personen Dateien in einen gemeinsamen Ordner ablegen.
Ja. Der gleiche Workflow gilt für OneDrive, Dropbox, Box und jede Cloud-Speicherplattform mit „Neue Datei im Ordner“-Trigger bei Zapier. Sie ersetzen einfach den Google Drive-Trigger durch den relevanten Cloud-Speicher-Trigger, die Parseur-Aktion bleibt unverändert.
Ja. Sie können für jeden Ordner ein separates Zap erstellen und jeweils eine andere Parseur-Mailbox auswählen. Zum Beispiel überwacht ein Zap einen Rechnungsordner und leitet die Dateien an die Rechnungs-Mailbox, während ein anderer Zap einen Vertragsordner überwacht und an die Vertrags-Mailbox mit eigener Extraktionsvorlage weiterleitet.
Ja. Make hat ein Google Drive-Modul, das einen Ordner nach neuen Dateien überwachen kann. Sie verwenden dieses als Trigger und fügen dann einen Parseur-WebHook oder HTTP-Modul als nächsten Schritt hinzu, um die Datei an Ihre Parseur-Mailbox zu senden. Make bietet sich an, wenn Sie z. B. Dateitypen je nach Dateiname oder Größe an unterschiedliche Parseur-Mailboxen weiterleiten möchten.
Verwenden Sie „Neue Datei im Ordner“ als Google Drive-Trigger-Ereignis in Zapier. Dieses wird ausgelöst, sobald eine neue Datei im von Ihnen definierten Ordner erscheint – egal ob von Teammitgliedern hochgeladen, von anderen Anwendungen erstellt oder in den Ordner verschoben. Es wird nicht ausgelöst, wenn Dateien nur bearbeitet oder umbenannt werden.
Parseur verarbeitet native PDFs, gescannte PDFs per OCR, Bilder (PNG, JPG, TIFF), Word-Dokumente und CSV-Dateien. Jeder Dateityp, den Parseur unterstützt, kann über Zapier aus Google Drive gesendet werden. Für gescannte Dokumente liest das eingebaute OCR von Parseur den Inhalt ohne weitere Konfiguration.
Sobald Parseur die Daten extrahiert hat, können Sie diese als Excel, CSV oder JSON exportieren oder per Zapier bzw. Make an andere Anwendungen weiterleiten. Häufig genutzte Folgeaktionen sind die Übertragung in Google Sheets, das Erstellen von Datensätzen in einem CRM oder Buchhaltungstool wie QuickBooks, das Versenden von Slack-Benachrichtigungen oder das Auslösen von weiteren Workflows über Zapier.
Nein. Der Zapier-Google-Drive-Trigger wird nur für neue Dateien ausgelöst, die nach Aktivierung des Zaps in den Ordner hinzugefügt werden. Wenn Sie bereits vorhandene Dateien im Ordner verarbeiten möchten, müssen Sie diese manuell an Parseur senden oder erneut hochladen, um den Zap auszulösen.
Ja, Parseur bietet einen kostenlosen Plan mit allen Funktionen bis zu einem monatlichen Dokumentenlimit. Zapier hat ebenfalls einen kostenlosen Plan, der Multi-Step-Zaps unterstützt. Sie können den vollen Workflow von Google Drive zu Parseur auf beiden Gratis-Tarifen testen.
