Daten automatisch aus PDFs extrahieren, die in OneDrive gespeichert sind
Viele Teams speichern PDFs in OneDrive: Lieferantenrechnungen in einem gemeinsamen Ordner, gescannte Formulare vom Büroscanner, Verträge, die von der empfangenden Person abgelegt werden. Die Dateien sind zwar an einem Ort, doch um an die Daten zu kommen, muss immer noch jemand jede Datei herunterladen, ein Parsing-Tool öffnen und die Extraktion manuell durchführen.
Mit dieser Integration entfällt dieser Schritt. Zapier überwacht einen OneDrive-Ordner auf neue Dateien und sendet jede automatisch an Parseur. Parseur extrahiert die von Ihnen definierten strukturierten Felder und die Daten stehen ohne manuellen Aufwand zum Export oder zur Weiterleitung in eine andere App bereit.
Da OneDrive Teil des Microsoft 365-Ökosystems ist, eignet sich Power Automate für diesen Workflow neben Zapier ebenso gut. Beide lassen sich mit Parseur verbinden und können OneDrive-Ordner auf neue Dateien überwachen. Die unten aufgeführten Schritte zeigen die Einrichtung mit Zapier, aber die Vorgehensweise in Power Automate ist identisch.
Wichtigste Erkenntnisse
Zapier überwacht einen OneDrive-Ordner und sendet jede neue Datei automatisch an Parseur. Power Automate funktioniert genauso und ist gerade für Teams, die bereits Microsoft 365 nutzen, die ideale Wahl.
Parseur verarbeitet native PDFs, gescannte Dokumente per OCR, Bilder und Word-Dateien. Jeder von Parseur unterstützte Dateityp kann über diesen Workflow von OneDrive gesendet werden.
Nach der Extraktion lassen sich die geparsten Daten an Excel Online, SharePoint, ein CRM, Google Sheets oder beliebige andere Apps per Zapier, Make oder Power Automate weiterleiten.
Das gleiche Prinzip funktioniert auch für Google Drive, Dropbox und andere Cloudspeicher mit einem Zapier-Trigger „Neue Datei im Ordner“.
Für Parseur und Zapier gibt es kostenlose Tarife.
Was Sie mit dieser Integration bauen können
Sobald die OneDrive-zu-Parseur-Verbindung eingerichtet ist, startet bei jeder neuen Datei im überwachten Ordner der komplette Extraktions-Workflow:
Rechnungsverarbeitung: Finanzteams teilen sich einen OneDrive-Ordner für eingehende Lieferantenrechnungen. PDFs im Ordner werden automatisch an Parseur geschickt, das Lieferantenname, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und Positionen extrahiert und die Daten in eine Buchhaltungssoftware oder eine Tracking-Tabelle routet. Siehe den Leitfaden zur Rechnungsverarbeitung.
Vertragsmanagement: Rechts- oder Operationsteams speichern eingehende Verträge in einem OneDrive-Ordner. Parseur extrahiert Parteien, Daten und wichtige Werte. Die extrahierten Felder können in einer Tabelle erfasst oder einen Workflow zur Prüfung in Teams oder per E-Mail auslösen.
Frachtbrief-Verarbeitung: Logistikteams laden Versanddokumente in OneDrive hoch. Parseur extrahiert automatisch Versanddetails, Empfänger und Warenbeschreibungen.
Verarbeitung gescannter Dokumente: Physische Dokumente, die nach OneDrive gescannt werden, werden durch das integrierte OCR von Parseur automatisiert verarbeitet. Formulare, Quittungen und handschriftliche Rechnungen lassen sich ohne Zusatzkonfiguration auslesen.
Geteilte Team-Ordner: Jedes Teammitglied kann eine Datei im überwachten Ordner ablegen – die weitere Verarbeitung erfolgt automatisch, ohne Abstimmungsbedarf.
So funktioniert die Integration
Eine neue Datei erscheint im überwachten OneDrive-Ordner
Zapier erkennt die neue Datei und schickt sie an Ihr Parseur-Postfach
Parseur extrahiert die strukturierten Felder aus dem Dokument und macht die Daten zum Export oder zur Weiterleitung verfügbar
Sie konfigurieren den Ordner einmalig in Zapier und das Extraktionstemplate einmalig in Parseur. Ab dann läuft der gesamte Prozess für jede neue Datei in diesem Ordner automatisch.
Schritt-für-Schritt: OneDrive mit Parseur per Zapier verbinden
Sparen Sie Zeit und Mühe mit Parseur. Automatisieren Sie Ihre Dokumente.
Erstellen Sie Ihr Parseur-Postfach und wählen Sie den Postfachtyp passend zu Ihren Dokumenten aus. Parseur hält vorgefertigte Templates für Rechnungen, Frachtbriefe und viele weitere Formate bereit. Für individuelle Dokumenttypen nutzen Sie das von KI unterstützte Standard-Postfach.
Schritt 2: OneDrive als Zapier-Trigger verbinden
Melden Sie sich bei Ihrem Zapier-Konto an und suchen Sie nach OneDrive und Parseur-Integrationen.
Eine PDF-Rechnung im OneDrive-Ordner, bereit zur VerarbeitungSuche nach der OneDrive und Parseur-Integration in Zapier
Wählen Sie OneDrive als Trigger-App und Neue Datei als Trigger-Ereignis. Verbinden Sie Ihr OneDrive-Konto und gewähren Sie Zapier Zugriff.
Verbinden Sie Ihr OneDrive-Konto mit Zapier
Wählen Sie den Ordner aus, den Sie auf neue Dateien überwachen möchten.
Wählen Sie das OneDrive-Verzeichnis
Zapier holt eine Beispieldatei aus dem Ordner, um die Verbindung zu bestätigen.
Zapier bestätigt die OneDrive-Verbindung
Schritt 3: Parseur als Aktion einstellen
Wählen Sie Parseur als Aktions-App und Dokument aus Datei erstellen als Aktions-Ereignis. Verbinden Sie Ihr Parseur-Konto und wählen Sie das Postfach aus, an das Sie die Dateien senden möchten.
Wählen Sie Ihr Parseur-Postfach als Ziel
Schritt 4: Zap testen
Senden Sie einen Test, um zu prüfen, ob die Datei korrekt von OneDrive zu Parseur übertragen wird.
Führen Sie einen Test durch, um zu prüfen, ob die Datei Parseur erreicht
Schritt 5: Zap einschalten
Sobald der Test erfolgreich war, aktivieren Sie den Zap. Jede neue Datei, die ab dann in den überwachten Ordner hochgeladen wird, wird automatisch an Parseur gesendet.
Parseur extrahiert die Daten aus der Datei automatisch
Parseur verarbeitet das Dokument mit Ihrer Extraktionsvorlage und stellt die strukturierten Felder zum Export oder zur Weiterleitung an Ihre gewünschte Anwendung bereit.
Power Automate statt Zapier verwenden
Wenn Ihr Team Microsoft 365 verwendet, empfiehlt sich Power Automate für diese Automatisierung. Es gibt native OneDrive- und SharePoint-Connectoren und direkte Integrationen mit Teams, Dynamics 365 und anderen Microsoft-Diensten. Parseur lässt sich dabei als Connector einbinden, der Extraktionsschritt bleibt identisch. Power Automate ist besonders sinnvoll, wenn Ihre Ziel-App in der Microsoft-Welt liegt. Zapier ist schneller einzurichten, wenn Sie Drittsysteme wie Google Sheets oder ein nicht Microsoft CRM anbinden möchten.
Kostenlose Tools für verwandte Dokumenttypen
Wenn Sie vor der Einrichtung des Automatisierungs-Workflows die Datenstruktur einer PDF-Datei untersuchen möchten, bieten sich diese kostenlosen Browser-Converter an:
Parseur ist eine leistungsstarke Dokumentenverarbeitungssoftware, mit der Sie Daten aus E-Mails, PDFs und Dokumenten extrahieren und Ihre Arbeitsabläufe automatisieren können.
Alle Parseur-Funktionen.
Was ist OneDrive?
Microsoft OneDrive wurde 2007 eingeführt und ermöglicht es Benutzern, ihre Dateien zu speichern, zu teilen und zu synchronisieren.
Was ist Zapier?
Zapier ist ein Cloud-Automatisierungstool, das Apps miteinander verbindet. Sie können zwei oder mehr Apps miteinander verbinden, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, ohne Programmieren zu müssen oder sich auf Entwickler verlassen zu müssen, um die Integration zu erstellen.
Was ist Power Automate?
Microsoft Power Automate (auch bekannt als Microsoft Flow) ist ein Tool, das Cloud-basierte Apps und Dienste so integriert, dass sie nahtlos miteinander interagieren. Mit Flow ist es einfach, mit Microsoft-Anwendungen (wie Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics CRM, SQL Server und mehr) zu interagieren.
Häufige Fragen zur automatischen Datenauslese aus PDFs und anderen Dateien, die in OneDrive mit Parseur hochgeladen wurden.
Richten Sie in Zapier einen Zap ein, bei dem OneDrive als Auslöser (Neue Datei) und Parseur als Aktion (Dokument aus Datei erstellen) dient. Sobald eine neue PDF-Datei in den überwachten OneDrive-Ordner gelegt wird, sendet Zapier sie automatisch an Ihr Parseur-Postfach. Parseur extrahiert die von Ihnen definierten Felder und die Daten sind sofort bereit, an andere Anwendungen weitergeleitet zu werden. Alternativ bietet Power Automate einen nativen OneDrive-Connector, der bei neuen Dateien auslösen und diese an Parseur senden kann.
Ja. Der OneDrive-Trigger von Zapier kann Ordner in Ihrem persönlichen OneDrive oder in geteilten Laufwerken überwachen, auf die Ihr Konto Zugriff hat. Für SharePoint-Dokumentbibliotheken eignet sich Power Automate meist besser, da es native SharePoint-Connectoren gibt, die direkt mit Ihrer Microsoft 365-Umgebung integriert sind.
Beides funktioniert mit Parseur. Zapier lässt sich schneller einrichten und unterstützt die größte Auswahl an Ziel-Apps. Power Automate ist besonders sinnvoll, wenn Ihr Team schon mit Microsoft 365 arbeitet und Sie OneDrive z. B. mit SharePoint, Dynamics 365, Teams oder anderen Microsoft-Diensten verbinden möchten. Beide haben kostenlose Tarife, mit denen Sie den Ablauf testen können.
Ja. Für jeden Ordner erstellen Sie einen eigenen Zap und verbinden ihn mit einem separaten Parseur-Postfach. Zum Beispiel überwacht ein Zap den Rechnungsordner und leitet die Dateien an ein Rechnungs-Postfach weiter, während ein anderer Zap den Vertragsordner überwacht, der mit einem eigenen Extraktionstemplate arbeitet.
Nein. Der OneDrive-Trigger in Zapier löst nur bei neuen Dateien aus, die nach Aktivierung des Zaps hinzugefügt wurden. Bereits vorhandene Dateien werden nicht automatisch an Parseur gesendet. Um bereits vorhandene Dateien zu verarbeiten, müssen Sie sie verschieben oder erneut hochladen, damit der Zap aktiviert wird.
Verwenden Sie „Neue Datei“ als OneDrive-Trigger-Event in Zapier und geben Sie den Ordner an, den Sie überwachen möchten. Dies wird jedes Mal ausgelöst, wenn eine neue Datei in diesen Ordner hochgeladen wird, unabhängig davon, wer sie hochgeladen hat. Das Ereignis wird nicht ausgelöst, wenn Dateien nur bearbeitet oder umbenannt werden.
Parseur verarbeitet PDF-Dateien (nativ und gescannt per OCR), Bilder (PNG, JPG, TIFF), Word-Dokumente und CSV-Dateien. Für gescannte Dokumente liest das integrierte OCR von Parseur den Inhalt ohne zusätzliche Konfiguration.
Die geparsten Daten können als Excel-, CSV- oder JSON-Datei exportiert oder über Zapier, Make oder Power Automate an andere Programme weitergegeben werden. Typische nächste Schritte: Übertrag der extrahierten Felder in Google Sheets oder Excel Online, Anlegen von Datensätzen in einem CRM oder Buchhaltungstool, Senden von Teams- oder Slack-Benachrichtigungen oder Auslösen weiterer Workflows, die Ihr Team in Zapier oder Power Automate nutzt.
Ja. Make hat ein OneDrive-Modul, das Ordner auf neue Dateien überwachen kann. Sie können dies als Auslöser verwenden und Parseur dann über Webhook oder den Parseur-Connector anbinden. Make eignet sich besonders, wenn Sie bedingte Verzweigungen benötigen oder dieselbe Datei gleichzeitig durch mehrere Verarbeitungsschritte leiten möchten.
Ja. Parseur bietet einen kostenlosen Tarif, der alle Funktionen bis zu einer monatlichen Dokumentenanzahl beinhaltet. Zapier bietet ebenfalls einen kostenlosen Plan für Multi-Step-Zaps. Auch Power Automate hat einen Free-Tarif. Sie können den vollen OneDrive-zu-Parseur-Ablauf mit jedem dieser kostenlosen Tarife testen.
