Google DriveのPDFからデータを抽出する

Google DriveフォルダにPDFがアップロードされたとき、自動的に内容のデータを抽出したいと思ったことはありませんか？この記事では、その手順をご紹介します。

以前の連携記事では、メールを自動的にGoogle Driveへ保存する方法について解説しました。しかし、逆転の発想で、Google Driveフォルダに新しいファイルがアップロードされるたびに、書類のデータ抽出をトリガーしたい場合はどうすればよいのでしょうか？

なぜGoogle DriveをParseurと連携するのか？

Google Driveは、多くの人にとってライフセーバーとも言える存在です。ドキュメントや画像を保存し、他の人と安全に共有できます。

例えば、すべての請求書がクラウドフォルダに保存されていて、それらのPDFをParseurに送りデータを抽出したい場合を考えてみましょう。

もちろん、請求書をダウンロードして手動でParseurにアップロードすることもできます。毎月請求書が数枚だけであれば、これも現実的です。しかし、何百枚もの請求書を処理しなければならない場合はどうでしょうか？人を雇う手もありますが追加コストがかかりますし、実際とても退屈な作業になるでしょう！

幸い、自動化ワークフローを作成すれば、時間もリソースも節約できます。

ParseurとGoogle Driveの連携

この記事ではGoogle Driveを例に説明しますが、同様の手順でOneDriveやDropboxなど他のクラウドストレージでも自動化が可能です。

Google DriveとParseurの連携に必要なもの：

• Parseurのメールボックス
• Zapierアカウント
• Google Driveアカウント

Parseurのメールボックスは既に作成済みである必要があります。まだParseurアカウントを作成していない場合は、以下から新規登録してください。

この記事では請求書を例としていますので、作成する正しいメールボックスは「Invoices」です。

ステップ1：Google DriveをZapierに接続

ここではGoogle Driveフォルダに保存されている請求書（下のスクリーンショット参照）を例にします。

Zapierダッシュボードにサインインし、「Parseur + Google Drive」連携を検索してください。

Google Driveを「新しいファイルがフォルダに追加されたとき」（New file in Folder）トリガーにし、Parseurのアクション「ファイルからドキュメントを作成」（Create document from file）を行うように設定します。ZapierからGoogle Driveアカウントへのログインを促されるので、該当のGoogle Driveフォルダ（PDFが保存されている場所）を選択しましょう。

Zapierはこの特定フォルダからPDFを取得します。

ステップ2：ZapierにParseurを接続

Parseurアカウントにサインインし、PDFファイルを送信したいメールボックスを選択します。

ステップ3：ZapierからParseurへテスト送信

ZapierからParseurへテストZapを送信し、請求書が自動的にParseurのメールボックスに送信されたことを確認します。

ステップ4：Parseurでドキュメント受信・確認

Zapをオンにしましょう！これ以降は、このフォルダに新しいファイルが追加されるたびに、そのファイルがParseurメールボックスへ送信されます。

ご覧のように、Parseurはこのドキュメントからデータを自動で抽出しています。PDFパーサーには請求書処理自動化向けのテンプレートがあらかじめ用意されており、以下の項目を抽出できます：

• 請求書番号
• 請求日
• 仕入先の詳細（会社名、住所、電話番号）
• 品目の説明と数量
• 割引
• 税金
• 合計金額

ステップ5：Parseurから会計ツールへデータ連携（オプション）

データ解析後は、QuickBooksやInvoice Berryなどの会計ソフトにエクスポートすることもできます。

ParseurはZapier、Make、Power automateなどとネイティブ連携しており、解析済みデータの自動送信が可能です。