Extrahera data från PDF-filer i Google Drive automatiskt
Om ditt team lagrar PDF-filer i Google Drive har du säkert redan en mapp fylld med dokument som måste bearbetas. Det manuella sättet är att ladda ner varje fil och ladda upp den till ett verktyg för tolkning – en i taget. Det fungerar för några få filer, men när fakturor, kontrakt eller ansökningsformulär dyker upp i mappen varje dag håller det inte.
Den automatiserade versionen använder Zapier för att övervaka en Google Drive-mapp efter nya filer. Varje gång en PDF dyker upp i mappen skickar Zapier den automatiskt till Parseur. Parseur extraherar de strukturerade fält du har definierat och datan är klar att exporteras eller skickas vidare till någon annan app – helt utan manuell hantering.
Samma metod gäller för OneDrive, Dropbox, Box och andra molnlagringstjänster som har Zapier-triggertypen "Ny fil i mapp". Du byter ut Drive-triggern mot lagringsleverantörens trigger och Parseur-actionen förblir densamma.
Viktiga punkter
Zapier övervakar en Google Drive-mapp efter nya filer och skickar varje fil automatiskt till Parseur för extrahering. Ingen manuell nedladdning eller uppladdning krävs.
Parseur hanterar vanliga PDF:er, skannade dokument via OCR, bilder och Word-filer. Alla filtyper Parseur stöder kan skickas från Drive med detta arbetsflöde.
Triggern är "Ny fil i mapp" i Zapier-appen för Google Drive. Den aktiveras för alla nya filer som dyker upp i den övervakade mappen, även de som laddas upp av teammedlemmar.
Efter extrahering kan den tolkade datan skickas vidare till Google Sheets, QuickBooks, ett CRM, eller andra appar genom Zapier eller Make.
Samma upplägg fungerar för OneDrive, Dropbox och Box.
Vad du kan bygga med denna integration
När Zapflödet Drive-till-Parseur körs triggar varje ny fil i den övervakade mappen hela extraktions- och vidarekopplingsflödet:
Fakturahantering: Ekonomiteamet delar en Drive-mapp för inkommande leverantörsfakturor. Varje PDF som hamnar där skickas automatiskt till Parseur, som extraherar leverantörsnamn, fakturanummer, förfallodatum och rader, och skickar vidare datan till affärssystem eller kalkylblad. Se guiden för fakturahantering.
Kontraktsextraktion: Juridik- eller driftsteamet sparar inkommande kontrakt i en Drive-mapp. Parseur extraherar viktiga fält som namn på parter, datum och värde. Datan kan exempelvis loggas i ett kalkylblad eller starta en granskningsprocess.
CV- och ansökningshantering: HR sparar CV:n och ansökningsformulär i en Drive-mapp. Parseur extraherar kandidatnamn, kontaktuppgifter och kompetenser från varje dokument och skickar vidare till ett anställningsflöde.
Skannade dokumentpartier: Fysiska dokument som skannas till Drive-mappen hanteras av Parseurs OCR utan extra inställningar. Blanketter, kvitton och handskrivna fakturor bearbetas automatiskt.
Delade teammappar: Vem som helst i teamet kan släppa en fil i övervakad mapp och den bearbetas automatiskt – inget samordningsbehov.
Så fungerar integrationen
Flödet består av tre steg:
En ny fil dyker upp i din övervakade Google Drive-mapp (uppladdad av dig, en kollega eller annat verktyg)
Zapier upptäcker filen och skickar den till din Parseur-brevlåda
Parseur extraherar de strukturerade fälten ur dokumentet och gör datan tillgänglig för export eller vidarekoppling
Du väljer mapp i Zapier och gör extraktionsmallen i Parseur. Sedan hanteras alla nya filer automatiskt.
Steg-för-steg: Koppla Google Drive till Parseur via Zapier
Steg 1: Koppla Google Drive som Zapier-trigger
Logga in på din Zapier-dashboard och skapa en ny Zap. Sök upp integrationen mellan Parseur och Google Drive.
Find the Google Drive and Parseur integration in Zapier
Ställ in Google Drive som triggersapp och välj Ny fil i mapp som trigger-event. Koppla ditt Google Drive-konto och välj vilken mapp du vill övervaka.
Set Google Drive as the trigger with New File in Folder
Zapier kommer hämta ett exempel på en fil från mappen för att bekräfta anslutningen.
Zapier pulls a sample file from your Drive folder
Steg 2: Ställ in Parseur som action
Välj Parseur som action-app och Skapa dokument från fil som action-event. Koppla ditt Parseur-konto och välj vilken brevlåda som filerna ska skickas till.
Map the Drive file to your Parseur mailbox
Steg 3: Testa Zap:en
Skicka ett test för att bekräfta att filen flyttas från Drive till Parseur på rätt sätt.
Test the Zap before activating
Steg 4: Aktivera Zap:en
När testet är godkänt – aktivera Zap:en. Från och med nu skickas varje ny fil som laddas upp i den valda mappen automatiskt till Parseur.
Parseur extracts the data from the file automatically
Parseur bearbetar dokumentet och extraherar fälten från din mall. För fakturor innebär det till exempel leverantörsnamn, fakturanummer, fakturadatum, rader, moms och totalbelopp.
Steg 5: Skicka vidare den extraherade datan (valfritt)
Efter att Parseur har bearbetat varje fil kan du vidarekoppla extraherad data till andra appar. Vanliga val är export till QuickBooks eller annat bokföringssystem, loggning till ett Google Sheets eller push till ett CRM.
Parseur kopplar direkt till Zapier, Make och Power Automate. Du kan lägga till action-steg i samma Zap för att skicka vidare datan till målappen i samma flöde.
Spara filer från Parseur tillbaka till Google Drive
Den här artikeln gäller inkommande riktning: Drive triggar extraheringen i Parseur. Om du behöver spara originaldokumenten till Google Drive efter Parseur-bearbetning, läs guiden om utgående Google Drive-integration.
Gratisverktyg för relaterade dokumenttyper
Om du vill se hur en PDF ser ut som strukturerad data innan du automatiserar, fungerar dessa gratisomvandlare direkt i webbläsaren utan konto:
Parseur är en avancerad programvara för dokumentbearbetning som extraherar text från e-post, PDF-filer och dokument och automatiserar dina arbetsflöden.
Alla funktioner i Parseur.
Vad är Google Drive?
Google Drive är en tjänst för fillagring som gör det möjligt att spara och säkerhetskopiera dina data, som du kan komma åt när som helst. De första 15 GB lagring är gratis.
Vad är Zapier?
Zapier är ett molnbaserat automatiseringsverktyg som kopplar samman appar. Du kan ansluta två eller flera appar för att automatisera repetitiva uppgifter utan att behöva koda eller anlita utvecklare för att skapa integrationen.
Vanliga frågor om att automatiskt extrahera data från PDF:er och andra filer som laddas upp till Google Drive med Parseur och Zapier.
Skapa en Zap i Zapier där Google Drive är trigger (Ny fil i mapp) och Parseur är action (Skapa dokument från fil). När en ny PDF landar i den övervakade Drive-mappen skickar Zapier den automatiskt till din Parseur-brevlåda. Parseur extraherar de fält du har definierat och datan är redo att exporteras eller skickas vidare till andra appar.
Ja. Du kan övervaka alla mappar som ditt Google Drive-konto har åtkomst till, inklusive delade enheter och mappar som delas med dig av andra i teamet. Det gör den här lösningen användbar för teamworkflows där flera personer släpper dokument i en gemensam mapp.
Ja. Samma arbetsflöde gäller för OneDrive, Dropbox, Box och alla lagringstjänster som har Zapier-integration med en "Ny fil i mapp"-trigger. Du byter bara ut Google Drive-triggaren mot lagringstjänstens trigger, och Parseur-actionen är densamma.
Ja. Du kan skapa olika Zap:ar för varje mapp och peka varje på olika Parseur-brevlådor. Exempel: en Zap övervakar mappen för fakturor och skickar filer till mailboxen för fakturor, medan en annan Zap övervakar kontraktsmappen och skickar till en mailbox med annan extraktionsmall.
Ja. Make har en Google Drive-modul som kan övervaka en mapp efter nya filer. Använd den som trigger och lägg till en Parseur-webhook eller HTTP-steg för att skicka filen till din Parseur-brevlåda. Make passar särskilt bra om du behöver villkorad vidarekoppling – till exempel skicka olika filtyper till olika Parseur-brevlådor baserat på filnamn eller storlek.
Använd "Ny fil i mapp" som Google Drive-trigger i Zapier. Detta aktiveras varje gång en ny fil dyker upp i mappen du anger, inklusive filer som laddas upp av andra i teamet, filer som skapas av andra appar eller filer som flyttas till mappen. Den aktiveras inte om filer bara redigeras eller byter namn.
Parseur hanterar vanliga PDF:er, skannade PDF:er via OCR, bilder (PNG, JPG, TIFF), Word-dokument och CSV-filer. Alla filtyper Parseur stöder kan skickas från Google Drive via Zapier. För skannade dokument läser Parseurs inbyggda OCR av innehållet utan extra konfiguration.
När Parseur har extraherat datan kan du exportera den som Excel, CSV eller JSON, eller skicka den till andra appar via Zapier eller Make. Vanliga nästa steg är att logga extraherade fält till Google Sheets, skapa poster i CRM eller bokföringssystem som QuickBooks, skicka Slack-notiser, eller trigga valfritt arbetsflöde ditt team kör i Zapier.
Nej. Google Drive-triggern i Zapier aktiveras bara för nya filer som dyker upp efter att Zap:en startats. Om du vill processa filer som redan ligger där måste du skicka dem till Parseur manuellt eller ladda upp dem på nytt för att trigga Zap:en.
Ja. Parseur har ett gratisabonnemang som inkluderar alla funktioner upp till en månatlig dokumentgräns. Zapier har också en gratisplan som stöder flerstegs-Zaps. Du kan testa hela Google Drive till Parseur-flödet med båda gratistjänsterna.
