Extrahera data från PDF-filer i Google Drive

Har du någonsin önskat att kunna extrahera data från PDF-filer så snart de laddas upp i en mapp på Google Drive? Läs vidare så visar vi hur du gör!

I en tidigare integrationsartikel visade vi hur du automatiskt sparar dina e-postmeddelanden till Google Drive. Men vad händer om du vill göra det omvända – att trigga dataextrahering varje gång en ny fil laddas upp i en Google Drive-mapp?

Varför integrera Google Drive med Parseur?

Google Drive har blivit ovärderlig för många, eftersom den låter dig lagra och dela dokument och bilder på ett säkert sätt.

Tänk dig ett scenario där alla dina fakturor sparas i en molnmapp och du vill extrahera data från PDF-filerna i Google Drive med Parseur.

Visst, du kan ladda ner fakturorna manuellt och sedan ladda upp dem till Parseur. Det fungerar om du bara hanterar några få dokument varje månad. Men när volymen ökar till hundratals fakturor blir manuellt arbete både tidsödande och kostsamt. Att anställa någon för detta blir snabbt en onödig utgift – och arbetet är dessutom monotont.

Det finns lyckligtvis ett bättre sätt: automatisera hela processen och spara både tid och resurser!

Parseur-integration med Google Drive

I den här guiden använder vi Google Drive som exempel, men samma metod kan tillämpas på OneDrive, Dropbox och de flesta andra molntjänster.

Följande krävs för att integrera Parseur med Google Drive och extrahera data automatiskt från PDF-filer:

• En Parseur-brevlåda
• Ett Zapier-konto
• Ett Google Drive-konto

Du ska redan ha skapat en Parseur-brevlåda innan du påbörjar integrationen. Om du saknar ett Parseur-konto, kan du snabbt registrera dig nedan.

Vi använder fakturor som exempel, så du bör skapa en mailbox av typen "Fakturor".

Steg 1: Anslut Google Drive med Zapier

I exemplet nedan finns en faktura sparad i en specifik Google Drive-mapp.

Logga in på din Zapier-dashboard och sök upp Parseur + Google Drive integrationen.

Välj Google Drive som trigger, "Ny fil i mapp", och ange att Parseur ska "Skapa dokument från fil". Zapier kommer att be dig logga in på ditt Google Drive-konto så att du kan välja rätt mapp där PDF-filerna sparas.

Zapier hämtar PDF-filen direkt från den valda mappen.

Steg 2: Anslut Parseur med Zapier

Logga in på ditt Parseur-konto och välj vilken brevlåda du vill använda för de inskickade PDF-filerna.

Steg 3: Skicka ett testtrigger från Zapier till Parseur

Skicka ett test-Zap från Zapier till Parseur för att försäkra dig om att fakturan skickas automatiskt till din Parseur-brevlåda.

Steg 4: Kontrollera att dokumentet skickats till Parseur

Nu kan du aktivera din Zap! Från och med nu skickas varje PDF som laddas upp i den valda Google Drive-mappen vidare till din Parseur-brevlåda.

Observe hur Parseur automatiskt har extraherat informationen från PDF-dokumentet. PDF-tolken har en mall för att automatisera fakturahantering. Parseur kan extrahera flera viktiga fält från fakturor, bland annat:

• Fakturanummer
• Fakturadatum
• Leverantörsuppgifter (namn, adress, telefonnummer)
• Artiklar och kvantiteter
• Eventuell rabatt
• Moms
• Totalbelopp

Steg 5: Koppla Parseur till bokföringssystem (valfritt)

När du har extraherat data från PDF-filen går det snabbt att exportera och använda informationen i exempelvis QuickBooks eller Invoice Berry.

Parseur har inbyggda integrationer med Zapier, Make och Power automate, så du enkelt kan skicka den extraherade datan vidare till dina affärssystem eller andra verktyg.