Estrarre i dati dai PDF in Google Drive

Hai mai desiderato estrarre dati dai PDF non appena vengono caricati in una cartella di Google Drive? Continua a leggere!

In un precedente articolo di integrazione, abbiamo descritto come salvare automaticamente le email su Google Drive. Ma cosa succede nel caso opposto? Cosa fare se hai bisogno di attivare un'estrazione documentale ogni volta che viene caricato un file nuovo in una cartella di Google Drive?

Perché integrare Google Drive con Parseur?

Google Drive è un vero salva-vita per molti di noi; permette di archiviare i nostri documenti e immagini e condividerli rapidamente e in modo sicuro con altre persone.

Immagina di avere tutte le tue fatture archiviate in una cartella cloud e ti serva inviare questi PDF a Parseur per estrarre i dati della fattura.

Naturalmente, puoi scaricare le fatture e caricarle manualmente nell'app Parseur. È una soluzione fattibile se hai solo poche fatture al mese. Ma cosa succede quando devi gestire centinaia di fatture? Puoi assumere qualcuno per farlo al posto tuo, ma sarebbe un costo aggiuntivo e, ad essere sinceri, un'attività piuttosto noiosa!

Fortunatamente, puoi creare un flusso di lavoro automatizzato che ti farà risparmiare tempo e risorse.

Integrazione di Parseur con Google Drive

Per questa guida all'integrazione useremo Google Drive, ma gli stessi passaggi possono essere applicati anche a OneDrive, Dropbox o qualsiasi altro strumento di archiviazione cloud.

Requisiti per integrare Parseur con Google Drive:

• Una mailbox Parseur
• Un account Zapier
• Un account Google Drive

Ricorda che dovresti aver già creato una mailbox Parseur. Se non hai ancora un account Parseur, iscriviti qui sotto.

Poiché in questo esempio utilizziamo una fattura, la mailbox da creare sarà "Fatture".

Passaggio 1: Collega Google Drive con Zapier

Prendiamo come esempio una fattura (vedi schermata qui sotto) salvata in una cartella di Google Drive.

Accedi alla dashboard di Zapier e cerca le integrazioni Parseur + Google Drive.

Assicurati di selezionare Google Drive come trigger "Nuovo file nella cartella" e Parseur compirà l'azione "Crea documento da file". Zapier ti chiederà di accedere al tuo account Google Drive e scegliere la cartella in cui sono salvati i tuoi documenti PDF.

Zapier recupererà il documento PDF da questa cartella specifica.

Passaggio 2: Collega Parseur a Zapier

Accedi al tuo account Parseur e scegli la mailbox in cui desideri ricevere il file PDF.

Passaggio 3: Invia un trigger di prova da Zapier a Parseur

Invia uno Zap di prova da Zapier a Parseur per assicurarti che la fattura sia stata inviata automaticamente alla tua mailbox Parseur.

Passaggio 4: Verifica che il documento sia stato inviato a Parseur

Attiva lo Zap! Da questo momento in poi, ogni volta che questa cartella riceverà un nuovo file, verrà inviato automaticamente a questa mailbox Parseur.

Come puoi vedere, Parseur ha estratto automaticamente i dati dal documento. Il parser PDF dispone di un template già pronto per automatizzare l'elaborazione delle fatture. Parseur può estrarre i seguenti campi dalle fatture:

• Numero di fattura
• Data della fattura
• Dati del fornitore (nome, indirizzo, numero di telefono)
• Descrizione degli articoli e quantità
• Sconto
• Imposta
• Totale complessivo

Passaggio 5: Collega Parseur a un software di contabilità (opzionale)

Una volta che i tuoi dati sono stati analizzati, puoi scaricarli ed esportarli su un software di contabilità come QuickBooks o Invoice Berry.

Parseur ha integrazioni native con Zapier, Make e Power Automate per l'invio dei dati estratti.