Estrarre dati dai PDF in Google Drive automaticamente
Se il tuo team archivia PDF in Google Drive, hai già una cartella piena di documenti da elaborare. L'approccio manuale prevede di scaricare ciascun file e caricarlo uno per volta su uno strumento di parsing. Va bene per pochi file, ma non regge quando ogni giorno ricevono nuove fatture, contratti o moduli nella cartella.
La versione automatica usa Zapier per monitorare una cartella di Google Drive in cerca di nuovi file. Ogni volta che un PDF appare in quella cartella, Zapier lo invia automaticamente a Parseur. Parseur estrae i campi strutturati che hai definito e i dati sono subito pronti per essere esportati o inviati ad altre app, senza che nessuno intervenga.
Lo stesso approccio funziona con OneDrive, Dropbox, Box e qualsiasi altra piattaforma cloud con un trigger Zapier "Nuovo file nella cartella". Basta sostituire il trigger Drive con quello della piattaforma cloud e l'azione Parseur non cambia.
Punti chiave
Zapier monitora una cartella Google Drive per nuovi file e invia ciascuno automaticamente a Parseur per l'estrazione dei dati. Nessun download o upload manuale necessario.
Parseur gestisce PDF nativi, documenti scansionati tramite OCR, immagini e file Word. Qualsiasi formato supportato da Parseur può essere inviato da Drive tramite questo workflow.
Il trigger è "Nuovo file nella cartella" nell'app Google Drive di Zapier. Si attiva per qualsiasi nuovo file che compare nella cartella monitorata, anche quelli caricati da colleghi.
Dopo l'estrazione, i dati analizzati possono essere inviati a Google Sheets, QuickBooks, un CRM, o qualsiasi altra app tramite Zapier o Make.
Lo stesso schema funziona per OneDrive, Dropbox e Box.
Cosa puoi creare con questa integrazione
Una volta attivo lo Zap Drive-Parseur, ogni nuovo file nella cartella monitorata farà partire il flusso completo di estrazione e routing:
Elaborazione fatture: I team amministrativi condividono una cartella Drive per le fatture fornitori in arrivo. Qualsiasi PDF inserito nella cartella viene automaticamente inviato a Parseur, che estrae nome del fornitore, numero e scadenza fattura, voci e importi, per poi inviare i dati al software di contabilità o a un foglio di tracciamento. Consulta la guida all'elaborazione fatture.
Estrazione contratti: I team legali o operations archiviano i contratti in una cartella Drive. Parseur estrae i campi chiave (nomi delle parti, date, importi). I dati possono essere registrati su un foglio di monitoraggio o avviare un workflow di revisione.
Elaborazione CV e candidature: I team HR raccolgono curriculum e moduli compilati in una cartella Drive. Parseur estrae da ogni file nome, contatti, competenze e inoltra i dati a un tracciatore di selezione.
Batch di documenti scansionati: Documenti fisici scansionati in una cartella Drive vengono processati da OCR Zonale di Parseur senza alcuna configurazione extra. Sono supportati moduli, ricevute, fatture scritte a mano.
Cartelle condivise di team: Qualsiasi membro del team può inserire un file nella cartella monitorata e verrà elaborato in automatico, senza coordinamento.
Come funziona l'integrazione
Il flusso si compone di tre passaggi:
Un nuovo file compare nella cartella Google Drive monitorata (caricato da te, un collega o uno strumento)
Zapier rileva il nuovo file e lo invia alla tua mailbox Parseur
Parseur estrae i campi strutturati dal documento e rende i dati subito disponibili per esportazione o instradamento
Configuri la cartella su Zapier e il template di estrazione in Parseur. Dopo di che, ogni nuovo file viene gestito senza ulteriori interventi manuali.
Passo dopo passo: collega Google Drive a Parseur tramite Zapier
Passaggio 1: Collega Google Drive come trigger Zapier
Accedi alla dashboard di Zapier e crea un nuovo Zap. Cerca l'integrazione tra Parseur e Google Drive.
Trova l'integrazione Google Drive-Parseur su Zapier
Imposta Google Drive come app trigger e scegli Nuovo file nella cartella come trigger event. Collega il tuo account Google Drive e seleziona la cartella che vuoi monitorare.
Imposta Google Drive come trigger con Nuovo file nella cartella
Zapier recupererà un file di esempio dalla cartella per confermare la connessione.
Zapier preleva un file di esempio dalla tua cartella Drive
Passaggio 2: Imposta Parseur come azione
Scegli Parseur come app azione e Crea documento da file come evento di azione. Collega il tuo account Parseur e scegli la mailbox dove inviare i file.
Mappa il file Drive sulla tua mailbox Parseur
Passaggio 3: Prova lo Zap
Invia un test per confermare che il file venga trasferito correttamente da Drive a Parseur.
Prova lo Zap prima di attivarlo
Passaggio 4: Attiva lo Zap
Una volta che il test ha successo, attiva lo Zap. Da questo momento, ogni nuovo file caricato nella cartella monitorata verrà inviato automaticamente a Parseur.
Parseur estrae i dati dal file automaticamente
Parseur elabora il documento ed estrae i dati dal tuo template. Per una fattura, saranno inclusi nome fornitore, numero e data fattura, voci e importi, tasse e totale.
Passaggio 5: Instrada i dati estratti (opzionale)
Dopo che Parseur elabora ogni file, puoi inviare i dati estratti ad altre app. Opzioni comuni: esportazione su QuickBooks o su un altro gestionale, archiviazione in un foglio Google Sheets o invio a un CRM.
Parseur si integra nativamente con Zapier, Make e Power Automate. Puoi aggiungere step di azione allo stesso Zap per inviare i dati alla destinazione nel medesimo flusso.
Salvare i file da Parseur su Google Drive
Questo articolo descrive il flusso in ingresso: Drive attiva l’estrazione su Parseur. Se invece vuoi il contrario — far sì che Parseur salvi i documenti originali su Google Drive dopo l’elaborazione — leggi la guida per esportare i file su Google Drive.
Strumenti gratuiti per tipi di documenti correlati
Vuoi vedere come appare un PDF come dati strutturati prima di automatizzare il flusso? Questi convertitori gratuiti funzionano direttamente dal browser senza account:
Parseur è un potente software di elaborazione documenti che estrae dati da email, PDF e altri documenti per automatizzare i tuoi flussi di lavoro.
Scopri tutte le funzionalità di Parseur
Cos'è Google Drive?
Google Drive è un servizio di archiviazione file che ti permette di salvare ed eseguire il backup dei tuoi dati, accessibili in qualsiasi momento. I primi 15 GB di spazio di archiviazione sono gratuiti.
Cos'è Zapier?
Zapier è una piattaforma di automazione cloud che connette diverse applicazioni. Puoi collegare due o più app per automatizzare attività ripetitive senza scrivere codice o dipendere da sviluppatori per creare l'integrazione.
Domande comuni sull'estrazione automatica dei dati da PDF e altri file caricati su Google Drive usando Parseur e Zapier.
Crea uno Zap su Zapier dove Google Drive è il trigger ("Nuovo file nella cartella") e Parseur è l'azione ("Crea documento da file"). Quando un nuovo PDF arriva nella cartella monitorata, Zapier lo invia automaticamente alla tua mailbox Parseur. Parseur estrae i campi che hai definito e i dati risultanti sono disponibili per l'esportazione o per essere inviati ad altre applicazioni.
Sì. Puoi monitorare qualsiasi cartella a cui il tuo account Google Drive ha accesso, incluse le unità condivise e le cartelle condivise con te da altri membri del team. Questo è ideale per i flussi di lavoro collaborativi dove più persone inseriscono documenti in una cartella comune.
Sì. Lo stesso flusso di lavoro si applica a OneDrive, Dropbox, Box e a qualsiasi piattaforma di archiviazione cloud che abbia un'integrazione Zapier con trigger "Nuovo file nella cartella". Ti basta sostituire il trigger di Google Drive con quello della piattaforma cloud desiderata e l'azione Parseur rimane invariata.
Sì. Puoi creare uno Zap separato per ogni cartella e indirizzare ciascuno verso una mailbox Parseur diversa. Ad esempio, uno Zap può monitorare la cartella delle fatture e inviare i file alla mailbox delle fatture, mentre un altro può monitorare la cartella dei contratti e inviare i file a una mailbox dei contratti con un template di estrazione differente.
Sì. Make offre un modulo Google Drive che può monitorare una cartella per nuovi file. Puoi usarlo come trigger, seguitato da un modulo webhook o HTTP Parseur come prossimo step per inviare il file alla tua mailbox Parseur. Make è ideale se hai bisogno di routing condizionale, ad esempio per inviare tipi di file diversi a mailbox Parseur differenti in base al nome o alla dimensione del file.
Usa "Nuovo file nella cartella" come evento trigger di Google Drive in Zapier. Questo si attiva ogni volta che un nuovo file appare nella cartella specificata, inclusi file caricati da altri membri del team, file creati da altre app o file spostati nella cartella. Non si attiva per file solo modificati o rinominati.
Parseur gestisce PDF nativi, PDF scansionati tramite OCR, immagini (PNG, JPG, TIFF), documenti Word e file CSV. Qualsiasi tipo di file supportato da Parseur può essere inviato da Google Drive tramite Zapier. Per i documenti scansionati, l'OCR integrato di Parseur legge il contenuto senza configurazioni aggiuntive.
Una volta che Parseur ha estratto i dati, puoi esportarli come Excel, CSV o JSON, oppure inviarli ad altre app tramite Zapier o Make. Azioni comuni includono registrare i campi estratti su Google Sheets, creare record in un CRM o in un software di contabilità come QuickBooks, inviare notifiche Slack o attivare qualsiasi altro flusso di lavoro supportato da Zapier.
No. Il trigger Google Drive di Zapier si attiva solo per i nuovi file aggiunti dopo l'attivazione dello Zap. Se hai già file nella cartella che vuoi processare, dovrai inviarli manualmente a Parseur o ricaricarli per attivare lo Zap.
Sì. Parseur offre un piano gratuito che include tutte le funzionalità fino a un certo limite mensile di documenti. Zapier ha un piano gratuito che supporta Zap multi-step. Puoi testare l'intero flusso Google Drive-Parseur su entrambi i livelli gratuiti.
