Verkaufsbelege in QuickBooks automatisch aus PDF-Rechnungen erstellen

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie mit Parseur automatisch Verkaufsbelege in der Buchhaltungssoftware QuickBooks aus PDF-Rechnungen erstellen können.

Manuelle Dateneingabe-Aufgaben kosten Stunden und hemmen Wachstum und Produktivität. In der Vergangenheit wurde das Eintragen von Rechnungsdaten in QuickBooks manuell erledigt. Mit zunehmendem Wachstum Ihres Unternehmens steigt jedoch auch das Volumen der Rechnungen. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine PDF-Rechnung von einem Lieferanten – wäre es nicht einfacher, wenn es einen automatisierten Workflow gäbe, um die Verkaufsbelege automatisch in QuickBooks zu erstellen?

Warum sollten Sie Ihre QuickBooks-Buchhaltung automatisieren?

Nehmen wir Clark Kent als Beispiel. Er arbeitet in einer Buchhaltungsfirma und muss täglich Verkaufsbelege aus Rechnungen erstellen. Die PDFs der verschiedenen Kundengruppen liegen in unterschiedlichen Formaten vor, und Clark muss Hunderte von Rechnungen manuell überprüfen. Um die Verkaufsbelege zu erstellen, muss er die Informationen aus der Rechnung in QuickBooks eingeben.

Wenn Sie Buchhalter sind, können Sie sich mit dieser Situation bestimmt identifizieren. Dieser Prozess ist mühsam und, ehrlich gesagt, langweilig!

Was wäre, wenn Sie den Rechnungsprozess automatisieren könnten?

Durch automatisierte Rechnungsverarbeitung können Sie Daten automatisch aus PDF-Rechnungen extrahieren. Anstatt zum Beispiel das "Rechnungsdatum" manuell zu kopieren und in QuickBooks einzutragen, können Sie eine Workflow-Automatisierung einrichten, bei der die Daten geparst und in Echtzeit an QuickBooks gesendet werden.

Vorteile der automatisierten PDF-Rechnungsextraktion nach QuickBooks Online

Die Bearbeitung von PDF-Dateien von Hand kostet Zeit, aber die Kombination aus QuickBooks Online und Parseur kann den Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe reduzieren und die Produktivität steigern.

Keine menschlichen Fehler

Es versteht sich von selbst, dass die Nutzung eines automatisierten Systems menschliche Fehler erheblich reduziert. Fehler und doppelte Einträge bei der Rechnungserfassung werden vermieden, da bereits ein kleiner Fehler im Abrechnungsprozess Millionenverluste verursachen kann.

Kosteneffizienz führt zu höherer Rentabilität

Es ist schwierig, den Überblick über eingehende Rechnungen im PDF-Format zu behalten. Der Verlust solcher Dokumente kann zu verspäteten Zahlungen führen. Mit Parseur steht Ihnen automatisch ein Prozess zur Verfügung, sobald eine PDF-Rechnung in Ihrem Posteingang eintrifft.

Datensicherheit und Genauigkeit

Bei der manuellen Datenerfassung können Ungenauigkeiten auftreten, und die Einhaltung der Datensicherheit ist nicht garantiert. Durch die Integration von QuickBooks, Parseur und Zapier werden Daten verschlüsselt und auf dem Cloud-Server gespeichert.

Schritte zur Integration von QuickBooks mit Parseur

Parseur ist ein leistungsstarkes PDF-Extraktionstool mit einer optischen Zeichenerkennung (OCR). Parseur kann Daten aus Rechnungen in wenigen Sekunden extrahieren und die geparsten Daten sofort über Zapier an QuickBooks exportieren.

Was Sie benötigen:

• Ihr QuickBooks-Konto
• Ein Parseur-Konto
• Ein Zapier-Konto

So wird es funktionieren:

• Sie erhalten eine PDF-Rechnung, die sofort per Upload oder E-Mail an Ihren Parseur-Posteingang gesendet wird.
• Parseur extrahiert spezifische Informationen aus der Rechnung, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundenname und Artikeldetails.
• Sie richten einen Workflow zwischen Parseur, Zapier und QuickBooks Online ein.
• Jedes Mal, wenn Parseur eine PDF-Rechnung erhält, wird sie automatisch an QuickBooks gesendet.

Schritt 1: Kostenlos registrieren und Parseur-Posteingang erstellen

Parseur ist dauerhaft und für eine begrenzte Anzahl von E-Mails pro Monat komplett kostenlos nutzbar – alle Funktionen sind aktiviert. Wählen Sie die Option "Rechnungen", damit PDFs automatisch verarbeitet werden können.

Schritt 2: Laden Sie Ihre Rechnung in den Parseur-Posteingang hoch

Sie können die PDF-Rechnungen entweder direkt in die Parseur-App hochladen oder per E-Mail zusenden. Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Rechnungen per E-Mail weiterzuleiten, empfehlen wir, eine Regel für die automatische Weiterleitung zu erstellen.

Schritt 3: Extrahieren Sie Rechnungsdaten mit KI

Unsere KI-Engine ist für die automatische Extraktion von Rechnungsdaten trainiert – ganz ohne menschliches Zutun.

Die geparsten Ergebnisse sehen beispielsweise so aus:

Schritt 4: Senden Sie extrahierte Rechnungsdaten aus PDF an QuickBooks

Sie können die geparsten Daten an jede beliebige Anwendung senden, indem Sie die native Integration mit Zapier nutzen. Gehen Sie zu "Export", klicken Sie auf "Zapier" und suchen Sie nach QuickBooks Online.

Hinweis: Sie benötigen bereits ein Zapier- und ein QuickBooks-Konto.

Sobald Sie auf "Diesen Zap verwenden" klicken, werden Sie zu Ihrem Zapier-Dashboard weitergeleitet.

Parseur mit Zapier verbinden

Wählen Sie das Parseur-Postfach sowie das richtige Auslöseereignis "Neues Dokument verarbeitet (mit Listenelementen)", damit Zapier auf die extrahierten Daten zugreifen kann.

QuickBooks mit Zapier verbinden, um Ihren Verkaufsbeleg zu erstellen

Nach der Verbindung können Sie die Datenfelder mithilfe der von Parseur extrahierten Daten anpassen, um den Verkaufsbeleg in QuickBooks zu erstellen.

Schritt 5: Senden Sie einen Test von Zapier an QuickBooks

Testen Sie die Integration und schalten Sie den Zap ein!

Ab sofort wird jede an dieses Postfach gesandte PDF-Rechnung automatisch extrahiert und ein neuer Verkaufsbeleg erzeugt. Wenn Sie Fragen zur Integration von Parseur mit QuickBooks Online haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!