PDF-Rechnung zu QuickBooks: Automatisierung für Ihr Unternehmen

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie mit Parseur automatisch Verkaufsbelege in QuickBooks aus Ihren PDF-Rechnungen erstellen können.

Manuelle Dateneingaben kosten Zeit und hemmen Wachstum und Produktivität. Lange Zeit war die Eingabe von Rechnungsdaten in QuickBooks ein manueller Prozess. Doch mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch das Volumen der Rechnungen. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine PDF-Rechnung von einem Lieferanten. Wäre es nicht einfacher, wenn es einen automatisierten Workflow gäbe, der die entsprechenden Daten direkt in QuickBooks aktualisiert?

Warum sollten Sie Ihre QuickBooks-Buchhaltung automatisieren?

Stellen Sie sich vor, Herr Müller arbeitet in einer Steuerberatungsgesellschaft und muss täglich Verkaufsbelege aus Rechnungen erstellen. Die PDF-Rechnungen der verschiedenen Mandanten liegen in unterschiedlichen Formaten vor, und Herr Müller muss Hunderte von Rechnungen manuell prüfen. Um die Verkaufsbelege zu erstellen, muss er die Informationen aus den Rechnungen mühsam in QuickBooks eingeben.

Wenn Sie im Rechnungswesen arbeiten, kommt Ihnen dieses Szenario sicherlich bekannt vor. Dieser Prozess ist mühsam und, ehrlich gesagt, langweilig!

Mit Automatisierung Zeit und Geld sparen

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht es Ihnen, Daten automatisch aus PDF-Rechnungen zu extrahieren. Anstatt beispielsweise das "Rechnungsdatum" manuell zu kopieren und in QuickBooks einzugeben, können Sie eine Workflow-Automatisierung einrichten, die die Daten extrahiert und in Echtzeit an QuickBooks sendet.

Vorteile der automatisierten PDF-Rechnungsextraktion in QuickBooks Online

Die manuelle Bearbeitung von PDF-Dateien ist zeitaufwändig. Die Kombination von QuickBooks Online und Parseur kann den Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe reduzieren und die Produktivität steigern.

Keine menschlichen Fehler

Es versteht sich von selbst, dass die Verwendung eines automatisierten Systems menschliche Fehler deutlich reduziert. Fehler bei der Eingabe von Rechnungsdaten und Doppelungen gehören der Vergangenheit an. Schon ein kleiner Fehler im Rechnungsprozess kann zu hohen finanziellen Verlusten führen.

Kosteneffizienz führt zu höherer Rentabilität

Es ist schwierig, den Überblick über eingehende Rechnungen im PDF-Format zu behalten. Der Verlust von Dokumenten kann zu verspäteten Zahlungen führen. Mit Parseur erhalten Sie einen automatisierten Prozess, sobald eine PDF-Rechnung in Ihrem Posteingang eintrifft.

Datensicherheit und -genauigkeit

Bei der manuellen Dateneingabe kann die Ungenauigkeit der Daten zu einem Problem werden, und die Wahrung der Datensicherheit ist nicht immer gewährleistet. Durch die Integration von QuickBooks, Parseur und Zapier werden Daten verschlüsselt und auf dem Cloud-Server gespeichert.

So integrieren Sie QuickBooks in Parseur

Parseur ist ein leistungsstarkes Tool zur PDF-Extraktion mit optischer Zeichenerkennung (OCR). Parseur kann innerhalb von Sekunden Daten aus Rechnungen extrahieren und die Daten über Zapier direkt an QuickBooks exportieren.

Was Sie benötigen:

• Ihr QuickBooks Online Konto
• Ein Parseur-Konto
• Ein Zapier-Konto

So funktioniert es:

• Sie erhalten eine PDF-Rechnung, die direkt in Ihren Parseur-Posteingang hochgeladen oder per E-Mail weitergeleitet wird.
• Parseur extrahiert bestimmte Daten aus der Rechnung, wie z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundenname und Artikeldetails.
• Sie richten einen Workflow zwischen Parseur, Zapier und QuickBooks Online ein.
• Jedes Mal, wenn Parseur eine PDF-Rechnung erhält, wird diese automatisch an QuickBooks gesendet.

Schritt 1: Melden Sie sich für den kostenlosen Tarif an und erstellen Sie Ihren Parseur-Posteingang

Parseur ist dauerhaft kostenlos für eine begrenzte Anzahl von E-Mails pro Monat, wobei alle Funktionen freigeschaltet sind. Wählen Sie die Option "Rechnungen", damit PDFs automatisch verarbeitet werden können.

Schritt 2: Laden Sie Ihre Rechnung in Ihren Parseur-Posteingang hoch

Sie können die PDF-Rechnungen entweder direkt in die Parseur-App hochladen oder per E-Mail senden. Wenn Sie Ihre Rechnungen per E-Mail weiterleiten möchten, empfehlen wir Ihnen, eine Regel für die automatische Weiterleitung zu erstellen.

Schritt 3: Rechnungsdaten mit KI extrahieren

Unsere KI-Engine ist darauf trainiert, Rechnungsdaten ohne menschliches Zutun zu extrahieren.

Die geparsten Ergebnisse werden wie folgt aussehen:

Schritt 4: Senden Sie extrahierte Rechnungsdaten aus PDF an QuickBooks

Sie können die extrahierten Daten mit der nativen Integration mit Zapier an jede beliebige Anwendung senden. Gehen Sie zu "Exportieren", klicken Sie auf "Zapier" und suchen Sie nach QuickBooks Online.

Hinweis: Sie benötigen sowohl ein Zapier- als auch ein QuickBooks-Konto.

Sobald Sie auf "Diesen Zap verwenden" klicken, werden Sie zu Ihrem Zapier-Dashboard weitergeleitet.

Verbinden Sie Parseur mit Zapier

Wählen Sie das Parseur-Postfach und das Auslöseereignis "Neues Dokument verarbeitet (mit Listenelementen)" aus, damit Zapier die extrahierten Daten abrufen kann.

Verbinden Sie QuickBooks mit Zapier, um Ihren Verkaufsbeleg zu erstellen

Verbinden Sie Ihre Konten und ordnen Sie die Datenfelder mit den von Parseur extrahierten Daten zu, um den Verkaufsbeleg in QuickBooks zu erstellen.

Schritt 5: Senden Sie einen Test von Zapier an QuickBooks

Testen Sie die Integration und aktivieren Sie den Zap!

Von nun an wird jede PDF-Rechnung, die an dieses Postfach gesendet wird, automatisch verarbeitet und ein neuer Verkaufsbeleg generiert. Wenn Sie Fragen zur Integration von Parseur mit QuickBooks Online haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren!