Gegevens uit documenten extraheren naar SharePoint-lijst

Als officiële connector van Power Automate maakt Parseur het mogelijk om gegevens te exporteren naar honderden applicaties, zoals Office 365, Dynamics 365, SQL Server en uiteraard naar SharePoint.

In dit artikel laten we je zien hoe je e-maildata automatisch doorstuurt naar SharePoint via de integratie met Microsoft Flow.

Parseur integreren met SharePoint

Parseur is een krachtige e-mail parsing tool die het extraheren van data uit e-mails, bijlagen en documenten zoals PDF’s en Word-bestanden automatiseert. Simpel gezegd: met Parseur bespaar je talloze uren handmatig werk via geautomatiseerde workflows.

Microsoft Flow, ook wel bekend als Microsoft Power Automate, zorgt ervoor dat je eenvoudig integreert met allerlei cloud-gebaseerde apps en diensten. Het doel is om repetitieve en handmatige taken te verminderen door geautomatiseerde workflows te creëren, zodat je bedrijf efficiënter werkt.

Stel je voor dat je leads ontvangt via e-mail of andere platformen. In welke branche je ook werkt: leadgeneratie is altijd van groot belang voor je bedrijf. Misschien ontvang je dagelijks honderden mails van potentiële klanten – super! Maar die mails hebben allemaal een eigen indeling en format. Handmatig specifieke data (zoals klantnaam, e-mail, bericht) eruit halen kost veel tijd. En dan moet je deze info óók nog naar SharePoint sturen, zodat je team er makkelijk bij kan.

Vermoeiend en tijdrovend, toch?

Gelukkig helpt de integratie tussen Parseur en Microsoft Flow je om deze repetitieve taken te automatiseren en tijd te besparen!

Hoe begin je hiermee?

Stap 1: Maak een Parseur mailbox aan om je leads te verzamelen

Maak je mailbox aan door te kiezen voor de eerste optie "custom emails" Parseur kan elk type e-mail automatisch verwerken, bijvoorbeeld uit de maaltijdbezorgbranche, makelaardij of banenjacht.

Stap 2: Stuur de lead e-mail door naar Parseur

Stuur de e-mail door naar je Parseur-mailbox (je ontvangt een e-mailadres voor deze mailbox). Je kunt ook automatische doorstuurregels maken zodat elke mail van dit formaat direct in je Parseur mailbox binnenkomt.

Stap 3: Laat Parseur e-maildata extraheren met AI

In tegenstelling tot andere e-mail parsers hoef je geen extractieregels te maken voor het extraheren van data; onze AI-tool regelt alles voor je.

Alle volgende e-mails die je naar deze mailbox stuurt, worden automatisch verwerkt.

Nu is het tijd voor het leukste onderdeel: de geëxtraheerde data exporteren naar SharePoint.

Stap 4: Exporteer de geparste data naar SharePoint

Klik aan de linkerkant van je Parseur mailbox op "exporteren" en op "MS Flow"

Klik op "create a new flow" en je wordt doorgestuurd naar je Power Automate account

Heb je nog geen flows aangemaakt? Maak dan eerst een nieuwe aan en verleen toegang tot je Parseur-account.

Als je al flows hebt ingesteld, word je doorgestuurd naar onderstaand scherm:

Stap 5: Selecteer de Parseur mailbox waar je je template hebt gemaakt

Zodra je je mailbox gekozen hebt, zoek je in het zoekveld naar "SharePoint - create item" Daar kies je het SharePoint-adres.

Zoals je hieronder ziet kun je dynamische inhoud kiezen en gewoon de geëxtraheerde data toevoegen. Dit maakt de data mapping.

Stap 6: Test je SharePoint integratie

Klik op de testknop om te checken of de flow-integratie goed werkt.

Ga terug naar je Parseur mailbox en verwerk het document opnieuw zodat de geparste data naar Microsoft Flow wordt gestuurd.

Controleer je Microsoft Flow: je zult zien dat de test geslaagd is.

Lees voor meer informatie ons supportartikel over je Microsoft Flow-integratie opzetten.

En dat was het! Je hebt nu een bedrijfsproces geautomatiseerd dat eerst uren kostte.