Als officiële connector van Power Automate maakt Parseur het mogelijk om gegevens te exporteren naar honderden applicaties, zoals Office 365, Dynamics 365, SQL Server en uiteraard naar SharePoint.

In dit artikel leggen we uit hoe je e-mailgegevens uit documenten en bijlagen kunt extraheren en automatisch naar een SharePoint-lijst verzenden met Microsoft Flow (Power Automate).

Parseur integreren met SharePoint

Parseur is een krachtige tool om automatisch gegevens uit e-mails, bijlagen en documenten zoals PDF's en Word-bestanden te extraheren. Kort gezegd: met Parseur bespaar je uren handmatig werk dankzij geautomatiseerde gegevensverwerking.

Microsoft Flow (nu bekend als Power Automate) zorgt voor een naadloze koppeling tussen verschillende cloudapplicaties en -diensten. Het doel? Repetitieve, handmatige taken elimineren door bedrijfsprocessen te automatiseren, zodat jij efficiënter werkt.

Krijg je via e-mail regelmatig leads of formulieren binnen? Voor iedere branche is leadopvolging cruciaal. Misschien ontvang je dagelijks tientallen of zelfs honderden e-mails van potentiële klanten. Fantastisch! Maar het handmatig verwerken van deze e-mails is tijdrovend, zeker omdat ieder bericht vaak in een ander formaat of lay-out binnenkomt en je telkens dezelfde gegevens moet overnemen — zoals naam, e-mailadres en bericht.

Daarnaast wil je deze informatie veilig en gestructureerd in een SharePoint-lijst opslaan, zodat je team er eenvoudig bij kan.

Klinkt als veel werk, toch?

Goed nieuws: door Parseur te integreren met Microsoft Flow kun je dit hele proces automatiseren. Zo houd jij meer tijd over voor belangrijkere zaken!

Direct aan de slag? Volg deze stappen:

Stap 1: Maak een Parseur mailbox aan voor het verzamelen van gegevens

Integreer Parseur met SharePoint

Bespaar tijd en moeite met Parseur. Automatiseer je documenten.

Maak je mailbox aan en selecteer als type "custom emails".
Parseur kan elke soort e-mail automatisch verwerken, van maaltijdbezorgdiensten tot makelaarskantoren en vacaturebanken.

Selecteer mailbox type

Stap 2: Stuur de relevante e-mails of documenten door naar Parseur

Stuur de binnengekomen e-mails naar je Parseur mailbox (je ontvangt hiervoor een uniek e-mailadres). Je kunt ook automatische doorstuurregels instellen, zodat ieder relevant bericht direct in je Parseur mailbox terechtkomt.

Stap 3: Gegevens laten extraheren met behulp van AI

In tegenstelling tot veel andere e-mail parsers, hoef je geen ingewikkelde extractieregels te maken; de AI van Parseur haalt automatisch de juiste data uit je e-mails en bijlagen.

Markeer en maak data velden aan

Alle volgende e-mails die naar deze mailbox worden doorgestuurd, worden direct en automatisch verwerkt.

Nu kun je de geëxtraheerde informatie eenvoudig exporteren naar een SharePoint-lijst!

Stap 4: Exporteer de geparste gegevens naar SharePoint

Klik links in het Parseur menu op "exporteren" en vervolgens op "MS Flow".

Klik op downloaden in het exportscherm

Klik op "nieuwe flow aanmaken". Je wordt doorgestuurd naar je Power Automate account.

Heb je nog geen flows aangemaakt? Maak dan eerst een nieuwe flow en verleen toestemming aan je Parseur-account.

Heb je al flows ingesteld, dan krijg je meteen onderstaand scherm te zien:

Kies je Parseur mailbox

Stap 5: Selecteer je Parseur mailbox en koppel met SharePoint

Na het selecteren van de juiste mailbox, zoek je op "SharePoint - create item" binnen Flow. Daarna selecteer je het juiste SharePoint-adres en de gewenste lijst waar je de informatie wilt opslaan.

Vul de geëxtraheerde data in voor SharePoint

Zoals op de screenshot te zien is kun je vervolgens de dynamische velden kiezen en de geëxtraheerde data automatisch laten invullen in de juiste kolommen van de lijst. Zo maak je de mapping tussen het document en je SharePoint-lijst.