Dans cet article, nous allons vous montrer comment envoyer automatiquement les données extraites de vos documents vers vos listes SharePoint grâce à l'intégration de Microsoft Flow.
Intégrer Parseur à SharePoint pour extraire des données
Parseur est un outil puissant d'extraction de données qui automatise la récupération d'informations à partir d'emails, de pièces jointes et de documents tels que des PDF et des fichiers Microsoft Word. En termes simples, Parseur vous permet d'économiser d'innombrables heures de travail manuel grâce à des workflows automatisés.
Microsoft Flow, également connu sous le nom de Microsoft Power Automate, vous permet de connecter facilement diverses applications et services basés sur le cloud. L'objectif est de réduire les tâches répétitives et manuelles en créant des workflows automatisés, augmentant ainsi l'efficacité de votre entreprise.
Prenons l'exemple de la gestion des prospects. Vous recevez peut-être des centaines d'emails par jour de la part de clients potentiels. C'est une bonne chose ! Cependant, ces emails arrivent dans des formats différents et l'extraction manuelle des données importantes (nom du client, email, message) peut prendre beaucoup de temps.
En plus de cela, vous devez transférer ces informations vers une liste SharePoint afin qu'elles soient facilement accessibles à votre équipe.
C'est fastidieux et chronophage, n'est-ce pas ?
Heureusement, l'intégration de Parseur et de Microsoft Flow vous permet d'automatiser ces tâches répétitives et de gagner un temps précieux.
Comment démarrer ?
Étape 1 : Créer une boîte aux lettres Parseur pour centraliser vos documents
Étape 2 : Envoyer un document à votre boîte aux lettres Parseur
Envoyez un exemple du document dont vous souhaitez extraire les données vers l'adresse email unique de votre boîte aux lettres Parseur. Vous pouvez également créer des règles de transfert automatique afin que chaque nouveau document reçu soit automatiquement envoyé à Parseur.
Étape 3 : Extraire les données du document avec l'IA
Contrairement aux autres parseurs d'emails, vous n'avez pas besoin de créer de règles de parsing complexes. Notre outil d'IA analyse le document et identifie automatiquement les données importantes.
Surligner et créer des champs de données
Tous les documents suivants que vous enverrez à cette boîte aux lettres seront automatiquement traités de la même manière.
Passons maintenant à l'exportation des données extraites vers SharePoint.
Étape 4 : Exporter les données parsées vers SharePoint
Sur le côté gauche de votre boîte aux lettres Parseur, cliquez sur "Exporter" puis sur "MS Flow".
Cliquez sur Télécharger dans l'écran d'exportation
Cliquez sur "Créer un nouveau flux". Vous serez redirigé vers votre compte Power Automate.
Si vous n'avez pas encore configuré de flux, vous devrez en créer un nouveau et authentifier votre compte Parseur.
Si vous avez déjà configuré des flux, vous verrez apparaître la page suivante :
Choisissez votre boîte aux lettres Parseur
Étape 5 : Connecter Parseur à votre liste SharePoint
Sélectionnez la boîte aux lettres Parseur contenant votre modèle d'extraction.
Recherchez ensuite "SharePoint - créer un élément" dans la barre de recherche et sélectionnez l'action correspondante.
Sélectionnez l'adresse de votre site SharePoint et la liste dans laquelle vous souhaitez importer les données.
Renseignez les données extraites que vous souhaitez voir apparaître dans SharePoint
Comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez choisir parmi le contenu dynamique et ajouter facilement les données extraites par Parseur.
Choisissez les données extraites de Parseur
Étape 6 : Tester votre intégration à SharePoint
Cliquez sur le bouton de test pour vérifier si l'intégration du flux est correctement configurée.
Tester le flux
Retournez dans votre boîte aux lettres Parseur et retraitez le document afin que les données parsées soient envoyées à Microsoft Flow.
Cliquez sur Retraiter
Si vous consultez votre Microsoft Flow, vous constaterez que le test a réussi.
Le test a réussiDonnées parsées envoyées à SharePoint
Et voilà ! Vous avez automatisé l'extraction de données de vos documents vers SharePoint, vous libérant ainsi du temps pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Qu'est-ce que Parseur ?
Parseur est un logiciel de data extraction puissant pour extraire automatiquement des données d'emails, de PDFs et de documents et automatiser vos workflows.
Toutes les fonctionnalités de Parseur.
Qu’est-ce que SharePoint ?
SharePoint est une plateforme web qui se connecte à Microsoft Office. Elle permet d'organiser, de partager et d'accéder à l'information à partir d'un seul endroit.
Qu'est-ce que Power Automate ?
Microsoft Power Automate (également appelé Microsoft Flow) est un outil qui intègre des applications et des services basés sur le cloud afin qu'ils interagissent de manière transparente. Flow facilite l'interaction avec les applications Microsoft (telles qu'Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics CRM, SQL Server et bien plus encore).
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