En este artículo, te mostraremos los pasos para enviar automáticamente los datos extraídos de tus documentos a tu lista de SharePoint utilizando la integración con Microsoft Flow.
Integrar Parseur con SharePoint para extraer datos de documentos
Parseur es una potente herramienta de análisis de documentos y correo electrónico que automatiza la extracción de datos de correos electrónicos, archivos adjuntos y documentos como archivos PDF y Microsoft Word. En términos sencillos, con Parseur puedes ahorrar incontables horas de trabajo manual con flujos de trabajo automatizados.
Microsoft Flow, también conocido como Microsoft Power Automate, te permite integrarte fácilmente con varias aplicaciones y servicios basados en la nube. El objetivo es reducir las tareas repetitivas y manuales mediante la creación de flujos de trabajo automatizados, lo que aumenta la eficiencia en tu negocio.
Imagina que recibes información importante de clientes potenciales a través de correos electrónicos u otras plataformas. Es posible que recibas cientos de correos electrónicos al día, ¡lo cual es genial! Sin embargo, esos correos electrónicos y documentos pueden tener diferentes diseños y formatos. Extraer manualmente los datos específicos que necesitas (nombre del cliente, correo electrónico, detalles del pedido, etc.) puede llevar mucho tiempo. Además de eso, necesitas enviar esa información a una lista de SharePoint para que tu equipo pueda acceder a ella fácilmente.
Tedioso y lento, ¿verdad?
¡Aquí es donde la integración de Parseur y Microsoft Flow te ayudará a automatizar estas tareas repetitivas y te ahorrará tiempo!
¿Cómo empezar a extraer datos de documentos a la lista de SharePoint?
Paso 1: Crea un buzón de Parseur para recopilar tus documentos
Envía el correo electrónico o documento a tu buzón de Parseur (recibirás una dirección de correo electrónico para el buzón).
También puedes crear reglas de reenvío automático para que todos los correos electrónicos de este formato se envíen automáticamente a tu buzón de Parseur.
Paso 3: Extrae datos del documento con IA
En comparación con otros analizadores de correo electrónico, no necesitas crear reglas de análisis para la extracción de datos; nuestra herramienta de IA se encargará de todo.
Resalta y crea campos de datos
Todos los siguientes documentos que envíes a este buzón se procesarán automáticamente.
Ahora, pasemos a la parte más interesante: exportar los datos extraídos a tu lista de SharePoint.
Paso 4: Exporta los datos analizados a SharePoint
En el lado izquierdo de tu buzón de Parseur, haz clic en "exportar" y en "MS Flow"
Haz clic en descargar en la pantalla de exportación
Si aún no tienes ningún flujo configurado, tendrás que crear uno nuevo y autenticar tu cuenta de Parseur.
Si ya has configurado tus flujos, serás redirigido a la siguiente página:
Elige tu buzón de Parseur
Paso 5: Selecciona el buzón de Parseur donde has creado tu plantilla
Una vez que hayas seleccionado tu buzón, busca "SharePoint - crear elemento" en el cuadro de búsqueda.
Desde allí, selecciona la dirección de SharePoint y la lista donde deseas enviar los datos.
Rellena los datos extraídos que deseas en SharePoint
Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, puedes elegir entre el contenido dinámico y simplemente añadir los datos extraídos. Esto creará la asignación de datos entre Parseur y tu lista de SharePoint.
Elige los datos extraídos de Parseur
Paso 6: Prueba tu integración con SharePoint
Haz clic en el botón de prueba para comprobar si la integración del flujo se ha configurado correctamente.
Prueba el flujo
De vuelta en tu buzón de Parseur, vuelve a procesar el documento para que los datos analizados se envíen a Microsoft Flow.
Haz clic en reprocesar
Si compruebas tu Microsoft Flow, verás que la prueba se ha realizado correctamente.
La prueba se ha realizado correctamente
Y si accedes a tu lista de SharePoint, verás los datos extraídos del documento:
¡Y eso es todo! Ahora has automatizado un proceso empresarial que te llevaba horas.
¿Qué es Parseur?
Parseur es un potente software de procesamiento de documentos que te permite extraer datos de correos electrónicos, archivos PDF y documentos, y automatizar tu flujo de trabajo.
Todas las características de Parseur.
¿Qué es SharePoint?
SharePoint es una plataforma basada en la web que se conecta con Microsoft Office. Permite organizar, compartir y acceder a la información desde un único lugar.
¿Qué es Power Automate?
Microsoft Power Automate (también conocido como Microsoft Flow) es una herramienta que integra aplicaciones y servicios basados en la nube para que interactúen entre sí sin problemas. Flow facilita la interacción con las aplicaciones de Microsoft (como Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics CRM, SQL Server y más).
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