In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Schritte, wie Sie die geparsten E-Mail-Daten mithilfe der Integration von Microsoft Flow an Ihr SharePoint senden.
Parseur mit SharePoint integrieren
Parseur ist ein leistungsstarkes E-Mail-Parsing-Tool, das die Datenextraktion aus E-Mails, Anhängen und Dokumenten wie PDFs und Microsoft Word automatisiert. Einfach ausgedrückt: Mit Parseur können Sie mit automatisierten Workflows unzählige Stunden manueller Arbeit sparen.
Microsoft Flow, auch bekannt als Microsoft Power Automate, ermöglicht Ihnen die einfache Integration mit verschiedenen Cloud-basierten Apps und Diensten. Ziel ist es, sich wiederholende und manuelle Aufgaben durch die Erstellung automatisierter Workflows zu reduzieren und so die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern.
Nehmen wir den Fall, dass Sie Leads per E-Mail oder über andere Plattformen erhalten. Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind – die Leadgenerierung ist ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Unternehmen.
Vielleicht erhalten Sie täglich Hunderte von E-Mails von potenziellen Kunden – was in Wahrheit ja großartig ist!
Aber diese E-Mails kommen in unterschiedlichen Layouts und Formaten, und das manuelle Extrahieren spezifischer Daten (Kundenname, Kunden-E-Mail, Nachricht) ist oft zeitintensiv.
Und darüber hinaus müssen Sie diese Informationen vielleicht noch in ein SharePoint übertragen, damit Ihr Team einfach darauf zugreifen kann.
Das ist mühsam und zeitintensiv, oder?
Zum Glück für Sie – Die Integration von Parseur und Microsoft Flow hilft Ihnen dabei, diese sich wiederholenden Aufgaben zu automatisieren und spart Ihnen damit jede Menge Zeit!
Wie fangen Sie an?
Schritt 1: Erstellen Sie eine Parseur-Mailbox zum Sammeln Ihrer Leads
Schritt 2: Leiten Sie die Lead-E-Mail an Parseur weiter
Senden Sie die E-Mail an Ihre Parseur-Mailbox (Sie erhalten eine E-Mail-Adresse für die Mailbox).
Sie können auch Regeln für die automatische Weiterleitung einrichten, sodass jede E-Mail dieses Formats an Ihre Parseur-Mailbox gesendet wird.
Schritt 3: Extrahieren Sie E-Mail-Daten mit KI
Im Vergleich zu anderen E-Mail-Parsern müssen Sie keine Parsing-Regeln für die Datenextraktion erstellen; unser KI-Tool übernimmt alles für Sie.
Markieren und Erstellen von Datenfeldern
Alle folgenden E-Mails, die Sie an diese Mailbox weiterleiten, werden automatisch verarbeitet.
Kommen wir nun zum spannendsten Teil: dem Export der extrahierten Daten nach SharePoint.
Schritt 4: Exportieren Sie die geparsten Daten nach SharePoint
Klicken Sie auf der linken Seite Ihrer Parseur-Mailbox auf "Exportieren" und dann auf "MS Flow".
Klicken Sie im Exportbildschirm auf Download
Klicken Sie auf "Neuen Flow erstellen". Sie werden zu Ihrem Power Automate-Konto weitergeleitet.
Wenn Sie bisher noch keine Flows konfiguriert haben, müssen Sie einen neuen Flow erstellen und Ihr Parseur-Konto authentifizieren.
Wenn Sie Ihre Flows bereits konfiguriert haben, werden Sie auf die unten stehende Seite weitergeleitet:
Wählen Sie Ihre Parseur-Mailbox
Schritt 5: Wählen Sie die Parseur-Mailbox aus, in der Sie Ihre Vorlage erstellt haben
Sobald Sie Ihre Mailbox ausgewählt haben, suchen Sie im Suchfeld nach "SharePoint - Element erstellen".
Wählen Sie anschließend die SharePoint-Adresse aus.
Geben Sie die extrahierten Daten ein, die Sie in SharePoint benötigen
Wie im Screenshot unten gezeigt, können Sie die gewünschten Felder aus den dynamischen Inhalten auswählen und einfach die extrahierten Daten hinzufügen. Dadurch entsteht ein sogenanntes Daten-Mapping.
Wählen Sie die extrahierten Daten aus Parseur
Schritt 6: Testen Sie Ihre SharePoint-Integration
Klicken Sie auf die Test-Schaltfläche, um zu prüfen, ob die Flow-Integration korrekt eingerichtet wurde.
Testen Sie den Flow
Gehen Sie zurück in Ihr Parseur-Postfach und verarbeiten Sie das Dokument erneut, damit die geparsten Daten an Microsoft Flow gesendet werden.
Klicken Sie auf Erneut verarbeiten
Wenn Sie Ihren Microsoft Flow überprüfen, sehen Sie, dass der Test erfolgreich war.
Test war erfolgreichGeparste Daten an SharePoint gesendet
Und das war's! Sie haben jetzt einen Geschäftsprozess automatisiert, für den Sie vorher Stunden benötigt hätten.
Was ist Parseur?
Parseur ist eine leistungsstarke Dokumentenverarbeitungssoftware, mit der Sie Daten aus E-Mails, PDFs und Dokumenten extrahieren und Ihre Arbeitsabläufe automatisieren können.
Alle Parseur-Funktionen.
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine webbasierte Plattform, die mit Microsoft Office verbunden ist. Sie ermöglicht das Organisieren, Teilen und Zugreifen auf Informationen von einem einzigen Ort aus.
Was ist Power Automate?
Microsoft Power Automate (auch bekannt als Microsoft Flow) ist ein Tool, das Cloud-basierte Apps und Dienste so integriert, dass sie nahtlos miteinander interagieren. Mit Flow ist es einfach, mit Microsoft-Anwendungen (wie Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics CRM, SQL Server und mehr) zu interagieren.
