「サーチャブルPDF」という言葉を耳にしたことはありませんか？膨大なページをスクロールして特定の情報を探す時間がもったいないと感じたことがあれば、サーチャブルPDFの便利さがよく分かるはずです。サーチャブルPDFとは、文書内でキーワードやフレーズを入力してすぐに検索できるPDF、つまり一行ずつ読む手間を省けるファイルのことです。
では、どのように自分でサーチャブルPDFを作成できるのでしょうか？詳しく見ていきましょう。
サーチャブルPDFの定義
サーチャブルPDFとは、文書内の特定の単語やフレーズを検索できるデジタル文書のことです。非サーチャブルPDFはテキストが画像として扱われますが、サーチャブルPDFは光学式文字認識（OCR）ソフトウェアによってテキストが認識・処理されています。
Cognitive Market Researchによると、サーチャブルPDFの作成や管理のためのツールを含むグローバルPDFソフトウェア市場は、2024年には約185万ドル規模となり、2031年までに年平均成長率12.4%で成長が見込まれています。デジタル・トランスフォーメーションの加速や、OCRやインテリジェント検索機能などを強化したクラウドやAI搭載PDFソリューションの普及がこの成長を後押ししています。
PDFがサーチャブルになる仕組み
Microsoft Wordから作成したPDFは、多くの場合、Adobe Readerなどで検索可能です。しかし、より正確な情報が求められる場合や、PDFがスキャン文書由来の場合は、OCRの利用が効果的です。
OCRソフトウェアは文書内の文字を認識し、検索可能にします。Global Growth Insightsによれば、約68％の企業がワークフローにOCRを導入しており、サーチャブルPDFは文書管理の標準となっています。
PDFをサーチャブルPDFに変換する方法
要件によって、PDFをサーチャブル化する主な方法は3つあります。
手動で作成する方法
WordやGoogleドキュメントにテキストをコピー＆ペーストする、または手入力してPDFとして保存し、「検索機能」を使えば手作業で情報を探せます。これはファイルが1～2件で、かつレイアウトが単純な場合のみ現実的な方法です。
大量で複雑なPDFが迅速に処理したい場合は、手動でのデータ入力はおすすめできません。
オンライン変換ツールの利用
Smallpdfなどのオンラインツールなら、PDFをアップロードするだけでサーチャブルPDFに変換できます。
これらのツールのデメリットは、大量データや複雑なファイルには対応できない点です。
PDF OCRソフトウェアの使用
PDF OCRソフトウェアは、サーチャブルPDF作成で最も一般的な方法です。特殊文字や独自フォントを含む文書でも高精度でテキスト認識が可能です。
OCRでサーチャブルPDFを使うメリット
OCRソフトウェアはスキャン文書をサーチャブルPDFへ変換し、キーワードや語句、記号を簡単に探せるようにします。
データ検索の効率向上
これがサーチャブルPDF最大のメリットであり、時間や手間を大幅に節約できます。例えば毎日大量のEC注文書を受け取る場合、顧客名や注文内容、金額などを人力で探す必要があります。
これらの注文書PDFをサーチャブルにしておけば時短になるだけでなく、チーム内での情報共有も簡単です。
元の書式が保持される
オンライン変換ツールではPDFレイアウトが崩れやすいのがデメリットですが、PDF OCRを使えば元の書式を維持したままサーチャブル化が可能です。
生産性の向上
特に繁忙期には情報検索が大きな負担となりますが、サーチャブルPDFを使えば手間やリソースを大幅削減できます。チームは顧客満足向上など、より生産的な業務に集中できるようになります。
PDFテキストをサーチャブル化するには？
Parseurを使ってPDFをサーチャブル化するのはとても簡単です。Parseurはドキュメントデータ抽出の自動化に対応した、高度なOCR機能を搭載したAI PDFパーサーです。
- Parseurメールボックスに文書を送信したら、「Fields」「Metafields」で「SearchablePDF」をクリックします。
- 文書の処理が完了すると、ページが正しく回転され、OCRでテキストが更新された見やすいサーチャブルPDFのリンクが届きます。
PDF OCRツールは自動的にPDFをサーチャブルPDFへ変換します。新しいPDFファイルをCSV形式でダウンロードしたり、リアルタイムで他のアプリケーションにエクスポートすることも可能です。
サーチャブルPDFに関するよくある質問
サーチャブルPDFに関するよくあるご質問への回答をまとめました。
-
ParseurはPDFをサーチャブルに変換できますか？
-
いいえ、Parseurにはこの機能はありません。
-
PDFとサーチャブルPDFの違いは何ですか？
-
通常のPDFは画像や選択・検索できないコンテンツを含みますが、サーチャブルPDFはOCR処理されているため、特定のキーワードを簡単に検索できます。
-
どの種類のPDFがサーチャブルですか？
-
OCRエンジンで処理された文書はサーチャブルPDFとなります。
-
PDF/AはサーチャブルPDFと同じですか？
-
いいえ、PDF/Aは電子文書の保存とアーカイブに特化したISO規格です。
-
PDF文書が検索できないのはなぜですか？
-
すべてのPDFがサーチャブルなわけではありません。スキャンした文書や画像のみのファイルはサーチャブルではありません。
-
PDFをサーチャブルにするソフトウェアは？
-
OCR機能を備えたPDFパーサーが、文書検索に最適です。
最終更新日
