「サーチャブルPDF」という言葉を耳にしたことがありますか？多忙な現代では、膨大な書類から必要な情報を探し出すのに手間をかけていられません。サーチャブルPDFとは、PDF内のテキストデータを検索できるPDF文書のことを指します。
では、どのようにしてサーチャブルPDFが作成されているのでしょうか？
サーチャブルPDFの定義
サーチャブルPDFは、文書内のテキスト情報を素早く検索できるデジタルPDFファイルです。通常のPDF（非サーチャブルPDF）はテキストが画像データのままで認識されませんが、サーチャブルPDFは光学式文字認識（OCR）ソフトウェアによってテキストが判別・抽出可能になっています。
PDFがサーチャブルになる仕組み
Microsoft Wordから保存したPDFは多くの場合、Adobe Readerなどで検索できます。しかし、紙の書類をスキャンしてPDF化した場合、テキストが画像として処理されてしまい、直接検索できません。このような場合、OCRツールが有効です。
OCRは、PDF内の画像データから文字を認識してテキスト情報を生成し、検索可能なサーチャブルPDFを作り出します。
PDFをサーチャブルPDFに変換する方法
PDFをサーチャブルにする主な方法は以下の3つです。
手動で作成する方法
PDF内のテキストをWordやGoogleドキュメントにコピー＆ペースト、もしくは手で入力し直してからPDFとして保存する方法です。その後、PDFの検索機能を利用して情報を探します。ただし、シンプルな構成や小規模なファイルのみが対象となる現実的な方法です。
大量・複雑なPDFファイルを迅速に処理したい場合は、手動でのデータ入力は推奨されません。
オンライン変換ツールの利用
Smallpdfなどのオンライン変換ツールを利用すれば、PDFをアップロードするだけでサーチャブルPDFへ変換できます。無料で利用できる点はメリットですが、大容量や複雑なファイルには対応できない場合もあります。
PDF OCRソフトウェアの使用
OCRソフトウェアを用いると、高精度にスキャンPDFからテキスト情報を抽出し、サーチャブルPDFとして保存できます。特殊文字や独自フォントにも柔軟に対応でき、大量処理にも適しています。
OCRによるサーチャブルPDFのメリット
OCRソフトウェアを使えば、スキャンした文書もサーチャブルPDFに変換可能です。特定の単語やフレーズ、記号や数値などをすぐに検索できます。
データ検索の効率向上
サーチャブルPDFの最大のメリットは、情報検索のスピードと精度が劇的に向上することです。例えば、多数のeコマース注文書から顧客名や注文内容を検索する場合も、瞬時に欲しいデータにアクセスできます。時間や労力を大幅に削減でき、チーム作業も効率化します。
元の書式を維持できる
無料オンラインツールではレイアウトが崩れることがありますが、OCRソフトウェアを使えばPDFの元のフォーマットをそのままに、サーチャブル機能だけ追加できます。
業務生産性の向上
繁忙期や大量データ処理時も、検索不可なPDFでは作業負担が大きくなります。サーチャブルPDFに変換しておけば、リソースを削減し、より重要な業務や顧客サービスに集中することが可能です。
PDFをサーチャブルPDFにするには？
Parseurを使えば、PDFをサーチャブル化する作業は非常に簡単です。Parseurは強力なOCR機能を備えたPDFパーサーで、ドキュメントデータ抽出の自動化にも対応しています。
PDF OCRツールが自動的にPDFをサーチャブルPDFへ変換し、新しく作成されたPDFをCSVファイルとしてダウンロードしたり、リアルタイム連携で他のアプリケーションにエクスポートすることも可能です。
サーチャブルPDFに関するよくある質問
ParseurはPDFをサーチャブルに変換できますか？
いいえ、Parseurには直接PDFをサーチャブルPDFへ変換する機能はありません。
PDFとサーチャブルPDFの違いは何ですか？
通常のPDFは画像データなどでテキスト情報が検索できませんが、サーチャブルPDFはOCR処理によりテキスト検索が可能です。
どの種類のPDFがサーチャブルですか？
OCRエンジンで処理されたPDFがサーチャブルPDFとなります。
PDF/AはサーチャブルPDFと同じですか？
いいえ、PDF/Aはデジタル文書の長期保存用ISO規格であり、サーチャブルPDFとは目的が異なります。
PDF文書が検索できないのはなぜですか？
画像のみのPDFやスキャンされた文書は、そのままではテキストが認識されず、検索はできません。
PDFをサーチャブルにするソフトウェアは？
OCR機能を備えたPDFパーサーを利用すれば、PDFをサーチャブルPDFへと変換できます。
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