「サーチャブルPDF」という言葉を耳にしたことはありませんか？膨大なページをスクロールして特定の情報を探す時間がもったいないと感じたことがあれば、サーチャブルPDFの便利さがよく分かるはずです。サーチャブルPDFとは、文書内でキーワードやフレーズを入力してすぐに検索できるPDF、つまり一行ずつ読む手間を省けるファイルのことです。
では、どのように自分でサーチャブルPDFを作成できるのでしょうか？詳しく見ていきましょう。
サーチャブルPDFの定義
サーチャブルPDFとは、文書内の特定の単語やフレーズを簡単に検索できるデジタル文書です。非サーチャブルPDFではテキストが画像情報のままですが、サーチャブルPDFでは光学式文字認識（OCR）ソフトウェアによってテキスト情報が抽出・認識されています。
Cognitive Market Researchによると、サーチャブルPDFの作成・管理ツールを含むグローバルPDFソフトウェア市場は2024年に約185万ドルと評価され、2031年までに年平均成長率12.4%で成長が見込まれています。これは、デジタルトランスフォーメーションの推進やOCRやインテリジェント検索などAI搭載PDFソリューションの普及が要因です。
PDFがサーチャブルになる仕組み
Microsoft Wordから作成したPDFは、多くの場合、Adobe Readerなどで検索可能です。しかし、正確な情報が必要な場合や、そのPDFがスキャン文書由来の場合、OCRの利用が最適です。
OCRソフトウェアが文書内の文字を認識して検索可能にします。Global Growth Insightsによると、約68％の企業がワークフローにOCRを導入しており、サーチャブルPDFは文書管理の標準となっています。
PDFをサーチャブルPDFに変換する方法
要件によって、PDFをサーチャブル化する主な方法は3つあります。
手動で作成する方法
WordやGoogleドキュメントにテキストをコピー＆ペースト、もしくは手入力してPDFとして保存し、その後「検索機能」を使って情報を探す方法です。1～2ファイル程度でレイアウトもシンプルな場合のみ現実的な方法です。
大量・複雑なPDFファイルを迅速に処理したい場合は、手動でのデータ入力はおすすめできません。
オンライン変換ツールの利用
Smallpdfなどのオンラインツールなら、PDFをアップロードするだけでサーチャブルPDFに変換できます。
これらのツールのデメリットは、大量データや複雑なファイルには対応が難しい点です。
PDF OCRソフトウェアの使用
PDF OCRソフトウェアは、サーチャブルPDF作成の最も一般的な方法です。特殊文字や独自フォントを含む場合でも、高い精度でテキストを認識できます。
OCRによるサーチャブルPDFのメリット
OCRソフトウェアはスキャン文書をサーチャブルPDFに変換し、キーワードや記号、特定のフレーズを簡単に探せるようにします。
データ検索の効率向上
サーチャブルPDFの最大のメリットは、検索作業の時短・省力化です。例えば、毎日多数のeコマース注文書から顧客名や注文内容、合計金額を人力で探す必要があるとします。
注文書のPDFをサーチャブル化すれば検索が一瞬で済み、チーム内での共有や管理も簡単です。
元の書式を維持できる
無料のオンライン変換ツールではPDFのレイアウトが崩れる場合がありますが、PDFOCRを使えば元の書式を保てます。
生産性の向上
繁忙期の情報検索はストレスですが、サーチャブルPDFなら手間やリソースを大きく削減できます。チーム全体が顧客対応など生産性の高い業務に集中できるようになります。
PDFテキストをサーチャブル化するには？
Parseurを使いPDFをサーチャブル化するのはとても簡単です。Parseurは、ドキュメントデータ抽出の自動化に対応した高度なOCR機能付きのAI PDFパーサーです。
- Parseurメールボックスに文書を送信したら、「Fields」「Metafields」から「SearchablePDF」をクリックします。
- 文書の処理が完了すると、スキャンPDFのページが正しく回転され、OCRでテキストが修正された見やすいサーチャブルPDFのリンクが届きます。
PDF OCRツールが自動的にPDFをサーチャブルPDFへ変換します。新しいPDFファイルをCSV形式でダウンロードしたり、リアルタイムで他のアプリケーションにエクスポートすることも可能です。
サーチャブルPDFに関するよくある質問
ParseurはPDFをサーチャブルに変換できますか？
いいえ、Parseurにはこの機能はありません。
PDFとサーチャブルPDFの違いは何ですか？
通常のPDFは画像や選択・検索できないコンテンツを含みますが、サーチャブルPDFはOCR処理されているため、特定のキーワードを簡単に検索できます。
どの種類のPDFがサーチャブルですか？
OCRエンジンで処理された文書はサーチャブルPDFとなります。
PDF/AはサーチャブルPDFと同じですか？
いいえ、PDF/Aはデジタル文書の長期保存のためのISO規格で、サーチャブルPDFとは別物です。
PDF文書が検索できないのはなぜですか？
すべてのPDFがサーチャブルなわけではなく、スキャン画像や画像のみのファイルは検索できません。
PDFをサーチャブルにするソフトウェアは？
OCR機能を備えたPDFパーサーが、文書検索に最適です。
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