Vous avez probablement déjà vu le terme « PDF consultable » circuler, mais qu’est-ce que cela signifie vraiment ? Si vous avez déjà perdu un temps précieux à faire défiler sans fin des pages pour rechercher une seule information, vous apprécierez les PDF consultables. Ce sont simplement des documents dans lesquels vous pouvez rapidement effectuer une recherche en saisissant des mots ou des phrases, ce qui vous évite de tout lire ligne par ligne.
Alors, comment créer votre propre PDF consultable ? Reprenons les bases.
Définition d'un PDF consultable
Un PDF consultable est un type de document numérique qui permet aux utilisateurs de rechercher des mots ou des expressions spécifiques dans le document. Contrairement à un PDF non consultable, où le texte est traité comme une image, un PDF consultable contient du texte qui a été identifié et traité à l’aide d’un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Selon Cognitive Market Research, le marché mondial des logiciels PDF, qui inclut les outils pour créer et gérer les PDF consultables, était évalué à environ 1,85 million de dollars en 2024 et devrait connaître une croissance annuelle de 12,4 % jusqu’en 2031, soutenue par la transformation digitale et l’adoption croissante de solutions PDF cloud et IA qui améliorent des fonctionnalités telles que l’OCR et la recherche intelligente.
Qu'est-ce qui rend un PDF consultable ?
Lorsque vous créez un PDF à partir de Microsoft Word, vous pouvez généralement le rechercher à l'aide de programmes tels qu'Adobe Reader. Cependant, si vous avez besoin d'informations précises ou si le PDF a été créé à partir d’un document scanné, alors l’OCR est votre meilleur outil.
Un logiciel OCR analyse le document, identifie les caractères qu’il contient et le rend ainsi consultable. Global Growth Insights rapporte qu’environ 68 % des entreprises ont intégré l’OCR dans leurs processus, faisant des PDF consultables un standard dans la gestion documentaire.
Comment convertir un PDF en PDF consultable ?
Selon vos besoins, il existe 3 façons courantes de rendre les documents PDF consultables.
La méthode manuelle
Cela implique de copier-coller ou de saisir du texte dans un document Word ou Google Doc et de l’enregistrer ensuite au format PDF. Vous pourrez ainsi rechercher manuellement des informations dans le document à l’aide de la « fonctionnalité de recherche ». Cette méthode n’est réalisable que si vous avez 1 ou 2 fichiers PDF avec des mises en page simples.
Nous ne recommandons pas la saisie manuelle des données si vous avez de nombreux PDF complexes à traiter rapidement.
Outils de conversion en ligne
Les outils en ligne comme Smallpdf sont gratuits et faciles à utiliser. Il vous suffit de téléverser votre PDF, et ils le convertiront en un PDF consultable.
L’inconvénient de ces outils est qu’ils ne peuvent pas gérer de gros volumes de données ni des fichiers complexes.
Logiciel OCR PDF
Un logiciel OCR PDF est la méthode la plus populaire pour produire un PDF consultable. Il peut reconnaître le texte avec une grande précision, notamment lorsque le document contient des caractères spéciaux ou des polices hors standard.
Avantages de l'utilisation d'un PDF consultable par OCR
Le logiciel OCR convertit les documents scannés en PDF consultables, facilitant ainsi la recherche de phrases clés, mots ou symboles spéciaux.
Efficacité accrue dans la recherche de données
C’est le plus grand avantage d’un PDF consultable car il vous fait gagner du temps et des ressources. Supposons que vous receviez un grand nombre de commandes e-commerce quotidiennement et deviez rechercher manuellement des informations comme le nom des clients, leurs commandes et le montant total.
Convertir ces commandes PDF en documents consultables vous fait gagner du temps, et le partage de ces informations avec votre équipe devient beaucoup plus facile.
Le formatage d'origine est préservé
Si vous utilisez des outils de conversion en ligne, vous remarquerez qu’ils ne peuvent pas conserver le formatage d’origine des fichiers PDF. C’est un des inconvénients majeurs de ces outils gratuits.
Utiliser un OCR PDF assure que le format d’origine est bien conservé.
Productivité accrue
La recherche d'informations, surtout lors des périodes de pointe, peut être stressante. Les documents PDF consultables réduisent le temps manuel et les ressources consacrées à cette tâche. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur des missions plus productives comme satisfaire vos clients.
Comment rendre un texte PDF consultable ?
Utiliser Parseur pour rendre un PDF consultable est très simple. Parseur est un parseur PDF IA puissant avec des capacités avancées d’OCR, développé pour automatiser l’extraction de données à partir des documents.
- Une fois que vous avez envoyé votre document à votre boîte Parseur, allez dans « Champs », « Métachamps » puis cliquez sur « SearchablePDF ».
- Une fois le document traité, vous recevrez un lien vers une version nettoyée de votre PDF scanné, avec des pages correctement pivotées et le texte OCR mis à jour pour une lecture et une recherche facilitées.
L’outil OCR PDF convertit automatiquement le PDF en PDF consultable. Vous pouvez télécharger le nouveau fichier PDF au format CSV ou l’exporter en temps réel vers toute autre application.
FAQ sur les fichiers PDF consultables
Parseur peut-il convertir un PDF en un format consultable ?
Non, Parseur n’offre pas cette fonctionnalité.
Quelle est la différence entre un PDF et un PDF consultable ?
Un PDF classique contient des images ou un contenu qui ne peuvent pas être sélectionnés ou recherchés, tandis qu’un PDF consultable est un document qui a été traité par OCR, ce qui permet de rechercher facilement des mots-clés spécifiques.
Quel type de PDF est consultable ?
Tout document qui a été traité par un moteur OCR est consultable.
PDF/A est-il identique à un PDF consultable ?
Non, PDF/A est une exigence ISO spécialisée pour l’archivage et la conservation des documents électroniques.
Pourquoi mon document PDF n'est-il pas consultable ?
Tous les PDF ne sont pas consultables. Les documents scannés ou les fichiers image uniquement ne le sont pas.
Quel logiciel permet de rendre un PDF consultable ?
Les parseurs de PDF équipés de fonctionnalités OCR sont les meilleurs outils pour la recherche documentaire.
Dernière mise à jour le
