Avez-vous déjà rencontré le terme « PDF consultable » ? Dans le monde trépidant d'aujourd'hui, personne n'a le temps de parcourir des pages et des pages de documents pour rechercher une information spécifique. En termes simples, un « PDF consultable » est un document qui permet aux utilisateurs d'effectuer des recherches de mots ou d'expressions spécifiques au sein même du document.
Mais comment créer un document PDF consultable ?
Définition d'un PDF consultable
Un PDF consultable est un type de document numérique qui permet aux utilisateurs de rechercher des mots ou des expressions spécifiques dans le document. Contrairement à un PDF standard, où le texte est traité comme une image, un PDF consultable contient du texte qui a été identifié et indexé à l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Qu'est-ce qui rend un PDF consultable ?
Lorsque vous créez un PDF à partir de Microsoft Word, vous pouvez généralement le rechercher à l'aide de programmes tels qu'Adobe Reader. Cependant, si vous avez besoin d'informations précises dans un document numérisé, l'OCR est votre meilleur outil.
Un logiciel OCR numérise le document, identifie les caractères qu'il contient et le rend ainsi consultable.
Comment convertir un PDF en PDF consultable ?
Selon vos besoins, il existe 3 façons courantes de rendre les documents PDF consultables.
La méthode manuelle
Cela implique de copier-coller ou de saisir du texte dans un document Word ou Google Doc, puis de l'enregistrer au format PDF. Vous pouvez ensuite rechercher manuellement des informations dans le document à l'aide de la « fonctionnalité de recherche ». Cette méthode n'est réalisable que si vous avez 1 ou 2 fichiers PDF avec des mises en page simples.
Nous ne recommandons pas la saisie manuelle des données si vous avez un grand nombre de fichiers PDF complexes à traiter rapidement.
Outils de conversion en ligne
Les outils en ligne tels que Smallpdf sont gratuits et faciles à utiliser. Il vous suffit de télécharger votre PDF et ils le convertiront en un format consultable.
L'inconvénient de ces outils est qu'ils ne peuvent pas gérer de gros volumes de données et des fichiers complexes.
Logiciel OCR PDF
Le logiciel OCR est la méthode la plus fiable pour produire un PDF consultable. Il peut reconnaître le texte avec une grande précision, en particulier lorsque le document contient des caractères spéciaux ou des polices non standard.
Avantages de l'utilisation d'un PDF consultable par OCR
Le logiciel OCR convertit les documents numérisés en PDF consultables, ce qui facilite la recherche de phrases clés, de mots ou de symboles spéciaux.
Efficacité accrue de la recherche de données
C'est le plus grand avantage d'un PDF consultable car il peut vous faire gagner du temps et des ressources. Supposons que vous receviez un grand nombre de commandes de commerce électronique quotidiennement et que vous deviez rechercher manuellement des informations telles que les noms des clients, leurs commandes et le montant total.
La conversion de ces commandes PDF en commandes consultables vous fera gagner du temps et le partage de ces informations avec votre équipe deviendra beaucoup plus facile.
Le formatage d'origine est préservé
Si vous utilisez des outils de conversion en ligne, vous remarquerez qu'ils ne peuvent pas conserver le formatage d'origine des fichiers PDF. C'est l'un des inconvénients de l'utilisation d'outils en ligne gratuits.
L'utilisation de l'OCR PDF garantit la conservation du formatage d'origine.
Productivité accrue
La recherche d'informations, en particulier en haute saison, peut être stressante. Les documents PDF consultables permettent de réduire le temps manuel et les ressources consacrées à cette tâche. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur des tâches plus productives, telles que la satisfaction de vos clients.
Comment rendre un texte PDF consultable ?
Utiliser Parseur pour rendre un PDF consultable est assez simple. Parseur est un puissant parseur de PDF doté de solides capacités OCR, développé pour automatiser l'extraction de données à partir de documents.
L'outil OCR PDF convertit automatiquement les PDF en PDF consultables. Vous pouvez télécharger le nouveau fichier PDF au format CSV ou l'exporter en temps réel vers toute autre application.
FAQ sur les fichiers PDF consultables
Parseur peut-il convertir un PDF en un format consultable ?
Non, Parseur n'offre pas cette fonctionnalité.
Quelle est la différence entre un PDF et un PDF consultable ?
Un PDF standard contient des images ou du contenu qui ne peuvent pas être sélectionnés ou recherchés, tandis qu'un PDF consultable est un PDF qui a été traité par OCR, ce qui permet de rechercher facilement des mots-clés spécifiques.
Quel type de PDF est consultable ?
Tout document ayant été traité par un moteur OCR est consultable.
PDF/A est-il identique à un PDF consultable ?
Non, PDF/A est une norme ISO spécialisée pour l'archivage et la conservation des documents électroniques. Un PDF/A peut être consultable, mais ce n'est pas une obligation.
Pourquoi mon document PDF n'est-il pas consultable ?
Les PDF ne sont pas tous consultables. Les documents numérisés ou les fichiers image uniquement ne sont pas consultables.
Quel logiciel permet de rendre un PDF consultable ?
Les parseurs de PDF dotés de fonctionnalités OCR sont les meilleurs outils pour rendre un PDF consultable.
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