Vous avez probablement déjà vu le terme « PDF consultable » circuler, mais qu’est-ce que cela signifie vraiment ? Si vous avez déjà perdu un temps précieux à faire défiler des pages sans fin à la recherche d’une information précise, vous allez adorer les PDF consultables. Ce sont simplement des documents dans lesquels vous pouvez rapidement effectuer une recherche en tapant des mots ou expressions, ce qui vous évite de tout lire ligne par ligne.
Alors, comment créer votre propre PDF consultable ? Faisons le point.
Définition d'un PDF consultable
Un PDF consultable est un type de document numérique qui permet aux utilisateurs de rechercher des mots ou expressions spécifiques dans le document. Contrairement à un PDF non consultable, où le texte est traité comme une image, un PDF consultable contient du texte qui a été identifié et traité via un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR).
D’après Cognitive Market Research, le marché mondial des logiciels PDF, qui comprend les outils de création et de gestion de PDF consultables, était évalué à environ 1,85 million de dollars en 2024 et devrait croître de 12,4 % par an jusqu’en 2031, porté par la transformation digitale et l’adoption croissante de solutions PDF cloud et IA qui améliorent les fonctionnalités telles que l’OCR et la recherche intelligente.
Qu'est-ce qui rend un PDF consultable ?
Lorsque vous créez un PDF à partir de Microsoft Word, il est généralement possible de le parcourir en utilisant des programmes comme Adobe Reader. Cependant, si vous avez besoin d’une recherche précise ou si le PDF a été créé à partir d’un document scanné, l’OCR est votre meilleur allié.
Un logiciel OCR scanne le document, reconnaît les caractères présents et le rend ainsi consultable. Global Growth Insights rapporte qu’environ 68 % des entreprises ont adopté l’OCR dans leurs processus, faisant des PDF consultables un standard dans la gestion documentaire.
Comment convertir un PDF en PDF consultable ?
Selon vos besoins, il existe 3 méthodes courantes pour rendre les documents PDF consultables.
La méthode manuelle
Cela consiste à copier-coller ou à saisir le texte dans un document Word ou Google Doc, puis à l’enregistrer au format PDF. Vous pouvez ensuite rechercher manuellement les informations dans le document grâce à la « fonctionnalité de recherche ». Cette méthode n’est réaliste que si vous avez 1 ou 2 fichiers PDF avec des mises en page simples.
Nous ne recommandons pas la saisie manuelle des données si vous avez de nombreux PDF complexes à traiter rapidement.
Outils de conversion en ligne
Les outils en ligne comme Smallpdf sont gratuits et simples à utiliser. Il vous suffit de téléverser votre PDF et il sera transformé en PDF consultable.
L’inconvénient de ces outils est qu’ils ne gèrent pas les gros volumes de données ni les fichiers complexes.
Logiciel OCR PDF
Le logiciel OCR PDF est la méthode la plus populaire pour générer un PDF consultable. Il peut reconnaître le texte avec une grande précision, en particulier lorsque le document contient des caractères spéciaux ou des polices non conventionnelles.
Avantages de l'utilisation d'un PDF consultable grâce à l'OCR
Le logiciel OCR convertit les documents scannés en PDF consultables, ce qui facilite la recherche de mots clés, expressions ou symboles spéciaux.
Efficacité accrue dans la recherche de données
C’est le principal avantage du PDF consultable : il vous fait gagner du temps et économise vos ressources. Supposons que vous receviez de nombreuses commandes e-commerce au quotidien et deviez rechercher manuellement le nom des clients, leurs achats ou le montant total.
Convertir ces commandes PDF en documents consultables vous fait gagner du temps, et le partage d’information avec votre équipe devient bien plus simple.
Formatage d’origine conservé
Si vous utilisez des outils de conversion en ligne, vous constaterez qu’ils ne conservent pas toujours le formatage d’origine des PDF. C’est l’un des inconvénients des outils en ligne gratuits.
Utiliser un OCR PDF permet en revanche de garantir la préservation de la mise en forme originale.
Productivité accrue
La recherche d’informations, surtout pendant les périodes de forte activité, peut vite devenir stressante. Les documents PDF consultables réduisent le temps manuel et les ressources mobilisées. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur des tâches plus productives, comme fournir une expérience irréprochable à vos clients.
Comment rendre le texte d’un PDF consultable ?
Avec Parseur, rendre un PDF consultable est très simple. Parseur est un parseur PDF IA robuste doté de puissantes fonctionnalités d’OCR, conçu pour automatiser l’extraction de données à partir de documents.
- Dès que vous avez envoyé le document sur votre boîte Parseur, rendez-vous dans « Champs », puis « Métachamps » et cliquez sur « SearchablePDF ».
- Une fois le document traité, vous recevrez un lien vers une version nettoyée de votre PDF scanné, avec les pages correctement tournées et le texte issu de l’OCR, pour une lecture et une recherche facilitées.
L’outil OCR PDF convertit automatiquement votre PDF en PDF consultable. Vous pouvez télécharger le fichier PDF converti au format CSV ou l’exporter en temps réel vers une autre application.
Foire aux questions
Voici toutes vos questions autour du PDF consultable.
-
Parseur peut-il convertir un PDF en un format consultable ?
-
Non, Parseur n’offre pas cette fonctionnalité.
-
Quelle est la différence entre un PDF et un PDF consultable ?
-
Un PDF classique contient des images ou un contenu qui ne peuvent pas être sélectionnés ou recherchés, tandis qu’un PDF consultable est un document traité par OCR, dans lequel la recherche de mots-clés est facile.
-
Quel type de PDF est consultable ?
-
Tout document qui a été traité par un moteur OCR est consultable.
-
PDF/A est-il identique à un PDF consultable ?
-
Non, PDF/A est une norme ISO spécialisée pour l’archivage et la préservation des documents électroniques.
-
Pourquoi mon document PDF n'est-il pas consultable ?
-
Tous les PDF ne sont pas consultables. Les documents scannés ou les fichiers image uniquement ne sont pas consultables.
-
Quel logiciel permet de rendre un PDF consultable ?
-
Les parseurs de PDF équipés de fonctionnalités OCR sont les meilleurs outils pour la recherche documentaire.
Dernière mise à jour le
