Czy spotkałeś się już z określeniem „wyszukiwalny PDF” i zastanawiasz się, co ono właściwie oznacza? Jeśli kiedykolwiek musiałeś przewijać wiele stron dokumentu PDF, aby znaleźć konkretną informację, docenisz wyszukiwalne pliki PDF. Pozwalają one błyskawicznie odnaleźć potrzebne słowo lub frazę poprzez wprowadzenie hasła do funkcji wyszukiwania, zamiast żmudnie czytać całość.
Jak stworzyć własny wyszukiwalny PDF? Wyjaśniamy to poniżej.
Definicja wyszukiwalnego PDF
Wyszukiwalny PDF to cyfrowy dokument, w którym możesz wyszukiwać określone słowa lub frazy. W przeciwieństwie do standardowych, niewyszukiwalnych plików PDF, gdzie tekst jest przechowywany jako obraz (np. po zeskanowaniu), w wyszukiwalnym PDF tekst został rozpoznany i przetworzony za pomocą optycznego rozpoznawania znaków (OCR).
Według raportu Cognitive Market Research światowy rynek oprogramowania PDF - obejmujący narzędzia do tworzenia i zarządzania wyszukiwalnymi PDF - w 2024 roku wyceniany był na 1,85 mln dolarów, a do 2031 roku ma rosnąć o CAGR 12,4%. Ten wzrost napędzają cyfrowa transformacja oraz rosnąca popularność rozwiązań PDF wykorzystujących AI i przetwarzanie w chmurze, dzięki czemu możliwe jest m.in. skuteczne działanie OCR i inteligentne wyszukiwanie dokumentów.
Co sprawia, że PDF jest wyszukiwalny?
Jeśli tworzysz plik PDF np. z Microsoft Word, w większości przypadków taki dokument będzie od razu możliwy do przeszukiwania w programach typu Adobe Reader. Jednak gdy potrzebujesz mieć pewność, że w dokumencie szukasz precyzyjnych informacji – lub gdy PDF powstał na bazie skanu – najlepszym rozwiązaniem jest użycie OCR.
Oprogramowanie OCR skanuje cały dokument, rozpoznaje znaki i umożliwia wyszukiwanie treści tekstowych. Według Global Growth Insights już 68% firm stosuje narzędzia OCR w swoich procesach, dzięki czemu wyszukiwalny PDF staje się standardem w biznesowym zarządzaniu dokumentami.
Jak przekonwertować PDF na wyszukiwalny PDF?
W zależności od potrzeb możesz wybrać jedną z trzech metod zamiany pliku PDF na wersję wyszukiwalną:
Metoda ręczna
Polega na kopiowaniu lub ręcznym przepisywaniu tekstu z PDF do Worda lub Dokumentów Google, po czym zapisaniu tego pliku ponownie jako PDF. Następnie możesz wyszukiwać potrzebne dane za pomocą funkcji „znajdź”. Ten sposób sprawdzi się tylko w przypadku małych, prostych dokumentów.
Nie polecamy ręcznego wprowadzania danych, zwłaszcza gdy musisz obsłużyć większą liczbę lub złożone dokumenty PDF wymagające szybkiego przetwarzania.
Narzędzia online do konwersji
Dostępne są różne proste, najczęściej darmowe narzędzia online, takie jak Smallpdf. Pozwalają one przesłać PDF i natychmiast przekształcić go na wersję wyszukiwalną.
Minusem takiego rozwiązania jest ograniczona wydajność — nie radzi sobie z dużymi plikami czy bardzo złożonymi dokumentami.
Oprogramowanie PDF OCR
Oprogramowanie typu Strefowy OCR do PDF to obecnie najefektywniejsza metoda tworzenia wyszukiwalnych wypowiedzi PDF. Umożliwia ono rozpoznawanie tekstu z dużą dokładnością, nawet w przypadku dokumentów zawierających specjalne znaki czy niestandardowe czcionki.
Korzyści z używania wyszukiwalnych PDF tworzonych przez OCR
Oprogramowanie OCR przekształca zeskanowane dokumenty w wyszukiwalne pliki PDF – dzięki temu możesz natychmiast znajdować kluczowe informacje, konkretne słowa lub symbole.
Szybsze i efektywniejsze wyszukiwanie danych
Najważniejszą zaletą wyszukiwalnych PDF jest oszczędność czasu i zasobów. Na przykład, jeśli codziennie odbierasz wiele zamówień ze sklepu internetowego i musisz znaleźć w dokumentach takie dane jak imię klienta, zamówiony towar czy sumę zamówienia — konwersja tych plików na wyszukiwalne PDF pozwala znacząco przyspieszyć proces oraz łatwiej udostępniać informacje współpracownikom.
Zachowanie oryginalnego układu dokumentu
Większość darmowych narzędzi online nie odtwarza oryginalnego formatowania dokumentów PDF, a jest to jedna z większych wad takich rozwiązań. Specjalistyczne oprogramowanie typu OCR PDF pozwala natomiast zachować układ, kolumny i grafikę dokumentu.
Zwiększenie produktywności
Przeszukiwanie długich dokumentów potrafi być żmudne oraz czasochłonne. Wyszukiwalne pliki PDF minimalizują czasochłonność tych zadań, pozwalając pracownikom i zespołom skupić się na istotniejszych działaniach – np. obsłudze klienta lub interpretacji danych.
Jak sprawić, aby tekst PDF był wyszukiwalny?
Tworzenie wyszukiwalnych PDF przy użyciu Parseur jest bardzo łatwe. Parseur to zaawansowany parser AI dla plików PDF z rozbudowaną funkcją OCR, który służy do automatyzacji ekstrakcji danych z dokumentów.
- Po przesłaniu swojego dokumentu do skrzynki Parseur wejdź w zakładki „Pola”, „Metapola” i kliknij „SearchablePDF”.
- Po zakończeniu przetwarzania otrzymasz link do nowej wersji zeskanowanego PDF – ze stronami ustawionymi pod odpowiednim kątem i aktualnym tekstem OCR, dzięki czemu plik będzie łatwiejszy do odczytu i przeszukiwania.
Parser OCR PDF automatycznie zamieni Twój plik na wersję wyszukiwalną. Nowy PDF możesz pobrać lub wyeksportować dane do wybranego programu – na przykład w formacie CSV lub bezpośrednio poprzez integrację z aplikacjami w czasie rzeczywistym.
Najczęściej zadawane pytania
Oto odpowiedzi na wszystkie Twoje pytania dotyczące wyszukiwalnych plików PDF.
-
Czy Parseur może przekonwertować PDF na wersję wyszukiwalną?
-
Nie, Parseur nie oferuje takiej funkcji.
-
Jaka jest różnica między PDF a wyszukiwalnym PDF?
-
Standardowy PDF zawiera obrazy lub treści, których nie można zaznaczyć ani przeszukać, natomiast wyszukiwalny PDF został poddany obróbce OCR, co ułatwia wyszukiwanie konkretnych słów kluczowych.
-
Który rodzaj PDF jest wyszukiwalny?
-
Każdy dokument, który został przetworzony przez silnik OCR, jest wyszukiwalny.
-
Czy PDF/A to to samo co wyszukiwalny PDF?
-
Nie, PDF/A to standard ISO przeznaczony do archiwizacji i zachowania dokumentów elektronicznych.
-
Dlaczego mój dokument PDF nie jest wyszukiwalny?
-
Nie wszystkie pliki PDF są wyszukiwalne. Zeskanowane dokumenty lub pliki zawierające wyłącznie obrazy nie mogą być przeszukiwane.
-
Jakie oprogramowanie sprawia, że PDF jest wyszukiwalny?
-
Najlepszym rozwiązaniem do wyszukiwania w dokumentach są parsery PDF z funkcją OCR.
Ostatnia aktualizacja
