해운 산업에 대해 관심이 있다면 해상 운송, 컨테이너 번호, 그리고 선하증권 같은 용어를 들어본 적이 있을 것입니다. 하지만 선하증권이 실제로 무엇이고, 물류 운송 과정에서 왜 이렇게도 중요한지 명확하게 알고 계신가요?
이 초보자를 위한 선하증권 가이드는 BoL의 핵심 개념과 작성법에 대한 이해를 도울 것입니다.
선하증권이란 무엇인가요?
선하증권(BoL, B/L, 원본 선하증권 또는 OB/L로도 불림)은 운송 화물의 종류, 수량, 목적지 등 주요 정보를 상세히 기록한 법적 문서입니다. BoL은 또한 운송회사로부터 화주(물품을 보내는 사람)에게 발행되는 영수증 역할도 맡고 있으며, 해당 화물이 수하인에게 안전하게 인도되었다는 증명서 역할을 합니다.
‘Bill of Lading’(선하증권)의 ‘lading’은 물품을 선적하는 행위에서 유래한 용어로, 운송 화물의 인수에 대한 공식 증빙이 됩니다.
예를 들어, 화물 선하증권에는 선적 조건과 내용물이 명확히 명시되어 있습니다. 이는 화주와 운송업체 간에 체결된 운송계약서이자, 물류 흐름 추적, 예상 배송일, 결제 진행 등 다양한 활용에 쓰입니다.
선하증권은 누가 발행하나요?
선하증권은 통상적으로 운송업체(컨테이너선사 등)가 화주에게 발행합니다. 이 문서는 운송계약서, 화물 수령증 그리고 권리증서의 역할을 모두 합니다.
운송업체는 세 가지 주요 단계를 거쳐 BoL을 발행합니다.
- 운송업체는 화물을 인수받으면 선하증권을 발행하며, 반드시 정식 대표자의 서명이 필요합니다. 그와 함께 화주와 수하인이 선적을 추적할 수 있도록 고유 BL 번호를 제공합니다.
- 화주(및 대리인)이 운송업체로부터 화물을 넘겨받은 사실을 증명하기 위해 선하증권에 서명합니다.
- 서명된 BoL 사본은 수하인에게 전달되며, 수하인은 BoL 소지 후 화물을 인도받을 수 있습니다.
선하증권의 종류
선하증권은 다양한 유형으로 나뉘며, 운송 상황에 따라 알맞은 증권이 사용됩니다.
해상 선하증권
해상 BoL은 해상 운송(선박) 경로로 이동하는 화물에 적용되며 선사에서 공식적으로 발행합니다.
직송 선하증권(Straight Bill of Lading)
지정된 수하인에게 직접 인도되는 경우에 사용되며, 해상 BoL 또는 House Bill 형식으로 제공될 수 있습니다. 이 BoL은 전환이나 양도가 불가능하며, 오직 명시된 수하인만이 화물을 수령할 수 있습니다.
지시식 선하증권(Order Bill of Lading)
수하인이 뒷면에 배서(서명)함으로써 제3자에게 화물 소유권을 이전할 수 있는 선하증권입니다. ‘지시선하증권’이라고도 불리며, 은행 등 금융기관을 포함한 제3자가 소유권을 가질 수 있습니다.
항공화물운송장(Airway Bill)
항공사가 발급하는 항공화물 전용 운송장입니다. 선하증권과 유사하지만, 항공화물운송장은 소유권 이전 기능(권리증서 역할)은 수행하지 않습니다.
선하증권이 중요한 이유
선하증권은 운송 사실 및 조건을 증명하는 데 핵심적인 역할을 합니다. 어느 시점에, 어떤 화물이, 어디서부터 어디까지 운송되고 있는지 등 거래의 주요 정보가 기록되어 있습니다. 결제 조건, 인도 방식, 약관, 책임 등도 BoL 내에 명확히 명시됩니다.
이 문서에 양측이 서명하는 순간, 실제 거래가 성립됐음을 공식적으로 입증합니다. 또한 이 증권은 화물의 이동과 보관과정, 취급 내역까지 추적 가능하게 하여 품질 보증 및 분쟁 방지에 크게 기여합니다.
선하증권은 어떻게 작성하나요?
선하증권에는 다음 정보가 필수적으로 포함되어야 합니다.
- 화주(Shipper)
- 수하인(Consignee)
- 운송 방식(Mode of carriage)
- 선하증권 번호(Bill of lading number)
- 예약 번호(Booking number)
- 패키지 수(Number of packages)
- 화물 등급 및 운임
- 착불(Collect)
- 날짜(Dated)
아래는 선하증권 양식 예시입니다.
선하증권 작성을 도와주는 대표 소프트웨어
운송 산업은 여전히 다수의 소프트웨어와 문서 포맷이 혼재된 상태입니다. 자체 BoL 생성 솔루션이 없다면 아래와 같은 소프트웨어 사용을 고려할 수 있습니다.
- SmartBOL
SmartBOL은 Windows 환경에서 선하증권을 손쉽게 생성할 수 있는 데스크탑 애플리케이션입니다. 주요 특징:
- QuickBooks, SQL Server 등 데이터베이스 연동
- BoL 기록 자동 저장 및 열람
- 디지털 서명 지원
- StarShip
StarShip은 웹 및 클라우드 기반에서 선하증권 등 운송 문서의 발급과 관리를 지원하는 솔루션입니다. ERP, 회계 프로그램 등과 연동이 뛰어나며, 모든 배송 정보를 한 화면에서 확인할 수 있습니다.
- Vector
Vector는 화주와 운송업체를 위한 전자 선하증권 솔루션으로, 비대면 배송과 디지털 문서 관리를 지원합니다. ‘자동 이미지 인식’ 기능으로 문서 분류를 쉽고 빠르게 할 수 있습니다.
선하증권 업무 효율적으로 자동화하는 방법
운송 문서를 수작업으로 관리하면 시간이 오래 걸리고, 데이터 오류가 발생할 수 있습니다. 프로세스 자동화로 불필요한 수작업을 줄여 더욱 핵심적인 운송 업무에 집중해야 합니다.
Parseur를 도입하면 수많은 선하증권, 운송장, 주문서 등 PDF 또는 이메일 등 다양한 문서에서 필요한 데이터를 자동 추출할 수 있습니다. Parseur는 PDF 파서 소프트웨어로, 선하증권 데이터 추출 및 업무 자동화에 최적화되어 있습니다. 무료 체험으로 바로 시작하여 다양한 기능을 손쉽게 테스트해보세요.
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