Jeśli działasz w branży transportowej, z pewnością zetknąłeś się z pojęciami takimi jak fracht morski, numer przesyłki czy konosament. Ale czym dokładnie jest konosament i dlaczego stanowi tak istotny dokument dla wszystkich zaangażowanych w przewóz towarów dowolnym środkiem transportu?
Celem tego przewodnika jest wyjaśnienie kluczowych kwestii związanych z konosamentem oraz pokazanie, jak sporządzić taki dokument.
Czym jest konosament?
Konosament (inaczej oryginalny konosament, BoL, B/L lub OB/L) to dokument o charakterze prawnym, który określa rodzaj, ilość i miejsce przeznaczenia przewożonych towarów. Konosament służy także jako pokwitowanie dla nadawcy, które otrzymuje po dostarczeniu przesyłki do odbiorcy.
Nazwa konosament wywodzi się od słowa "lade", czyli "załadować". Wybrano ją trafnie, gdyż pierwotnie dokument ten pełnił funkcję potwierdzenia załadunku towarów na statek.
Na przykład frachtowy konosament (freight bill of lading) to dokument opisujący szczegółowo warunki przewożonego ładunku. Stanowi umowę pomiędzy załadowcą a przewoźnikiem na wykonanie usług transportowych. Dzięki niemu przewoźnik może śledzić przesyłki, prognozować czas dostawy oraz przetwarzać rozliczenia.
Kto wystawia konosament?
Konosament jest wystawiany przez przewoźnika (np. operatora statku kontenerowego) na rzecz załadowcy (nadawcy towarów) i pełni funkcję umowy przewozu, pokwitowania odbioru ładunku oraz dokumentu przenoszącego tytuł własności.
Wystawienia konosamentu przez przewoźnika wymaga kilku kluczowych kroków:
- Przewoźnik wystawia konosament w momencie przyjęcia ładunku i podpisuje go upoważniony przedstawiciel przewoźnika. Konosament otrzymuje oznaczenie w postaci numeru BL, po którym można śledzić przewóz przesyłki.
- Załadowca (lub jego przedstawiciel) podpisuje konosament, potwierdzając odbiór towarów przez przewoźnika zgodnie z jego treścią i ustalonymi warunkami.
- Podpisana kopia konosamentu przekazywana jest odbiorcy, który na jej podstawie odbiera dostawę.
Rodzaje konosamentów
Konosamenty można podzielić na różne typy dokumentów przewozowych. Poniżej znajdziesz najpopularniejsze rodzaje konosamentów.
Konosament morski (Ocean Bill of Lading)
Stosowany do przewozów towarów drogą morską. Wystawiany przez linie żeglugowe.
Konosament prosty (Straight Bill of Lading)
W tej formie ładunek jest przekazywany określonej stronie, zarówno w ramach konosamentu morskiego, jak i domowego (house bill). Przewoźnik wydaje towar wyłącznie osobie wskazanej w oryginale dokumentu. Nie podlega cesji (przeniesieniu praw).
Konosament na zlecenie (Order Bill of Lading)
Umożliwia odbiorcy sprzedaż lub przekazanie praw własności do towarów stronie trzeciej. Znany także jako konosament "na zlecenie" (order), w praktyce może być indosowany np. na bank lub inną instytucję.
Lotniczy list przewozowy (Airway Bill)
Wystawiany przez linie lotnicze w roli przewoźnika, służy do transportu lotniczego. Potwierdza zawarcie umowy pomiędzy załadowcą a przewoźnikiem lotniczym, lecz w odróżnieniu od konosamentu morskiego nie przenosi praw własności do ładunku.
Dlaczego konosament jest ważny?
Kluczowym zadaniem konosamentu jest dokumentowanie wysyłki. Zawiera on istotne informacje dotyczące transakcji, w tym rodzaj i ilość przewożonego towaru, daty, miejsca wysyłki i odbioru. Wskazuje również warunki płatności, instrukcje dostawy oraz zakres odpowiedzialności stron.
Po podpisaniu przez zainteresowane strony, konosamenty są potwierdzeniem zawartej umowy – pełnią podobną funkcję jak faktury czy pokwitowania. Dzięki nim łatwiej także kontrolować jakość produktu, ponieważ dokument szczegółowo opisuje, jak przechowywano i transportowano towar.
Jak sporządzić konosament
Poprawnie sporządzony konosament powinien zawierać następujące dane:
- Informacje o załadowcy
- Dane odbiorcy
- Rodzaj transportu
- Numer konosamentu
- Numer rezerwacji
- Liczbę paczek
- Klasa ładunku i opłaty frachtowe
- Sposób zapłaty (collect)
- Datę
Przykład dokumentu konosamentu:
Popularne oprogramowanie do wystawiania konosamentów
Rynek transportowy jest mocno rozproszony – firmy logistyczne korzystają z własnych systemów i formatów dokumentów, przez co konosamenty mogą się znacznie od siebie różnić. Jeśli nie posiadasz własnego systemu, rozważ użycie jednego z poniższych narzędzi.
- SmartBOL
SmartBOL to aplikacja desktopowa dla systemu Windows do generowania konosamentów. Wybrane funkcje:
- Integracja z QuickBooks i bazą danych SQL Server
- Historia wystawionych konosamentów
- Ewidencja podpisów cyfrowych
- StarShip
StarShip usprawnia tworzenie i obieg konosamentów. Oprogramowanie dostępne w wersji webowej i chmurowej, oferuje integrację z systemami klasy ERP oraz programami księgowymi. Umożliwia zarządzanie wszystkimi informacjami o przesyłce z jednej platformy.
- Vector
Vector to narzędzie do elektronicznego sporządzania konosamentów, które pozwala na cyfrowe zarządzanie dokumentacją przez załadowców i przewoźników. Oferuje funkcję "auto-imaging" do automatycznego rozpoznawania dokumentów w kilka sekund.
Automatyzacja pracy z konosamentami
Ręczna obsługa dokumentacji wysyłkowej wymaga wiele czasu i niesie ryzyko pomyłek. Automatyzując procesy, zyskujesz możliwość skupienia się na innych priorytetach swojego biznesu.
Dzięki Parseur możesz zautomatyzować wyodrębnianie danych z konosamentów i innych dokumentów – oszczędzając godziny ręcznego przepisywania informacji. Parseur to oprogramowanie do analizy PDF, które automatycznie pobiera dane z dokumentów takich jak faktury, konosamenty czy potwierdzenia zamówień. Parseur dostępny jest bezpłatnie w wersji startowej i posiada komplet funkcji od początku korzystania.
Szczegółowy opis tego, jak zautomatyzować przetwarzanie konosamentów z Parseur, znajdziesz w naszym opracowaniu.
Ostatnia aktualizacja
