Si sientes curiosidad por el sector del transporte marítimo, es posible que hayas oído términos como flete marítimo, número de envío y conocimiento de embarque. Pero ¿qué es exactamente un conocimiento de embarque y por qué es importante para cualquiera que transporte mercancías? El objetivo de esta guía para principiantes sobre el conocimiento de embarque es ayudarte a comprender los términos esenciales del BoL y cómo crear uno.
¿Qué es un conocimiento de embarque?
Un conocimiento de embarque (también llamado conocimiento de embarque original, BoL, B/L u OB/L) es un documento legal que detalla el tipo, la cantidad y el destino de las mercancías que se envían. El BoL también sirve como recibo para el expedidor una vez que el envío se entrega a su destinatario.
El término conocimiento de embarque proviene de "to lade", que significa "cargar". El nombre es acertado porque el conocimiento de embarque se utilizaba originalmente como recibo de transporte de los artículos cargados en los barcos.
Por ejemplo, el conocimiento de embarque de la carga sirve como documento de envío que detalla los términos de un envío y lo que contiene. Es un contrato entre el expedidor y el transportista en relación con los servicios de transporte. El transportista lo utiliza para realizar un seguimiento de los envíos, estimar los plazos de entrega y procesar los pagos.
¿Quién emite un conocimiento de embarque?
Un conocimiento de embarque es emitido por un transportista (por ejemplo, el operador de un buque portacontenedores) a un expedidor (la parte que envía las mercancías) como contrato de transporte, recibo de las mercancías y documento de titularidad.
Los transportistas emiten conocimientos de embarque a los expedidores, quienes los utilizan para verificar que los envíos se han recibido en buenas condiciones. Suele pasar por estos tres pasos:
- El transportista emite un conocimiento de embarque como recibo de la carga, que debe ser firmado por un representante autorizado del transportista. El transportista emite un número, el número BL, para que el expedidor y el destinatario puedan seguir la entrega del envío.
- El expedidor (o su agente) tiene que firmar el conocimiento de embarque para acusar recibo de las mercancías del transportista tal y como se describen y en las condiciones indicadas.
- A continuación, se puede entregar una copia firmada del conocimiento de embarque al destinatario, que la utilizará para retirar las mercancías.
Tipos de conocimiento de embarque
El BoL puede clasificarse en diferentes tipos de documentos. A continuación, hemos destacado los tipos de conocimientos de embarque más comunes.
Conocimiento de embarque marítimo
El conocimiento de embarque marítimo se utiliza para la importación y exportación de mercancías por vía marítima y lo emiten las compañías navieras.
Conocimiento de embarque directo
En esta forma, la carga se consigna a una parte específica en el formato de un conocimiento de embarque marítimo o de un conocimiento de embarque interno. El transportista sólo lo entrega a la parte que le presentó el conocimiento de embarque. No es negociable y no puede transferirse de una entidad a otra.
Conocimiento de embarque a la orden
Este conocimiento de embarque da la opción al destinatario de vender o transferir los derechos de propiedad a un tercero. También se conoce como conocimiento de embarque "a la orden" y, al igual que un instrumento negociable, puede endosarse a otra parte, como un banco o una institución financiera.
Conocimiento de embarque aéreo
El conocimiento de embarque aéreo es emitido por las compañías aéreas que actúan como transportistas y se utiliza para el transporte de mercancías por vía aérea. Sirve como prueba del contrato entre el expedidor y la compañía aérea, pero a diferencia del conocimiento de embarque marítimo, no transmite la propiedad de la carga.
¿Por qué es importante el conocimiento de embarque?
El objetivo principal de un BoL es servir como prueba de envío. Proporciona información esencial sobre la transacción, incluyendo el tipo y la cantidad de carga que se envía, la fecha y el punto de origen, y la fecha y el punto de destino. Este documento también proporciona información sobre las condiciones de pago, las instrucciones de entrega, los términos y condiciones, y la responsabilidad.
Una vez firmados por ambas partes, estos documentos sirven como prueba de que se ha producido una transacción entre dos partes, al igual que lo hacen las facturas o los recibos. Los BoL también ayudan a mantener la calidad del producto al detallar dónde se han almacenado los productos y cómo se han manipulado desde que salieron del almacén del expedidor.
Cómo crear un conocimiento de embarque
Un conocimiento de embarque debe incluir la siguiente información:
- Expedidor
- Destinatario
- Modo de transporte
- Número de conocimiento de embarque
- Número de reserva
- Número de paquetes
- Clase de flete y cargos
- Cobrar
- Fechado
He aquí un ejemplo de documento de conocimiento de embarque:
Software popular para generar un conocimiento de embarque
El mundo del transporte marítimo sigue estando bastante fragmentado. La mayoría de las empresas de logística utilizan software y formatos de documentos propios, lo que da lugar a que los conocimientos de embarque adopten todo tipo de formas. Si aún no dispones de una plataforma BoL, puedes utilizar uno de los programas que se mencionan a continuación.
- SmartBOL
SmartBOL es una aplicación de escritorio para Windows que permite crear conocimientos de embarque. Algunas de sus características son:
- Integración con QuickBooks y la base de datos SQL Server.
- Guardar un registro de los BoL anteriores
- Captura de firmas digitales
- StarShip
Como su nombre indica, StarShip te ayuda a enviar tus documentos de conocimiento de embarque. Puedes utilizar la interfaz web o la nube. StarShip se integra perfectamente con muchas aplicaciones, como el software ERP o de contabilidad. La herramienta te permite tener un panel de control donde puedes acceder a todos los detalles de tu envío.
- Vector
Vector es un software de conocimiento de embarque electrónico que facilita las entregas sin contacto tanto para los expedidores como para los transportistas. Puedes digitalizar todos tus documentos y gestionarlo todo online. Vector también tiene una función llamada "auto-imaging" que identifica documentos en segundos.
Automatización de los procesos de conocimiento de embarque
La gestión de la documentación de envío puede ser una tarea que requiere mucho tiempo y que puede dar lugar a inexactitudes en los datos. Al automatizar los procesos manuales, puedes ganar fácilmente más tiempo y centrarte en otros aspectos del negocio del transporte.
Utilizando Parseur para la automatización de tus conocimientos de embarque, puedes ahorrar incontables horas de tareas manuales de introducción de datos. Parseur es un software de análisis de PDF que extrae datos de documentos como facturas, conocimientos de embarque y órdenes de confirmación, entre otros. Puedes empezar a utilizar Parseur de forma gratuita y acceder a todas las funciones disponibles.
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