Si l'industrie du transport maritime vous intéresse, vous avez peut-être déjà rencontré des termes tels que fret maritime, numéro de consignation et connaissement. Mais qu'est-ce qu'un connaissement exactement, et pourquoi est-il important pour quiconque transporte des marchandises ? Ce guide du connaissement pour débutants a pour but de vous aider à comprendre les termes essentiels du connaissement et à en créer un.
Qu'est-ce qu'un connaissement ?
Un connaissement (également appelé connaissement original, BoL, B/L ou OB/L) est un document juridique qui détaille le type, la quantité et la destination des marchandises expédiées. Le connaissement sert également de reçu à l'expéditeur une fois que l'envoi est livré à son destinataire.
Le terme connaissement vient de "to lade", qui signifie "charger". Ce nom est approprié car le connaissement était à l'origine utilisé comme reçu de transport pour les articles chargés sur les navires.
Par exemple, le connaissement de fret maritime sert de document d'expédition détaillant les termes d'un envoi et son contenu. Il s'agit d'un contrat entre l'expéditeur et le transporteur concernant les services de transport. Le transporteur l'utilise pour suivre les envois, estimer les délais de livraison et traiter les paiements.
Qui établit un connaissement ?
Un connaissement est émis par un transporteur (par exemple, l'exploitant d'un porte-conteneurs) à un expéditeur (la partie qui expédie les marchandises) en tant que contrat de transport, reçu de marchandises et document de propriété.
Les transporteurs émettent des connaissements aux expéditeurs, qui les utilisent pour vérifier que les envois ont été reçus en bon état. Le processus d'émission d'un connaissement suit généralement ces trois étapes :
- Un connaissement est émis par le transporteur comme reçu pour la cargaison, et il doit être signé par un représentant autorisé du transporteur. Le transporteur émet un numéro unique, le numéro de connaissement, pour que l'expéditeur et le destinataire puissent suivre la livraison de l'envoi.
- L'expéditeur (ou son mandataire) doit signer le connaissement pour accuser réception des marchandises du transporteur telles que décrites et dans les conditions indiquées.
- Une copie signée du connaissement peut ensuite être remise au destinataire, qui l'utilise pour récupérer les marchandises.
Types de connaissements
Il existe différents types de connaissements. Voici les plus courants :
Connaissement maritime
Le connaissement maritime est utilisé pour l'importation et l'exportation de marchandises par fret maritime (par mer) et est émis par les compagnies maritimes.
Connaissement nominatif
Dans cette forme, la cargaison est consignée à une partie spécifiée, que ce soit dans le cadre d'un connaissement maritime ou d'un connaissement interne. Le transporteur ne la remet qu'à la partie nommée qui lui a présenté le connaissement. Il n'est pas négociable et ne peut être transféré d'une entité à une autre.
Connaissement à ordre
Ce connaissement donne la possibilité au destinataire de vendre ou de transférer les droits de propriété à un tiers. Il est également connu sous le nom de connaissement "à ordre" et, à l'instar d'un effet négociable, il peut être endossé à un tiers, tel qu'une banque ou un établissement financier.
Lettre de transport aérien
La lettre de transport aérien est émise par les compagnies aériennes qui agissent en tant que transporteurs et est utilisée pour le transport de marchandises par fret aérien. Elle sert de preuve de contrat entre l'expéditeur et la compagnie aérienne, mais contrairement au connaissement maritime, elle ne transfère pas la propriété de la cargaison.
Importance du connaissement
L'objectif principal d'un connaissement est de servir de preuve d'expédition. Il fournit des informations essentielles sur la transaction, notamment le type et la quantité de marchandises expédiées, la date et le point d'origine, ainsi que la date et le point de destination. Ce document fournit également des informations sur les conditions de paiement, les instructions de livraison, les termes et conditions, et la responsabilité.
Une fois signés par les deux parties, ces documents servent de preuve qu'une transaction a eu lieu entre deux parties, tout comme le font les factures ou les reçus. Les connaissements contribuent également à maintenir la qualité des produits en détaillant où les produits ont été stockés et comment ils ont été manipulés depuis qu'ils ont quitté l'entrepôt de l'expéditeur.
Comment créer un connaissement
Un connaissement doit comporter les informations suivantes :
- Expéditeur
- Destinataire
- Mode de transport
- Numéro de connaissement
- Numéro de réservation
- Nombre de colis
- Classe de fret et frais
- Ramassage
- Date
Voici un exemple de document de connaissement :
Logiciels populaires pour générer un connaissement
Le monde du transport maritime est encore assez fragmenté. La plupart des entreprises de logistique utilisent des logiciels et des formats de documents propriétaires, ce qui fait que les connaissements prennent toutes sortes de formes. Si vous ne disposez pas déjà d'une plateforme de connaissement, vous pouvez utiliser l'un des logiciels mentionnés ci-dessous.
- SmartBOL
SmartBOL est une application de bureau pour Windows qui permet de créer des connaissements. Voici quelques-unes de ses fonctionnalités :
- Intégration avec QuickBooks et la base de données SQL Server.
- Conservation d'un enregistrement des connaissements précédents
- Capture de signatures numériques
- StarShip
Comme son nom l'indique, StarShip vous aide à expédier vos documents de connaissement. Vous pouvez utiliser l'interface web ou l'interface cloud. StarShip s'intègre parfaitement à de nombreuses applications telles que les progiciels de gestion intégrés ou les logiciels de comptabilité. L'outil vous permet de disposer d'un tableau de bord où vous pouvez accéder à tous les détails de votre envoi.
- Vector
Vector est un logiciel de connaissement électronique qui facilite les livraisons sans contact pour les expéditeurs et les transporteurs. Vous pouvez numériser tous vos documents et tout gérer en ligne. Vector dispose également d'une fonction appelée "imagerie automatique" qui identifie les documents en quelques secondes.
Automatisation des processus de connaissement
La gestion des documents d'expédition peut être une tâche fastidieuse qui peut entraîner des erreurs dans les données. En automatisant les processus manuels, vous pouvez facilement gagner du temps et vous concentrer sur d'autres aspects de l'activité de transport.
En utilisant Parseur pour l'automatisation de vos connaissements, vous pouvez économiser d'innombrables heures de saisie manuelle de données. Parseur est un logiciel de parseur de PDF qui extrait les données de documents tels que les factures, les connaissements et les confirmations de commandes, entre autres. Vous pouvez commencer à utiliser Parseur gratuitement et accéder à toutes les fonctionnalités disponibles.
Pour en savoir plus sur la manière d' automatiser les processus de connaissement avec Parseur, consultez notre article.
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