Si l'industrie du transport vous intéresse, vous avez peut-être déjà entendu des termes comme fret maritime, numéro de consignation et connaissement. Mais qu'est-ce qu'un connaissement exactement, et pourquoi est-il important pour toute personne transportant des marchandises via un mode de transport ? Ce guide du connaissement pour débutants a pour but de vous aider à comprendre les termes essentiels du connaissement et à apprendre comment en créer un.
Qu'est-ce qu'un connaissement ?
Un connaissement (également appelé connaissement original, BoL, B/L ou OB/L) est un document juridique qui détaille le type, la quantité et la destination des marchandises expédiées. Le connaissement sert également de reçu à l'expéditeur une fois que l'envoi est livré à son destinataire.
Le terme connaissement vient de "to lade", qui signifie "charger". Ce nom est approprié car le connaissement était à l'origine utilisé comme reçu de transport pour des articles chargés sur des navires.
Par exemple, le connaissement de fret sert de document d'expédition détaillant les termes d'un envoi et son contenu. Il s'agit d'un contrat entre l'expéditeur et le transporteur concernant les services de transport. Le transporteur l'utilise pour suivre les envois, estimer les délais de livraison et procéder au paiement.
Qui établit un connaissement ?
Un connaissement est émis par un transporteur (par exemple, l'exploitant d'un porte-conteneurs) à un expéditeur (la partie qui expédie les marchandises) en tant que contrat de transport, reçu de marchandises et document de propriété.
Les transporteurs émettent des connaissements aux expéditeurs, qui les utilisent pour vérifier que les envois ont bien été reçus en bon état. Cela se déroule généralement en trois étapes :
- Un connaissement est émis par le transporteur en tant que reçu pour la cargaison, et il doit être signé par un représentant autorisé du transporteur. Le transporteur émet un numéro, le numéro de connaissement, que l'expéditeur et le destinataire utilisent pour suivre la livraison de l'envoi.
- L'expéditeur (ou son mandataire) doit signer le connaissement pour accuser réception des marchandises du transporteur telles que décrites et dans les conditions indiquées.
- Une copie signée du connaissement peut alors être remise au destinataire, qui l'utilise pour récupérer les marchandises.
Types de connaissements
Les connaissements peuvent être classés en différents types de documents. Nous avons mis en lumière les types de connaissements les plus courants ci-dessous.
Connaissement maritime
Le connaissement maritime est utilisé pour l'importation et l'exportation de marchandises par fret maritime (par mer) et est émis par les compagnies maritimes.
Connaissement nominatif
Dans cette forme, la cargaison est consignée à une partie précisée, soit sous forme de connaissement maritime, soit de connaissement interne. Le transporteur ne la remet qu'à la partie ayant présenté le connaissement. Il n'est pas négociable et ne peut pas être transféré d'une entité à une autre.
Connaissement à ordre
Ce connaissement offre au destinataire la possibilité de vendre ou de transférer les droits de propriété à un tiers. Il est également connu sous le nom de connaissement "à ordre" et, à l'instar d'un effet négociable, il peut être endossé à une autre partie, telle qu'une banque ou un établissement financier.
Lettre de transport aérien
La lettre de transport aérien est émise par les compagnies aériennes assurant le transport et est utilisée pour le transport de marchandises par fret aérien. Elle sert de preuve de contrat entre l'expéditeur et la compagnie aérienne mais, contrairement au connaissement maritime, elle ne transmet pas la propriété de la cargaison.
Pourquoi le connaissement est-il important ?
L'objectif principal d'un connaissement est de servir de preuve d'expédition. Il fournit des informations essentielles sur la transaction, notamment le type et la quantité de marchandises expédiées, la date et le point d'origine, ainsi que la date et le point de destination. Ce document offre également des informations sur les modalités de paiement, les instructions de livraison, les conditions générales et la responsabilité.
Une fois signés par les deux parties, ces documents servent de preuve qu'une transaction a eu lieu entre deux parties — tout comme le font les factures ou les reçus. Les connaissements contribuent également à maintenir la qualité des produits en détaillant où les produits ont été stockés et comment ils ont été manipulés depuis qu'ils ont quitté l'entrepôt de l'expéditeur.
Comment créer un connaissement
Un connaissement doit comporter les informations suivantes :
- Expéditeur
- Destinataire
- Mode de transport
- Numéro de connaissement
- Numéro de réservation
- Nombre de colis
- Classe de fret et frais
- Enlèvement
- Date
Voici un exemple de document de connaissement :
Logiciels populaires pour générer un connaissement
Le monde du transport est encore très fragmenté. La plupart des entreprises de logistique utilisent des logiciels et des formats de documents propriétaires, ce qui entraîne une grande diversité de formes pour les connaissements. Si vous ne disposez pas déjà d'une plateforme dédiée au connaissement, vous pouvez utiliser l'un des logiciels mentionnés ci-dessous.
- SmartBOL
SmartBOL est une application de bureau Windows qui permet de créer des connaissements. Certaines de ses fonctionnalités incluent :
- Intégration avec QuickBooks et la base de données SQL Server.
- Archivage des connaissements précédents
- Capture des signatures numériques
- StarShip
Comme son nom l'indique, StarShip vous aide à expédier vos documents de connaissement. Vous pouvez utiliser l'interface web ou cloud. StarShip s'intègre parfaitement à de nombreuses applications telles que des progiciels ou logiciels de comptabilité. L'outil offre un tableau de bord pour accéder à tous les détails de vos expéditions.
- Vector
Vector est un logiciel de connaissement électronique qui facilite les livraisons sans contact pour les expéditeurs et les transporteurs. Vous pouvez numériser l'ensemble de vos documents et tout gérer en ligne. Vector dispose aussi d'une fonctionnalité appelée "imagerie automatique" qui identifie les documents en quelques secondes.
Automatiser les processus de connaissement
La gestion de la documentation d'expédition peut s'avérer chronophage et entraîner des imprécisions dans les données. En automatisant les processus manuels, vous pouvez rapidement gagner du temps et vous concentrer sur d'autres aspects de votre activité de transport.
En utilisant Parseur pour automatiser vos processus de connaissement, vous pouvez économiser d'innombrables heures de saisie manuelle. Parseur est un logiciel de parseur de PDF qui extrait les données de documents comme les factures, les connaissements et les commandes de confirmation, entre autres. Parseur est gratuit au démarrage et vous donne accès à toutes les fonctionnalités disponibles.
Vous pouvez en savoir plus sur la façon d'automatiser les processus de connaissement avec Parseur dans notre article.
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