Se siete curiosi riguardo al settore delle spedizioni, avrete probabilmente sentito parlare di termini come trasporto marittimo, numero di spedizione e documento di trasporto (bill of lading). Ma cos’è esattamente un documento di trasporto e perché è importante per chiunque trasporti merci tramite qualsiasi metodo di trasporto? Lo scopo di questa guida per principianti sul documento di trasporto è quello di aiutarvi a comprendere i termini essenziali della BoL e come crearne uno.
Cos'è un documento di trasporto?
Un documento di trasporto (conosciuto anche come polizza di carico originale, BoL, B/L o OB/L) è un documento legale che descrive nel dettaglio il tipo, la quantità e la destinazione delle merci spedite. La BoL funge anche da ricevuta di consegna per il mittente una volta che la spedizione viene consegnata al destinatario.
Il termine "bill of lading" deriva dall’inglese “to lade”, che significa “caricare”. Il nome è appropriato perché la polizza di carico era originariamente utilizzata come ricevuta di trasporto per gli oggetti caricati sulle navi.
Ad esempio, la polizza di carico per spedizione funge da documento che dettaglia i termini della spedizione e il suo contenuto. È un contratto tra mittente e vettore riguardante i servizi di trasporto. Il vettore lo utilizza per tracciare le spedizioni, stimare i tempi di consegna e gestire i pagamenti.
Chi emette un documento di trasporto?
Una polizza di carico viene emessa da un vettore (ad esempio, l’operatore di una nave portacontainer) a un mittente (la parte che spedisce le merci) come contratto di trasporto, ricevuta delle merci e documento di titolo.
I vettori emettono BoL ai mittenti, che li utilizzano per verificare che le spedizioni siano state ricevute in buone condizioni. Di solito avviene in tre passaggi:
- Un documento di trasporto viene emesso dal vettore come ricevuta per il carico e deve essere firmato da un rappresentante autorizzato del vettore. Il vettore assegna un numero, il numero BL, che mittente e destinatario utilizzano per tracciare la spedizione.
- Il mittente (o un suo agente) deve firmare il documento di trasporto per confermare la ricezione delle merci dal vettore come descritto e nelle condizioni indicate.
- Una copia firmata del documento di trasporto può quindi essere consegnata al destinatario, che la utilizza per ritirare la merce.
Tipi di documento di trasporto
Le BoL possono essere suddivise in diverse tipologie di documenti. Qui sotto abbiamo evidenziato le tipologie più comuni.
Polizza di carico marittima (Ocean Bill of Lading)
La Ocean BoL è utilizzata per l'importazione ed esportazione di merci via nave e viene emessa dalle compagnie di navigazione.
Documento di trasporto diretto (Straight bill of lading)
In questo formato, il carico è destinato a una parte specifica sia nella forma della Ocean BoL che di una house bill. Il vettore la consegna solo alla parte che presenta il documento. Non è negoziabile e non può essere trasferito a un'altra entità.
Documento di trasporto all’ordine (Order bill of lading)
Questa polizza di carico offre al destinatario la possibilità di vendere o trasferire i diritti di proprietà a una terza parte. È anche conosciuta come documento di trasporto "all’ordine" e, similmente a uno strumento negoziabile, può essere girata ad altre parti come banche o istituzioni finanziarie.
Lettera di trasporto aereo (Airway Bill)
La lettera di trasporto aereo è emessa dalle compagnie aeree che agiscono da vettori ed è utilizzata per il trasporto di merci via aereo. Funziona come prova del contratto tra mittente e compagnia aerea, ma a differenza della BoL marittima, non trasferisce la proprietà del carico.
Perché il documento di trasporto è importante?
Lo scopo principale della BoL è servire come prova di spedizione. Fornisce informazioni essenziali sulla transazione quali tipo e quantità della merce spedita, data e punto di origine, data e punto di destinazione. Questo documento indica anche le condizioni di pagamento, istruzioni di consegna, termini e condizioni e responsabilità.
Quando viene firmata da entrambe le parti, questi documenti valgono come prova dell’avvenuta transazione tra le parti, proprio come avviene per fatture o ricevute. Le BoL aiutano anche a mantenere la qualità del prodotto, dettagliano dove è stata immagazzinata la merce e come è stata gestita dal magazzino del mittente fino alla consegna.
Come creare un documento di trasporto
Un documento di trasporto deve includere le seguenti informazioni:
- Mittente
- Destinatario
- Modalità di trasporto
- Numero del documento di trasporto
- Numero di prenotazione
- Numero di colli
- Classe di trasporto e spese
- Pagamento alla consegna
- Data
Ecco un esempio di documento di trasporto:
Software popolare per generare un documento di trasporto
Il mondo delle spedizioni è ancora molto frammentato. Molte società di logistica utilizzano software e formati proprietari, il che significa che le BoL possono avere ogni tipo di formato. Se non avete ancora una piattaforma per la BoL, potete utilizzare uno dei software elencati di seguito.
- SmartBOL
SmartBOL è un’applicazione desktop per Windows che consente di creare documenti di trasporto. Le sue funzionalità includono:
- Integrazione con QuickBooks e database SQL Server.
- Archiviazione dei documenti BoL precedenti
- Acquisizione di firme digitali
- StarShip
Come suggerisce il nome, StarShip vi aiuta a spedire i vostri documenti di trasporto. Potete utilizzare sia l’interfaccia web sia quella cloud. StarShip si integra facilmente con molte applicazioni come software ERP o di contabilità. Lo strumento vi permette di avere una dashboard da cui consultare tutti i dettagli delle vostre spedizioni.
- Vector
Vector è un software elettronico per la gestione delle BoL che facilita le consegne senza contatto sia per i mittenti che per i vettori. Potete digitalizzare tutti i vostri documenti e gestire tutto online. Vector offre anche una funzione chiamata 'auto-imaging' che identifica i documenti in pochi secondi.
Automatizzare i processi del documento di trasporto
Gestire la documentazione di spedizione può richiedere molto tempo e causare imprecisioni nei dati. Automatizzando i processi manuali, potete facilmente risparmiare tempo e concentrarvi su altri aspetti dell’attività di trasporto.
Utilizzando Parseur per l’automazione del vostro documento di trasporto, potete risparmiare ore di inserimento manuale dei dati. Parseur è un software di parsing PDF che estrae dati da documenti come fatture, documenti di trasporto e ordini di conferma tra gli altri. Parseur è gratuito per iniziare e vi consente di accedere a tutte le funzionalità disponibili.
Potete scoprire di più su come automatizzare i processi della BoL con Parseur nel nostro articolo.
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