Om du är nyfiken på sjöfartsindustrin har du säkert stött på termer som sjöfrakt, sändningsnummer och fraktsedel. Men vad är egentligen en fraktsedel (bill of lading), och varför är den viktig för den som transporterar varor via valfri transportmetod? Syftet med denna nybörjarguide till fraktsedlar är att hjälpa dig förstå de väsentliga termerna för en BoL och hur man skapar en.
Vad är en fraktsedel (bill of lading)?
En fraktsedel (också kallad original bill of lading, BoL, B/L eller OB/L) är ett juridiskt dokument som anger typen, kvantiteten och destinationen för varor som transporteras. Fraktsedeln agerar även som ett kvitto till avsändaren när leveransen når slutmottagaren.
Namnet "bill of lading" kommer från engelskans "to lade", som betyder att lasta. Namnet är passande eftersom fraktsedeln från början användes som transportkvitto för varor som lastats på fartyg.
Till exempel fungerar en fraktsedel för gods som ett transportdokument som anger villkoren och innehållet för en sändning. Det är ett avtal mellan avsändaren och transportören gällande transporttjänster. Transportören använder dokumentet för att spåra sändningar, förutse leveranstider och hantera betalningar.
Vem utfärdar en fraktsedel?
En fraktsedel utfärdas av transportören (t.ex. operatören av ett containerfartyg) till avsändaren (den part som skickar varorna) och fungerar som transportavtal, kvitto för varor och bevis på äganderätt.
Transportören ger BoL till avsändaren, som använder dokumentet för att verifiera att leveransen mottagits i gott skick. Oftast ser processen ut så här:
- En fraktsedel utfärdas av transportören som kvitto på att godset tagits emot och ska signeras av en auktoriserad representant för transportören. Transportören utfärdar ett nummer, ett BL-nummer, så att både avsändare och mottagare kan spåra sändningen.
- Avsändaren (eller dess ombud) måste signera fraktsedeln för att bekräfta att godset har mottagits från transportören under de villkor och i det skick som specificerats.
- En signerad kopia av fraktsedeln lämnas sedan till mottagaren, som använder denna för att hämta ut varorna.
Typer av fraktsedel (bill of lading)
Fraktsedlar delas in i olika typer av dokument. Vi har lyft fram de vanligaste typerna av fraktsedlar nedan.
Sjöfraktsedel (Ocean Bill of Lading)
Sjöfraktsedel (Ocean BoL) används för import och export av varor med sjöfrakt (till havs) och utfärdas av rederier.
Direkt fraktsedel (Straight bill of lading)
I det här formuläret är lasten adresserad till en specifik mottagare i antingen formatet av en Ocean BoL eller en house bill. Transportören överlämnar det enbart till den part som visade upp fraktsedeln för transportören. Den är icke-förhandlingsbar och kan inte överlåtas från en enhet till en annan.
Order-fraktsedel (Order bill of lading)
Denna fraktsedel ger ett alternativ till mottagaren att sälja eller överlåta äganderätten till en tredje part. Den är även känd som "to order"-fraktsedel, och likt ett värdepapper kan den överföras till en annan part, såsom en bank eller ett finansinstitut.
Flygfraktsedel (Airway Bill)
Flygfraktsedeln utfärdas av flygbolag som agerar som transportörer och används för att transportera gods med flygfrakt. Det fungerar som bevis på avtal mellan avsändaren och flygbolaget, men till skillnad från en sjöfraktsedel innebär den inte äganderätt av varorna.
Varför är fraktsedeln viktig?
Huvudsyftet med en BoL är att fungera som bevis på sändningen. Den ger väsentlig information om transaktionen, inklusive typ och kvantitet av gods som skickas, datum och plats för avgång, samt datum och plats för ankomst. Detta dokument ger också information om betalningsvillkor, leveransinstruktioner, allmänna villkor och ansvar.
När båda parter undertecknat dokumenten fungerar de som bevis på att en transaktion ägt rum mellan två parter – precis som fakturor eller kvitton gör. BoLs hjälper även till att säkerställa produktkvaliteten genom att i detalj visa var produkterna har förvarats och hur de har hanterats sedan de lämnat avsändarens lager.
Hur skapar man en fraktsedel
En fraktsedel måste innehålla följande information:
- Avsändare
- Mottagare
- Transportmetod
- Fraktsedelsnummer
- Bokningsnummer
- Antal kollin
- Fraktklass och avgifter
- Uppbörd (Collect)
- Datum
Här är ett exempel på ett fraktsedelsdokument:
Populära program för att generera en fraktsedel
Sjöfarts- och logistikbranschen är fortfarande ganska splittrad. De flesta logistikföretag använder egen mjukvara och egna dokumentformat, vilket resulterar i att fraktsedlar (B/L) kan ha alla möjliga former. Om du inte redan har en BoL-plattform kan du använda en av de mjukvaror som nämns nedan.
- SmartBOL
SmartBOL är ett skrivbordsprogram för Windows som möjliggör skapande av fraktsedlar. Några av dess funktioner inkluderar:
- Integration med QuickBooks och SQL Server-databas.
- Loggning av tidigare fraktsedlar
- Möjlighet att samla in digitala signaturer
- StarShip
Som namnet antyder hjälper StarShip dig att hantera dina fraktsedelsdokument. Du kan använda antingen webb- eller molngränssnittet. StarShip integreras sömlöst med många applikationer som ERP eller bokföringssystem. Verktyget erbjuder en kontrollpanel där du kan komma åt alla detaljer om din sändning.
- Vector
Vector är en elektronisk mjukvara för fraktsedlar som möjliggör kontaktlösa leveranser för både avsändare och transportörer. Du kan digitalisera alla dina dokument och hantera allt online. Vector har också en funktion som kallas "auto-imaging" som identifierar dokument på några sekunder.
Automatisering av fraktsedelsprocessen
Att hantera transportdokumentation kan vara en tidskrävande uppgift som kan leda till felaktigheter i data. Genom att automatisera manuella processer kan du enkelt få mer tid och fokusera på andra aspekter av transportverksamheten.
Genom att använda Parseur för din automatisering av fraktsedlar kan du spara åtskilliga timmar av manuell datainmatning. Parseur är en PDF parser-programvara som extraherar data från dokument som fakturor, fraktsedlar och orderbekräftelser med flera. Parseur är gratis att starta med, där du får tillgång till alla tillgängliga funktioner.
Du kan läsa mer om hur du kan automatisera BoL-processen med Parseur i vår artikel.
Senast uppdaterad
