E-facturatie (elektronische facturatie) is het automatisch uitwisselen van facturen in een gestructureerd digitaal formaat, zoals XML of EDI (Electronic Data Interchange), tussen bedrijven en belastingautoriteiten. In tegenstelling tot PDF-facturen worden e-facturen direct geïntegreerd met ERP-systemen, wat meer nauwkeurigheid, compliance en efficiëntie oplevert. In deze gids lees je wat e-facturatie is, hoe het werkt, welke voordelen het biedt, de wereldwijde regelgeving en hoe je als organisatie succesvol overstapt op e-facturatie.
Belangrijkste punten
- Automatiseert het creëren, valideren en verwerken van facturen voor meer nauwkeurigheid en efficiëntie.
- Overheden wereldwijd stellen e-facturatie verplicht om belastingnaleving te vergroten en fraude te beperken.
- Bedrijven profiteren van snellere verwerking, lagere kosten en minder handmatig werk.
E-facturatie begrijpen
Naarmate bedrijfsprocessen digitaliseren, transformeert e-facturatie de financiële afhandeling en verbetert het efficiëntie, beveiliging en compliance. E-facturatie betreft het digitaal creëren, verzenden, ontvangen en archiveren van facturen. (Bron: Thomson Reuters)
De adoptie van e-facturatie neemt toe in de Verenigde Staten, waar het adoptiepercentage van 25% onder Amerikaanse bedrijven ligt. Dat gebeurt door de aanzienlijke besparingen: elektronische facturatie leidt meestal tot 60-80% kostenreductie. (Bron: Pagero)
Wat is e-facturatie?
E-facturatie is de digitale uitwisseling van factuurdocumenten tussen bedrijven, leveranciers en klanten in een gestructureerd formaat. In tegenstelling tot papieren of PDF-facturen worden deze e-facturen elektronisch verwerkt in XML-, EDI- of UBL-formaten. (Bron: Basware)
De wereldwijde e-facturatiemarkt was $13,5 miljard waard in 2023 en groeit naar verwachting met een CAGR van 17,7% van 2024 tot 2032, tot $60,9 miljard in 2032. Bedrijven wereldwijd ontdekken steeds meer de voordelen van e-facturatie. (Bron: High Radius)
Belangrijkste kenmerken van e-facturatie
E-facturatie is meer dan alleen het digitaal versturen van facturen; het draait om automatisering en structurering van financiële data voor soepele verwerking, compliance en systeemintegratie.
- Gestructureerde, machineleesbare data (zoals XML, EDI, UBL): In tegenstelling tot PDF's of gescande documenten zijn deze formaten direct te verwerken door boekhoudsoftware en belastingdiensten. Dit voorkomt handmatige invoer, verlaagt de kans op fouten en maakt automatische validatie mogelijk.
- Veilige elektronische overdracht – E-facturen worden verstuurd via beveiligde, gestandaardiseerde protocollen, waardoor het risico op fraude, onderschepping of ongeoorloofde wijzigingen sterk daalt. Zo blijft dataintegriteit behouden en voldoe je aan belastingwetgeving.
- Directe integratie met boekhoud- en ERP-systemen – E-facturen zijn direct te importeren in Enterprise Resource Planning (ERP) en boekhoudsystemen. Dit versnelt de verwerking, automatiseert goedkeuringen en biedt real-time financieel inzicht, wat administratieve lasten verlaagt.
- Niet hetzelfde als een gescande PDF; een e-factuur is altijd gestructureerd – Een gescande factuur of PDF is géén e-factuur, omdat die alsnog handmatige verwerking vereist. Een e-factuur bevat altijd gestructureerde, machineleesbare data die geschikt is voor automatisering.
Wat valt niet onder e-facturatie?
Niet alle digitale facturen zijn automatisch elektronische facturen. Veel organisaties gaan ervan uit dat een PDF of een e-mail met factuurgegevens voldoende is, maar alleen facturen in een gestructureerd formaat die naadloos integreren met boekhoudsystemen gelden als e-facturen.
- Gescande papieren facturen: Als een papieren factuur alleen wordt gedigitaliseerd (bijvoorbeeld naar PDF of JPEG), bevat deze geen gestructureerde data voor automatische verwerking.
- PDF- of Word-facturen: Facturen in PDF- of Word-formaat die per e-mail worden verzonden, vereisen nog steeds handmatige verwerking.
- E-mails met factuurinformatie: Factuurdetails als platte tekst via e-mail, zonder gestructureerde data-integratie.
- Ongestructureerde digitale bestanden: Bijvoorbeeld Excel-facturen zonder gestructureerd schema dat systemen kunnen uitlezen.
- Papieren facturen met QR-codes: Hoewel ze een digitaal element toevoegen, vereist verwerking meestal handmatige handelingen tenzij deze zijn gekoppeld aan e-facturatieplatforms.
Hoe verschilt e-facturatie van traditionele facturatie?
Traditionele facturatie is afhankelijk van handmatige data-invoer, papieren facturen, PDF’s en e-mails, wat leidt tot vertragende processen, kans op fouten en inefficiënt werken. E-facturatie automatiseert het hele proces: het aanmaken, valideren en verwerken van facturen en zorgt voor snellere, veiligere en conforme transacties.
Dit maakt e-facturatie sterker dan traditionele facturatie:
- Snelheid & efficiëntie – Papieren facturen kosten dagen of zelfs weken door printen, verzending en handmatige goedkeuring. E-facturatie werkt real-time en versnelt betalingen.
- Kostenbesparing – Geen print-, verzend-, opslag- of verwerkingskosten meer; e-facturatie reduceert structureel overhead.
- Nauwkeurigheid & minder fouten – Automatische datavalidatie voorkomt invoerfouten, dubbele gegevens en zoekgeraakte documenten.
- Regelgeving & compliance – E-facturatie is direct afgestemd op fiscale regels, versimpelt btw-aangiftes en reduceert fraudes.
- Beveiliging & dataintegriteit – Door versleuteling en digitale handtekeningen blijven e-facturen integer, verifieerbaar en beschermd.
Typen e-facturatiesystemen
Er bestaan verschillende systemen voor e-facturatie, elk met eigen kenmerken voor verzending, verwerking en integratie. De keuze hangt af van regelgeving, bedrijfsomvang en transacties. Dit zijn de belangrijkste:
1. Peppol E-facturatiesystemen
Ideaal voor: Organisaties die actief zijn in Europa, Australië, Singapore en Amerikaanse federale markt voor gestandaardiseerde grensoverschrijdende e-facturatie.
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een wereldwijd netwerk waarmee bedrijven en overheden veilig via gecertificeerde Access Points facturen uitwisselen in een standaardformaat. Peppol staat garant voor compliance en fraudepreventie.
Voorbeelden: Basware, Pagero, Tungsten Network.
2. Directe EDI (Electronic Data Interchange) e-facturatiesystemen
Ideaal voor: Grote bedrijven en supply chains met behoefte aan hoge volumes geautomatiseerde transacties.
EDI verzorgt machine-tot-machine data-uitwisseling in vastgestelde formaten (zoals EDIFACT, ANSI X12, XML, UBL). Toepassingen zijn vooral te vinden in industrie, retail, logistiek en zorg.
Voorbeelden: IBM Sterling, OpenText, SPS Commerce.
3. Overheid-gedreven e-facturatiesystemen
Ideaal voor: Organisaties die wettelijke belastingverplichtingen hebben.
Veel overheden vereisen e-facturatie voor real-time belastingvalidatie, automatische btw-rapportage en strikte compliance.
Voorbeelden:
- Italië (Sistema di Interscambio - SDI)
- India (GST E-Invoicing Portal)
- Frankrijk (Chorus Pro voor B2G)
4. ERP-geïntegreerde e-facturatiesystemen
Ideaal voor: Bedrijven die werken met enterprise software voor boekhouding, inkoop en finance.
Deze systemen laten toe dat facturen binnen bestaande bedrijfsapplicaties aangemaakt, verstuurd en verwerkt worden, met maximale automatisering.
Voorbeelden: SAP Ariba, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365.
5. Cloud-gebaseerde e-facturatieoplossingen
Ideaal voor: Bedrijven die behoefte hebben aan flexibele, geautomatiseerde facturatie zonder dure ERP-implementatie.
Deze platforms bieden automatisering, meerdere verzendopties en direct inzicht. Geschikt voor kmo's en groeiende ondernemingen die schaalbare en conforme oplossingen zoeken.
Voorbeelden: Bill.com, Basware, Tungsten Network, Parseur (voor factuurdata-extractie & automatisering).
6. Leveranciersnetwerk-gebaseerde e-facturatiesystemen
Ideaal voor: Organisaties met veel leveranciers en frequente factuuruitwisseling.
Dergelijke platforms bieden gecentraliseerde hubs waar leveranciers hun facturen indienen via beveiligde portals en bedrijven deze automatisch verwerken.
Voorbeelden: Basware, Coupa, Ariba Network.
Hoe werkt e-facturatie?
E-facturatie is een volledig geautomatiseerd proces dat bedrijven helpt om facturen efficiënter te creëren, verzenden, ontvangen en verwerken dan bij traditionele facturatie het geval is. Handmatige data-invoer, papierwerk en vertragingen worden uitgesloten; organisaties profiteren van soepele, real-time transacties dankzij gestructureerde bestandsformaten en beveiligde verzending. (Bron: HighRadius)
Stap voor stap het proces:
- Factuuraanmaak – Een leverancier creëert een factuur in een gestructureerd digitaal formaat via facturatie- of ERP-software. (Bron: Pagero)
- Factuurvalidatie – De factuur wordt (automatisch) gecontroleerd op compliance-criteria.
- Beveiligde verzending – De elektronische factuur wordt verstuurd via beveiligde kanalen zoals Peppol, API of EDI-netwerken.
- Verwerking & goedkeuring – De afnemer valideert, keurt goed en verwerkt de factuur automatisch in het systeem.
- Betaling & reconciliatie – Na goedkeuring wordt de betaling verwerkt en de factuur gearchiveerd voor de audit.
De groei van e-facturatie
De overgang van papieren of PDF-facturen naar elektronische formaten wordt gedreven door de wens tot snellere processen, lagere operationele kosten en striktere fiscale naleving.
Overheidsdwang zoals btw-rapportage in de EU en GST in Azië versnelt de adoptie van e-facturatie. Deze maatregelen zijn bedoeld om belastingontduiking te minimaliseren en financiële transparantie te vergroten. (Bron: IMarc)
Digitale transformatie bij bedrijven en het mkb. Automatisering vermindert handmatige stappen, verhoogt nauwkeurigheid en bespaart kosten.
Bijvoorbeeld: 70% van de bedrijven in de EU beschikte in 2022 over basis digitale vaardigheden. Het EU-streefdoel is dat 80% van de volwassenen in 2030 essentiële digitale skills bezit. (Bron: The Business Research Company)
- Minder belastingfraude & meer transparantie. E-facturatie geeft belastingautoriteiten veel meer zicht op transacties, waardoor de btw-inning effectiever en fraudevrij wordt. (Bron: Tipalti)
Voordelen van e-facturatie: waarom kiezen voor digitaal factureren?
E-facturatie automatiseert de hele cyclus – van factuuropmaak tot betaling – en beperkt handmatig werk en fouten.
Hieronder de belangrijkste voordelen:
1. Kostenbesparing
- Geen papier, print of verzendkosten meer
- Minder manuele invoer, dus minder fouten
- Snellere verwerking betekent minder personeelskosten
2. Hogere efficiëntie
- Automatische data-uitwisseling en validatie
- Snellere goedkeuring
- Kortere doorlooptijden voor betaling
3. Meer nauwkeurigheid
- Minder kans op menselijke fouten
- Automatische matching en validatie
- Eenvoudigere naleving van wet- en regelgeving
4. Betere beveiliging
- Veilige elektronische verzending
- Lagere kans op fraude en datalekken
- Sterkere audit trail
5. Duurzamer
- Minder papiergebruik
- Lagere ecologische voetafdruk
Wereldwijde e-facturatie regelgeving
De wereldwijde opkomst van e-facturatie leidt ertoe dat overheden en instanties uniforme standaarden en fiscale regels opstellen. Sommige landen verplichten e-facturatie volledig voor B2B en B2G, anderen zijn nog in de transitiefase.
E-facturatie in de Verenigde Staten
- Nog geen landelijke verplichting, maar groeiend gebruik in B2B en B2G.
- De Business Payments Coalition (BPC) werkt aan een universeel e-facturatiemodel.
- Steeds meer federale instanties gebruiken PEPPOL.
- IRS en lokale belastingdiensten onderzoeken real-time e-facturatieoplossingen.
E-facturatie in de Europese Unie
- Richtlijn 2014/55/EU verplicht e-facturatie bij B2G.
- Italië, Frankrijk en Spanje verplichten B2B e-facturatie.
- Peppol is de standaard voor uitwisseling.
- ViDA (VAT in the Digital Age) werkt aan EU-brede real-time e-facturatie voor 2028.
E-facturatie in het Verenigd Koninkrijk
- Geen brede verplichting; bij overheidsopdrachten is e-facturatie wel verplicht. (Bron: Qvalia)
- Making Tax Digital (MTD) promoot digitale administratie en btw-compliance.
E-facturatie in Azië
- India – Verplicht voor bedrijven met omzet vanaf INR 10 crore (onder GST).
- China – Voert het Golden Tax System (GTS) voor e-facturen en rapportages.
- Singapore – Werkt met het Peppol framework bij B2B.
- Japan – Lanceerde in 2023 het Qualified Invoice System.
Best practices voor implementatie van e-facturatie
Goed implementeren van e-facturatie levert direct efficiency, kostenbesparing en compliance op.
Kies de juiste tools, investeer in kennisdeling en bewaak naleving om maximaal profijt uit e-facturatie te halen.
- Kies passende software
- Let op compatibiliteit met ERP- en boekhoudsystemen en compliance.
- Zorg voor regelgeving compliance
- Blijf actueel over lokale fiscale regels.
- Integreer met boekhouding en ERP
- Gebruik API’s of Peppol-netwerk.
- Train het financiële team
- Zorg voor kennis over formats, compliance en workflows.
- Automatiseer validatie & goedkeuring
- Gebruik AI voor matching en fraudedetectie.
- Monitor prestaties
- Meet KPIs zoals verwerkingstijd, fouten en besparingen.
Beste e-facturatie software & platforms
Het kiezen van de juiste oplossing bepaalt of integratie en compliance soepel verlopen. Goede e-facturatie biedt bedrijven de kans om verwerkingstijden drastisch te verkorten, soms van weken naar minder dan 48 uur.
(Bron: Basware)
1. SAP Ariba – Beste voor enterprise e-facturatie
- Complete automatisering voor grote organisaties.
- Voldoet aan wet- en regelgeving wereldwijd.
2. Basware – Beste voor wereldwijde compliance & Peppol-integratie
- Automatische goedkeuring en betaling.
- Ondersteunt Peppol-netwerk.
3. QuickBooks & Xero – Beste voor mkb & startups
- Gebruiksvriendelijk voor kleine bedrijven.
- Makkelijk te koppelen aan bank- en betaalsystemen.
Toekomsttrends in e-facturatie
Met de groeiende digitalisering breidt e-facturatie zich snel uit, mede door overheidsbeleid en technologische innovatie. Sinds januari 2024 is e-facturatie in meer dan 19 landen verplicht voor álle belastbare transacties en in 49 landen voor specifieke vormen. (Bron: CSSA)
1. AI-gebaseerde verwerking
- Machine learning voor automatische herkenning & fraudedetectie.
2. Blockchain voor veilige facturatie
- Slimme contracten zorgen voor integriteit en transparantie.
3. Wereldwijde standaardisatie & interoperabiliteit
- Peppol en UBL groeien uit tot wereldstandaard.
4. Real-time fiscale compliance
- Overheden eisen real-time validatie en directe belastingrapportage.
Waarom e-facturatie de toekomst van zakendoen is
E-facturatie is anno nu een onmisbaar onderdeel van moderne bedrijfsvoering. Het maakt fiscale compliance eenvoudig, minimaliseert belastingfraude en verhoogt de efficiëntie. Door vroegtijdig over te stappen profiteren organisaties van lagere kosten en een soepel facturatieproces. (Bron: See Burger)
Overstappen van handmatige facturatie naar e-facturatie
E-facturatie wordt de nieuwe standaard, maar de overgang van traditionele naar elektronische facturatie gebeurt stapsgewijs. Bedrijven moeten voorbereiden op zowel klassieke als digitale facturen in deze fase.
- Bepaal de digitale volwassenheid van je organisatie
- Kies een passend e-facturatieplatform
- Automatiseer data-extractie met Parseur
- Informeer en neem leveranciers/klanten mee in het proces
FAQ over e-facturatie
- Wat is het verschil tussen e-facturatie en digitale facturatie?
Digitale facturatie omvat nog vaak handmatige handelingen, terwijl e-facturatie het hele traject automatiseert. E-facturatie is sneller, nauwkeuriger en sluit aan bij internationale fiscale regelgeving.
- Is e-facturatie verplicht in de VS?
In de VS bestaat geen algemene verplichting, maar bepaalde sectoren gaan wel verplicht over op e-facturatie.
- Hoe werkt Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een wereldwijd netwerk waarmee bedrijven en overheden veilig en efficiënt facturen uitwisselen via gecertificeerde access points en standaardformaten.
Laatst bijgewerkt op
