Wat is e-facturatie? Hoe het werkt, voordelen en wereldwijde regelgeving.

E-facturatie (elektronische facturatie) is het geautomatiseerd uitwisselen van facturen in een gestructureerd digitaal formaat, zoals XML of EDI (Electronic Data Interchange), tussen bedrijven en belastingautoriteiten. In tegenstelling tot PDF-facturen worden e-facturen direct gekoppeld aan ERP-systemen, wat zorgt voor meer nauwkeurigheid, compliance en efficiëntie. In deze gids lees je wat e-facturatie is, hoe het werkt, de voordelen, wereldwijde regelgeving én hoe bedrijven het succesvol kunnen toepassen.

Belangrijkste punten

• Automatiseert het opstellen, valideren en verwerken van facturen, waardoor nauwkeurigheid en efficiëntie toenemen.
• Overheden wereldwijd stellen e-facturatie verplicht om belastingnaleving te verbeteren en fraude te verminderen.
• Bedrijven profiteren van snellere verwerking, kostenbesparing en minder handmatig werk.

E-facturatie begrijpen

Nu organisaties steeds meer digitaliseren, brengt e-facturatie innovatie in financiële transacties, gericht op efficiëntie, veiligheid en compliance. E-facturatie, ofwel elektronische facturatie, draait om het digitaal genereren, versturen, ontvangen en opslaan van facturen. (Bron: Thomson Reuters)

In de Verenigde Staten neemt de adoptie toe, met een rapportage van een adoptiegraad van 25% onder Amerikaanse bedrijven. Deze digitale omslag wordt aangewakkerd door de potentie om flink te besparen: geautomatiseerde elektronische facturatie leidt doorgaans tot een kostenreductie van 60-80%. (Bron: Pagero)

Wat is e-facturatie?

E-facturatie (elektronische facturatie) is de digitale uitwisseling van factuurdocumenten tussen bedrijven, leveranciers en klanten in een gestructureerd formaat. In tegenstelling tot papieren of PDF-facturen worden ze elektronisch afgehandeld in XML-, EDI- of UBL-formaten. (Bron: Basware)

Nu de wereldwijde markt voor e-facturatie uitkwam op $13,5 miljard in 2023 en zal groeien met een CAGR van 17,7% van 2024 tot 2032 (tot $60,9 miljard in 2032), ontdekken steeds meer bedrijven de brede voordelen van e-facturatie. (Bron: High Radius)

Belangrijkste kenmerken van e-facturatie

E-facturatie is meer dan alleen digitaal versturen van facturen—het draait om automatisering en structurering van financiële data voor soepele verwerking, compliance en koppeling met (bedrijfs)systemen.

• Gestructureerde, machine-leesbare data (zoals XML, EDI, UBL): Anders dan PDF’s of gescande facturen maken deze formaten gebruik van gestructureerde data, die direct leesbaar is voor boekhoudsoftware en belastingdiensten. Dit voorkomt handmatige invoer, minimaliseert fouten en maakt automatische validatie mogelijk.
• Veilige elektronische overdracht – E-facturen worden via versleutelde, gestandaardiseerde communicatieprotocollen verzonden, waardoor het risico op fraude, onderschepping of ongeoorloofde aanpassing klein is. Dat waarborgt integriteit van de data én compliance met belastingregels.
• Naadloze koppeling met boekhoud- en ERP-systemen – E-facturen kunnen direct geïmporteerd worden in enterprise resource planning (ERP) en boekhoudsystemen, waardoor verwerking, goedkeuringen en realtime financiële inzichten geautomatiseerd verlopen. Dit verhoogt efficiëntie en verlaagt de administratieve druk op financiële teams.
• Niet hetzelfde als een gescand PDF-bestand; het moet een gestructureerd digitaal formaat zijn – Een gescande factuur of PDF geldt niet als e-factuur, omdat deze handmatige verwerking vereist. Een echte e-factuur is gestructureerd, machine-leesbaar en geschikt voor automatisering, wat zorgt voor snelle verwerking, compliance en hogere data-nauwkeurigheid.

Wat geldt niet als e-factuur?

Niet alle digitale facturen zijn e-facturen. Veel mensen denken dat een PDF of een e-mail met factuurdetails voldoende is. Maar tenzij de factuur een gestructureerd formaat heeft en naadloos integreert met boekhoudsystemen, geldt het niet als e-factuur.

1. Gescande papieren facturen: Ook als je ze digitaliseert (bijvoorbeeld als PDF of JPEG), ontbreken de gestructureerde data die nodig zijn voor automatische verwerking.
2. PDF- of Word-facturen: Facturen in PDF- of Word-formaat die als bijlage per e-mail verstuurd worden, zijn geen e-facturen omdat ze handmatig verwerkt moeten worden.
3. E-mails met factuurdetails: Tekst-gebaseerde facturen die via e-mail worden gestuurd zonder gestructureerde data-integratie.
4. Ongestructureerde digitale formaten: Bijvoorbeeld Excel-facturen zonder gestructureerd schema.
5. Papieren facturen met QR-codes: Zelfs als er een digitaal element inzit, is het niet voldoende – tenzij ze volledig zijn geïntegreerd met een e-facturatieplatform.

Hoe verschilt e-facturatie van traditionele facturatie

Traditionele facturatiemethoden draaien om handmatige data-invoer, papieren facturen, PDF’s en facturen via e-mail, wat vaak leidt tot vertragingen, fouten en inefficiëntie. E-facturatie daarentegen automatiseert het opstellen, valideren en verwerken van facturen – en zorgt zo voor snellere, veiligere en conforme transacties.

Hiermee is e-facturatie duidelijk beter dan traditionele facturatie:

• Snelheid & efficiëntie – Klassieke facturen vereisen printen, verzenden en handmatige goedkeuring, wat dagen of weken duurt. E-facturatie maakt realtime verzending en automatische verwerking mogelijk, waardoor betalingscycli korter worden en de cashflow verbetert.
• Kostenbesparing – Papieren facturen brengen print-, verzend-, opslag- en verwerkingskosten met zich mee. E-facturatie schrapt deze kosten, wat vooral administratieve en operationele lasten vermindert.
• Minder fouten & grotere nauwkeurigheid – Handmatige facturatie is foutgevoelig, zorgt voor dubbele boekingen en zoekgeraakte documenten. E-facturatie zorgt voor automatische validatie van de data en voorkomt foutieve afhandelingen.
• Regelgeving & compliance – Klassieke facturatie biedt vaak geen ingebouwde belastingcontrole, met als risico boete of fraude. E-facturatie volgt belastingregels automatisch, versimpelt aangiftes en minimaliseert fraude.
• Beveiliging & dataintegriteit – Papieren of e-mailfacturen kunnen makkelijk worden gemanipuleerd of zoekraken. E-facturatie maakt gebruik van encrypted kanalen en digitale handtekeningen, zodat facturen niet te vervalsen zijn en altijd zijn te verifiëren.

Typen e-facturatiesystemen

E-facturatiesystemen verschillen qua verzending, verwerking en integratie binnen bedrijfsprocessen of overheidssystemen. De juiste keuze hangt af van compliance, bedrijfsgrootte en transacties. Dit zijn de meest voorkomende systemen:

1. Peppol e-facturatiesystemen

Ideaal voor: Bedrijven die actief zijn in Europa, Australië, Singapore en bij Amerikaanse federale aanbestedingen, voor gestandaardiseerde grensoverschrijdende e-facturatie.

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een wereldwijd e-facturatiekader waarmee bedrijven en overheden veilig facturen kunnen uitwisselen via een gestandaardiseerd formaat en gecertificeerde Access Points. Peppol waarborgt btw-compliance, belastingrapportage en fraudepreventie.

Voorbeelden van Peppol-aanbieders zijn Basware, Pagero en Tungsten Network.

2. Directe EDI (Electronic Data Interchange) e-facturatiesystemen

Ideaal voor: Grote ondernemingen en supply chains die veel automatische transacties verwerken.

EDI is een machine-tot-machine data-uitwisselingssysteem, waarmee bedrijven elektronisch facturen en andere documenten verzenden in vastgestelde formaten (EDIFACT, ANSI X12, XML, UBL). Dit wordt vooral gebruikt in productie, retail, logistiek en zorg.

Voorbeelden van EDI-aanbieders: IBM Sterling, OpenText, SPS Commerce.

3. Overheidsverplichte e-facturatiesystemen

Ideaal voor: Bedrijven die moeten voldoen aan landelijke fiscale regelgeving.

Veel overheden vereisen e-facturatie voor belastingrapportage en fraudebestrijding. Deze systemen zorgen voor real-time belastingvalidatie, automatische btw-rapportage en compliance monitoring.

Voorbeelden:

• Italië (Sistema di Interscambio - SDI)
• India (GST E-Invoicing Portal)
• Frankrijk (Chorus Pro voor B2G-transacties)

4. ERP-geïntegreerde e-facturatiesystemen

Ideaal voor: Bedrijven die werken met enterprise software voor boekhouding, inkoop en financiën.

Met deze systemen kun je facturen opstellen, verzenden en verwerken binnen jouw enterprise software—met alle voordelen van automatisering en up-to-date financieel beheer.

Voorbeelden: SAP Ariba, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365.

5. Cloud-gebaseerde e-facturatieoplossingen

Ideaal voor: Bedrijven die flexibel en geautomatiseerd willen factureren zonder afhankelijk te zijn van ERP-systemen.

Cloud-gebaseerde platforms bieden automatisering, verschillende leveringskanalen en realtime inzicht. Handig voor kleine en middelgrote bedrijven die schaalbare, conforme facturatie zoeken.

Voorbeelden: Bill.com, Basware, Tungsten Network, Parseur (voor data-extractie & automatisering van facturen).

6. Leveranciersnetwerk-gebaseerde e-facturatiesystemen

Ideaal voor: Bedrijven die veel facturen uitwisselen met een netwerk van leveranciers.

Deze platforms bieden een centrale factuur-hub waar leveranciers hun facturen uploaden via een beveiligd portaal en bedrijven deze automatisch verwerken.

Voorbeelden: Basware, Coupa, Ariba Network.

Hoe werkt e-facturatie?

Elektronische facturatie is een volledig geautomatiseerd proces voor het genereren, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen. In tegenstelling tot traditionele facturatie, waarbij handmatige invoer, papier en vertraging voorkomt, zorgt e-facturatie voor naadloze, realtime transacties tussen leveranciers en afnemers. Door gestructureerde digitale formaten en veilige verzending verbetert je efficiëntie, compliance en kostenbeheersing. (Bron: HighRadius)

Zo verloopt het doorgaans:

1. Factuuraanmaak – Een leverancier maakt in een gestructureerd digitaal formaat een factuur aan via een facturatie- of ERP-systeem. (Bron: Pagero)
2. Factuurvalidatie – De factuur wordt gecontroleerd op naleving van regels.
3. Veilige verzending – De factuur wordt elektronisch verstuurd via veilige kanalen als Peppol, API of EDI-netwerken.
4. Verwerking & goedkeuring – Het systeem van de klant valideert, keurt goed en verwerkt de factuur automatisch.
5. Betaling & reconciliatie – De goedgekeurde factuur leidt direct tot betaling en archivering voor de audit.

De groei van e-facturatie

De overstap van papieren of PDF-facturen naar gestructureerde, elektronische formaten wordt aangedreven door de behoefte aan efficiëntie, besparing en wetsnaleving.

• Overheidsverplichtingen zoals btw-rapportage in de EU en GST zijn grote drijfveren. Deze regels zijn bedoeld om belastingontduiking tegen te gaan en financiële transparantie te vergroten. (Bron: IMarc)

• Digitale transformatie binnen bedrijven en het mkb. De stijgende digitalisering in bedrijven bevordert e-facturatie door automatisering, foutenvermindering, snelheidswinst en lagere kosten.

Zo beschikte in 2022 70% van de bedrijven in de EU over basis digitale vaardigheden. De EU streeft naar minstens 80% van de volwassenen met essentiële digitale skills tegen 2030. (Bron: The Business Research Company)

• Minder belastingfraude & meer transparantie. E-facturatie helpt overheden om belastingfraude te beperken door transacties inzichtelijk te maken. Zo kunnen ze meer btw innen over verkopen. (Bron: Tipalti)

Voordelen van e-facturatie: waarom overstappen?

In tegenstelling tot papieren of handmatig verwerkte digitale facturen, automatiseert e-facturatie de volledige factuurcyclus, waardoor er minder handmatig werk is en de foutkans kleiner wordt.

De belangrijkste voordelen op een rij:

1. Kostenbesparing

• Geen papier-, print- of portokosten meer
• Minder handmatige invoer en minder fouten
• Sneller verwerken, dus minder arbeidsuren nodig

2. Meer efficiëntie

• Automatische datacaptatie en validatie
• Sneller goedkeuringsproces
• Versnelling van betalingscycli

3. Grotere nauwkeurigheid

• Minder menselijke fouten
• Automatische matching van facturen
• Beter naleven van wettelijke eisen

4. Hogere beveiliging

• Veilige elektronische verzending
• Minder risico op fraude of datalekken
• Betere audit trails

5. Duurzamer

• Minder papierverbruik
• Kleinere CO2-voetafdruk

Wereldwijde regelgeving rond e-facturatie

E-facturatie wint terrein wereldwijd. Overheden en toezichthouders leggen kaders op om digitale facturatie te standaardiseren en belastingaangiftes te verbeteren. In sommige landen is e-facturatie verplicht voor B2B en B2G, in andere is men nog aan het begin van de invoering.

E-facturatie in de Verenigde Staten

• Geen nationale verplichting, maar het wint aan terrein in B2B- en B2G-transacties.
• De Business Payments Coalition (BPC) werkt aan een universeel e-facturatiekader.
• Federale instanties passen PEPPOL-gebaseerde e-facturatie toe bij aanbestedingen.
• IRS en staten onderzoeken realtime e-facturatie voor toekomstige belastingrapportages.

E-facturatie in de Europese Unie

• Richtlijn 2014/55/EU verplicht e-facturatie bij B2G-processen.
• Italië, Frankrijk en Spanje hebben verplichte B2B-e-facturatie.
• Peppol is het standaard netwerk voor e-facturatie.
• De ViDA (VAT in the Digital Age)-initiatief wil vanaf 2028 realtime e-facturatie EU-breed invoeren.

E-facturatie in het Verenigd Koninkrijk

• Geen verplichte e-facturatie, wel bij overheidstransacties. (Bron: Qvalia)
• Making Tax Digital (MTD) stimuleert digitaal boekhouden en btw-compliance.

E-facturatie in Azië

• India – Verplicht voor bedrijven met omzet boven INR 10 crore (onder GST).
• China – Gebruikt het Golden Tax System (GTS) voor facturatie en belastingrapportage.
• Singapore – Gebruikt het Peppol-framework voor B2B-transacties.
• Japan – Introduceerde het Qualified Invoice System in 2023.

Best practices voor de implementatie van e-facturatie

E-facturatie snel en goed implementeren verhoogt je efficiëntie, verlaagt de kosten en zorgt dat je aan alle eisen voldoet.

Met de juiste tools, teamtraining en aandacht voor regelgeving maak je de overstap naar een volledig digitale facturatie soepel.

1. Kies de juiste software
   • Let op eisen voor compliance, automatisering en integratie met je ERP.
2. Blijf up-to-date met lokale regels
   • Zorg dat je altijd werkt volgens de laatste (internationale) regelgeving.
3. Koppel met je boekhoud- & ERP-systemen
   • Gebruik API-oplossingen of Peppol-netwerken.
4. Train je financiële team
   • Zorg voor kennis over formaten, compliance en automatisering.
5. Automatiseer validatie en goedkeuring
   • Gebruik AI-oplossingen om facturen te matchen en fraude te signaleren.
6. Monitor en verbeter prestaties
   • Houd KPI's als verwerkingstijd, fouten en besparingen in de gaten.

Beste e-facturatie software & platforms

De juiste oplossing kiezen is cruciaal voor een soepele integratie met je systemen en naleving van veranderende regelgeving. Een goede oplossing kan je verwerkingstijden drastisch verkorten; sommige bedrijven hebben het proces teruggebracht van weken naar minder dan 48 uur.

(Bron: Basware)

1. SAP Ariba – Beste voor grote bedrijven

• End-to-end automatisering voor grote ondernemingen.
• Voldoet aan internationale regels.

2. Basware – Beste voor wereldwijde compliance & Peppol-integratie

• Automatische goedkeuringen en betaalverwerking.
• Ondersteunt Peppol e-facturatie.

3. QuickBooks & Xero – Beste voor mkb & startups

• Eenvoudig voor kleinere bedrijven.
• Koppelt met bank- en betaaloplossingen.

Toekomsttrends in e-facturatie

Bedrijven én overheden omarmen digitale transformatie steeds meer. E-facturatie groeit verder dan alleen automatisering. Deze groei is vooral te danken aan overheidsverplichtingen en digitalisering. Vanaf januari 2024 zijn er in meer dan 19 landen verplichte e-facturatievereisten voor álle belastbare transacties en in 49 landen voor specifieke transacties. (Bron: CSSA)

1. AI-gedreven factuurverwerking

• Machine learning voor fraudedetectie en realtime categorisatie.

2. Blockchain voor veilige transacties

• Slimme contracten zorgen voor niet-te-manipuleren facturen.

3. Wereldwijde standaardisatie & interoperabiliteit

• Peppol & UBL groeien verder uit tot globale standaard.

4. Real-time belastingrapportage & compliance

• Overheden voeren realtime validatie en e-audits in.

Waarom e-facturatie nu al de toekomst van zakendoen is

E-facturatie is allang geen toekomstmuziek meer, maar een must-have voor bedrijven wereldwijd. Het transformeert financiële processen, verkleint belastingfraude en verhoogt overal efficiëntie. Door gestructureerde elektronische formaten omarm je voordelen als compliance, forse besparing door automatisering en een soepeler facturatieproces. (Bron: See Burger)

Hoe stap je over van handmatige facturatie naar e-facturatie

E-facturatie wordt snel de standaard, maar de overstap vanaf handmatige facturatie verloopt gefaseerd. Niet al jouw klanten en leveranciers stappen tegelijk over, dus je moet voorbereid zijn op een mix van traditionele en elektronische facturen tijdens de overgang.

1. Bepaal in hoeverre jouw bedrijf klaar is
2. Kies het juiste e-facturatieplatform
3. Automatiseer data-extractie uit facturen met Parseur
4. Informeer en neem leveranciers en klanten mee in de overgang

Veelgestelde vragen

Hier vind je alle beantwoorde vragen over e-facturatie.

Wat is het verschil tussen e-facturatie en digitale facturatie?

Digitale facturatie omvat vaak nog handmatige stappen, terwijl e-facturatie het proces van begin tot eind automatiseert. Hierdoor gaat het een stuk sneller, is het nauwkeuriger en voldoe je makkelijker aan wereldwijde belastingregels.

Is e-facturatie verplicht in de VS?

E-facturatie is (nog) niet verplicht in de VS voor particuliere bedrijven, maar wint wel terrein in bepaalde sectoren.

Hoe werkt Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een wereldwijd e-facturatieplatform waarmee bedrijven en overheden facturen veilig en efficiënt kunnen uitwisselen.

Laatst bijgewerkt op 1 augustus 2025