La fatturazione elettronica è lo scambio automatizzato di fatture in un formato digitale strutturato, come XML o EDI (scambio elettronico di dati), tra aziende e autorità fiscali. A differenza delle fatture PDF, le fatture elettroniche si integrano direttamente con i sistemi ERP, migliorando l'accuratezza, la conformità e l'efficienza. In questa guida, esploriamo cos'è la fatturazione elettronica, come funziona, i suoi vantaggi, le normative globali e come le aziende possono implementarla efficacemente.

Punti chiave

Automatizza la creazione, la convalida e l'elaborazione delle fatture, migliorando l'accuratezza e l'efficienza.
I governi di tutto il mondo stanno rendendo obbligatoria la fatturazione elettronica per migliorare la conformità fiscale e ridurre le frodi.
Le aziende beneficiano di tempi di elaborazione più rapidi, risparmi sui costi e riduzione del lavoro manuale.

Capire la fatturazione elettronica

Man mano che le aziende si muovono verso la trasformazione digitale, la fatturazione elettronica innova le transazioni finanziarie, migliorando l'efficienza, la sicurezza e la conformità. La fatturazione elettronica genera, invia, riceve e archivia le fatture digitalmente. (Fonte: Thomson Reuters)

Negli Stati Uniti, l'adozione sta guadagnando slancio, con un tasso riportato del 25% da parte delle aziende statunitensi. Questo passaggio al digitale è guidato dal potenziale di risparmi sui costi significativi, con la fatturazione elettronica automatizzata che si traduce in riduzioni dei costi del 60-80% nella maggior parte dei casi. (Fonte: Pagero)

Cos'è la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è lo scambio digitale di documenti di fatturazione tra aziende, fornitori e clienti in un formato strutturato. A differenza delle fatture cartacee o PDF tradizionali, vengono elaborate elettronicamente in formato XML, EDI o UBL. (Fonte: Basware)

Poiché il mercato globale della fatturazione elettronica ha raggiunto i 13,5 miliardi di dollari nel 2023 e si prevede che cresca a un CAGR del 17,7% dal 2024 al 2032, raggiungendo i 60,9 miliardi di dollari entro il 2032, sempre più aziende stanno riconoscendo i molteplici vantaggi che la fatturazione elettronica porta in tavola. (Fonte: High Radius)

Caratteristiche chiave della fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica implica più che l'invio di fatture elettronicamente: comporta l'automazione e la strutturazione dei dati finanziari per garantire un'elaborazione senza interruzioni, la conformità e l'integrazione con i sistemi aziendali.

Dati strutturati leggibili dalla macchina (ad esempio, XML, EDI, UBL): a differenza dei PDF o delle fatture scansionate, questi utilizzano formati di dati strutturati, che li rendono facilmente leggibili dal software di contabilità e dalle autorità fiscali. Ciò elimina l'inserimento manuale dei dati, riduce gli errori e consente la convalida automatica.
Trasmissione elettronica sicura: vengono inviate tramite protocolli di comunicazione crittografati e standardizzati, riducendo il rischio di frode, intercettazione o modifiche non autorizzate. Ciò garantisce l'integrità dei dati e la conformità alle normative fiscali.
Integrazione perfetta con i sistemi contabili ed ERP: le fatture elettroniche possono essere importate direttamente nei sistemi ERP (pianificazione delle risorse aziendali) e contabili, consentendo un'elaborazione più rapida, approvazioni automatiche e tracciamento finanziario in tempo reale. Ciò migliora l'efficienza e riduce il carico amministrativo sui team finanziari.
Non solo un PDF scansionato; deve essere un formato digitale strutturato: una fattura scansionata o un PDF non si qualifica come fattura elettronica perché richiede ancora l'elaborazione manuale. Una vera fattura elettronica è strutturata, leggibile dalla macchina e compatibile con gli strumenti di automazione, garantendo un'elaborazione più rapida, la conformità agli standard normativi e una maggiore precisione dei dati.

Cosa non si qualifica come fattura elettronica?

Non tutte le fatture digitali soddisfano i criteri per la fatturazione elettronica. Molti presumono che l'invio di un PDF o di un'e-mail con i dettagli della fattura si qualifichi. Tuttavia, a meno che una fattura non segua un formato strutturato e non si integri perfettamente con i sistemi contabili, non conta come fattura elettronica.

Fatture cartacee scansionate: anche se convertite in formato digitale (ad esempio, PDF o JPEG), le fatture cartacee scansionate mancano di dati strutturati per l'elaborazione automatica.
Fatture PDF o Word: le fatture generate in formato PDF o Word e inviate per e-mail come allegati non sono fatture elettroniche poiché richiedono la gestione manuale.
Corrispondenza e-mail con i dettagli della fattura: fatture basate su testo inviate tramite e-mail senza integrazione di dati strutturati.
Formati digitali non strutturati: qualsiasi file di fattura che non segue uno standard leggibile dalla macchina (ad esempio, fatture Excel senza uno schema strutturato).
Fatture cartacee con codici QR: anche se includono un componente digitale, richiedono ancora l'inserimento manuale a meno che non siano integrate con piattaforme di fatturazione elettronica.

In che modo la fatturazione elettronica differisce dalla fatturazione tradizionale

I metodi di fatturazione tradizionali si basano sull'inserimento manuale dei dati, fatture cartacee, PDF e transazioni basate su e-mail, che spesso comportano ritardi, errori e inefficienze nei flussi di lavoro finanziari. Al contrario, la fatturazione elettronica automatizza la generazione, la convalida e l'elaborazione delle fatture, consentendo transazioni più rapide, più sicure e conformi.

Fatturazione elettronica vs Fatturazione tradizionale

Ecco come la fatturazione elettronica supera la fatturazione tradizionale:

Velocità ed efficienza: le fatture tradizionali richiedono la stampa, la spedizione e l'approvazione manuale, che possono richiedere giorni o settimane. La fatturazione elettronica automatizza la trasmissione e l'elaborazione delle fatture in tempo reale, riducendo i cicli di pagamento e migliorando il flusso di cassa.
Risparmio sui costi: le fatture cartacee comportano spese di stampa, spedizione, archiviazione ed elaborazione manuale. La fatturazione elettronica elimina questi costi, risparmiando significativamente sulle spese amministrative e operative.
Riduzione degli errori e accuratezza: la fatturazione manuale è soggetta a errori umani, voci duplicate e documenti persi. La fatturazione elettronica garantisce la convalida automatizzata dei dati, riducendo le discrepanze e migliorando l'accuratezza delle fatture.
Conformità normativa: la fatturazione tradizionale spesso manca di convalida fiscale integrata, aumentando il rischio di problemi di conformità. La fatturazione elettronica si allinea automaticamente alle normative fiscali, semplificando la dichiarazione IVA e riducendo i rischi di frode.
Sicurezza e integrità dei dati: le fatture fisiche e basate su e-mail sono vulnerabili alla contraffazione, alla perdita e alle alterazioni non autorizzate. La fatturazione elettronica utilizza canali crittografati e firme digitali, garantendo che le fatture rimangano a prova di manomissione e verificabili.

Tipi di sistemi di fatturazione elettronica

I sistemi di fatturazione elettronica variano in base a come le fatture vengono trasmesse, elaborate e integrate all'interno di framework aziendali e governativi. Il sistema giusto dipende dalla conformità normativa, dalle dimensioni dell'azienda e dal volume delle transazioni. Di seguito sono riportati i tipi più comuni di sistemi di fatturazione elettronica:

1. Sistemi di fatturazione elettronica Peppol

Ideale per: aziende che operano in Europa, Australia, Singapore e appalti federali statunitensi che richiedono una fatturazione elettronica standardizzata e transfrontaliera.

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) è un framework globale di fatturazione elettronica che consente alle aziende e ai governi di scambiare fatture in modo sicuro utilizzando un formato standardizzato e punti di accesso certificati. Peppol garantisce la conformità IVA, la dichiarazione dei redditi e la prevenzione delle frodi.

Esempi di fornitori Peppol sono Basware, Pagero e Tungsten Network.

2. Sistemi di fatturazione elettronica EDI (Electronic Data Interchange) diretti

Ideale per: grandi aziende e aziende della catena di approvvigionamento che necessitano di transazioni di fatture automatizzate e di alto volume.

EDI è un sistema di scambio dati macchina-macchina che consente alle aziende di trasmettere elettronicamente fatture e altri documenti utilizzando formati predefiniti (EDIFACT, ANSI X12, XML, UBL). È ampiamente utilizzato nei settori manifatturiero, della vendita al dettaglio, della logistica e sanitario.

Esempi di fornitori EDI: IBM Sterling, OpenText, SPS Commerce.

3. Sistemi di fatturazione elettronica prescritti dal governo

Ideale per: aziende tenute a rispettare le normative fiscali nazionali.

Molti governi impongono la fatturazione elettronica per la dichiarazione dei redditi e la prevenzione delle frodi. Questi sistemi garantiscono la convalida fiscale in tempo reale, la dichiarazione IVA automatizzata e il monitoraggio della conformità.

Esempi:

Italia (Sistema di Interscambio - SDI)
India (portale di fatturazione elettronica GST)
Francia (Chorus Pro per transazioni B2G)

4. Sistemi di fatturazione elettronica integrati con ERP

Ideale per: aziende che utilizzano software aziendali per la contabilità, gli acquisti e le operazioni finanziarie.

I sistemi di fatturazione elettronica basati su ERP consentono alle aziende di generare, inviare ed elaborare fatture all'interno del proprio software aziendale, garantendo una gestione finanziaria senza interruzioni.

Esempi: SAP Ariba, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365.

5. Soluzioni di fatturazione elettronica basate su cloud

Ideale per: aziende che cercano una fatturazione flessibile e automatizzata senza dipendenza da ERP.

Le piattaforme di fatturazione elettronica basate su cloud offrono automazione, consegna delle fatture multicanale e tracciabilità in tempo reale. Questi sistemi sono adatti alle PMI e alle medie imprese che necessitano di una fatturazione scalabile e conforme alle normative.

Esempi: Bill.com, Basware, Tungsten Network, Parseur (per l'estrazione e l'automazione dei dati delle fatture).

6. Sistemi di fatturazione elettronica basati sulla rete dei fornitori

Ideale per: aziende che scambiano fatture frequentemente con una rete di fornitori.

Queste piattaforme creano hub di fatture centralizzati in cui i fornitori inviano le fatture tramite un portale sicuro e le aziende le elaborano automaticamente.

Esempi: Basware, Coupa, Ariba Network.

Come funziona la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è un processo completamente automatizzato che perfeziona il modo in cui le aziende generano, inviano, ricevono ed elaborano le fatture. A differenza della fatturazione tradizionale, che spesso comporta l'inserimento manuale dei dati, la gestione della carta e le approvazioni ritardate, garantisce transazioni senza interruzioni e in tempo reale tra fornitori e acquirenti. Utilizzando formati digitali standardizzati e canali di trasmissione sicuri, le aziende possono migliorare l'efficienza, migliorare la conformità e ridurre i costi operativi. (Fonte: HighRadius)

Processo di fatturazione elettronica

Ecco come funziona in genere il processo:

Generazione della fattura: un fornitore crea una fattura in un formato digitale strutturato tramite un sistema di fatturazione o ERP. (Fonte: Pagero)
Convalida della fattura: la fattura viene verificata rispetto alle regole di conformità.
Trasmissione sicura: la fattura viene inviata elettronicamente tramite canali sicuri come reti Peppol, API o EDI.
Elaborazione e approvazione della fattura: il sistema dell'acquirente convalida, approva ed elabora automaticamente la fattura.
Pagamento e riconciliazione: la fattura approvata attiva l'elaborazione del pagamento e l'archiviazione della revisione.

La crescita della fatturazione elettronica

Il passaggio dalla fatturazione tradizionale cartacea e basata su PDF a formati elettronici strutturati è guidato dalla necessità di maggiore efficienza, risparmio sui costi e conformità alle normative fiscali in continua evoluzione.

Mandati governativi come i requisiti di segnalazione IVA nell'UE e GST sono fattori trainanti significativi. Questi mandati mirano a ridurre l'evasione fiscale e migliorare la trasparenza finanziaria. (Fonte: IMarc)
Sforzi di trasformazione digitale nelle aziende e nelle PMI. La crescente adozione della trasformazione digitale migliora la fatturazione elettronica automatizzando i processi manuali, migliorando l'accuratezza, accelerando l'elaborazione delle fatture e aumentando l'efficienza e il risparmio sui costi.

Ad esempio, nel 2022, il 70% delle aziende in tutta l'UE ha raggiunto un livello fondamentale di capacità digitale. L'UE mira ad avere almeno l'80% degli adulti con competenze digitali essenziali entro il 2030. (Fonte: The Business Research Company)

Riduzione delle frodi fiscali e maggiore trasparenza finanziaria. La fatturazione elettronica aiuta i governi a ridurre le frodi e l'evasione fiscali aumentando la visibilità delle transazioni. Ciò consente alle agenzie fiscali di riscuotere più IVA sulle transazioni di vendita. (Fonte: Tipalti)

Vantaggi della fatturazione elettronica: perché fare il passaggio?

A differenza delle fatture cartacee o digitali elaborate manualmente, automatizza l'intero ciclo di fatturazione, riducendo l'intervento umano e il rischio di errori.

Ecco alcuni dei vantaggi principali:

1. Risparmio sui costi

Elimina i costi di carta, stampa e spedizione
Riduce l'inserimento manuale dei dati e gli errori
Un'elaborazione più rapida riduce i costi di manodopera

2. Maggiore efficienza

Automatizza l'acquisizione e la convalida dei dati
Accelera i flussi di lavoro di approvazione
Cicli di pagamento più rapidi

3. Migliore accuratezza

Riduce gli errori umani nell'inserimento dei dati
Corrispondenza automatica delle fatture
Migliora la conformità ai requisiti normativi

4. Maggiore sicurezza

Trasmissione elettronica sicura
Riduce il rischio di frodi e violazioni dei dati
Migliora i percorsi di audit

5. Sostenibilità ambientale

Riduce l'uso di carta
Riduce l'impronta di carbonio

Normative globali sulla fatturazione elettronica

Man mano che la fatturazione elettronica guadagna terreno in tutto il mondo, i governi e gli organi di regolamentazione stanno implementando framework per standardizzare la fatturazione digitale e migliorare la conformità fiscale. Mentre alcuni paesi hanno pienamente applicato la fatturazione elettronica per le transazioni business-to-business (B2B) e business-to-government (B2G), altri sono nelle prime fasi di adozione.

Fatturazione elettronica negli Stati Uniti

Gli Stati Uniti non hanno un mandato nazionale di fatturazione elettronica, ma sta guadagnando terreno per le transazioni B2B e B2G.
La Business Payments Coalition (BPC) sta guidando gli sforzi per stabilire un framework universale di fatturazione elettronica.
Le agenzie federali stanno adottando la fatturazione elettronica basata su PEPPOL per i processi di approvvigionamento.
L'IRS e le autorità fiscali statali stanno esplorando la fatturazione elettronica in tempo reale per la dichiarazione dei redditi in futuro.

Fatturazione elettronica nell'Unione Europea

La Direttiva 2014/55/UE impone la fatturazione elettronica per le transazioni B2G.
Paesi come Italia, Francia e Spagna hanno la fatturazione elettronica B2B obbligatoria.
Peppol è la rete standard per lo scambio di fatture elettroniche.
L'iniziativa ViDA (IVA nell'era digitale) mira ad espandere la fatturazione elettronica in tempo reale in tutta l'UE entro il 2028.

Fatturazione elettronica nel Regno Unito

Nessuna fatturazione elettronica obbligatoria, ma appalti pubblici. (Fonte: Qvalia)
Making Tax Digital (MTD) promuove la tenuta digitale dei registri e la conformità IVA.

Fatturazione elettronica in Asia

India: fatturazione elettronica obbligatoria per le aziende che superano INR 10 crore nell'ambito di GST.
Cina: utilizza il Golden Tax System (GTS) per la fatturazione e la dichiarazione dei redditi.
Singapore: adotta il framework Peppol per le transazioni B2B.
Giappone: ha introdotto il Qualified Invoice System nel 2023 per la conformità fiscale.

Best practice per l'implementazione della fatturazione elettronica

L'implementazione della fatturazione elettronica può migliorare significativamente l'efficienza, ridurre i costi e garantire la conformità normativa.

Scegliendo gli strumenti giusti, formando i team e allineandosi ai requisiti normativi, le aziende possono garantire una transizione graduale a un sistema di fatturazione completamente digitale.

Scegli il software giusto.
- Assicurati che supporti la conformità, l'automazione e l'integrazione con i sistemi ERP.
Garantire la conformità alle normative locali
- Tieniti aggiornato sulle leggi specifiche del paese in materia di fatturazione elettronica.
Integrazione con i sistemi contabili ed ERP
- Utilizza soluzioni basate su API o reti di fatturazione elettronica Peppol.
Forma il tuo team finanziario
- Formare i dipendenti su formati, conformità e automazione.
Automatizza i flussi di lavoro di convalida e approvazione delle fatture
- Utilizza soluzioni basate sull'intelligenza artificiale per abbinare le fatture e rilevare le frodi.
Monitora e migliora le prestazioni
- Tieni traccia di KPI come tempi di elaborazione, tassi di errore e risparmi sui costi.

Miglior software e piattaforme di fatturazione elettronica

La scelta della soluzione giusta è fondamentale per una perfetta integrazione con i sistemi esistenti e per garantire la conformità alle normative in continua evoluzione. L'implementazione di una soluzione efficace può ridurre significativamente i tempi di elaborazione; alcune aziende hanno riferito di aver ridotto l'elaborazione delle fatture da diverse settimane a meno di 48 ore.

(Fonte: Basware)

1. SAP Ariba - Ideale per la fatturazione elettronica aziendale

Automazione delle fatture end-to-end per le grandi organizzazioni.
Conforme alle normative globali.

2. Basware - Ideale per la conformità globale e l'integrazione Peppol

Automatizza le approvazioni delle fatture e l'elaborazione dei pagamenti.
Supporta la fatturazione elettronica Peppol.

3. QuickBooks e Xero - Ideale per PMI e startup

Facile per le piccole imprese.
Si integra con sistemi bancari e di pagamento.

Tendenze future nella fatturazione elettronica

Man mano che le aziende e i governi continuano ad abbracciare la trasformazione digitale, la fatturazione elettronica si sta evolvendo oltre la semplice automazione. Questa crescita è attribuita principalmente ai mandati governativi e alle iniziative di trasformazione digitale. A partire da gennaio 2024, più di 19 paesi impongono la fatturazione elettronica per tutte le transazioni imponibili, con 49 paesi che la richiedono per transazioni specifiche. (Fonte: CSSA)

1. Elaborazione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale

Apprendimento automatico per il rilevamento delle frodi e la categorizzazione in tempo reale.

2. Blockchain per transazioni sicure

Utilizza contratti intelligenti per la fatturazione a prova di manomissione.

3. Standardizzazione globale e interoperabilità

Peppol e UBL stanno diventando standard globali.

4. Dichiarazione e conformità fiscale in tempo reale

I governi impongono la convalida delle fatture in tempo reale e gli audit elettronici.

Perché la fatturazione elettronica è già il futuro delle transazioni commerciali

La fatturazione elettronica non è più un concetto futuristico ma una necessità odierna, che trasforma le operazioni finanziarie, riduce al minimo le frodi fiscali e aumenta l'efficienza su scala globale. Adottando formati elettronici strutturati, la tua organizzazione può sbloccare vantaggi significativi in termini di conformità, realizzare notevoli risparmi sui costi attraverso l'automazione e semplificare il tuo processo di fatturazione. (Fonte: See Burger)

Come passare dalla fatturazione manuale alla fatturazione elettronica

Sebbene la fatturazione elettronica stia diventando il nuovo standard, il passaggio dalla fatturazione manuale è un processo graduale. Non tutti i clienti e i fornitori adotteranno contemporaneamente la fatturazione elettronica, il che significa che le aziende devono essere preparate a gestire sia le fatture tradizionali che quelle elettroniche durante il periodo di migrazione.

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FAQ sulla fatturazione elettronica

Qual è la differenza tra fatturazione elettronica e fatturazione digitale?

La fatturazione digitale può ancora comportare passaggi manuali, mentre la fatturazione elettronica automatizza l'intero processo end-to-end, rendendolo più veloce, più accurato e conforme alle normative fiscali globali.

La fatturazione elettronica è obbligatoria negli Stati Uniti?

La fatturazione elettronica non è obbligatoria negli Stati Uniti per le aziende private, ma sta guadagnando adozione in settori specifici.

Come funziona Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) è un framework globale di fatturazione elettronica che consente alle aziende e ai governi di scambiare fatture in modo sicuro ed efficiente.

Ultimo aggiornamento il 9 aprile 2025

Cos'è la fatturazione elettronica? Come funziona, vantaggi e normative globali.