La fatturazione elettronica è lo scambio automatizzato di fatture in un formato digitale strutturato, come XML o EDI (scambio elettronico di dati), tra aziende e autorità fiscali. A differenza delle fatture PDF, le fatture elettroniche si integrano direttamente con i sistemi ERP, migliorando l'accuratezza, la conformità e l'efficienza. In questa guida, esploriamo cos'è la fatturazione elettronica, come funziona, i suoi vantaggi, le normative globali e come le aziende possono implementarla efficacemente.
Punti chiave
- Automatizza la creazione, la convalida e l'elaborazione delle fatture, migliorando l'accuratezza e l'efficienza.
- I governi di tutto il mondo stanno rendendo obbligatoria la fatturazione elettronica per migliorare la conformità fiscale e ridurre le frodi.
- Le aziende beneficiano di tempi di elaborazione più rapidi, risparmi sui costi e riduzione del lavoro manuale.
Capire la fatturazione elettronica
Man mano che le aziende si muovono verso la trasformazione digitale, la fatturazione elettronica innova le transazioni finanziarie, migliorando l'efficienza, la sicurezza e la conformità. La fatturazione elettronica genera, invia, riceve e archivia le fatture digitalmente. (Fonte: Thomson Reuters)
Negli Stati Uniti, l'adozione sta guadagnando slancio, con un tasso riportato del 25% da parte delle aziende statunitensi. Questo passaggio al digitale è guidato dal potenziale di risparmi sui costi significativi, con la fatturazione elettronica automatizzata che si traduce in riduzioni dei costi del 60-80% nella maggior parte dei casi. (Fonte: Pagero)
Cos'è la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica è lo scambio digitale di documenti di fatturazione tra aziende, fornitori e clienti in un formato strutturato. A differenza delle fatture cartacee o PDF tradizionali, vengono elaborate elettronicamente in formato XML, EDI o UBL. (Fonte: Basware)
Poiché il mercato globale della fatturazione elettronica ha raggiunto i 13,5 miliardi di dollari nel 2023 e si prevede che cresca a un CAGR del 17,7% dal 2024 al 2032, raggiungendo i 60,9 miliardi di dollari entro il 2032, sempre più aziende stanno riconoscendo i molteplici vantaggi che la fatturazione elettronica porta in tavola. (Fonte: High Radius)
Caratteristiche chiave della fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica implica più che l'invio di fatture elettronicamente: comporta l'automazione e la strutturazione dei dati finanziari per garantire un'elaborazione senza interruzioni, la conformità e l'integrazione con i sistemi aziendali.
- Dati strutturati leggibili dalla macchina (ad esempio, XML, EDI, UBL): a differenza dei PDF o delle fatture scansionate, questi utilizzano formati di dati strutturati, che li rendono facilmente leggibili dal software di contabilità e dalle autorità fiscali. Ciò elimina l'inserimento manuale dei dati, riduce gli errori e consente la convalida automatica.
- Trasmissione elettronica sicura: vengono inviate tramite protocolli di comunicazione crittografati e standardizzati, riducendo il rischio di frode, intercettazione o modifiche non autorizzate. Ciò garantisce l'integrità dei dati e la conformità alle normative fiscali.
- Integrazione perfetta con i sistemi contabili ed ERP: le fatture elettroniche possono essere importate direttamente nei sistemi ERP (pianificazione delle risorse aziendali) e contabili, consentendo un'elaborazione più rapida, approvazioni automatiche e tracciamento finanziario in tempo reale. Ciò migliora l'efficienza e riduce il carico amministrativo sui team finanziari.
- Non solo un PDF scansionato; deve essere un formato digitale strutturato: una fattura scansionata o un PDF non si qualifica come fattura elettronica perché richiede ancora l'elaborazione manuale. Una vera fattura elettronica è strutturata, leggibile dalla macchina e compatibile con gli strumenti di automazione, garantendo un'elaborazione più rapida, la conformità agli standard normativi e una maggiore precisione dei dati.
Cosa non si qualifica come fattura elettronica?
Non tutte le fatture digitali soddisfano i criteri per la fatturazione elettronica. Molti presumono che l'invio di un PDF o di un'e-mail con i dettagli della fattura si qualifichi. Tuttavia, a meno che una fattura non segua un formato strutturato e non si integri perfettamente con i sistemi contabili, non conta come fattura elettronica.
- Fatture cartacee scansionate: anche se convertite in formato digitale (ad esempio, PDF o JPEG), le fatture cartacee scansionate mancano di dati strutturati per l'elaborazione automatica.
- Fatture PDF o Word: le fatture generate in formato PDF o Word e inviate per e-mail come allegati non sono fatture elettroniche poiché richiedono la gestione manuale.
- Corrispondenza e-mail con i dettagli della fattura: fatture basate su testo inviate tramite e-mail senza integrazione di dati strutturati.
- Formati digitali non strutturati: qualsiasi file di fattura che non segue uno standard leggibile dalla macchina (ad esempio, fatture Excel senza uno schema strutturato).
- Fatture cartacee con codici QR: anche se includono un componente digitale, richiedono ancora l'inserimento manuale a meno che non siano integrate con piattaforme di fatturazione elettronica.
In che modo la fatturazione elettronica differisce dalla fatturazione tradizionale
I metodi di fatturazione tradizionali si basano sull'inserimento manuale dei dati, fatture cartacee, PDF e transazioni basate su e-mail, che spesso comportano ritardi, errori e inefficienze nei flussi di lavoro finanziari. Al contrario, la fatturazione elettronica automatizza la generazione, la convalida e l'elaborazione delle fatture, consentendo transazioni più rapide, più sicure e conformi.
Ecco come la fatturazione elettronica supera la fatturazione tradizionale:
- Velocità ed efficienza: le fatture tradizionali richiedono la stampa, la spedizione e l'approvazione manuale, che possono richiedere giorni o settimane. La fatturazione elettronica automatizza la trasmissione e l'elaborazione delle fatture in tempo reale, riducendo i cicli di pagamento e migliorando il flusso di cassa.
- Risparmio sui costi: le fatture cartacee comportano spese di stampa, spedizione, archiviazione ed elaborazione manuale. La fatturazione elettronica elimina questi costi, risparmiando significativamente sulle spese amministrative e operative.
- Riduzione degli errori e accuratezza: la fatturazione manuale è soggetta a errori umani, voci duplicate e documenti persi. La fatturazione elettronica garantisce la convalida automatizzata dei dati, riducendo le discrepanze e migliorando l'accuratezza delle fatture.
- Conformità normativa: la fatturazione tradizionale spesso manca di convalida fiscale integrata, aumentando il rischio di problemi di conformità. La fatturazione elettronica si allinea automaticamente alle normative fiscali, semplificando la dichiarazione IVA e riducendo i rischi di frode.
- Sicurezza e integrità dei dati: le fatture fisiche e basate su e-mail sono vulnerabili alla contraffazione, alla perdita e alle alterazioni non autorizzate. La fatturazione elettronica utilizza canali crittografati e firme digitali, garantendo che le fatture rimangano a prova di manomissione e verificabili.
Tipi di sistemi di fatturazione elettronica
I sistemi di fatturazione elettronica variano in base a come le fatture vengono trasmesse, elaborate e integrate all'interno di framework aziendali e governativi. Il sistema giusto dipende dalla conformità normativa, dalle dimensioni dell'azienda e dal volume delle transazioni. Di seguito sono riportati i tipi più comuni di sistemi di fatturazione elettronica:
1. Sistemi di fatturazione elettronica Peppol
Ideale per: aziende che operano in Europa, Australia, Singapore e appalti federali statunitensi che richiedono una fatturazione elettronica standardizzata e transfrontaliera.
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) è un framework globale di fatturazione elettronica che consente alle aziende e ai governi di scambiare fatture in modo sicuro utilizzando un formato standardizzato e punti di accesso certificati. Peppol garantisce la conformità IVA, la dichiarazione dei redditi e la prevenzione delle frodi.
Esempi di fornitori Peppol sono Basware, Pagero e Tungsten Network.
2. Sistemi di fatturazione elettronica EDI (Electronic Data Interchange) diretti
Ideale per: grandi aziende e aziende della catena di approvvigionamento che necessitano di transazioni di fatture automatizzate e di alto volume.
EDI è un sistema di scambio dati macchina-macchina che consente alle aziende di trasmettere elettronicamente fatture e altri documenti utilizzando formati predefiniti (EDIFACT, ANSI X12, XML, UBL). È ampiamente utilizzato nei settori manifatturiero, della vendita al dettaglio, della logistica e sanitario.
Esempi di fornitori EDI: IBM Sterling, OpenText, SPS Commerce.
3. Sistemi di fatturazione elettronica prescritti dal governo
Ideale per: aziende tenute a rispettare le normative fiscali nazionali.
Molti governi impongono la fatturazione elettronica per la dichiarazione dei redditi e la prevenzione delle frodi. Questi sistemi garantiscono la convalida fiscale in tempo reale, la dichiarazione IVA automatizzata e il monitoraggio della conformità.
Esempi:
- Italia (Sistema di Interscambio - SDI)
- India (portale di fatturazione elettronica GST)
- Francia (Chorus Pro per transazioni B2G)
4. Sistemi di fatturazione elettronica integrati con ERP
Ideale per: aziende che utilizzano software aziendali per la contabilità, gli acquisti e le operazioni finanziarie.
I sistemi di fatturazione elettronica basati su ERP consentono alle aziende di generare, inviare ed elaborare fatture all'interno del proprio software aziendale, garantendo una gestione finanziaria senza interruzioni.
Esempi: SAP Ariba, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365.
5. Soluzioni di fatturazione elettronica basate su cloud
Ideale per: aziende che cercano una fatturazione flessibile e automatizzata senza dipendenza da ERP.
Le piattaforme di fatturazione elettronica basate su cloud offrono automazione, consegna delle fatture multicanale e tracciabilità in tempo reale. Questi sistemi sono adatti alle PMI e alle medie imprese che necessitano di una fatturazione scalabile e conforme alle normative.
Esempi: Bill.com, Basware, Tungsten Network, Parseur (per l'estrazione e l'automazione dei dati delle fatture).
6. Sistemi di fatturazione elettronica basati sulla rete dei fornitori
Ideale per: aziende che scambiano fatture frequentemente con una rete di fornitori.
Queste piattaforme creano hub di fatture centralizzati in cui i fornitori inviano le fatture tramite un portale sicuro e le aziende le elaborano automaticamente.
Esempi: Basware, Coupa, Ariba Network.
Come funziona la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica è un processo completamente automatizzato che perfeziona il modo in cui le aziende generano, inviano, ricevono ed elaborano le fatture. A differenza della fatturazione tradizionale, che spesso comporta l'inserimento manuale dei dati, la gestione della carta e le approvazioni ritardate, garantisce transazioni senza interruzioni e in tempo reale tra fornitori e acquirenti. Utilizzando formati digitali standardizzati e canali di trasmissione sicuri, le aziende possono migliorare l'efficienza, migliorare la conformità e ridurre i costi operativi. (Fonte: HighRadius)
Ecco come funziona in genere il processo:
- Generazione della fattura: un fornitore crea una fattura in un formato digitale strutturato tramite un sistema di fatturazione o ERP. (Fonte: Pagero)
- Convalida della fattura: la fattura viene verificata rispetto alle regole di conformità.
- Trasmissione sicura: la fattura viene inviata elettronicamente tramite canali sicuri come reti Peppol, API o EDI.
- Elaborazione e approvazione della fattura: il sistema dell'acquirente convalida, approva ed elabora automaticamente la fattura.
- Pagamento e riconciliazione: la fattura approvata attiva l'elaborazione del pagamento e l'archiviazione della revisione.
La crescita della fatturazione elettronica
Il passaggio dalla fatturazione tradizionale cartacea e basata su PDF a formati elettronici strutturati è guidato dalla necessità di maggiore efficienza, risparmio sui costi e conformità alle normative fiscali in continua evoluzione.
Mandati governativi come i requisiti di segnalazione IVA nell'UE e GST sono fattori trainanti significativi. Questi mandati mirano a ridurre l'evasione fiscale e migliorare la trasparenza finanziaria. (Fonte: IMarc)
Sforzi di trasformazione digitale nelle aziende e nelle PMI. La crescente adozione della trasformazione digitale migliora la fatturazione elettronica automatizzando i processi manuali, migliorando l'accuratezza, accelerando l'elaborazione delle fatture e aumentando l'efficienza e il risparmio sui costi.
Ad esempio, nel 2022, il 70% delle aziende in tutta l'UE ha raggiunto un livello fondamentale di capacità digitale. L'UE mira ad avere almeno l'80% degli adulti con competenze digitali essenziali entro il 2030. (Fonte: The Business Research Company)
- Riduzione delle frodi fiscali e maggiore trasparenza finanziaria. La fatturazione elettronica aiuta i governi a ridurre le frodi e l'evasione fiscali aumentando la visibilità delle transazioni. Ciò consente alle agenzie fiscali di riscuotere più IVA sulle transazioni di vendita. (Fonte: Tipalti)
Vantaggi della fatturazione elettronica: perché fare il passaggio?
A differenza delle fatture cartacee o digitali elaborate manualmente, automatizza l'intero ciclo di fatturazione, riducendo l'intervento umano e il rischio di errori.
Ecco alcuni dei vantaggi principali:
1. Risparmio sui costi
- Elimina i costi di carta, stampa e spedizione
- Riduce l'inserimento manuale dei dati e gli errori
- Un'elaborazione più rapida riduce i costi di manodopera
2. Maggiore efficienza
- Automatizza l'acquisizione e la convalida dei dati
- Accelera i flussi di lavoro di approvazione
- Cicli di pagamento più rapidi
3. Migliore accuratezza
- Riduce gli errori umani nell'inserimento dei dati
- Corrispondenza automatica delle fatture
- Migliora la conformità ai requisiti normativi
4. Maggiore sicurezza
- Trasmissione elettronica sicura
- Riduce il rischio di frodi e violazioni dei dati
- Migliora i percorsi di audit
5. Sostenibilità ambientale
- Riduce l'uso di carta
- Riduce l'impronta di carbonio
Normative globali sulla fatturazione elettronica
Man mano che la fatturazione elettronica guadagna terreno in tutto il mondo, i governi e gli organi di regolamentazione stanno implementando framework per standardizzare la fatturazione digitale e migliorare la conformità fiscale. Mentre alcuni paesi hanno pienamente applicato la fatturazione elettronica per le transazioni business-to-business (B2B) e business-to-government (B2G), altri sono nelle prime fasi di adozione.
Fatturazione elettronica negli Stati Uniti
- Gli Stati Uniti non hanno un mandato nazionale di fatturazione elettronica, ma sta guadagnando terreno per le transazioni B2B e B2G.
- La Business Payments Coalition (BPC) sta guidando gli sforzi per stabilire un framework universale di fatturazione elettronica.
- Le agenzie federali stanno adottando la fatturazione elettronica basata su PEPPOL per i processi di approvvigionamento.
- L'IRS e le autorità fiscali statali stanno esplorando la fatturazione elettronica in tempo reale per la dichiarazione dei redditi in futuro.
Fatturazione elettronica nell'Unione Europea
- La Direttiva 2014/55/UE impone la fatturazione elettronica per le transazioni B2G.
- Paesi come Italia, Francia e Spagna hanno la fatturazione elettronica B2B obbligatoria.
- Peppol è la rete standard per lo scambio di fatture elettroniche.
- L'iniziativa ViDA (IVA nell'era digitale) mira ad espandere la fatturazione elettronica in tempo reale in tutta l'UE entro il 2028.
Fatturazione elettronica nel Regno Unito
- Nessuna fatturazione elettronica obbligatoria, ma appalti pubblici. (Fonte: Qvalia)
- Making Tax Digital (MTD) promuove la tenuta digitale dei registri e la conformità IVA.
Fatturazione elettronica in Asia
- India: fatturazione elettronica obbligatoria per le aziende che superano INR 10 crore nell'ambito di GST.
- Cina: utilizza il Golden Tax System (GTS) per la fatturazione e la dichiarazione dei redditi.
- Singapore: adotta il framework Peppol per le transazioni B2B.
- Giappone: ha introdotto il Qualified Invoice System nel 2023 per la conformità fiscale.
Best practice per l'implementazione della fatturazione elettronica
L'implementazione della fatturazione elettronica può migliorare significativamente l'efficienza, ridurre i costi e garantire la conformità normativa.
Scegliendo gli strumenti giusti, formando i team e allineandosi ai requisiti normativi, le aziende possono garantire una transizione graduale a un sistema di fatturazione completamente digitale.
- Scegli il software giusto.
- Assicurati che supporti la conformità, l'automazione e l'integrazione con i sistemi ERP.
- Garantire la conformità alle normative locali
- Tieniti aggiornato sulle leggi specifiche del paese in materia di fatturazione elettronica.
- Integrazione con i sistemi contabili ed ERP
- Utilizza soluzioni basate su API o reti di fatturazione elettronica Peppol.
- Forma il tuo team finanziario
- Formare i dipendenti su formati, conformità e automazione.
- Automatizza i flussi di lavoro di convalida e approvazione delle fatture
- Utilizza soluzioni basate sull'intelligenza artificiale per abbinare le fatture e rilevare le frodi.
- Monitora e migliora le prestazioni
- Tieni traccia di KPI come tempi di elaborazione, tassi di errore e risparmi sui costi.
Miglior software e piattaforme di fatturazione elettronica
La scelta della soluzione giusta è fondamentale per una perfetta integrazione con i sistemi esistenti e per garantire la conformità alle normative in continua evoluzione. L'implementazione di una soluzione efficace può ridurre significativamente i tempi di elaborazione; alcune aziende hanno riferito di aver ridotto l'elaborazione delle fatture da diverse settimane a meno di 48 ore.
(Fonte: Basware)
1. SAP Ariba - Ideale per la fatturazione elettronica aziendale
- Automazione delle fatture end-to-end per le grandi organizzazioni.
- Conforme alle normative globali.
2. Basware - Ideale per la conformità globale e l'integrazione Peppol
- Automatizza le approvazioni delle fatture e l'elaborazione dei pagamenti.
- Supporta la fatturazione elettronica Peppol.
3. QuickBooks e Xero - Ideale per PMI e startup
- Facile per le piccole imprese.
- Si integra con sistemi bancari e di pagamento.
Tendenze future nella fatturazione elettronica
Man mano che le aziende e i governi continuano ad abbracciare la trasformazione digitale, la fatturazione elettronica si sta evolvendo oltre la semplice automazione. Questa crescita è attribuita principalmente ai mandati governativi e alle iniziative di trasformazione digitale. A partire da gennaio 2024, più di 19 paesi impongono la fatturazione elettronica per tutte le transazioni imponibili, con 49 paesi che la richiedono per transazioni specifiche. (Fonte: CSSA)
1. Elaborazione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale
- Apprendimento automatico per il rilevamento delle frodi e la categorizzazione in tempo reale.
2. Blockchain per transazioni sicure
- Utilizza contratti intelligenti per la fatturazione a prova di manomissione.
3. Standardizzazione globale e interoperabilità
- Peppol e UBL stanno diventando standard globali.
4. Dichiarazione e conformità fiscale in tempo reale
- I governi impongono la convalida delle fatture in tempo reale e gli audit elettronici.
Perché la fatturazione elettronica è già il futuro delle transazioni commerciali
La fatturazione elettronica non è più un concetto futuristico ma una necessità odierna, che trasforma le operazioni finanziarie, riduce al minimo le frodi fiscali e aumenta l'efficienza su scala globale. Adottando formati elettronici strutturati, la tua organizzazione può sbloccare vantaggi significativi in termini di conformità, realizzare notevoli risparmi sui costi attraverso l'automazione e semplificare il tuo processo di fatturazione. (Fonte: See Burger)
Come passare dalla fatturazione manuale alla fatturazione elettronica
Sebbene la fatturazione elettronica stia diventando il nuovo standard, il passaggio dalla fatturazione manuale è un processo graduale. Non tutti i clienti e i fornitori adotteranno contemporaneamente la fatturazione elettronica, il che significa che le aziende devono essere preparate a gestire sia le fatture tradizionali che quelle elettroniche durante il periodo di migrazione.
- Identifica la prontezza della tua azienda
- Scegli la giusta piattaforma di fatturazione elettronica
- Automatizza l'estrazione dei dati delle fatture con Parseur
- Formare e integrare fornitori e clienti
FAQ sulla fatturazione elettronica
- Qual è la differenza tra fatturazione elettronica e fatturazione digitale?
La fatturazione digitale può ancora comportare passaggi manuali, mentre la fatturazione elettronica automatizza l'intero processo end-to-end, rendendolo più veloce, più accurato e conforme alle normative fiscali globali.
- La fatturazione elettronica è obbligatoria negli Stati Uniti?
La fatturazione elettronica non è obbligatoria negli Stati Uniti per le aziende private, ma sta guadagnando adozione in settori specifici.
- Come funziona Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) è un framework globale di fatturazione elettronica che consente alle aziende e ai governi di scambiare fatture in modo sicuro ed efficiente.
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