Qu'est-ce que la facturation électronique ? Fonctionnement, avantages et réglementations mondiales.

La facturation électronique (ou e-invoicing) est l'échange automatisé de factures dans un format numérique structuré, tel que XML ou EDI (échange de données informatisé), entre entreprises et autorités fiscales. Contrairement aux factures PDF, les e-factures s’intègrent directement aux systèmes ERP, ce qui améliore la précision, la conformité et l’efficacité. Ce guide explore ce qu’est la facturation électronique, son fonctionnement, ses avantages, les réglementations mondiales et la façon dont les entreprises peuvent l’adopter efficacement.

Points clés à retenir

• Elle automatise la création, la validation et le traitement des factures, améliorant ainsi la précision et l'efficacité.
• Les gouvernements du monde entier imposent la facturation électronique pour renforcer la conformité fiscale et limiter la fraude.
• Les entreprises bénéficient de temps de traitement plus courts, d’économies de coûts et d’une réduction du travail manuel.

Comprendre la facturation électronique

À mesure que les entreprises accélèrent leur transformation numérique, la facturation électronique révolutionne les transactions financières, renforçant l’efficacité, la sécurité et la conformité. La facturation électronique consiste à générer, envoyer, recevoir et stocker les factures sous forme numérique. (Source : Thomson Reuters)

Aux États-Unis, l’adoption progresse, avec un taux de 25 % des entreprises américaines. Ce passage au numérique est motivé par la perspective d'importantes économies, la facturation électronique automatisée générant dans la plupart des cas des économies de 60 à 80 %. (Source : Pagero)

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique (ou e-invoicing) est l’échange numérique de documents de facturation entre entreprises, fournisseurs et clients dans un format structuré. Contrairement aux factures papier ou PDF traditionnelles, elles sont traitées électroniquement aux formats XML, EDI ou UBL. (Source : Basware)

Alors que le marché mondial de la facturation électronique a atteint 13,5 milliards de dollars en 2023 et devrait croître à un TCAC de 17,7 % de 2024 à 2032, pour atteindre 60,9 milliards de dollars d’ici 2032, de plus en plus d'entreprises réalisent les nombreux avantages de la facturation électronique. (Source : High Radius)

Principales caractéristiques de la facturation électronique

La facturation électronique va au-delà de l’envoi de factures par e-mail : elle consiste à automatiser et structurer les données financières pour garantir un traitement fluide, la conformité et l’intégration avec les systèmes métier.

• Données structurées lisibles par machine (par exemple, XML, EDI, UBL) : Contrairement aux PDF ou factures numérisées, ces formats structurés sont lisibles automatiquement par les logiciels de comptabilité et les autorités fiscales. Cela élimine la saisie manuelle, réduit les erreurs et permet la validation automatisée.
• Transmission électronique sécurisée : Elles sont transmises via des protocoles cryptés standardisés, réduisant les risques de fraude, d’interception ou de modification non autorisée. Ceci garantit l’intégrité des données et la conformité fiscale.
• Intégration transparente avec les systèmes comptables et ERP : Les e-factures peuvent être directement importées dans les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) et de comptabilité, pour un traitement accéléré, une validation automatisée et un pilotage financier en temps réel. Cela accroît l’efficacité et soulage la charge administrative des équipes financières.
• Bien plus qu’un simple PDF scanné : il faut un format digital structuré : Une facture scannée ou un PDF n’est pas une e-facture puisque son traitement reste manuel. Une véritable e-facture est structurée, lisible par machine et compatible avec l’automatisation, pour un traitement accéléré, la conformité aux standards réglementaires et une donnée fiable.

Qu’est-ce qui n'est pas une facture électronique ?

Toutes les factures numériques ne sont pas éligibles à la facturation électronique. Beaucoup croient qu’envoyer un PDF ou un e-mail avec des infos de facturation suffit. Mais si la facture n’est pas structurée et ne s’intègre pas à la comptabilité, il ne s’agit pas d’une e-facture.

1. Factures papier scannées : Même converties en PDF ou JPEG, elles n’ont pas de données structurées pour un traitement automatique.
2. Factures PDF ou Word : Générées dans ces formats puis envoyées en pièce jointe, elles réclament encore une saisie manuelle.
3. Factures envoyées dans le corps d’un e-mail : Texte sans intégration de données structurées.
4. Formats numériques non structurés : Par exemple, des fichiers Excel sans schéma lisible par machine.
5. Factures papier avec QR codes : Même si elles comportent un composant digital, elles exigent une saisie manuelle tant qu'elles ne sont pas intégrées à une plateforme de facturation électronique.

En quoi la facturation électronique diffère-t-elle de la facturation traditionnelle ?

Les méthodes traditionnelles reposent sur la saisie manuelle des données, le papier, les PDF et l’e-mailing, entraînant retards, erreurs et inefficacités dans la gestion financière. À l’inverse, la facturation électronique automatise la création, la validation et le traitement, pour des transactions plus rapides, plus sûres et conformes.

Voici comment la facturation électronique surpasse la facturation traditionnelle :

• Vitesse & efficacité : Les factures classiques doivent être imprimées, envoyées par courrier et validées manuellement—cela peut prendre des jours ou des semaines. La facturation électronique permet une transmission et un traitement en temps réel, accélérant les paiements et améliorant la trésorerie.
• Économies de coûts : Le papier génère des coûts d’impression, d’affranchissement, de stockage et de traitement manuel. L’e-invoicing supprime ces charges, réduisant significativement les dépenses administratives et opérationnelles.
• Réduction des erreurs et précision : Les saisies manuelles entraînent des erreurs humaines, des doublons ou des pertes de documents. La facturation électronique repose sur la validation automatisée, limitant les écarts et améliorant la fiabilité des données.
• Conformité réglementaire : La facturation classique manque de contrôles automatiques, générant un risque de non-conformité fiscale. L’e-invoicing intègre les validations fiscales, simplifie les reportings TVA et limite la fraude.
• Sécurité & intégrité des données : Le papier et les e-mails sont vulnérables à la perte, la falsification ou la modification illégitime. L’e-invoicing utilise des canaux chiffrés et des signatures numériques pour garantir l’inviolabilité et la traçabilité.

Types de systèmes de facturation électronique

Les solutions de facturation électronique diffèrent selon le mode de transmission, de traitement et d’intégration dans l’environnement métier et réglementaire. Le bon choix dépend de la conformité, de la taille d’entreprise et du volume de transactions. Voici les types les plus courants :

1. Systèmes de facturation électronique Peppol

Idéal pour : les entreprises opérant en Europe, Australie, Singapour ou marchés publics fédéraux américains nécessitant une facturation électronique transfrontalière et standardisée.

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) est un cadre international qui permet d’échanger des factures selon un format standard via des points d’accès certifiés. Peppol garantit la conformité à la TVA, la déclaration fiscale et lutte contre la fraude.

Exemples de fournisseurs : Basware, Pagero, Tungsten Network.

2. Systèmes EDI (Échange de Données Informatisé) directs

Idéal pour : grandes entreprises et supply chain traitant de gros volumes de factures automatisées.

L’EDI permet l’échange machine-à-machine de factures et autres documents dans des formats (EDIFACT, ANSI X12, XML, UBL) prédéfinis. Il est courant dans l’industrie, la logistique, la grande distribution, la santé.

Exemples : IBM Sterling, OpenText, SPS Commerce.

3. Systèmes imposés par les gouvernements

Idéal pour : entreprises devant se conformer à une obligation nationale.

De nombreux gouvernements imposent l’e-invoicing pour la déclaration fiscale et la lutte contre la fraude. Ces systèmes assurent la validation fiscale en temps réel, la déclaration automatisée de TVA et le suivi de la conformité.

Exemples :

• Italie (Sistema di Interscambio - SDI)
• Inde (Portail GST E-Invoicing)
• France (Chorus Pro pour le B2G)

4. Systèmes intégrés à l’ERP

Idéal pour : entreprises équipées de solutions métier pour la comptabilité, les achats ou la finance.

Les systèmes de facturation électronique ERP permettent de générer, envoyer et traiter les factures directement dans la solution d’entreprise, pour une gestion financière intégrée.

Exemples : SAP Ariba, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365.

5. Solutions cloud de facturation électronique

Idéal pour : entreprises souhaitant automatiser leur facturation sans dépendance ERP.

Les plates-formes cloud permettent l’automatisation, la distribution multicanal et le suivi en temps réel. Adaptées aux PME et ETI recherchant une facturation évolutive, conforme et flexible.

Exemples : Bill.com, Basware, Tungsten Network, Parseur (pour l’extraction & l’automatisation des données de factures).

6. Systèmes basés sur les réseaux fournisseurs

Idéal pour : entreprises échangeant régulièrement avec un réseau de fournisseurs.

Ces plates-formes offrent un portail centralisé pour que les fournisseurs y déposent leurs factures et que les entreprises les traitent de façon automatique.

Exemples : Basware, Coupa, Ariba Network.

Comment fonctionne la facturation électronique ?

La facturation électronique est un processus entièrement automatisé qui améliore la façon dont les entreprises génèrent, envoient, reçoivent et traitent les factures. Contrairement à la facturation traditionnelle, où la saisie manuelle, la gestion du papier ou les retards d'approbation dominent, l’e-invoicing permet des transactions instantanées entre acheteurs et fournisseurs, avec transmission sécurisée et standardisée. Ceci améliore l’efficacité, la conformité et réduit les coûts. (Source : HighRadius)

Schéma classique :

1. Génération de la facture : le fournisseur crée une e-facture dans un format numérique structuré, via une solution de facturation ou un ERP. (Source : Pagero)
2. Validation des données : la facture est vérifiée selon les règles de conformité.
3. Transmission sécurisée : la facture est envoyée électroniquement via des réseaux sûrs (Peppol, API, EDI…).
4. Traitement & approbation automatique : le système de l’acheteur valide, approuve et intègre la facture.
5. Paiement & rapprochement : la facture approuvée déclenche le paiement, puis l’archivage à des fins d’audit.

La croissance de la facturation électronique

La transition du papier et PDF vers des formats électroniques structurés s’explique par la quête d’efficacité, d’économie et la conformité avec les nouvelles exigences fiscales.

• Mandats gouvernementaux : Les obligations de déclaration de TVA en Europe ou la GST en Asie poussent à l’e-invoicing pour réduire la fraude et améliorer la transparence. (Source : IMarc)
• Transformation numérique dans les entreprises : L’automatisation des processus manuels accélère le traitement, améliore la précision et réduit les coûts, y compris pour les PME.

Par exemple, en 2022, 70 % des entreprises européennes atteignaient un niveau minimum de maturité numérique. L’UE vise 80 % d’adultes dotés des compétences digitales de base d’ici 2030. (Source : The Business Research Company)

• Réduction de la fraude fiscale et transparence : L’e-invoicing augmente la visibilité des transactions, ce qui aide les autorités à mieux percevoir la TVA et à lutter contre l’évasion. (Source : Tipalti)

Avantages de la facturation électronique : pourquoi s’y mettre ?

Contrairement au papier ou aux factures numériques gérées à la main, l’e-invoicing automatise tout le cycle, limitant l’intervention humaine et le risque d’erreur.

Principaux bénéfices :

1. Réduction des coûts

• Finis les dépenses de papier, impression, affranchissement
• Saisie manuelle et erreurs réduites
• Traitement plus rapide = moins de charges opérationnelles

2. Efficacité accrue

• Captation et validation des données automatisées
• Workflows d’approbation accéléré
• Cycle de paiement raccourci

3. Précision renforcée

• Limite l’erreur humaine
• Rapprochement automatique des factures
• Améliore la conformité réglementaire

4. Sécurité améliorée

• Transmission électronique sécurisée
• Réduit les risques de fraude et de fuite de données
• Facilite le suivi et l’audit

5. Durabilité environnementale

• Baisse de la consommation de papier et empreinte carbone

Réglementations mondiales sur la facturation électronique

À mesure que la facturation électronique progresse dans le monde, les gouvernements mettent en place des cadres standardisés pour uniformiser la facturation digitale et renforcer la conformité fiscale. Certains pays imposent déjà la facturation électronique pour le B2B et le B2G, d’autres ne font qu’initier l’obligation.

Facturation électronique aux États-Unis

• Pas d’obligation nationale, mais l’e-invoicing gagne du terrain en B2B et B2G.
• La Business Payments Coalition (BPC) élabore un cadre universel.
• Les agences fédérales adoptent Peppol pour leurs achats publics.
• L’IRS et les États envisagent à terme la facturation électronique temps réel dans la déclaration fiscale.

Facturation électronique dans l’Union européenne

• La Directive 2014/55/UE impose la e-facturation au B2G.
• L’Italie, la France, l’Espagne… rendent le B2B électronique obligatoire.
• Peppol est le standard d’échange.
• L’initiative ViDA (TVA à l’Ère Digitale) vise une e-facturation temps réel à l’échelle du continent d’ici 2028.

Facturation électronique au Royaume-Uni

• Pas d’obligation nationale, mais usage en marchés publics. (Source : Qvalia)
• Making Tax Digital (MTD) porte la numérisation et la conformité TVA.

Facturation électronique en Asie

• Inde : Obligation pour les entreprises dépassant 10 crores INR (GST).
• Chine : Système Golden Tax System (GTS) pour la facture et la déclaration.
• Singapour : Adoption du cadre Peppol en B2B.
• Japon : Mise en place en 2023 du Qualified Invoice System pour la conformité fiscale.

Bonnes pratiques pour déployer la facturation électronique

Adopter la facturation électronique accroît l’efficacité, diminue les coûts et facilite la conformité.

En choisissant les bons outils, en formant ses équipes et en respectant la réglementation locale, la migration vers un process digitalisé se fait en douceur.

1. Choisir le bon logiciel
   • Il doit gérer la conformité, l’automatisation et s'intégrer à votre ERP.
2. Assurer la conformité locale
   • Restez informé des réglementations pays par pays.
3. Intégrer à la comptabilité et l’ERP
   • Privilégier les API ou les réseaux e-invoicing tels que Peppol.
4. Former la fonction finance
   • Sensibiliser à la structuration, la conformité, l'automatisation.
5. Automatiser la validation et les approbations
   • Utiliser l’IA pour le rapprochement, la détection de fraude.
6. Surveiller & améliorer la performance
   • Suivi des KPI : temps de traitement, taux d’erreurs, économies générées.

Meilleurs logiciels et plateformes de facturation électronique

Le choix d’une solution adaptée garantit l'intégration fluide avec vos systèmes et assure la conformité réglementaire. La mise en place d’une solution efficace permet de réduire le temps de traitement ; certaines entreprises passent de plusieurs semaines à moins de 48h.

(Source : Basware)

1. SAP Ariba – Idéal pour grandes entreprises

• Automatisation de bout en bout pour les grands groupes.
• Conformité internationale.

2. Basware – Idéal pour la conformité mondiale & l’intégration Peppol

• Automatise l’approbation et le paiement des factures.
• Supporte la facturation électronique Peppol.

3. QuickBooks & Xero – Idéal TPE/PME et startups

• Simplicité pour les petites structures.
• Intégration bancaire et paiements facile.

Tendances à venir dans la facturation électronique

Alors que la transformation numérique se poursuit, la facturation électronique dépasse le stade de l’automatisation basique. Cette croissance est principalement portée par les mandats publics et la digitalisation. Au janvier 2024, plus de 19 pays rendent obligatoire l’e-invoicing sur l’ensemble des transactions taxables, et 49 pays au moins pour certains flux spécifiques. (Source : CSSA)

1. Traitement de factures par l’IA

• Machine learning pour détecter la fraude et catégoriser en temps réel.

2. Blockchain pour la sécurité

• Smart contracts pour une inviolabilité des factures.

3. Standardisation mondiale & Interopérabilité

• Peppol & UBL comme standards internationaux.

4. Déclaration fiscale & conformité en temps réel

• Validation directe des factures, audits digitaux en temps réel imposés par les États.

Pourquoi la facturation électronique est déjà l’avenir des transactions commerciales ?

La facturation électronique n’est plus un concept futuriste : elle s’impose déjà, transformant la finance, limitant la fraude fiscale et optimisant l’efficacité à l’échelle mondiale. En passant aux formats électroniques structurés, votre organisation bénéficie d'une conformité accrue, réalise d’importantes économies d’automatisation et simplifie votre processus de facturation. (Source : See Burger)

Comment migrer de la facturation manuelle à la facturation électronique

La facture électronique devient la norme, mais la bascule depuis l’ancien système est progressive. Vos clients et fournisseurs ne seront pas tous synchronisés, il vous faut donc gérer en parallèle l’électronique et le traditionnel pendant la transition.

1. Évaluez la maturité digitale de votre société
2. Choisissez la meilleure plateforme d’e-invoicing
3. Automatisez l’extraction de données de vos factures avec Parseur
4. Éduquez et accompagnez fournisseurs & clients

Foire aux questions

Voici toutes les questions auxquelles nous répondons au sujet de la facturation électronique.

Quelle est la différence entre la facturation électronique et la facturation numérique ?

La facturation numérique peut encore impliquer des étapes manuelles, tandis que la facturation électronique automatise tout le processus de bout en bout, le rendant plus rapide, plus précis et conforme aux réglementations fiscales mondiales.

La facturation électronique est-elle obligatoire aux États-Unis ?

La facturation électronique n'est pas obligatoire aux États-Unis pour les entreprises privées, mais elle est de plus en plus adoptée dans certains secteurs.

Comment fonctionne Peppol ?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) est un cadre mondial de facturation électronique qui permet aux entreprises et aux gouvernements d'échanger des factures de manière sécurisée et efficace.

Dernière mise à jour le 1er août 2025