Was ist E-Rechnung? Funktionsweise, Vorteile und globale Vorschriften.

E-Rechnung (elektronische Rechnungsstellung) bezeichnet den automatisierten Austausch von Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format wie XML oder EDI (Electronic Data Interchange) zwischen Unternehmen und Steuerbehörden. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen werden E-Rechnungen direkt mit ERP-Systemen integriert, wodurch Genauigkeit, Compliance und Effizienz verbessert werden. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was E-Rechnung ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie bietet, wie globale Vorschriften aussehen und wie Unternehmen sie effektiv implementieren können.

Die wichtigsten Punkte

• Sie automatisiert die Rechnungserstellung, -prüfung und -verarbeitung und verbessert Genauigkeit und Effizienz.
• Weltweit verpflichten Regierungen Unternehmen zur E-Rechnung, um die Steuerkonformität zu stärken und Betrug zu reduzieren.
• Unternehmen profitieren von schnelleren Bearbeitungszeiten, Kosteneinsparungen und weniger manueller Arbeit.

E-Rechnung verstehen

Mit der digitalen Transformation der Unternehmen modernisiert E-Rechnung Finanzprozesse, steigert Effizienz, Sicherheit und Compliance. E-Rechnung, oder elektronische Rechnungsstellung, umfasst das digitale Erstellen, Senden, Empfangen und Speichern von Rechnungen. (Quelle: Thomson Reuters)

In den USA nimmt die Verbreitung weiter zu – 25% der US-Unternehmen nutzen E-Rechnung. Getrieben wird dieser Wandel durch hohe Einsparpotenziale: Automatisierte elektronische Rechnungsstellung führt in der Regel zu 60-80% niedrigeren Kosten. (Quelle: Pagero)

Was ist E-Rechnung?

E-Rechnung (elektronische Rechnungsstellung) ist der digitale Austausch von Rechnungsdokumenten zwischen Unternehmen, Lieferanten und Kunden in einem strukturierten Format. Anders als herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen werden sie elektronisch in XML-, EDI- oder UBL-Formaten verarbeitet. (Quelle: Basware)

Der globale Markt für E-Rechnung erreichte 2023 13,5 Milliarden US-Dollar und wird voraussichtlich mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 17,7% von 2024 bis 2032 auf 60,9 Milliarden US-Dollar bis 2032 wachsen. Immer mehr Unternehmen erkennen die vielfältigen Vorteile, die E-Rechnung mit sich bringt. (Quelle: High Radius)

Hauptmerkmale von E-Rechnung

E-Rechnung ist weit mehr als das bloße elektronische Versenden von Rechnungen: Sie automatisiert und strukturiert Finanzdaten, um eine nahtlose Verarbeitung, Compliance und Integration in Unternehmenssysteme sicherzustellen.

• Maschinenlesbare strukturierte Daten (z.B. XML, EDI, UBL): Im Unterschied zu PDFs oder gescannten Rechnungen werden strukturierte Datenformate verwendet, welche von Buchhaltungssoftware und Steuerbehörden leicht ausgelesen werden können. Dadurch entfällt die manuelle Datenerfassung, Fehler werden reduziert und eine automatisierte Validierung ermöglicht.
• Sichere elektronische Übermittlung – Die Übertragung erfolgt über verschlüsselte, standardisierte Kommunikationsprotokolle und reduziert das Risiko von Betrug, Abfangen oder unerlaubten Änderungen. So werden Datenintegrität und die Einhaltung von Steuervorschriften gesichert.
• Nahtlose Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen – E-Rechnungen lassen sich direkt in Enterprise Resource Planning (ERP)- und Buchhaltungssysteme importieren. Dies ermöglicht eine schnellere Verarbeitung, automatisierte Freigaben und ein Echtzeit-Finanztracking. So werden Effizienz und Verwaltungsaufwand für Finanzteams verbessert.
• Nicht nur ein gescanntes PDF; es muss ein strukturiertes digitales Format sein – Eine gescannte Rechnung oder ein PDF ist keine E-Rechnung, da eine manuelle Bearbeitung nötig bleibt. Eine echte E-Rechnung ist strukturiert, maschinenlesbar und für Automatisierungstools geeignet; sie garantiert schnellere Verarbeitung, Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und hohe Datenqualität.

Was gilt nicht als E-Rechnung?

Nicht alle digitalen Rechnungen erfüllen die Kriterien für die elektronische Rechnungsstellung. Viele nehmen an, dass ein PDF oder eine E-Mail mit Rechnungsdaten zählt – doch nur strukturierte Rechnungen, die sich nahtlos in Buchhaltungssysteme integrieren lassen, gelten als echte E-Rechnungen.

1. Gescannte Papierrechnungen: Selbst wenn sie zu digitalen Formaten (z. B. PDF oder JPEG) konvertiert werden, fehlen die strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung.
2. PDF- oder Word-Rechnungen: Rechnungen als PDF- bzw. Word-Dokument per E-Mail-Anhang benötigen immer eine manuelle Bearbeitung.
3. E-Mail-Korrespondenz mit Rechnungsdetails: Rechnungstexte ohne strukturierte Dateneinbindung, die als E-Mail gesendet werden.
4. Unstrukturierte digitale Formate: Alle Rechnungsdateien ohne maschinenlesbaren Standard (z. B. Excel-Rechnungen ohne strukturiertes Schema).
5. Papierrechnungen mit QR-Codes: Selbst mit digitaler Komponente ist eine manuelle Erfassung notwendig, wenn sie nicht in E-Rechnung-Plattformen integriert sind.

Wie sich E-Rechnung von der traditionellen Rechnungsstellung unterscheidet

Traditionelle Rechnungsstellungs-Methoden setzen auf manuelle Dateneingabe, Papierrechnungen, PDFs und E-Mail-Transaktionen. Das führt häufig zu Verzögerungen, Fehlern und unproduktiven Abläufen. E-Rechnung hingegen automatisiert Erstellung, Prüfung und Verarbeitung – und ermöglicht schnelle, sichere sowie gesetzeskonforme Abwicklung.

Das bietet E-Rechnung im Vergleich zur traditionellen Rechnungsstellung:

• Geschwindigkeit & Effizienz – Klassische Rechnungen benötigen Druck, Versand und manuelle Freigabe – dies kann Tage oder Wochen dauern. Bei E-Rechnung erfolgt Versand & Verarbeitung automatisiert in Echtzeit, wodurch der Zahlungszyklus verkürzt und der Cashflow verbessert wird.
• Kosteneinsparungen – Papierrechnungen verursachen Kosten für Druck, Porto, Lagerung und manuelle Ablage. E-Rechnung eliminiert diese Ausgaben und führt zu erheblich geringeren administrativen und operativen Kosten.
• Fehlerreduzierung & Genauigkeit – Bei manueller Rechnungsstellung entstehen leicht Fehler, doppelte Eingaben und der Verlust von Dokumenten. E-Rechnung setzt auf automatisierte Datenvalidierung zur Minimierung von Abweichungen und Steigerung der Genauigkeit.
• Regulatorische Compliance – Traditioneller Rechnungsstellung fehlt oft die eingebaute Steuerprüfung, was Compliance-Risiken erhöht. E-Rechnung gewährleistet automatische Anpassung an Steuervorschriften, vereinfacht die Mehrwertsteuer-Meldung und reduziert Betrugsrisiken.
• Sicherheit & Datenintegrität – Physische oder per E-Mail versandte Rechnungen sind anfällig für Fälschung, Verlust und unerlaubte Änderungen. E-Rechnung verwendet verschlüsselte Kanäle und digitale Signaturen – so sind Rechnungen manipulationssicher und nachvollziehbar.

Arten von E-Rechnungssystemen

E-Rechnungssysteme unterscheiden sich darin, wie Rechnungen übermittelt, verarbeitet und in Unternehmens- wie Regierungsstrukturen eingebunden werden. Die richtige Lösung hängt von Compliance-Anforderungen, Unternehmensgröße und Transaktionsvolumen ab. Folgend die gängigsten Typen:

1. Peppol E-Rechnungssysteme

Am besten für: Unternehmen in Europa, Australien, Singapur und bei US-Bundesbeschaffung, die standardisierte, grenzüberschreitende E-Rechnung benötigen.

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein globales E-Rechnung-Framework, das Unternehmen und Behörden den sicheren Rechnungsdatenaustausch im Standardformat über zertifizierte Access Points ermöglicht. Peppol sorgt für Umsatzsteuerkonformität, Steuerreporting und Betrugsprävention.

Beispiele für Peppol-Anbieter: Basware, Pagero, Tungsten Network.

2. Direkte EDI (Electronic Data Interchange) E-Rechnungssysteme

Am besten für: Großunternehmen und Supply-Chain-Betriebe mit automatisierten, hochvolumigen Rechnungstransaktionen.

EDI ist ein maschinenbasiertes Datenaustauschsystem, das elektronisch Rechnungen und andere Dokumente über vordefinierte Formate (EDIFACT, ANSI X12, XML, UBL) zwischen Unternehmen überträgt. Besonders gebräuchlich in Fertigung, Handel, Logistik und Gesundheitswesen.

Beispiele für EDI-Anbieter: IBM Sterling, OpenText, SPS Commerce.

3. Staatlich vorgeschriebene E-Rechnungssysteme

Am besten für: Unternehmen, die nationale Steuervorschriften einhalten müssen.

Viele Staaten verpflichten zur E-Rechnung für die Steuererhebung und Betrugsprävention. Diese Systeme sichern Steuerprüfung in Echtzeit, automatisierte Mehrwertsteuer-Reports und Compliance-Kontrolle.

Beispiele:

• Italien (Sistema di Interscambio - SDI)
• Indien (GST E-Invoicing Portal)
• Frankreich (Chorus Pro für B2G-Transaktionen)

4. ERP-integrierte E-Rechnungssysteme

Am besten für: Unternehmen, die Enterprise-Software für Buchhaltung, Beschaffung und Finanzprozesse nutzen.

ERP-basierte E-Rechnungssysteme erlauben das Erstellen, Versenden und Verarbeiten von Rechnungen direkt im Unternehmenstool – für ein nahtloses Finanzmanagement.

Beispiele: SAP Ariba, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365.

5. Cloud-basierte E-Rechnungslösungen

Am besten für: Unternehmen, die flexible und automatisierte Rechnungslösungen unabhängig von ERP-Systemen suchen.

Cloudbasierte E-Rechnungssysteme bieten Automatisierung, Versand über viele Kanäle und Echtzeit-Tracking. Ideal für KMUs und mittelständische Unternehmen mit Bedarf an skalierbarer, konformer Rechnungsstellung.

Beispiele: Bill.com, Basware, Tungsten Network, Parseur (für Rechnungsdatenerfassung & Automatisierung).

6. Lieferantennetzwerk-basierte E-Rechnungssysteme

Am besten für: Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungsaustausch mit einem großen Lieferantenkreis.

Hierbei handelt es sich um zentrale Portale, in denen Lieferanten Rechnungen im sicheren Portal bereitstellen und Unternehmen sie automatisiert weiterverarbeiten.

Beispiele: Basware, Coupa, Ariba Network.

Wie funktioniert E-Rechnung?

Elektronische Rechnungsstellung ist ein vollständig automatisierter Prozess zur Optimierung von Erstellung, Versand, Empfang und Bearbeitung von Rechnungen. Im Gegensatz zur traditionellen Rechnungsstellung mit manueller Dateneingabe, Papieren und verzögerter Prüfung ermöglicht sie nahtlose, sofortige Transaktionen zwischen Lieferanten und Käufern. Standardisierte digitale Formate und sichere Übertragungswege steigern Effizienz, Compliance und senken operationelle Kosten. (Quelle: HighRadius)

So läuft der Prozess typischerweise ab:

1. Rechnungserstellung – Ein Lieferant erstellt eine Rechnung im strukturierten digitalen Format in einem Rechnungs- oder ERP-System. (Quelle: Pagero)
2. Rechnungsvalidierung – Die Rechnung wird auf Compliance-Konformität geprüft.
3. Sichere Übertragung – Die Rechnung wird elektronisch z.B. via Peppol, API oder EDI-Netzwerk sicher übermittelt.
4. Rechnungsbearbeitung & Genehmigung – Das System des Käufers validiert, genehmigt und verarbeitet die Rechnung automatisch.
5. Zahlung & Abgleich – Die freigegebene Rechnung löst die Zahlung und die Archivierung aus.

Das Wachstum von E-Rechnung

Der Wandel von Papier- und PDF-Rechnungen zu strukturiert-elektronischen Formaten ist angetrieben durch den Wunsch nach mehr Effizienz, Kostensenkung und Anpassung an neue Steuervorgaben.

• Staatlicher Druck wie die VAT-Meldepflicht in der EU und die GST sind entscheidende Faktoren. Ziel ist es, Steuerhinterziehung zu verringern und Transparenz zu gewährleisten. (Quelle: IMarc)

• Digitale Transformationsstrategien bei Unternehmen und KMU: Die fortschreitende Digitalisierung fördert E-Rechnung durch Automatisierung manueller Prozesse, höhere Genauigkeit, schnellere Bearbeitung und steigende Effizienz und Einsparungen.

Im Jahr 2022 verfügten in der EU bereits 70% der Unternehmen über erste digitale Fertigkeiten. Bis 2030 sollen mindestens 80% der Erwachsenen in der EU grundlegende digitale Kompetenzen besitzen. (Quelle: The Business Research Company)

• Reduktion von Steuerbetrug und mehr Transparenz: E-Rechnung ermöglicht Staaten, Steuerbetrug und -hinterziehung durch mehr Transparenz bei Transaktionen zu verringern – so können Steuerstellen mehr Mehrwertsteuer vereinnahmen. (Quelle: Tipalti)

Vorteile von E-Rechnung: Warum umsteigen?

Im Gegensatz zu papierbasierten oder manuell verarbeiteten digitalen Rechnungen automatisiert die E-Rechnung den kompletten Rechnungsprozess, reduziert manuelle Arbeit und minimiert Fehlerquellen.

Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:

1. Kosteneinsparungen

• Kein Papier-, Druck- und Versandaufwand mehr
• Weniger manuelle Datenerfassung und Fehler
• Schnellere Bearbeitung senkt Personalkosten

2. Mehr Effizienz

• Automatisierte Datenerfassung und Validierung
• Schnellere Freigabe-Workflows
• Verkürzte Zahlungszyklen

3. Gesteigerte Genauigkeit

• Reduzierung menschlicher Fehler bei der Dateneingabe
• Automatischer Abgleich von Rechnungen
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird verbessert

4. Verbesserte Sicherheit

• Sichere elektronische Übermittlung
• Weniger Betrugs- und Datenpannenrisiko
• Bessere Prüfpfade

5. Nachhaltigkeit

• Weniger Papierverbrauch
• Geringerer CO2-Fußabdruck

Globale Vorschriften zu E-Rechnung

Mit zunehmender weltweiter Verbreitung erlassen Regierungen Vorschriften zur Standardisierung der digitalen Rechnungsstellung und für die Steuereinhaltung. In manchen Ländern herrscht bereits eine umfassende Pflicht für Business-to-Business- (B2B) und Business-to-Government- (B2G) Geschäfte, andere Länder starten erst.

E-Rechnung in den Vereinigten Staaten

• In den USA gibt es kein landesweites E-Rechnung-Mandat, aber die Verbreitung nimmt für B2B- und B2G-Geschäfte zu.
• Die Business Payments Coalition (BPC) arbeitet an einem einheitlichen E-Rechnung-Rahmen.
• US-Bundesbehörden setzen auf PEPPOL-basierte E-Rechnung für Beschaffung.
• IRS und Bundesstaaten prüfen künftig auch Echtzeit-E-Rechnung für die Steuerberichterstattung.

E-Rechnung in der Europäischen Union

• Die Richtlinie 2014/55/EU schreibt E-Rechnung für B2G-Transaktionen verbindlich vor.
• Italien, Frankreich und Spanien haben verpflichtende B2B-E-Rechnung eingeführt.
• Peppol ist das Standardnetzwerk für den Austausch von E-Rechnungen.
• Die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) plant bis 2028 die Echtzeit-E-Rechnung europaweit auszurollen.

E-Rechnung im Vereinigten Königreich

• Keine Pflicht zur E-Rechnung, jedoch im staatlichen Einkauf genutzt. (Quelle: Qvalia)
• Making Tax Digital (MTD) fördert digitale Buchführung und Umsatzsteuer-Compliance.

E-Rechnung in Asien

• Indien – E-Rechnung bei einem Jahresumsatz von über 10 Crore INR im Rahmen der GST verpflichtend.
• China – Setzt das Golden Tax System (GTS) für Rechnungsstellung und Steuerreporting ein.
• Singapur – Nutzt das Peppol-Framework für B2B-Geschäfte.
• Japan – Einführung des Qualified Invoice Systems 2023 für die Steuerpflicht.

Best Practices für die Implementierung von E-Rechnung

Mit E-Rechnung verbessern Sie die Effizienz, sparen Kosten und erfüllen rechtliche Vorgaben.

Treffen Sie die richtige Softwarewahl, schulen Sie Ihr Team und passen Sie sich an Gesetzesänderungen an – so gelingt der Wechsel zum vollständig digitalen Rechnungswesen.

1. Wählen Sie die passende Software.
   • Achten Sie auf Compliance, Automatisierung und Integration mit ERP-Systemen.
2. Beachten Sie lokale Vorschriften
   • Bleiben Sie über länderspezifische Gesetzesänderungen informiert.
3. Integration mit Buchhaltungs- & ERP-Systemen
   • Nutzen Sie API-gestützte Lösungen oder Peppol-basierte E-Rechnung-Netzwerke.
4. Schulen Sie Ihr Finanzteam
   • Unterweisen Sie Mitarbeitende zu Formaten, Compliance und Automatisierung.
5. Automatisieren Sie Validierung & Freigaben
   • Nutzen Sie KI-basierte Lösungen für Rechnungsabgleich und Betrugserkennung.
6. Überwachen & verbessern Sie die Prozesse
   • Werten Sie KPIs wie Bearbeitungszeit, Fehlerquote, Einsparungen aus.

Beste E-Rechnung-Software & Plattformen

Die passende Lösung ist entscheidend für die Einhaltung von Compliance, nahtlose Integration mit bestehenden Systemen und kurze Bearbeitungszeiten. Mit einer effektiven Plattform lässt sich die Rechnungsabwicklung von mehreren Wochen auf weniger als 48 Stunden reduzieren.

(Quelle: Basware)

1. SAP Ariba – Beste Lösung für Großunternehmen

• End-to-End-Automatisierung für Konzerne
• Erfüllt globale Compliance-Anforderungen

2. Basware – Bestens für globale Compliance & Peppol-Integration

• Automatisiert Freigaben & Zahlungsabwicklung
• Unterstützt Peppol-E-Rechnung

3. QuickBooks & Xero – Beste für KMU und Startups

• Leicht für kleine Unternehmen
• Integration mit Banken und Zahlungssystemen

Zukunftstrends bei E-Rechnung

Mit der fortschreitenden digitalen Transformation in Wirtschaft und Verwaltung entwickelt sich E-Rechnung über einfache Automatisierung hinaus. Das Wachstum basiert v.a. auf neuen gesetzlichen Anforderungen und Digitalisierungsinitiativen. Im Januar 2024 schreiben mehr als 19 Länder E-Rechnung für alle steuerpflichtigen Vorgänge vor, in 49 Ländern gilt sie für spezielle Geschäfte. (Quelle: CSSA)

1. KI-gestützte Rechnungsverarbeitung

• Maschinelles Lernen für Betrugserkennung und sofortige Kategorisierung.

2. Blockchain für sichere Transaktionen

• Nutzt Smart Contracts für manipulationssichere Rechnungen.

3. Globale Standardisierung & Interoperabilität

• Peppol & UBL werden zu globalen Standards.

4. Steuerberichterstattung & Compliance in Echtzeit

• Behörden setzen zunehmend auf sofortige Rechnungsvalidierung und elektronische Prüfungen.

Warum E-Rechnung schon heute die Zukunft der Geschäftstransaktionen ist

E-Rechnung ist längst alltägliche Notwendigkeit, sie wandelt den Finanzbetrieb, minimiert Steuerbetrug und steigert weltweit die Effizienz. Durch strukturierte elektronische Formate erschließen Sie Compliance-Vorteile, sparen durch Automatisierung Kosten und vereinfachen Ihren Rechnungsprozess. (Quelle: See Burger)

Wie der Umstieg von manueller Rechnungsstellung zu E-Rechnung gelingt

Obwohl E-Rechnung zum neuen Standard wird, ist der Wechsel von manueller auf elektronische Rechnungsstellung ein schrittweiser Prozess. Nicht alle Kunden und Lieferanten sind gleichzeitig bereit – Unternehmen müssen daher beide Rechnungsarten parallel managen.

1. Bestimmen Sie die Einsatzbereitschaft Ihres Unternehmens
2. Wählen Sie die passende E-Rechnung-Plattform
3. Automatisieren Sie die Rechnungsdatenerfassung mit Parseur
4. Schulen & binden Sie Lieferanten und Kunden ein

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie alle Antworten auf Fragen zur E-Rechnung.

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und digitaler Rechnungsstellung?

Digitale Rechnungsstellung kann nach wie vor manuelle Schritte beinhalten, während E-Rechnung den gesamten Prozess von Anfang bis Ende automatisiert. Dies macht sie schneller, genauer und konform mit globalen Steuervorschriften.

Ist E-Rechnung in den USA verpflichtend?

E-Rechnung ist in den USA für Privatunternehmen nicht verpflichtend, wird aber in bestimmten Bereichen zunehmend eingesetzt.

Wie funktioniert Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein globales E-Rechnung-Framework, das es Unternehmen und Regierungen ermöglicht, Rechnungen sicher und effizient auszutauschen.

Zuletzt aktualisiert am 1. August 2025