¿Qué es la factura electrónica? Cómo funciona, beneficios y regulaciones globales

La factura electrónica (e-invoicing) es el intercambio automatizado de facturas en un formato digital estructurado, como XML o EDI (Intercambio Electrónico de Datos), entre empresas y autoridades fiscales. A diferencia de las facturas en PDF, las facturas electrónicas se integran directamente con los sistemas ERP, lo que mejora la precisión, el cumplimiento y la eficiencia. En esta guía, exploramos qué es la factura electrónica, cómo funciona, sus beneficios, las regulaciones globales y cómo las empresas pueden implementarla eficazmente.

Puntos clave

• Automatiza la creación, validación y procesamiento de facturas, mejorando la precisión y la eficiencia.
• Gobiernos de todo el mundo están implementando la factura electrónica para mejorar el cumplimiento fiscal y reducir el fraude.
• Las empresas se benefician de tiempos de procesamiento más rápidos, ahorros de costos y reducción del trabajo manual.

Entendiendo la Factura Electrónica

A medida que las empresas avanzan hacia la transformación digital, la factura electrónica innova las transacciones financieras, mejorando la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento. La factura electrónica implica la generación, envío, recepción y almacenamiento de facturas de forma completamente digital. (Fuente: Thomson Reuters)

En los Estados Unidos, la adopción está ganando impulso, con una tasa reportada del 25% por parte de las empresas estadounidenses. Este cambio digital está impulsado por el potencial de ahorros de costos significativos, con la facturación electrónica automatizada que resulta en reducciones de costos del 60-80% en la mayoría de los casos. (Fuente: Pagero)

¿Qué es la Factura Electrónica?

La factura electrónica es el intercambio digital de documentos de facturas entre empresas, proveedores y clientes en un formato estructurado. A diferencia de las facturas tradicionales en papel o PDF, se procesan electrónicamente en formatos XML, EDI o UBL. (Fuente: Basware)

A medida que el mercado global de facturación electrónica alcanzó los $13.5 mil millones en 2023 y se espera que crezca a una tasa compuesta anual del 17.7% de 2024 a 2032, alcanzando los $60.9 mil millones para 2032, más empresas están reconociendo los beneficios multifacéticos que la factura electrónica ofrece. (Fuente: High Radius)

Características clave de la factura electrónica

La factura electrónica implica más que enviar facturas electrónicamente: implica automatizar y estructurar los datos financieros para garantizar un procesamiento, cumplimiento e integración sin problemas con los sistemas empresariales.

• Datos estructurados legibles por máquina (por ejemplo, XML, EDI, UBL): A diferencia de los PDF o las facturas escaneadas, estos utilizan formatos de datos estructurados, lo que los hace fácilmente legibles por el software de contabilidad y las autoridades fiscales. Esto elimina la entrada manual de datos, reduce los errores y permite la validación automática.
• Transmisión electrónica segura: Se envían a través de protocolos de comunicación estandarizados y encriptados, lo que reduce el riesgo de fraude, interceptación o modificaciones no autorizadas. Esto garantiza la integridad de los datos y el cumplimiento de las regulaciones fiscales.
• Integración perfecta con sistemas contables y ERP: Las facturas electrónicas se pueden importar directamente a la planificación de recursos empresariales (ERP) y sistemas contables, lo que permite un procesamiento más rápido, aprobaciones automatizadas y seguimiento financiero en tiempo real. Esto mejora la eficiencia y reduce la carga administrativa de los equipos financieros.
• No es solo un PDF escaneado; debe ser un formato digital estructurado: Una factura escaneada o PDF no califica como factura electrónica porque todavía requiere procesamiento manual. Una verdadera factura electrónica está estructurada, es legible por máquina y es compatible con herramientas de automatización, lo que garantiza un procesamiento más rápido, el cumplimiento de los estándares regulatorios y una mayor precisión de los datos.

¿Qué no califica como factura electrónica?

No todas las facturas digitales cumplen con los criterios para la facturación electrónica. Muchos asumen que enviar un PDF o un correo electrónico con los detalles de la factura califica. Sin embargo, a menos que una factura siga un formato estructurado y se integre perfectamente con los sistemas contables, no cuenta como factura electrónica.

1. Facturas en papel escaneadas: Incluso si se convierten a un formato digital (por ejemplo, PDF o JPEG), las facturas en papel escaneadas carecen de datos estructurados para el procesamiento automatizado.
2. Facturas en PDF o Word: Las facturas generadas en formatos PDF o Word y enviadas por correo electrónico como archivos adjuntos no son facturas electrónicas, ya que requieren manejo manual.
3. Correspondencia por correo electrónico con detalles de la factura: Facturas basadas en texto enviadas por correo electrónico sin integración de datos estructurados.
4. Formatos digitales no estructurados: Cualquier archivo de factura que no siga un estándar legible por máquina (por ejemplo, facturas de Excel sin un esquema estructurado).
5. Facturas en papel con códigos QR: Incluso si incluyen un componente digital, todavía requieren entrada manual a menos que estén integradas con plataformas de facturación electrónica.

Cómo se diferencia la factura electrónica de la facturación tradicional

Los métodos de facturación tradicionales se basan en la entrada manual de datos, facturas en papel, PDF y transacciones por correo electrónico, lo que a menudo genera retrasos, errores e ineficiencias en los flujos de trabajo financieros. Por el contrario, la factura electrónica automatiza la generación, validación y procesamiento de facturas, lo que permite transacciones más rápidas, seguras y compatibles.

Así es como la factura electrónica supera a la facturación tradicional:

• Velocidad y eficiencia: Las facturas tradicionales requieren impresión, envío por correo y aprobación manual, lo que puede demorar días o semanas. La factura electrónica automatiza la transmisión y el procesamiento de facturas en tiempo real, lo que reduce los ciclos de pago y mejora el flujo de caja.
• Ahorro de costos: Las facturas en papel incurren en gastos de impresión, franqueo, almacenamiento y procesamiento manual. La factura electrónica elimina estos costos, ahorrando significativamente en gastos administrativos y operativos.
• Reducción de errores y precisión: La facturación manual es propensa a errores humanos, entradas duplicadas y documentos perdidos. La factura electrónica garantiza la validación automática de datos, lo que reduce las discrepancias y mejora la precisión de la factura.
• Cumplimiento normativo: La facturación tradicional a menudo carece de validación fiscal incorporada, lo que aumenta el riesgo de problemas de cumplimiento. La factura electrónica se alinea automáticamente con las regulaciones fiscales, simplificando la presentación de informes de IVA y reduciendo los riesgos de fraude.
• Seguridad e integridad de los datos: Las facturas físicas y por correo electrónico son vulnerables a la falsificación, pérdida y alteraciones no autorizadas. La factura electrónica utiliza canales cifrados y firmas digitales, lo que garantiza que las facturas permanezcan a prueba de manipulaciones y verificables.

Tipos de sistemas de facturación electrónica

Los sistemas de facturación electrónica varían según cómo se transmiten, procesan e integran las facturas dentro de los marcos comerciales y gubernamentales. El sistema adecuado depende del cumplimiento normativo, el tamaño de la empresa y el volumen de transacciones. A continuación se muestran los tipos más comunes de sistemas de facturación electrónica:

1. Sistemas de Facturación Electrónica Peppol

Ideal para: Empresas que operan en Europa, Australia, Singapur y adquisiciones federales de EE. UU. que requieren facturación electrónica estandarizada y transfronteriza.

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) es un marco global de facturación electrónica que permite a las empresas y gobiernos intercambiar facturas de forma segura utilizando un formato estandarizado y puntos de acceso certificados. Peppol garantiza el cumplimiento del IVA, la presentación de informes fiscales y la prevención del fraude.

Ejemplos de proveedores de Peppol son Basware, Pagero y Tungsten Network.

2. Sistemas de Facturación Electrónica EDI (Intercambio Electrónico de Datos) Directos

Ideal para: Grandes empresas y negocios de cadena de suministro que necesitan transacciones de facturas automatizadas y de gran volumen.

EDI es un sistema de intercambio de datos de máquina a máquina que permite a las empresas transmitir electrónicamente facturas y otros documentos utilizando formatos predefinidos (EDIFACT, ANSI X12, XML, UBL). Es ampliamente utilizado en las industrias manufacturera, minorista, logística y de atención médica.

Ejemplos de proveedores de EDI: IBM Sterling, OpenText, SPS Commerce.

3. Sistemas de Facturación Electrónica Obligatorios por el Gobierno

Ideal para: Empresas que deben cumplir con las regulaciones fiscales nacionales.

Muchos gobiernos exigen la factura electrónica para la presentación de informes fiscales y la prevención del fraude. Estos sistemas garantizan la validación fiscal en tiempo real, la presentación automatizada de informes de IVA y el monitoreo del cumplimiento.

Ejemplos:

• Italia (Sistema di Interscambio - SDI)
• India (Portal de Facturación Electrónica GST)
• Francia (Chorus Pro para transacciones B2G)

4. Sistemas de Facturación Electrónica Integrados con ERP

Ideal para: Empresas que utilizan software empresarial para contabilidad, adquisiciones y operaciones financieras.

Los sistemas de facturación electrónica basados ​​en ERP permiten a las empresas generar, enviar y procesar facturas dentro de su software empresarial, lo que garantiza una gestión financiera sin problemas.

Ejemplos: SAP Ariba, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365.

5. Soluciones de Facturación Electrónica Basadas en la Nube

Ideal para: Empresas que buscan facturación flexible y automatizada sin dependencia de ERP.

Las plataformas de facturación electrónica basadas en la nube ofrecen automatización, entrega de facturas multicanal y seguimiento en tiempo real. Estos sistemas se adaptan a las pymes y empresas medianas que necesitan una facturación escalable y que cumpla con las normativas.

Ejemplos: Bill.com, Basware, Tungsten Network, Parseur (para extracción y automatización de datos de facturas).

6. Sistemas de Facturación Electrónica Basados ​​en la Red de Proveedores

Ideal para: Empresas que intercambian facturas con frecuencia con una red de proveedores.

Estas plataformas crean centros de facturas centralizados donde los proveedores envían facturas a través de un portal seguro y las empresas las procesan automáticamente.

Ejemplos: Basware, Coupa, Ariba Network.

¿Cómo funciona la factura electrónica?

La facturación electrónica es un proceso totalmente automatizado que perfecciona la forma en que las empresas generan, envían, reciben y procesan facturas. A diferencia de la facturación tradicional, que a menudo implica la entrada manual de datos, el manejo de papel y las aprobaciones retrasadas, garantiza transacciones sin problemas y en tiempo real entre proveedores y compradores. Mediante el uso de formatos digitales estandarizados y canales de transmisión seguros, las empresas pueden mejorar la eficiencia, mejorar el cumplimiento y reducir los costos operativos. (Fuente: HighRadius)

Así es como funciona el proceso típicamente:

1. Generación de facturas: un proveedor crea una factura en un formato digital estructurado a través de un sistema de facturación o ERP. (Fuente: Pagero)
2. Validación de facturas: la factura se verifica con las reglas de cumplimiento.
3. Transmisión segura: la factura se envía electrónicamente a través de canales seguros como Peppol, API o redes EDI.
4. Procesamiento y aprobación de facturas: el sistema del comprador valida, aprueba y procesa automáticamente la factura.
5. Pago y conciliación: la factura aprobada activa el procesamiento del pago y el archivo de auditoría.

El crecimiento de la factura electrónica

El cambio de la facturación tradicional en papel y basada en PDF a formatos electrónicos estructurados está impulsado por la necesidad de una mayor eficiencia, ahorro de costos y cumplimiento de las regulaciones fiscales en evolución.

• Los mandatos gubernamentales, como los requisitos de presentación de informes de IVA en la UE y GST, son impulsores importantes. Estos mandatos tienen como objetivo reducir la evasión fiscal y mejorar la transparencia financiera. (Fuente: IMarc)

• Esfuerzos de transformación digital en empresas y pymes. La creciente adopción de la transformación digital impulsa la facturación electrónica al automatizar los procesos manuales, mejorar la precisión, acelerar el procesamiento de facturas y aumentar la eficiencia y el ahorro de costos.

Por ejemplo, en 2022, el 70% de las empresas en toda la UE alcanzaron un nivel fundamental de capacidad digital. La UE tiene como objetivo que al menos el 80% de los adultos tengan habilidades digitales esenciales para 2030. (Fuente: The Business Research Company)

• Reducción del fraude fiscal y mayor transparencia financiera. La factura electrónica ayuda a los gobiernos a reducir el fraude y la evasión fiscal al aumentar la visibilidad de las transacciones. Esto permite a las agencias tributarias recaudar más impuestos de IVA sobre las transacciones de ventas. (Fuente: Tipalti)

Beneficios de la factura electrónica: ¿Por qué hacer el cambio?

A diferencia de las facturas en papel o las facturas digitales procesadas manualmente, la factura electrónica automatiza todo el ciclo de facturación, reduciendo la intervención humana y el riesgo de errores.

Estos son algunos de los beneficios clave:

1. Ahorro de costos

• Elimina los costos de papel, impresión y franqueo
• Reduce la entrada manual de datos y los errores
• El procesamiento más rápido reduce los costos de mano de obra

2. Mayor eficiencia

• Automatiza la captura y validación de datos
• Acelera los flujos de trabajo de aprobación
• Ciclos de pago más rápidos

3. Mayor precisión

• Reduce los errores humanos en la entrada de datos
• Conciliación automática de facturas
• Mejora el cumplimiento de los requisitos reglamentarios

4. Seguridad mejorada

• Transmisión electrónica segura
• Reduce el riesgo de fraude y violaciones de datos
• Mejora las pistas de auditoría

5. Sostenibilidad ambiental

• Reduce el uso de papel
• Reduce la huella de carbono

Regulaciones globales de facturación electrónica

A medida que la factura electrónica gana terreno en todo el mundo, los gobiernos y los organismos reguladores están implementando marcos para estandarizar la facturación digital y mejorar el cumplimiento fiscal. Si bien algunos países han implementado por completo la facturación electrónica para las transacciones entre empresas (B2B) y entre empresas y el gobierno (B2G), otros se encuentran en las primeras etapas de adopción.

Facturación electrónica en los Estados Unidos

• EE. UU. no tiene un mandato nacional de facturación electrónica, pero está ganando terreno para las transacciones B2B y B2G.
• La Business Payments Coalition (BPC) está liderando los esfuerzos para establecer un marco universal de facturación electrónica.
• Las agencias federales están adoptando la facturación electrónica basada en PEPPOL para los procesos de adquisiciones.
• El IRS y las autoridades fiscales estatales están explorando la facturación electrónica en tiempo real para la presentación de informes fiscales en el futuro.

Facturación electrónica en la Unión Europea

• La Directiva 2014/55/UE exige la facturación electrónica para las transacciones B2G.
• Países como Italia, Francia y España tienen facturación electrónica B2B obligatoria.
• Peppol es la red estándar para el intercambio de facturas electrónicas.
• La iniciativa ViDA (IVA en la era digital) tiene como objetivo expandir la facturación electrónica en tiempo real en toda la UE para 2028.

Facturación electrónica en el Reino Unido

• No hay facturación electrónica obligatoria, pero sí adquisiciones gubernamentales. (Fuente: Qvalia)
• Making Tax Digital (MTD) promueve el mantenimiento de registros digitales y el cumplimiento del IVA.

Facturación electrónica en Asia

• India: facturación electrónica obligatoria para empresas que superen los INR 10 crores bajo GST.
• China: utiliza el Sistema de Impuestos Dorado (GTS) para la facturación y la presentación de informes fiscales.
• Singapur: adopta el marco Peppol para las transacciones B2B.
• Japón: introdujo el Sistema de Factura Calificada en 2023 para el cumplimiento fiscal.

Mejores prácticas para implementar la factura electrónica

La implementación de la factura electrónica puede mejorar significativamente la eficiencia, reducir costos y garantizar el cumplimiento normativo.

Al elegir las herramientas adecuadas, capacitar a los equipos y alinearse con los requisitos reglamentarios, las empresas pueden garantizar una transición sin problemas a un sistema de facturación totalmente digital.

1. Elija el software adecuado.
   • Asegúrese de que sea compatible con el cumplimiento, la automatización y la integración con los sistemas ERP.
2. Garantice el cumplimiento de las regulaciones locales
   • Manténgase actualizado con las leyes de facturación electrónica específicas de cada país.
3. Integre con sistemas contables y ERP
   • Utilice soluciones basadas en API o redes de facturación electrónica Peppol.
4. Capacite a su equipo de finanzas
   • Eduque a los empleados sobre formatos, cumplimiento y automatización.
5. Automatice los flujos de trabajo de validación y aprobación de facturas
   • Utilice soluciones impulsadas por IA para conciliar facturas y detectar fraudes.
6. Supervise y mejore el rendimiento
   • Realice un seguimiento de KPI como el tiempo de procesamiento, las tasas de error y el ahorro de costos.

Mejor software y plataformas de facturación electrónica

Elegir la solución adecuada es crucial para una integración perfecta con los sistemas existentes y para garantizar el cumplimiento de las regulaciones en evolución. La implementación de una solución eficaz puede reducir significativamente los tiempos de procesamiento; algunas empresas han informado que redujeron el procesamiento de facturas de varias semanas a menos de 48 horas.

(Fuente: Basware)

1. SAP Ariba - Mejor para facturación electrónica empresarial

• Automatización de facturas de extremo a extremo para grandes organizaciones.
• Cumple con las regulaciones globales.

2. Basware - Mejor para el cumplimiento global y la integración de Peppol

• Automatiza las aprobaciones de facturas y el procesamiento de pagos.
• Admite la facturación electrónica Peppol.

3. QuickBooks y Xero - Mejor para pymes y startups

• Fácil para pequeñas empresas.
• Se integra con sistemas bancarios y de pago.

Tendencias futuras en la facturación electrónica

A medida que las empresas y los gobiernos continúan adoptando la transformación digital, la facturación electrónica está evolucionando más allá de la simple automatización. Este crecimiento se atribuye principalmente a los mandatos gubernamentales y las iniciativas de transformación digital. A partir de enero de 2024, más de 19 países exigen la facturación electrónica para todas las transacciones sujetas a impuestos, y 49 países la requieren para transacciones específicas. (Fuente: CSSA)

1. Procesamiento de facturas impulsado por IA

• Aprendizaje automático para la detección de fraudes y la categorización en tiempo real.

2. Blockchain para transacciones seguras

• Utiliza contratos inteligentes para la facturación a prueba de manipulaciones.

3. Estandarización e interoperabilidad global

• Peppol y UBL se están convirtiendo en estándares globales.

4. Informes fiscales y cumplimiento en tiempo real

• Los gobiernos aplican la validación de facturas en tiempo real y las auditorías electrónicas.

Por qué la factura electrónica ya es el futuro de las transacciones comerciales

La factura electrónica ya no es un concepto futurista, sino una necesidad actual, que transforma las operaciones financieras, minimiza el fraude fiscal y aumenta la eficiencia a escala global. Al adoptar formatos electrónicos estructurados, su organización puede desbloquear importantes ventajas de cumplimiento, obtener ahorros sustanciales en costos a través de la automatización y simplificar su proceso de facturación. (Fuente: See Burger)

Cómo realizar la transición de la facturación manual a la factura electrónica

Si bien la facturación electrónica se está convirtiendo en el nuevo estándar, la transición de la facturación manual es un proceso gradual. No todos los clientes y proveedores adoptarán la factura electrónica simultáneamente, lo que significa que las empresas deben estar preparadas para manejar tanto las facturas tradicionales como las electrónicas durante el período de migración.

1. Identifique la preparación de su empresa
2. Elija la plataforma de facturación electrónica adecuada
3. Automatice la extracción de datos de facturas con Parseur
4. Eduque e incorpore a proveedores y clientes

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica

1. ¿Cuál es la diferencia entre facturación electrónica y facturación digital?

La facturación digital aún puede implicar pasos manuales, mientras que la facturación electrónica automatiza todo el proceso de principio a fin, haciéndolo más rápido, más preciso y compatible con las regulaciones fiscales globales.

2. ¿Es obligatoria la facturación electrónica en los EE. UU.?

La facturación electrónica no es obligatoria en todos los EE. UU. para las empresas privadas, pero está ganando adopción en sectores específicos.

3. ¿Cómo funciona Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) es un marco global de facturación electrónica que permite a las empresas y los gobiernos intercambiar facturas de forma segura y eficiente.

Última actualización el 9 de abril de 2025