O que é E-Invoicing? Como Funciona, Benefícios e Regulamentações Globais.

E-invoicing (faturamento eletrônico) é a troca automatizada de faturas em um formato digital estruturado, como XML ou EDI (intercâmbio eletrônico de dados), entre empresas e autoridades fiscais. Diferentemente das faturas em PDF, as e-invoices integram-se diretamente com sistemas ERP, aumentando a precisão, conformidade e eficiência. Neste guia, exploramos o que é e-invoicing, como funciona, seus benefícios, regulamentações globais e como as empresas podem implementar de forma eficaz.

Principais conclusões

• Automatiza a criação, validação e processamento de faturas, aumentando a precisão e a eficiência.
• Governos em todo o mundo estão tornando o e-invoicing obrigatório para fortalecer a conformidade tributária e reduzir fraudes.
• Empresas se beneficiam com tempos de processamento mais rápidos, economia de custos e redução do trabalho manual.

Entendendo o E-Invoicing

À medida que as empresas avançam para a transformação digital, o e-invoicing inova as transações financeiras, aprimorando eficiência, segurança e conformidade. O e-invoicing, ou faturamento eletrônico, permite gerar, enviar, receber e armazenar faturas digitalmente. (Fonte: Thomson Reuters)

Nos Estados Unidos, a adoção está acelerando, com uma taxa relatada de 25% pelas empresas americanas. Essa mudança digital é impulsionada pelo potencial de grande economia, já que o faturamento eletrônico automatizado resulta em reduções de custo de 60 a 80% na maioria dos casos. (Fonte: Pagero)

O que é E-Invoicing?

E-invoicing (faturamento eletrônico) é a troca digital de documentos fiscais entre empresas, fornecedores e clientes em um formato estruturado. Ao contrário das faturas em papel ou PDF, elas são processadas eletronicamente em formatos XML, EDI ou UBL. (Fonte: Basware)

O mercado global de e-invoicing alcançou US$ 13,5 bilhões em 2023 e a expectativa é crescer a uma CAGR de 17,7% de 2024 a 2032, chegando a US$ 60,9 bilhões até 2032, mostrando como cada vez mais empresas reconhecem os múltiplos benefícios do e-invoicing. (Fonte: High Radius)

Características chave do e-invoicing

O e-invoicing envolve muito mais do que apenas enviar faturas eletronicamente — trata-se de automatizar e estruturar dados financeiros para garantir processamento contínuo, conformidade e integração com sistemas empresariais.

• Dados estruturados legíveis por máquina (ex: XML, EDI, UBL): Ao contrário de PDFs ou faturas digitalizadas, esses formatos estruturados permitem leitura direta por softwares de contabilidade e autoridades fiscais. Isso elimina a entrada manual de dados, reduz erros e viabiliza validação automática.
• Transmissão eletrônica segura – São enviados por protocolos de comunicação criptografados e padronizados, reduzindo riscos de fraude, interceptação ou alterações não autorizadas. Isso garante a integridade dos dados e conformidade com regulamentações fiscais.
• Integração direta com sistemas de contabilidade e ERP – As e-invoices podem ser importadas diretamente para sistemas de gestão empresarial (ERP) e contabilidade, permitindo processamento mais rápido, aprovações automáticas e rastreamento financeiro em tempo real. Assim, aumenta-se a eficiência e reduz-se a carga administrativa das equipes de finanças.
• Não se trata apenas de um PDF digitalizado; deve ser um formato digital estruturado – Uma fatura digitalizada ou PDF não se qualifica como e-invoice pois ainda requer processamento manual. Uma e-invoice verdadeira é estruturada, legível por máquina e compatível com ferramentas de automação, garantindo processamento mais rápido, conformidade regulatória e alta precisão dos dados.

O que não se qualifica como E-Invoice?

Nem todo documento digital atende aos critérios de e-invoicing. Muitos presumem que o envio de um PDF ou e-mail com os detalhes da fatura é suficiente. Porém, se a fatura não segue um formato estruturado nem se integra aos sistemas de contabilidade, ela não se qualifica como e-invoice.

1. Faturas em papel digitalizadas: Mesmo convertidas para digital (PDF/JPEG), não possuem dados estruturados para processamento automatizado.
2. Faturas em PDF ou Word: Faturas nesses formatos enviadas por e-mail precisam de manuseio manual: não são e-invoices.
3. Correspondência por e-mail com detalhes da fatura: Faturas somente em texto enviadas por e-mail sem integração de dados estruturados.
4. Formatos digitais não estruturados: Qualquer arquivo de fatura que não siga um padrão legível por máquina (por exemplo, Excel sem esquema estruturado).
5. Faturas em papel com código QR: Mesmo com componente digital, exigem entrada manual (a menos que integradas a plataformas de e-invoicing).

Como o E-Invoicing difere da emissão tradicional de faturas

Os métodos tradicionais dependem de entrada manual de dados, papel, PDFs e trocas via e-mail, gerando atrasos, erros e ineficiência. Já o e-invoicing automatiza a geração, validação e processamento de faturas, proporcionando transações mais ágeis, seguras e em conformidade.

Veja como o e-invoicing supera o tradicional:

• Velocidade & Eficiência – As faturas tradicionais exigem impressão, envio físico e aprovação manual, levando dias ou semanas. O e-invoicing automatiza o envio e processamento, reduzindo ciclos de pagamento e melhorando o fluxo de caixa.
• Redução de custos – Faturas em papel geram custos de impressão, envio, armazenamento e processamento manual. O e-invoicing elimina esses gastos, reduzindo despesas administrativas e operacionais.
• Redução de erros & precisão – O processo manual está sujeito a erros humanos, duplicidade e extravio de documentos. O e-invoicing valida automaticamente os dados, reduz discrepâncias e garante precisão.
• Conformidade regulatória – O método tradicional muitas vezes não possui validação fiscal, elevando o risco de problemas de compliance. O e-invoicing alinha-se automáticamente às regras fiscais, facilitando declaração de impostos e prevenindo fraudes.
• Segurança & integridade dos dados – Faturas físicas ou via e-mail podem ser forjadas, perdidas ou alteradas. O e-invoicing usa canais criptografados e assinaturas digitais, tornando as faturas invioláveis e verificáveis.

Tipos de sistemas de E-Invoicing

Os sistemas de e-invoicing variam conforme a forma de transmissão, processamento e integração das faturas entre empresas e governos. A escolha certa depende do compliance, porte da empresa e volume transacional. Veja os principais tipos:

1. Sistemas de E-Invoicing Peppol

Ideal para: Empresas na Europa, Austrália, Singapura e compras federais dos EUA que precisam de e-invoicing padronizado internacionalmente.

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) é uma estrutura global que permite troca segura de faturas entre empresas e governos usando formatos padronizados e Pontos de Acesso certificados. Assegura conformidade com VAT, reporte fiscal e prevenção contra fraudes.

Exemplos: Basware, Pagero, Tungsten Network.

2. Sistemas EDI Direto (Intercâmbio Eletrônico de Dados)

Ideal para: Grandes empresas e cadeias de suprimento com alto volume de transações automatizadas.

EDI é um sistema de troca máquina-a-máquina, permitindo transmissão eletrônica de faturas e documentos em padrões (EDIFACT, ANSI X12, XML, UBL). Muito usado em manufatura, varejo, logística e saúde.

Exemplos: IBM Sterling, OpenText, SPS Commerce.

3. Sistemas de E-Invoicing Obrigatórios por Governo

Ideal para: Empresas obrigadas a cumprir as exigências fiscais nacionais.

Vários governos impõem o uso do e-invoicing para reporte fiscal e combate a fraudes. Oferecem validação fiscal em tempo real, declaração automatizada de tributos e controle de conformidade.

Exemplos:

• Itália (Sistema di Interscambio - SDI)
• Índia (Portal de E-Invoicing do GST)
• França (Chorus Pro para transações B2G)

4. Sistemas de E-Invoicing Integrados ao ERP

Ideal para: Empresas que utilizam softwares empresariais para finanças e compras.

Permite geração, envio e processamento de faturas dentro do ERP, integrando toda a gestão financeira.

Exemplos: SAP Ariba, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365.

5. Soluções de E-Invoicing baseadas em Nuvem

Ideal para: Empresas que buscam automação de faturas sem dependência de ERP.

Plataformas na nuvem oferecem automação, envio multicanal e rastreamento em tempo real — ideais para PMEs e negócios médios que precisam escalar e garantir compliance.

Exemplos: Bill.com, Basware, Tungsten Network, Parseur (para extração automatizada de dados de faturas).

6. Sistemas de E-Invoicing Baseados em Rede de Fornecedores

Ideal para: Negócios que trocam faturas com frequência com uma rede de fornecedores.

Essas plataformas centralizam o recebimento das faturas em um portal seguro, automatizando o processamento.

Exemplos: Basware, Coupa, Ariba Network.

Como funciona o E-Invoicing?

O e-invoicing é um processo totalmente automatizado para gerar, enviar, receber e processar faturas. Diferente do procedimento tradicional, que envolve entrada manual, papel e aprovações demoradas, aqui as transações são em tempo real, seguras e padronizadas entre fornecedores e compradores. Usando formatos digitais e canais seguros, empresas ganham eficiência, compliance e economia operacional. (Fonte: HighRadius)

Veja como o fluxo funciona:

1. Geração da fatura – O fornecedor cria uma fatura em formato digital estruturado em um sistema ERP ou de emissão. (Fonte: Pagero)
2. Validação da fatura – A fatura é conferida quanto a regras de compliance.
3. Transmissão segura – A fatura é enviada eletronicamente por canais seguros como Peppol, API ou EDI.
4. Processamento & aprovação – O sistema do comprador valida, aprova e processa automaticamente a fatura recebida.
5. Pagamento & reconciliação – Uma vez aprovada, a fatura aciona o pagamento e o arquivamento para auditoria.

O crescimento do E-Invoicing

A substituição das faturas tradicionais em papel e PDF por formatos eletrônicos estruturados é impulsionada pela busca por eficiência, economia e conformidade com as normas fiscais que evoluem rapidamente.

• Obrigatoriedade governamental como o reporte de VAT na UE e GST são motores dessa adoção. O objetivo é combater evasão fiscal e elevar a transparência. (Fonte: IMarc)

• Iniciativas de transformação digital em empresas de todos os tamanhos. A digitalização massiva automatiza tarefas manuais, acelera o processamento de faturas e aumenta a eficiência e economia.

Por exemplo, em 2022, 70% das empresas da UE atingiram um nível básico de capacidade digital. A meta da União Europeia é ter pelo menos 80% dos adultos com habilidades digitais essenciais até 2030. (Fonte: The Business Research Company)

• Redução nas fraudes fiscais e mais transparência financeira. O e-invoicing permite que as autoridades acompanhem e cobrem mais impostos sobre vendas, reduzindo evasão e fraude. (Fonte: Tipalti)

Benefícios do E-Invoicing: Por que adotar?

Diferentemente das faturas em papel ou processadas manualmente, o e-invoicing automatiza todo o ciclo de faturamento, reduzindo a ação humana e o risco de falhas.

Principais benefícios:

1. Economia de custos

• Elimina gastos com papel, impressão e envio
• Reduz entrada manual e erros
• Processamento mais rápido diminui custos trabalhistas

2. Mais eficiência

• Automatiza captura e validação de dados
• Agiliza fluxos de aprovação
• Acelera ciclos de pagamento

3. Maior precisão

• Minimiza erros humanos
• Correspondência de faturas automatizada
• Facilita compliance com exigências regulatórias

4. Segurança aprimorada

• Transmissão eletrônica segura
• Reduz risco de fraude e vazamento de dados
• Melhora rastreabilidade para auditoria

5. Sustentabilidade ambiental

• Menos uso de papel
• Reduz a pegada de carbono

Regulamentações Globais de E-Invoicing

Com a aceleração do e-invoicing no mundo todo, governos e órgãos reguladores criam diretrizes para padronizar o faturamento digital e reforçar o compliance fiscal. Alguns países já exigem e-invoicing para negócios B2B e B2G; outros ainda estão nos primeiros passos.

E-invoicing nos Estados Unidos

• Os EUA não exigem e-invoicing nacionalmente, mas a adesão está crescendo para B2B e B2G.
• A Business Payments Coalition (BPC) lidera o desenvolvimento de um framework universal de e-invoicing no país.
• Órgãos federais adotam o e-invoicing via PEPPOL para compras públicas.
• O IRS e autoridades estaduais avaliam adoção do e-invoicing em tempo real para reporte tributário.

E-invoicing na União Europeia

• A Diretiva 2014/55/EU exige e-invoicing para B2G.
• Itália, França e Espanha já tornam o e-invoicing obrigatório para B2B.
• O Peppol é o padrão de rede para troca de e-invoices.
• A iniciativa ViDA (VAT in the Digital Age) quer ampliar o e-invoicing em tempo real na UE até 2028.

E-invoicing no Reino Unido

• Não é mandatório, exceto para compras do governo. (Fonte: Qvalia)
• O programa Making Tax Digital (MTD) exige registros digitais e compliance com o VAT.

E-invoicing na Ásia

• Índia – E-invoicing obrigatório para empresas com faturamento acima de INR 10 crores (GST).
• China – Utiliza o Sistema Golden Tax (GTS).
• Singapura – Utiliza o framework Peppol para B2B.
• Japão – Implementou o Sistema de Fatura Qualificada em 2023 para compliance tributário.

Melhores práticas para implementar E-Invoicing

A implementação do e-invoicing pode melhorar profundamente a eficiência e o compliance enquanto reduz custos. Escolher as ferramentas certas, capacitar pessoas e acompanhar os requisitos regulatórios garante uma transição tranquila para o faturamento digital.

1. Escolha o software certo.
   • Garanta suporte à conformidade, automação e integração ERP.
2. Garanta compliance com regulamentações locais
   • Fique de olho nas exigências de cada país.
3. Integre com sistemas de contabilidade & ERP
   • Use APIs ou rede Peppol para integração.
4. Treine a equipe financeira
   • Ensine formatos, compliance e automação.
5. Automatize validação & aprovação
   • Soluções com IA para conciliação automática e detecção de fraude.
6. Monitore e melhore
   • Acompanhe KPIs como tempo de processamento, erros e economia.

Melhores softwares e plataformas de E-Invoicing

A escolha da solução ideal é chave para integração sem esforço com sistemas existentes e compliance diante da legislação. Soluções eficientes reduzem drasticamente o tempo de processamento: algumas empresas passaram de semanas para menos de 48 horas.

(Fonte: Basware)

1. SAP Ariba – Melhor para e-invoicing corporativo

• Automação ponta a ponta para grandes empresas.
• Cumpre normas globais.

2. Basware – Melhor para compliance global & integração Peppol

• Automatiza aprovação e pagamentos.
• Suporta e-invoicing via Peppol.

3. QuickBooks & Xero – Melhor para PMEs e Startups

• Usabilidade facilitada para pequenas empresas.
• Integrado a bancos e meios de pagamento.

Tendências Futuras do E-Invoicing

À medida que empresas e governos aceleram a digitalização, o e-invoicing vai além do básico. O crescimento decorre, principalmente, de exigências legais e estratégias digitais. Em janeiro de 2024, mais de 19 países já tornaram obrigatório o e-invoicing para todas as transações tributáveis, e 49 países em certos cenários específicos. (Fonte: CSSA)

1. Processamento de Faturas com IA

• Aprendizado de máquina detecta fraudes e classifica faturas em tempo real.

2. Blockchain para transações seguras

• Contratos inteligentes garantem faturas invioláveis.

3. Padronização & interoperabilidade global

• Peppol e UBL tornam-se padrões internacionais.

4. Reporte tributário & compliance em tempo real

• Governos exigem validação imediata de faturas e e-auditorias.

Por que o E-Invoicing já é o futuro das transações empresariais

O e-invoicing deixou de ser tendência para se tornar necessidade imediata na transformação das finanças, no combate à fraude fiscal e na melhoria de eficiência em escala global. Ao adotar formatos eletrônicos estruturados, sua empresa pode obter compliance, economizar via automação e simplificar o processo de faturamento. (Fonte: See Burger)

Como migrar do faturamento manual para o E-Invoicing

Embora o e-invoicing seja o novo padrão, a migração é gradual. Nem todos os clientes e fornecedores adotarão imediatamente, exigindo preparo para lidar com ambos os tipos de faturas durante a transição.

1. Identifique a prontidão da sua empresa
2. Escolha a melhor plataforma de E-Invoicing
3. Automatize a extração de dados das faturas com Parseur
4. Eduque e integre fornecedores e clientes

Perguntas Frequentes

Aqui estão todas as perguntas respondidas sobre e-invoicing.

Qual é a diferença entre e-invoicing e nota fiscal digital?

Uma nota fiscal digital ainda pode envolver etapas manuais, enquanto o e-invoicing automatiza todo o processo de ponta a ponta, tornando-o mais rápido, preciso e compatível com as regulamentações fiscais globais.

O e-invoicing é obrigatório nos EUA?

O e-invoicing não é obrigatório em todos os EUA para empresas privadas, mas sua adoção está crescendo em setores específicos.

Como o Peppol funciona?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) é uma estrutura global de e-invoicing que permite que empresas e governos troquem faturas com segurança e eficiência.

Última atualização em 1 de agosto de 2025