PDF請求書からQuickBooksで売上レシートを自動作成する方法

このガイドでは、Parseurを活用してPDF請求書からデータを自動的に抽出し、QuickBooks会計ソフトに売上レシートとして自動作成する方法を説明します。

手作業によるデータ入力は膨大な時間を消費し、生産性や成長の妨げになります。従来、QuickBooksへの請求書データ転記は手入力が前提でしたが、ビジネスの成長と共に請求書のボリュームも増加します。例えば、サプライヤーからPDFの請求書を受け取った場合、自動でQuickBooksに売上レシートを作成するワークフローがあれば効率的だと思いませんか？

QuickBooks会計業務を自動化する理由

クラーク・ケントさん（仮名）の例を挙げてみましょう。彼は会計事務所で働いており、毎日請求書から売上レシートを作成しなければなりません。顧客ごとに異なるフォーマットのPDF請求書が数百枚届き、それを目で確認し、QuickBooksへ情報を入力しています。

会計業務に携わる皆さんなら、この煩雑さにきっと共感されるはずです。本当に手間がかかりますし、正直退屈ですよね。

請求書処理が自動化されると？

自動化された請求書処理なら、PDF請求書からデータを自動抽出できます。「請求日」などの項目を手作業でコピペする必要はありません。Parseurでデータを解析・抽出し、リアルタイムでQuickBooksへ渡すことができ、ワークフロー自体を自動化できます。

PDF請求書データをQuickBooks Onlineへ自動抽出・転送するメリット

PDFファイルを手作業で扱うには多くの時間が必要ですが、QuickBooks OnlineとParseurを組み合わせれば、データ入力作業が大幅に短縮され、業務生産性が向上します。

人的ミスゼロ

自動化システムを利用することで、人的ミスは大幅に削減されます。請求書データ入力のミスや重複入力は消え、請求処理のごく小さなミスが何百万ドルもの損失に繋がる危険性も回避できます。

コスト効率化による収益性向上

PDF形式で届いた請求書の管理を手作業で行うのは困難です。書類の紛失は支払い遅延にも直結します。Parseurを活用すれば、PDF請求書が届いた時点で自動処理が開始します。

データセキュリティと正確性

手作業でデータを取得すると誤りが生じやすく、データの安全性も保証できません。QuickBooks、Parseur、Zapierの連携により、データは暗号化されクラウドサーバーに安全に保管されます。

QuickBooksとParseurの連携ステップ

Parseurは、PDF抽出ツールとOCR（光学文字認識）エンジンを搭載した強力なサービスです。請求書の情報を数秒で抽出し、Zapierを使ってQuickBooksに即時エクスポートできます。

必要なもの：

• QuickBooksアカウント
• Parseurアカウント
• Zapierアカウント

このように連携します：

• PDF請求書が届いたら、Parseurのメールボックスにアップロードまたはメール転送します。
• Parseurが請求書から「請求書番号」「請求日」「顧客名」「商品明細」など特定情報を抽出します。
• ParseurとZapierのワークフローと、QuickBooks Onlineを連携します。
• ParseurがPDF請求書を受信するたび、データが自動的にQuickBooksへ送信されます。

ステップ1：Parseurの無料プランに登録しメールボックスを作成

Parseurは送信メールの件数が限られますが、全ての機能が有効な無料プランを提供中です。PDFを自動処理するには、**「invoices」**を選択しましょう。

ステップ2：請求書をParseurメールボックスにアップロード

PDF請求書をParseurアプリに直接アップロードするか、メールでも送信できます。メールで転送する場合は、自動転送ルールの設定を推奨します。

ステップ3：AIによる請求書データ抽出

ParseurのAIエンジンは、請求書データ抽出に特化しており人の手を介さず処理します。

抽出された結果はこのように表示されます：

ステップ4：PDFから抽出した請求書データをQuickBooksへ送信

Zapierを使ったネイティブ連携で、抽出データを希望するアプリに送れます。エクスポート画面から「Zapier」をクリックし、QuickBooks Onlineを検索してください。

※Zapierアカウント、QuickBooksアカウントが必要です。

「use this zap」をクリックすると、Zapierダッシュボードに移動します。

ParseurとZapierを接続

「Parseurメールボックス」を選択し、トリガーイベント「new document processed (with list items)」を正しく選びます。Zapierが抽出データを取得できるようになります。

QuickBooksをZapierで接続し売上レシートを作成

接続後、Parseurの抽出データを使ってQuickBooksの各フィールドをカスタマイズし、売上レシートを作成できます。

ステップ5：ZapierからQuickBooksへテスト送信

Zapierでテストし、Zapを有効化しましょう！

これで、Parseurメールボックスに届く全てのPDF請求書は自動的に抽出され、新しい売上レシートが生成されます。ParseurとQuickBooks Onlineの連携方法などご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。