Extrae datos automáticamente de archivos PDF almacenados en OneDrive
Muchos equipos almacenan archivos PDF en OneDrive: facturas de proveedores depositadas en una carpeta compartida, formularios escaneados subidos desde el escáner de la oficina, contratos guardados por la persona que los recibió. Los archivos están centralizados, pero extraer los datos aún requiere que alguien descargue cada uno, abra una herramienta de extracción y se encargue del proceso manualmente.
Esta integración elimina ese paso. Zapier vigila una carpeta de OneDrive para detectar archivos nuevos y envía cada uno a Parseur de forma automática. Parseur extrae los campos estructurados que definiste, y los datos están listos para exportar o enviar a otra app sin ningún trabajo manual.
Como OneDrive es parte del ecosistema Microsoft 365, Power Automate también se adapta perfectamente a este flujo de trabajo junto a Zapier. Ambos se conectan a Parseur y pueden vigilar carpetas de OneDrive en busca de archivos nuevos. Los pasos descritos a continuación utilizan Zapier, pero Power Automate sigue la misma lógica.
Lo esencial
Zapier vigila una carpeta de OneDrive y envía cada archivo nuevo a Parseur de forma automática. Power Automate funciona de la misma manera y es la mejor opción para equipos que ya están en Microsoft 365.
Parseur procesa PDFs nativos, documentos escaneados mediante OCR, imágenes y archivos Word. Cualquier tipo de archivo compatible con Parseur puede enviarse desde OneDrive con este flujo.
Tras la extracción, los datos extraídos se pueden enrutar a Excel Online, SharePoint, un CRM, Google Sheets o cualquier otra app a través de Zapier, Make o Power Automate.
Este mismo patrón funciona para Google Drive, Dropbox y otras plataformas de almacenamiento en la nube con disparador "Nuevo archivo en carpeta" de Zapier.
Parseur y Zapier disponen de planes gratuitos.
Qué puedes construir con esta integración
Una vez que la conexión OneDrive-Parseur esté en marcha, cualquier archivo nuevo en la carpeta vigilada inicia el flujo completo de extracción:
Procesamiento de facturas: Los equipos de finanzas comparten una carpeta de OneDrive para las facturas recibidas. Los PDFs que se cargan en esa carpeta se envían a Parseur, que extrae nombre del proveedor, número de factura, fecha de vencimiento y líneas de detalle, y después los datos se enrutan a un software de contabilidad o una hoja de cálculo de seguimiento. Consulta la guía de procesamiento de facturas.
Gestión de contratos: Los equipos legales u operativos almacenan contratos entrantes en una carpeta de OneDrive. Parseur extrae nombres de las partes, fechas y valores clave. Los campos extraídos pueden registrarse en un rastreador o activar un flujo de revisión en Teams o email.
Procesamiento de conocimientos de embarque: Equipos logísticos suben documentos de envío a OneDrive. Parseur extrae detalles del envío, información del consignatario y descripción de la carga automáticamente.
Procesamiento de documentos escaneados: Documentos físicos escaneados en OneDrive son procesados por el OCR integrado de Parseur. Formularios, recibos y facturas manuscritas se gestionan sin configuración adicional.
Carpetas compartidas del equipo: Cualquier miembro del equipo puede dejar un archivo en la carpeta vigilada y se procesará automáticamente, sin coordinación adicional.
Cómo funciona la integración
Aparece un archivo nuevo en la carpeta de OneDrive que tienes configurada
Zapier detecta el nuevo archivo y lo envía a tu buzón de Parseur
Parseur extrae los campos estructurados del documento y deja los datos listos para exportar o enrutar
La carpeta se configura una vez en Zapier y la plantilla de extracción se configura una vez en Parseur. Después, cada archivo nuevo en la carpeta se procesa automáticamente.
Paso a paso: conecta OneDrive con Parseur vía Zapier
Ahorra tiempo y esfuerzo con Parseur. Automatiza tus documentos.
Crea tu buzón en Parseur y selecciona el tipo de buzón que coincide con tus documentos. Parseur tiene plantillas predefinidas para facturas, conocimientos de embarque y muchos otros formatos. Para tipos de documentos personalizados, utiliza el buzón por defecto asistido por IA.
Paso 2: Conecta OneDrive como disparador de Zapier
Inicia sesión en tu cuenta de Zapier y busca integraciones de OneDrive y Parseur.
Una factura PDF en una carpeta de OneDrive lista para procesarBuscar la integración OneDrive y Parseur en Zapier
Selecciona OneDrive como app de disparador y Nuevo archivo como evento disparador. Conecta tu cuenta de OneDrive y otorga acceso a Zapier.
Conecta tu cuenta de OneDrive a Zapier
Selecciona la carpeta que deseas vigilar para archivos nuevos.
Elige la carpeta de OneDrive que vas a vigilar
Zapier recuperará un archivo de muestra de la carpeta para confirmar la conexión.
Zapier confirma la conexión con OneDrive
Paso 3: Configura Parseur como acción
Elige Parseur como app de acción y Crear documento desde archivo como evento de acción. Conecta tu cuenta de Parseur y selecciona el buzón al que deseas que se envíen los archivos.
Selecciona tu buzón Parseur como destino
Paso 4: Prueba el Zap
Haz una prueba para confirmar que el archivo se mueve correctamente de OneDrive a Parseur.
Ejecuta una prueba para confirmar que el archivo llega a Parseur
Paso 5: Activa el Zap
Una vez que la prueba sea exitosa, activa el Zap. Cada archivo nuevo subido a la carpeta vigilada se enviará automáticamente a Parseur desde ese momento.
Parseur extrae automáticamente los datos del archivo
Parseur procesa el documento usando tu plantilla de extracción y los campos estructurados están disponibles para exportar o enviar a tu próximo destino.
Uso de Power Automate en lugar de Zapier
Si tu equipo está en Microsoft 365, Power Automate es una opción muy adecuada para este flujo de trabajo. Dispone de conectores nativos para OneDrive y SharePoint, y se integra directamente con Teams, Dynamics 365 y otros servicios de Microsoft. Parseur se conecta a Power Automate como conector, por lo que el paso de extracción es el mismo. Power Automate es la mejor opción si tu aplicación de destino está en el ecosistema Microsoft. Zapier es más rápido de configurar si necesitas conectar con apps de terceros como Google Sheets o un CRM que no sea de Microsoft.
Herramientas gratuitas para tipos de documentos relacionados
Si quieres inspeccionar la estructura de datos de un PDF antes de configurar un pipeline automatizado, estos conversores gratuitos funcionan en tu navegador:
Parseur es un potente software de procesamiento de documentos que te permite extraer datos de correos electrónicos, archivos PDF y documentos, y automatizar tu flujo de trabajo.
Todas las características de Parseur.
¿Qué es OneDrive?
Lanzado en 2007, Microsoft OneDrive permite a los usuarios almacenar, compartir y sincronizar sus archivos.
¿Qué es Zapier?
Zapier es una herramienta de automatización en la nube que conecta aplicaciones. Puedes conectar dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar ni depender de desarrolladores para crear la integración.
¿Qué es Power Automate?
Microsoft Power Automate (también conocido como Microsoft Flow) es una herramienta que integra aplicaciones y servicios basados en la nube para que interactúen entre sí sin problemas. Flow facilita la interacción con las aplicaciones de Microsoft (como Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics CRM, SQL Server y más).
Preguntas comunes sobre la extracción automática de datos de archivos PDF y otros archivos subidos a OneDrive usando Parseur.
Configura un Zap en Zapier donde OneDrive sea el disparador (Nuevo archivo) y Parseur sea la acción (Crear documento desde archivo). Cuando aparezca un nuevo PDF en la carpeta de OneDrive que estés vigilando, Zapier lo enviará automáticamente a tu buzón de Parseur. Parseur extrae los campos que definiste y los datos están listos para enrutar a otras aplicaciones. Alternativamente, Power Automate tiene un conector nativo de OneDrive que puede dispararse con nuevos archivos y enviarlos a Parseur.
Sí. El disparador de OneDrive de Zapier puede vigilar carpetas en tu OneDrive personal o en discos compartidos a los que tu cuenta tenga acceso. Para bibliotecas de documentos de SharePoint, normalmente Power Automate es la mejor opción ya que tiene conectores nativos para SharePoint que se integran directamente con tu entorno de Microsoft 365.
Ambos funcionan con Parseur. Zapier es más rápido de configurar y soporta la mayor cantidad de aplicaciones de destino. Power Automate es más adecuado si tu equipo ya utiliza Microsoft 365 y quieres conectar OneDrive con SharePoint, Dynamics 365, Teams u otros servicios de Microsoft. Ambos tienen planes gratuitos para que puedas probar el flujo de trabajo.
Sí. Crea un Zap por cada carpeta y dirige cada uno a un buzón de Parseur diferente. Por ejemplo, un Zap vigila una carpeta de facturas y la envía a un buzón de facturas, mientras que otro vigila una carpeta de contratos y la envía a un buzón diferente con una plantilla de extracción especializada.
No. El disparador de OneDrive en Zapier solo se activa para archivos nuevos que se añaden después de que el Zap esté activo. Los archivos ya existentes en la carpeta no se enviarán automáticamente a Parseur. Si necesitas procesar archivos existentes, tendrás que moverlos o volver a subirlos para activar el Zap.
Usa "Nuevo archivo" como el evento disparador de OneDrive en Zapier y especifica la carpeta que deseas vigilar. Esto se activa cada vez que se sube un nuevo archivo a esa carpeta, sin importar quién lo suba. No se activa para archivos que solo se editan o renombran.
Parseur procesa PDFs nativos, PDFs escaneados mediante OCR, imágenes (PNG, JPG, TIFF), documentos Word y archivos CSV. Para documentos escaneados, el OCR integrado de Parseur lee el contenido sin configuraciones adicionales.
Los datos extraídos pueden exportarse como Excel, CSV o JSON, o enviarse a otras aplicaciones a través de Zapier, Make o Power Automate. Entre los siguientes pasos comunes están registrar los campos extraídos en Google Sheets o Excel Online, crear registros en un CRM o herramienta de contabilidad, enviar notificaciones a Teams o Slack, o activar cualquier otro flujo de trabajo que tu equipo use en Zapier o Power Automate.
Sí. Make tiene un módulo de OneDrive que puede vigilar carpetas para archivos nuevos. Solo tienes que usarlo como disparador y conectar con Parseur mediante webhook o el conector Parseur. Make es ideal si necesitas enrutado condicional o enviar el mismo archivo a varios pasos de procesamiento a la vez.
Sí. Parseur tiene un plan gratuito que incluye todas las funciones hasta un límite mensual de documentos. Zapier tiene un plan gratis que soporta Zaps de múltiples pasos. Power Automate también tiene un nivel gratuito. Puedes probar todo el flujo de trabajo de OneDrive a Parseur con cualquiera de estos planes gratuitos.
