Zapnij pasy, bo wkraczasz w świat licznych korzyści, jakie niesie automatyzacja wprowadzania danych! Pożegnaj się z uciążliwą ręczną pracą i przywitaj efektywność, precyzję oraz nutę nowoczesności. Wyobraź sobie, że proces obsługi danych przebiega płynnie i bez zakłóceń — tak właśnie działa automatyzacja przetwarzania danych, spełniająca marzenia każdej firmy o skutecznym zarządzaniu informacją.
Czym jest automatyzacja wprowadzania danych?
Automatyzacja wprowadzania danych, zwana także automatycznym przechwytywaniem informacji, to proces automatycznego pozyskiwania i przetwarzania danych. Jej głównym zadaniem jest odciążenie pracowników od powtarzalnych czynności i zwiększenie wydajności zespołów. Ręczne wprowadzanie danych zajmuje dużo czasu i jest podatne na błędy, podczas gdy wdrożenie inteligentnych rozwiązań do automatyzacji pozwala oszczędzić czas i pieniądze oraz poprawić jakość pracy.
Automatyzacja wprowadzania danych umożliwia obsługę wielu typów informacji i znajduje zastosowanie w różnych branżach — od danych klientów i pracowników po produkty i rozliczenia finansowe.
Gary Boomer, uznany autorytet w dziedzinie technologii rachunkowości, przewiduje, że większość wprowadzania danych wkrótce nie będzie wymagała udziału człowieka.
Jaki jest proces automatyzacji wprowadzania danych?
Zanim przejdziemy do zasad działania automatyzacji wprowadzania danych, przyjrzyjmy się różnym typom danych, z jakimi mają do czynienia firmy. Automatyzacja obejmuje różnorodne formy: może dotyczyć dokumentów papierowych i cyfrowych, formularzy online czy aplikacji internetowych.
Dokumenty
W tym przypadku chodzi o pozyskiwanie danych z dokumentów lub poczty e-mail. Przykładem mogą być faktury w formie PDF w sklepie internetowym czy automatycznie otrzymywane e-maile z Google Alerts. Parseur i Nanonets to przykłady narzędzi do automatyzacji wprowadzania danych, które wspierają automatyczne pobieranie informacji z dokumentów.
Formularze
Tego typu dane najczęściej gromadzone są podczas badań, ankiet oraz zbierania danych kontaktowych użytkowników. Analizę zgromadzonych informacji można przeprowadzić przy pomocy narzędzi takich jak Google Forms czy Microsoft Forms.
Automatyzacja przeglądarki
Polega na automatycznym wykonywaniu czynności w przeglądarkach internetowych bez udziału człowieka. Przykładami zastosowania są ekstrakcja danych ze stron internetowych, automatyczna weryfikacja linków czy testowanie aplikacji webowych. Phantombuster oraz Puppeteer doskonale sprawdzają się w tego typu automatyzacji.
Integracja API aplikacji
Automatyczna wymiana danych pomiędzy różnymi aplikacjami to kolejny przykład zastosowania automatyzacji wprowadzania danych. Na przykład — przekazywanie leadów ze strony nieruchomości do systemu CRM firmy. Popularne narzędzia do automatyzacji takich przepływów danych to Zapier oraz UiPath.
Proces automatyzacji wprowadzania danych z dokumentów można podzielić na pięć prostych kroków:
- Przesyłanie dokumentów: Dokumenty (PDF, obrazy, skany) są dostarczane jako surowe, nieustrukturyzowane dane w różnych formatach. Pierwszym etapem jest zaimportowanie ich do narzędzia do automatyzacji wprowadzania danych.
- Wstępne przetwarzanie: Na tym etapie dokument zostaje przekształcony w format czytelny dla maszyny. Wykorzystywane są nowoczesne technologie, takie jak sztuczna inteligencja (AI) czy przetwarzanie języka naturalnego (NLP), aby odczytać i sklasyfikować informacje.
„Automatyczne rozwiązania wykorzystujące AI zastąpią ręczne procesy wprowadzania danych i zminimalizują liczbę błędów.” – Deep Cognition, kwiecień 2022
- Ekstrakcja lub parsowanie danych: W zależności od typu dokumentu, dane mogą być przetwarzane różnymi metodami ekstrakcji danych, takimi jak OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), wyodrębnianie tekstu czy automatyczna adnotacja obrazów. Narzędzia ekstrakcji można nauczyć pobierania dokładnie tych informacji, które są kluczowe dla firmy.
- Walidacja danych: To opcjonalny etap, w ramach którego firmy mogą zweryfikować poprawność danych przed ich eksportem do innych systemów. Zautomatyzowane narzędzia potrafią szybko wykrywać zmiany lub duplikaty w danych.
- Eksport wyodrębnionych danych: Po zakończeniu ekstrakcji dane mogą być pobrane lub przesłane bezpośrednio do aplikacji takich jak Google Sheets, systemy ERP czy CRM. W końcowym etapie uzyskujemy ustrukturyzowane dane, zazwyczaj w formatach CSV, XML lub JSON.
Dowiedz się więcej o różnicach między danymi nieustrukturyzowanymi, częściowo ustrukturyzowanymi i ustrukturyzowanymi.
Najlepsze oprogramowanie do automatyzacji wprowadzania danych w 2026 roku
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do automatyzacji wprowadzania danych, które pomogą zoptymalizować procesy w Twojej firmie i poprawić wydajność zespołu. Większość z tych rozwiązań wykorzystuje nowoczesne technologie, takie jak RPA (robotic process automation), AI, OCR oraz ML, by minimalizować błędy typowe dla ręcznej pracy.
„Wartość globalnego rynku oprogramowania do przechwytywania danych wzrośnie o 3,6 miliarda dolarów w latach 2021–2025.” – Research and Markets, lipiec 2021
Poniżej przedstawiamy wybrane narzędzia do automatyzacji wprowadzania danych, na które warto zwrócić uwagę:
Parseur
Parseur to zaawansowane oprogramowanie do automatyzacji wprowadzania danych oraz innowacyjny parser AI, który całkowicie eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych.
„Proces wprowadzania danych jest szybszy (natychmiastowy!) i bardziej niezawodny. Dzięki temu mogliśmy zsynchronizować informacje z różnych źródeł e-mail bez żadnego ręcznego udziału.” – Sean D., Cawdor Cars
Parseur to narzędzie typu „wskaż i kliknij”, niewymagające doświadczenia programistycznego.
Nanonets
Nanonets to zaawansowane narzędzie do automatyzacji wprowadzania danych z wykorzystaniem AI oraz uczenia maszynowego. Podstawą platformy jest OCR, a dostępne rozwiązania obejmują m.in. OCR faktur, paszportów czy dowodów osobistych.
Phantombuster
Phantombuster to kompleksowe narzędzie do scrapowania danych z internetu, automatyzujące ekstrakcję informacji z platform społecznościowych. Umożliwia m.in. pobieranie danych z profili LinkedIn oraz inne praktyczne automatyzacje.
Puppeteer
Puppeteer to biblioteka Node.js pracująca w trybie headless, oferująca wysokopoziomowe API do automatyzacji testów frontendu. Dzięki temu narzędziu możesz automatycznie pobierać dane ze stron internetowych lub testować rozszerzenia przeglądarek.
Zapier
Zapier to platforma do automatyzacji bez potrzeby programowania, umożliwiająca szybkie przesyłanie danych między aplikacjami. Łączy się z ponad 4000 aplikacji i pozwala zbudować intuicyjne przepływy pracy.
UiPath
UiPath to wszechstronne narzędzie do automatyzacji procesów w różnych branżach na całym świecie. Oferuje szeroki wachlarz funkcjonalności w zakresie RPA, pozwalając na budowanie „robotów” usprawniających procesy biznesowe. Warto zauważyć, że korzystanie z platformy może być kosztowne i wymagać specjalistycznej wiedzy.
Przykłady użycia automatyzacji wprowadzania danych
Bez względu na to, czy działasz w branży nieruchomości, ubezpieczeń, czy logistyki, automatyzacja wprowadzania danych może znacząco wesprzeć rozwój Twojej firmy. Oto kilka przykładów zastosowań automatyzacji wprowadzania danych, które już teraz przynoszą realne efekty organizacjom.
Nieruchomości
Biura nieruchomości każdego dnia otrzymują dziesiątki leadów z różnych źródeł: przez stronę internetową, portale takie jak Trulia czy Zillow, a także z witryn firm zewnętrznych. Informacje są wartościowe, jednak pojawiają się w różnych formatach i ich ręczne przetwarzanie pochłania dużo czasu.
W branży nieruchomości czas reakcji ma kluczowe znaczenie — nabywcy oczekują szybkiej odpowiedzi na swoje zapytania.
Ręczna obsługa leadów oraz ich wprowadzanie do systemu CRM dla nieruchomości nie sprawdzi się w szybkim tempie pracy tego rynku. Automatyzacja procesów pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i przyśpieszyć domykanie transakcji.
„Automatyzacja może pozwolić komercyjnej firmie z rynku nieruchomości zaoszczędzić od 6 000 do nawet 1 miliona dolarów rocznie.” – Forbes, czerwiec 2020
Sfinalizuj więcej transakcji nieruchomości szybciej z Parseur.
List przewozowy (Bill of Lading)
W sektorze logistycznym ręczne zarządzanie dokumentacją przewozową jest nie tylko uciążliwe, ale i czasochłonne. Cyfrowy list przewozowy zyskuje na popularności, a automatyzacja tego procesu znacząco usprawnia obsługę B/L.
Dowiedz się więcej, jak Parseur automatyzuje obsługę dokumentów przewozowych.
Rachunkowość
Ręczne przepisywanie danych z faktur to proces pracochłonny, narażony na błędy, szczególnie w okresach wzmożonej pracy — takich jak audyty. Automatyzacja wprowadzania danych z faktur zoptymalizuje ten proces, wpłynie na jakość świadczenia usług księgowych i przyspieszy uzgadnianie faktur oraz raportowanie finansowe.
Jakie są korzyści z automatyzacji wprowadzania danych?
Efektywne wdrożenie narzędzi do automatyzacji wprowadzania danych przynosi organizacjom wiele wymiernych korzyści. Przyjrzyjmy się kluczowym z nich. Według globalnego badania RPA Deloitte z 2018 roku firmy odnotowały wzrost dokładności o 90% oraz poprawę zgodności o 92% po wdrożeniu automatyzacji wprowadzania danych.
Dokładność
Jedną z największych zalet automatyzacji wprowadzania danych jest precyzja. Dzięki ograniczeniu udziału człowieka spada ryzyko błędów, a wszelkie nieprawidłowości w danych są łatwiejsze do wykrycia i wyeliminowania.
„Wykorzystanie uczenia maszynowego znacząco zwiększa dokładność i skraca czas wprowadzania danych.” – Sage, lipiec 2020
Oszczędność czasu
Automatyzacja pozwala zminimalizować czas pracy poświęcany na żmudne wprowadzanie danych. Pracownicy mogą skoncentrować się na ważniejszych zadaniach, które generują realną wartość dla firmy.
Zwiększona wydajność
Dzięki automatyzacji firmy są w stanie efektywnie przetwarzać duże ilości danych. Ręczne operacje prowadziłyby do błędów i zajmowałyby znacznie więcej czasu, natomiast automatyczne rozwiązania umożliwiają obsługę danych szybciej i dokładniej, co przekłada się na lepsze zrozumienie potrzeb klientów.
Redukcja kosztów operacyjnych
Automatyzacja wprowadzania danych wiąże się z ograniczeniem kosztów poprzez zmniejszenie zapotrzebowania na ręczne przetwarzanie informacji. Pozwala to na zatrudnienie mniejszej liczby pracowników, bardziej efektywne wykorzystanie zasobów i zwiększenie zwrotu z inwestycji. To rozwiązanie end-to-end, które dawniej wymagało ogromnych nakładów.
Bezpieczeństwo
Nowoczesne narzędzia do automatyzacji wprowadzania danych funkcjonują w chmurze, gwarantując bezpieczeństwo i kontrolę nad dostępem do informacji. Zamiast przechowywania danych na lokalnych komputerach czy w arkuszach Excel, firma ma możliwość zarządzania uprawnieniami i gromadzenia kopii zapasowych, co minimalizuje ryzyko utraty lub nieautoryzowanego dostępu do danych.
Przyszłość automatyzacji wprowadzania danych
Dane stanowią fundament każdej organizacji, a firmy coraz częściej polegają na zaawansowanych narzędziach, aby lepiej zrozumieć potrzeby klientów i podejmować trafne decyzje. Dlatego też automatyzacja procesów zbierania i wprowadzania danych staje się kluczowa, a wszelkie błędy w danych mogą prowadzić do błędnych analiz czy nieoptymalnych działań biznesowych.
Ostatnia aktualizacja
