Prepare-se para explorar os inúmeros benefícios da automação de entrada de dados! Diga adeus aos processos manuais e olá à eficiência, precisão e resultados surpreendentes. Imagine suas tarefas de dados se transformando em um processo fluido e automatizado – esse é o poder da automação, tornando a gestão de grandes volumes de dados uma realidade.
O que é automação de entrada de dados?
A automação de entrada de dados, também conhecida como captura automatizada de dados, é o processo de coletar dados automaticamente. Ela automatiza tarefas repetitivas e aumenta a produtividade. Frequentemente, funcionários precisam realizar a entrada manual de dados, o que resulta em longas horas de trabalho. Soluções inteligentes que automatizam esse processo economizam tempo e dinheiro, além de aumentar a produtividade.
A automação de entrada de dados pode lidar com diversos tipos de dados e aplicações, como informações sobre clientes, funcionários, produtos e transações financeiras, entre outras.
Gary Boomer, um líder de pensamento na área de tecnologia contábil, acredita que em breve pouca ou nenhuma intervenção humana será necessária para a maioria das entradas de dados.
Como funciona a automação de entrada de dados?
Antes de detalharmos o funcionamento da automação de entrada de dados, vamos analisar os diferentes tipos de dados que podem ser automatizados: documentos, formulários e web.
Documentos
Refere-se à coleta de dados de documentos ou e-mails, como faturas em PDF para uma loja de comércio eletrônico ou o recebimento de e-mails do Google Alerts. Parseur e Nanonets são exemplos de softwares que automatizam a entrada de dados a partir de documentos.
Formulários
Esses dados são geralmente coletados para pesquisas ou formulários que capturam informações do usuário. As informações podem ser analisadas por meio do Google Forms, Microsoft Forms ou outros softwares de criação de formulários.
Automação do Navegador
Automatiza operações e atividades do navegador web sem intervenção manual, como extração de dados da web, verificação automática de links quebrados ou testes web. Ferramentas como Phantombuster e Puppeteer são eficazes para automação do navegador.
Integração de APIs de Aplicativos
Este tipo de automação exporta dados automaticamente entre diferentes aplicativos. Por exemplo, capturar detalhes de leads de uma plataforma imobiliária e enviá-los para um CRM. Zapier e UiPath são exemplos de ferramentas para essa finalidade.
O processo de automação de entrada de dados para documentos pode ser resumido em cinco etapas:
- Envio dos documentos: Documentos (PDFs, imagens, arquivos digitalizados) são recebidos como dados brutos (não estruturados) em diferentes formatos. O primeiro passo é importá-los para o software de automação.
- Pré-processamento: O documento é convertido em um formato legível por máquina. Ferramentas como IA (Inteligência Artificial) ou PLN (Processamento de Linguagem Natural) são usadas para ler os documentos, que são então classificados e categorizados.
"Soluções automatizadas de IA substituirão os processos manuais de entrada de dados e eliminarão erros." - Deep Cognition, abril de 2022
- Extração de dados ou análise de dados: O documento é processado por meio de diferentes métodos de extração de dados, como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), extração de texto ou anotação automática de imagens. A ferramenta pode ser treinada para extrair informações específicas.
- Validação de dados (opcional): As empresas podem verificar a precisão dos dados antes da exportação. Uma ferramenta automatizada detecta facilmente alterações ou duplicações.
- Exportar dados extraídos: Os dados (agora estruturados) podem ser baixados ou enviados para outros aplicativos, como Google Planilhas, ERP ou CRM, em formatos como CSV, XML e JSON.
Saiba mais sobre as diferenças entre dados não estruturados, semi-estruturados e estruturados.
Melhor software de automação de entrada de dados em 2025
Existem diversas ferramentas e aplicativos que otimizam a organização e aumentam a produtividade. Geralmente, utilizam recursos como RPA (Automação Robótica de Processos), IA, OCR e ML para eliminar erros manuais.
"O mercado global de software de captura de dados deve crescer US$ 3,6 bilhões entre 2021 e 2025." - Research and Markets, julho de 2021
Aqui estão alguns softwares de automação de entrada de dados:
Parseur
Parseur é um software de automação de entrada de dados e ferramenta de análise de IA que elimina processos manuais.
"A entrada de dados é mais rápida (instantânea!) e confiável. Centralizamos informações de diferentes e-mails em uma planilha sem entrada manual." - Sean D., Cawdor Cars
Parseur é uma solução intuitiva, sem necessidade de codificação.
Nanonets
Nanonets é uma ferramenta avançada com recursos de IA e ML (Machine Learning). Utiliza OCR e oferece produtos para casos de uso específicos, como OCR de fatura, passaporte ou identidade.
Phantombuster
Phantombuster é uma plataforma de web scraping que automatiza a extração de dados de mídias sociais, como extrair dados de perfis do LinkedIn.
Puppeteer
Puppeteer é uma biblioteca Node sem interface gráfica que fornece API de alto nível para simplificar o desenvolvimento front-end. Permite testar extensões no Chrome ou extrair dados de páginas web quando alguém clica em seu site.
Zapier
Zapier é uma ferramenta de automação sem código que envia dados instantaneamente entre mais de 4.000 aplicativos, oferecendo fluxos de trabalho simples.
UiPath
UiPath é uma solução global de RPA para criar e implementar automação em diferentes negócios. Oferece recursos para construir robôs que automatizam processos, mas pode ser caro e exige conhecimento básico de programação.
Casos de uso de automação de entrada de dados
Independentemente do setor, a automação de entrada de dados é fundamental para o sucesso. Aqui estão alguns exemplos de como a automação beneficia as empresas:
Imobiliário
Agências imobiliárias recebem leads de diversas plataformas, como sites próprios, portais imobiliários como Trulia ou Zillow, ou sites de terceiros. As informações são valiosas, mas vêm em formatos diferentes, o que dificulta a análise.
O mercado imobiliário é dinâmico e os compradores exigem respostas rápidas. Analisar e inserir manualmente as informações em um CRM imobiliário não é viável. A automação economiza tempo e agiliza o fechamento de negócios.
"A automação pode economizar de US$ 6.000 a US$ 1 milhão por ano para uma empresa imobiliária comercial." - Forbes, junho de 2020
Feche mais negócios imobiliários mais rápido com o Parseur.
Conhecimento de Embarque (Bill of Lading)
Na logística, gerenciar manualmente documentos de remessa é tedioso. Com o conhecimento de embarque eletrônico em ascensão, um software de automação simplifica os processos de B/L.
Leia mais sobre como o Parseur pode automatizar seus fluxos de trabalho de BoL.
Contabilidade
A entrada manual de dados de faturas é demorada e propensa a erros, especialmente em períodos de pico, como auditorias. Automatizar o processamento de faturas melhora a confiabilidade, a qualidade dos serviços contábeis, agiliza a reconciliação e facilita os relatórios financeiros.
Benefícios da automação de entrada de dados
Integrar um software de automação de dados traz diversas vantagens. Segundo a pesquisa Deloitte Global RPA de 2018, empresas observaram 90% de aumento na precisão e 92% na melhoria da conformidade após implementar a automação.
Precisão
A automação reduz a intervenção humana, minimizando erros. Imprecisões e discrepâncias são facilmente identificadas, garantindo maior precisão.
"Usar métodos de aprendizado de máquina pode melhorar muito a precisão e a velocidade da entrada de dados." - Sage, julho de 2020
Economia de Tempo
A automação reduz o tempo gasto com entrada de dados, permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.
Aumento da Eficiência
Empresas podem processar grandes volumes de dados de forma eficiente, obtendo insights valiosos sobre as necessidades dos clientes, o que seria inviável com métodos manuais.
Redução de Custos Operacionais
Elimina a necessidade de entrada manual, economizando tempo e dinheiro, permitindo a redução de pessoal e o uso mais eficaz dos recursos.
Segurança
Ferramentas baseadas em nuvem consolidam os dados em um ambiente seguro, com controle de acesso para funcionários específicos, diferente de planilhas ou computadores desktop, onde os dados são vulneráveis. A nuvem garante backup e proteção contra acesso não autorizado.
O futuro da automação de entrada de dados
Dados são essenciais para as empresas entenderem o comportamento do consumidor e tomarem decisões estratégicas. Registrar dados incorretos compromete a análise e gera resultados imprecisos. A automação de entrada de dados se tornará cada vez mais crucial para garantir a qualidade e a confiabilidade das informações, permitindo que as empresas se concentrem no crescimento e na inovação.
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