Spänn fast säkerhetsbältet, för nu åker vi på en resa genom alla fördelar med automatisering av dataregistrering! Säg adjö till manuella huvudvärk och välkomna effektivitet, noggrannhet och en gnutta magi. Föreställ dig dina dataprocesser som en välkoreograferad dans – det är automatiseringens kraft som får stora datadrömmar att gå i uppfyllelse!
Vad är automatisering av dataregistrering?
Automatisering av dataregistrering, även känt som automatisk datainhämtning är processen att automatiskt samla in data. Det används för att automatisera repetitiva uppgifter och öka produktiviteten. Anställda tvingas ofta utföra manuell dataregistrering, vilket resulterar i förlängda arbetstider. Smarta lösningar som automatiserar dataregistreringsprocessen sparar tid och pengar samtidigt som produktiviteten ökar.
Automatisering av dataregistrering kan användas för att hantera många olika typer av data och applikationer. Det kan bland annat användas för att registrera information om kunder, anställda, produkter och finansiella transaktioner.
Gary Boomer, en ledande tänkare inom redovisningsteknologi, tror att det snart kommer att krävas lite eller ingen mänsklig inmatning för de flesta dataregistreringar
Hur fungerar automatisering av dataregistrering?
Innan vi går in på hur automatisering av dataregistrering fungerar, låt oss titta på de olika typerna av dataregistrering. Automatisering av dataregistrering kan ta olika former såsom dokument, formulär eller webben.
Dokument
Detta avser insamling av data från dokument eller e-postmeddelanden. Exempel kan vara PDF-fakturor för en e-handelsbutik eller mottagning av Google Alerts. Parseur och Nanonets är exempel på programvara för dataregistrering som kan hjälpa till att automatisera dataregistreringsprocessen från dokument.
Formulär
Dessa typer av data samlas vanligtvis in i syfte att bedriva forskning eller en undersökning för att fånga användarinformation. Datan kan analyseras genom Google Forms, Microsoft Forms eller någon av de många programvaror för formulärbyggande som finns tillgängliga.
Webbläsarautomatisering
Det handlar om att automatisera webbläsaroperationer och aktiviteter med noll manuell inblandning. Exempel inkluderar extrahering av webbdata, automatisk verifiering av brutna länkar eller webbtestning. Phantombuster och Puppeteer gör ett bra jobb inom webbläsarautomatisering.
Integration via applikations-API:er
En annan typ av automatisering av dataregistrering är att exportera data automatiskt mellan olika applikationer. Till exempel att samla in leads uppgifter från en fastighetsplattform och skicka dem till ett CRM för fastigheter. Verktyg för automatisering av dataregistrering som kan användas här är Zapier och UiPath.
Processen för automatisering av dataregistrering för dokument kan sammanfattas i fem enkla steg.
- Uppladdning av dokument: Dokument (PDF:er, bilder, skannade filer) tas emot som rådata (ostrukturerad data) och i olika format. Det första steget är att importera dessa dokument till programvaran för automatisering av dataregistrering.
- Förbehandling: Under detta steg konverteras dokumentet till ett maskinläsbart format. Flera verktyg som AI (Artificiell Intelligens) eller NLP (Natural Language Processing) används för att läsa dessa dokument. Datan klassificeras eller kategoriseras sedan därefter.
"AI-automatiserade lösningar kommer att ersätta manuella dataregistreringsprocesser och eliminera fel." - Deep Cognition, april 2022
- Dataextraktion eller datatolkning: Beroende på vilken typ av dokument som tas emot, bearbetas det genom olika metoder för dataextraktion såsom OCR (optisk teckenigenkänning), textutdrag eller automatisk bildannotering. Verktyget för dataextraktion kan tränas för att extrahera specifik information från dessa dokument.
- Datavalidering: Detta är ett valfritt steg för organisationer att kontrollera datans noggrannhet och validera datan innan den exporteras till andra applikationer. Ett automatiserat dataregistreringsverktyg kan enkelt upptäcka om data har ändrats eller om det finns dubbletter.
- Exportera extraherad data: Datan kan sedan laddas ner eller skickas till valfri applikation som Google Sheets, ERP- eller CRM-verktyg. Utdatan kallas strukturerad data och är i formatet CSV, XML och JSON.
Läs mer om skillnaden mellan ostrukturerad, semistrukturerad och strukturerad data.
Bästa programmen för automatisering av dataregistrering år 2026
Det finns många dataregistreringsverktyg och applikationer tillgängliga som kan hjälpa dig att effektivisera din organisation och öka medarbetarnas produktivitet. Verktyg för automatisering av dataregistrering använder sig vanligtvis av dynamiska funktioner som RPA (robotic process automation), AI, OCR och ML för att eliminera manuella dataregistreringsfel.
"Den globala marknaden för mjukvara för datainhämtning beräknas växa med 3,6 miljarder dollar under 2021-2025." - Research and Markets, juli 2021
Här är några typer av programvara för automatisering av dataregistrering som du kanske vill titta närmare på:
Parseur
Parseur är en kraftfull programvara för automatisering av dataregistrering och ett AI-tolkningsverktyg som hjälper till att eliminera manuella dataregistreringsprocesser. Den fungerar som en komplett plattform för dataextraktion som samlar in strukturerad data från e-postmeddelanden, PDF:er och bilder.
"Dataregistreringen går snabbare (direkt!) och är mycket mer pålitlig. Det har hjälpt oss att sammanställa information från olika e-postkällor i ett kalkylblad, helt utan manuell inmatning från oss." – Sean D., Cawdor Cars
Parseur är en peka-och-klicka-lösning där inga kodningskunskaper behövs.
Nanonets
Nanonets är ett avancerat verktyg för automatisering av dataregistrering med AI- och ML-kapacitet (maskininlärning). Huvudmotorn bakom Nanonets är OCR och det har olika produkter anpassade för specifika användningsfall som Invoice OCR, Passport OCR eller ID OCR.
Phantombuster
Phantombuster är en allt-i-ett-plattform för webbskrapning som automatiserar dataextraktion från sociala medieplattformar. Du kan utföra enkla men användbara automatiseringar, som att skrapa data från LinkedIn-profiler.
Puppeteer
Puppeteer är ett Node-bibliotek som körs headless och tillhandahåller högnivå-API för att effektivisera frontend-utveckling. Med detta dataregistreringsverktyg kan du testa tillägg i Chrome eller skrapa data från webbsidor närhelst någon klickar på din webbsida.
Zapier
Zapier är ett kodfritt automatiseringsverktyg där du kan skicka data från en applikation till en annan, eller flera, omedelbart. Verktyget är integrerat med över 4000 applikationer och erbjuder enkla arbetsflöden.
UiPath
UiPath är en global dataregistreringslösning utvecklad för att bygga och distribuera automatisering över olika företag. UiPath erbjuder otaliga funktioner som en RPA-programvara som hjälper till att sömlöst bygga en robot för att automatisera processer. Men verktyget kan vara dyrt och du behöver förstå grundläggande programmering för att använda det effektivt.
Användningsområden för automatisering av dataregistrering
Oavsett om du arbetar inom fastigheter, försäkringar eller en annan bransch är automatisering av dataregistrering avgörande för din framgång. Här är några exempel på hur automatiserad dataregistrering för närvarande hjälper företag.
Fastighetsbranschen
Som fastighetsbyrå tar du emot otaliga fastighetsleads från olika plattformar. Leads genereras via webbplatsen, fastighetsplattformar som Trulia eller Zillow, eller tredjepartswebbplatser. Informationen som tas emot är värdefull, men den kommer i olika format vilket kan vara tidskrävande att gå igenom.
Fastighetsmarknaden blomstrar, och köpare vill att mäklare ska svara snabbt på deras förfrågningar.
Att manuellt gå igenom köparinformation och skriva in den i en CRM-lösning för fastigheter är inget alternativ i en så snabb miljö. Ett arbetsflöde för automatisering av dataregistrering sparar tid och påskyndar stängningen av fastighetsaffärer.
"Automatisering kan spara ett kommersiellt fastighetsbolag mellan 6 000 och 1 miljon dollar per år." - Forbes, juni 2020
Stäng fler fastighetsaffärer snabbare med Parseur.
Bill of Lading (fraktsedel)
Om du arbetar inom logistik är du definitivt bekant med hur tröttsamt det är att manuellt underhålla fraktdokument. Eftersom den papperslösa fraktsedeln blir en game-changer, kommer programvara för dataregistrering att hjälpa till att effektivisera B/L-processerna.
Läs mer om hur Parseur kan hjälpa dig att automatisera dina BoL-arbetsflöden.
Redovisning
Manuell fakturaregistrering kräver tid och ansträngning, och misstag kan uppstå särskilt under hektiska perioder som revision. Kvalitetsproblem kan lösas genom att automatisera processen för dataregistrering av fakturor. Detta kommer att förbättra tillförlitligheten och hjälpa dig att leverera bättre redovisningstjänster till dina kunder. Dessutom kan fakturaavstämning och ekonomisk rapportering göras snabbare och enklare.
Vilka är fördelarna med att automatisera dataregistrering?
Obestridligen kommer det att vara fördelaktigt att integrera en programvara för automatiserad dataregistrering i din verksamhet. Låt oss titta närmare på hur det kan gynna dig. Enligt Deloitte Global RPA-undersökningen 2018 har företag sett en ökning med 90 % i noggrannhet och 92 % i förbättrad efterlevnad efter att ha implementerat automatisering av dataregistrering.
Noggrannhet
En av de viktigaste fördelarna med automatisering av dataregistrering är noggrannhet. Automatisering kräver mindre mänsklig inblandning i systemet; därför blir det färre risker för fel i den data som matas in. Det finns också en högre grad av noggrannhet med automatisering eftersom felaktigheter och avvikelser i data enkelt kan identifieras.
"Att använda maskininlärningsmetoder kan kraftigt förbättra noggrannheten och hastigheten för dataregistrering." - Sage, juli 2020
Tidsbesparing
Automatisering av dataregistrering sparar också tid genom att minska den tid som krävs för att slutföra dataregistreringsjobb. Detta innebär att personalen kan fokusera på viktigare uppgifter och mer meningsfullt arbete istället för att manuellt mata in data i timmar i sträck.
Ökad effektivitet
Automatisering av dataregistrering förbättrar också effektiviteten genom att låta företag hantera stora mängder data. Med manuella dataregistreringsmetoder skulle detta inte vara möjligt eftersom det tar för lång tid och skulle resultera i felaktigheter. Automatisering av dataregistrering gör det möjligt för företag att behandla stora mängder data effektivt, vilket gör att de kan få en bättre förståelse för sina kunders behov.
Minskade driftkostnader
Automatisering av dataregistrering minskar kostnaderna genom att eliminera behovet av manuell dataregistrering, vilket sparar både tid och pengar. Det gör också att företag kan anställa färre personer och använda sina resurser mer effektivt. Detta är en sann end-to-end-automatisering som tidigare var en dyr uppgift att utföra.
Säkerhet
Alla verktyg för automatisering av dataregistrering är molnbaserade, vilket innebär att din data konsolideras i en säker miljö. Dessutom kommer du att kunna välja vilka anställda som ska ha tillgång till specifika data. Att göra dataregistrering i Excel-kalkylblad eller på en stationär dator innebär att data kan manipuleras i en osäker miljö. Migreringen till molnbaserad teknik säkerställer att du har en säkerhetskopia av din data och att den förblir trygg och säker utan obehörig åtkomst.
Framtiden för automatisering av dataregistrering
Data är hjärtat i alla företag, och företag förlitar sig i stor utsträckning på det för att bättre förstå sina konsumenters beteende och fatta strategiska beslut. I detta läge kan registrering av felaktig data leda till dålig dataanalys.
Senast uppdaterad
