Spänn fast säkerhetsbältet, för nu åker vi på en resa genom alla fördelar med automatisering av dataregistrering! Säg adjö till manuella huvudvärk och välkomna effektivitet, noggrannhet och en gnutta smart teknik. Föreställ dig dina dataprocesser som en välkoreograferad dans – det är automatiseringens kraft som får dataflöden att fungera sömlöst!
Vad är automatisering av dataregistrering?
Automatisering av dataregistrering, även känt som automatiskt datainhämtning, innebär att data samlas in automatiskt utan manuell handpåläggning. Syftet är att ta bort repetitiva uppgifter, öka produktiviteten och minimera fel. Många organisationer har tidigare lutat sig mot manuell dataregistrering, vilket ofta leder till tidskrävande processer. Med smarta automatiserade lösningar kan du spara både tid och pengar samtidigt som produktiviteten ökar.
Automatisering av dataregistrering kan appliceras på många typer av data och applikationer, såsom kunduppgifter, personaldata, produktinformation och finansiella transaktioner.
Gary Boomer, en ledande tänkare inom redovisningsteknologi, förutspår att manuell datainmatning i stort sett kommer att försvinna inom de flesta områden.
Hur fungerar automatisering av dataregistrering?
Innan vi går in på hur automatisering av dataregistrering faktiskt fungerar, låt oss titta på de olika typerna av dataregistrering som kan automatiseras. Automatiseringen kan ske via insamling från dokument, formulär eller webben.
Dokument
Automatisering från dokument innebär att data samlas från exempelvis fakturor, PDF:er, bilder eller e-postbilagor. Vanliga användningsområden kan vara hantering av digitala fakturor för e-handel eller mottagning av Google Alerts. Parseur och Nanonets är exempel på programvara som möjliggör automatiserad dataregistrering från dokument.
Formulär
Insamling via formulär är vanligt inom forskning, enkäter eller orderflöden där användarinformation hanteras. Insamlade data kan analyseras i till exempel Google Forms, Microsoft Forms eller andra formulärverktyg.
Webbläsarautomatisering
Webbläsarautomatisering låter dig hantera repetitiva onlineuppgifter utan manuell inblandning, till exempel webbskrapning, kontroll av brutna länkar eller automatiserad webbtestning. Verktyg som Phantombuster och Puppeteer är starka alternativ för sådana arbetsflöden.
Integration via applikations-API:er
API-integration möjliggör automatisk export och import av data mellan olika system. Ett vanligt exempel kan vara att hämta in leadinformation från en fastighetsplattform och skicka vidare till ett CRM-system. Zapier och UiPath är populära automationsverktyg för sådana integrationer.
Processen för automatisering av dataregistrering från dokument kan delas upp i fem grundläggande steg.
- Uppladdning av dokument: Första steget är att importera dokument (PDF, bilder, inskannade filer) i olika format till en automationsplattform för dataregistrering.
- Förbehandling: Här konverteras dokumentet till maskinläsbart format med hjälp av tekniker som AI (artificiell intelligens) eller NLP (Natural Language Processing). Data klassificeras och organiseras automatiskt.
AI-drivna lösningar spås ersätta manuella dataregistreringsprocesser och eliminera fel. – Deep Cognition, april 2022
- Dataextraktion eller tolkning: Olika tekniker används för att extrahera relevant information, till exempel OCR, textutdrag eller automatisk bildanalys. Verktygen kan tränas att hämta ut specifika datapunkter från inkomna dokument.
- Datavalidering: Ett frivilligt steg där du kan validera datans noggrannhet innan den förs vidare. Automatiserade verktyg identifierar snabbt om data har förändrats eller om det finns dubbletter.
- Exportera extraherad data: När datan är extraherad och verifierad exporteras den i önskat format (CSV, XML, JSON) till exempelvis Google Sheets, ERP- eller CRM-system och blir därmed strukturerad data.
Läs mer om skillnaden mellan ostrukturerad, semistrukturerad och strukturerad data.
Bästa programmen för automatisering av dataregistrering år 2026
Det finns idag många intelligenta verktyg och applikationer som hjälper företag att effektivisera processer och frigöra tid för medarbetare. Programvara för automatisering av dataregistrering använder sig oftast av RPA (robotic process automation), AI, OCR och ML för att minimera manuella fel och öka precisionen.
"Den globala marknaden för programvara för datainhämtning beräknas växa med 3,6 miljarder dollar mellan 2021 och 2025." – Research and Markets, juli 2021
Nedan följer ett urval av några av de bästa programmen för automatisering av dataregistrering att utforska:
Parseur
Parseur är en kraftfull automationsmjukvara för dataregistrering och ett AI-baserat verktyg för datatolkning som eliminerar manuella insatser.
"Dataregistreringen går snabbare (direkt!) och är mycket mer pålitlig. Det har hjälpt oss att sammanställa information från olika e-postkällor i ett kalkylblad, helt utan manuell inmatning från oss." – Sean D., Cawdor Cars
Parseur är dessutom lätt att använda och kräver inga förkunskaper inom programmering.
Nanonets
Nanonets är en avancerad mjukvara med AI- och ML-bas (maskininlärning), inriktad på bland annat fakturor (Invoice OCR), pass (Passport OCR) och ID-handlingar (ID OCR). Verktyget bygger på stark OCR-teknik och klarar att tolka olika dokument.
Phantombuster
Phantombuster är en komplett plattform för webbutvinning som automatiserar hämtning av data från exempelvis sociala medier. T.ex. är det enkelt att automatiskt samla in information från LinkedIn-profiler.
Puppeteer
Puppeteer är ett Node-bibliotek för automatiserade webbläsarflöden med headless-funktionalitet. Det lämpar sig för automatiserad testning, informationsinsamling från webbsidor och optimering av utvecklingsflöden.
Zapier
Zapier är ett kodfritt verktyg för att koppla samman appar och automatisera arbetsflöden. Integrerat med över 4000 appar och med drag and drop-funktionalitet kan även mindre tekniska användare bygga automationsflöden.
UiPath
UiPath är en global ledare för processautomation. Med UiPath får du otaliga funktioner inom RPA för att bygga och styra robotiserade processer i rutintunga arbetsflöden. Verktyget är skalbart, men kräver viss programmeringskunskap och kan vara kostsamt för mindre verksamheter.
Användningsområden för automatisering av dataregistrering
Oavsett om du arbetar inom fastigheter, försäkringar, logistik eller redovisning så har automatiserad dataregistrering blivit nyckeln till konkurrenskraft. Här är några användningsområden där automatisering redan driver företag framåt.
Fastighetsbranschen
För fastighetsmäklare flödar dagligen inkommande leads från webbsidor, plattformar som Trulia eller Zillow och andra externa källor. Informationen är värdefull men inkommer i varierande format och är ofta tidskrävande att tolka.
I en bransch där snabba svar är avgörande vill mäklare automatisera processen istället för att manuellt mata in kundinformation i ett CRM-system för fastigheter. Automatiserad dataregistrering sparar tid, påskyndar affärer och minimerar fel.
"Automatisering kan spara ett kommersiellt fastighetsbolag mellan 6 000 och 1 miljon dollar per år." – Forbes, juni 2020
Få fler fastighetsaffärer avslutade snabbare med Parseur.
Bill of Lading (fraktsedel)
Inom logistik är manuell hantering av fraktdokument både tidskrävande och riskbenägen. I takt med att digitala fraktsedlar blir norm, hjälper automatiserad dataregistrering till att strukturera och effektivisera arbetet.
Upptäck mer om hur Parseur stödjer automatisering av dina BoL-processer.
Redovisning
Manuell fakturaregistrering är ofta tidsödande med risk för misstag – särskilt vid intensiva perioder som revisioner. Tack vare automatisering av fakturainmatning ökar du tillförlitligheten och kan leverera bättre bokföringstjänster snabbare. Även arbetsmoment som avstämning och rapportering blir betydligt smidigare.
Vilka är fördelarna med att automatisera dataregistrering?
Att integrera automatiserad dataregistreringsprogramvara i företaget innebär många fördelar. Låt oss titta närmare på några av dem. Enligt Deloittes globala RPA-undersökning 2018 har företag sett 90 % högre noggrannhet och 92 % ökad efterlevnad efter införande av automatiserad dataregistrering.
Noggrannhet
En av de främsta fördelarna med automatisering är ökad noggrannhet. Eftersom mindre manuella moment behövs minskar risken för fel dramatiskt, samtidigt som det blir enklare att identifiera eventuella brister i din datakvalitet.
"Att använda maskininlärningsmetoder kan kraftigt förbättra noggrannheten och hastigheten för dataregistrering." – Sage, juli 2020
Tidsbesparing
Automatisering av dataregistrering frigör tid då repetitiva uppgifter hanteras maskinellt. Personalen kan därigenom fokusera på värdeskapande arbete istället för monoton inmatning.
Ökad effektivitet
Automatisering möjliggör snabb och smidig behandling av stora datamängder – sådant som annars hade tagit mycket tid och inneburit risk för mänskliga misstag. Med dataflöden i realtid får verksamheten bättre kundinsikt och kan agera snabbare.
Minskade driftkostnader
Borttagandet av manuell inmatning sparar både arbetstid och pengar. Automatiserade system kräver färre anställda för dataprocesser och gör det möjligt att lägga resurser på viktigare insatser.
Säkerhet
Molnbaserade automatiseringsverktyg innebär att din data alltid finns lagrat i en säker miljö, där åtkomst kan styras och dataskyddet är högt. Det minskar risken för fysiska fel, förlorad information och obehörig åtkomst som ofta är förknippade med lokala excelfiler och arbetsstationer.
Framtiden för automatisering av dataregistrering
Data är navet i alla moderna verksamheter och företagens framgång vilar på pålitlig, korrekt och lättillgänglig data. Rätt automatiserade processer ser till att beslutsunderlag blir rätt – felregistrerad data riskerar att leda till missvisande analys och felaktiga beslut.
Senast uppdaterad