O processamento eficiente de faturas é fundamental para empresas que buscam otimizar operações financeiras, manter registros contábeis precisos e fortalecer o relacionamento com fornecedores. Tradicionalmente, o gerenciamento de faturas envolve entrada manual tediosa, verificações e etapas de aprovação, o que leva a custos operacionais maiores, erros humanos e prazos de processamento mais longos.
Veja como o Parseur pode ajudar sua empresa a reduzir o tempo gasto no processamento de faturas não em 50%, nem 75%, mas em incríveis 100 vezes; economizando dezenas de milhares de dólares todos os meses.
O custo médio para processar uma única fatura é de $22,75.. O processamento manual de faturas consome tempo, dinheiro e mão de obra, além de apresentar diversos desafios. No final do dia, você quer reduzir custos com mão de obra e otimizar seu negócio de maneira mais produtiva.
A previsão é que o mercado global englobe 550 bilhões de faturas anualmente e deverá quadruplicar de tamanho até 2035.
E se disséssemos que existe um passe de ouro para automatizar o processamento das suas faturas, economizando uma fortuna e liberando recursos valiosos? É isso mesmo, estamos falando de inteligência artificial, análise de PDF e reconhecimento óptico de caracteres.
Principais pontos:
- A extração automatizada de dados reduz significativamente o erro humano, garantindo precisão e consistência nos documentos financeiros.
- O Parseur oferece amplas opções de integração, permitindo que os dados extraídos das faturas sejam enviados instantaneamente para aplicações financeiras, sistemas de contabilidade ou ERPs, promovendo uma automação completa do fluxo de trabalho.
Desafios da entrada manual de dados de faturas
Em termos simples, o processamento de faturas significa inserir os dados das faturas em um sistema. As faturas de fornecedores chegam em formatos e layouts variados, tornando a entrada de dados trabalhosa. O esforço para lançar uma fatura em um software de contabilidade pode facilmente tomar mais do que alguns minutos.
Segundo a Business Insider, processos analógicos de contas a pagar podem levar de 30 a 90 dias.
Erros humanos
Processar manualmente um grande volume de faturas também resulta em mais erros humanos. Por exemplo, seus colaboradores podem não identificar erros em itens ou digitação na primeira vez em que processam a fatura. Só perceberão depois, ao constatar que o pedido de compra não bate com a fatura.
Além disso, erros e problemas de qualidade vão acontecer na digitação manual de faturas. Problemas de qualidade são geralmente resolvidos por amostragem, através de verificações aleatórias. Porém, isso também consome tempo e exige esforço extra.
Risco de fraude
Departamentos de contas a pagar estão mais suscetíveis a fraudes internas e externas. Sua equipe pode não conseguir detectar rapidamente fraudes, especialmente ao processar centenas de faturas diariamente.
Atrasos de pagamento e pagamentos duplicados
Outro erro comum na entrada manual é o pagamento duplicado. Atrasos de pagamento acontecem principalmente em períodos de pico, como Black Friday ou Natal, pois a digitação é demorada e, para acelerar, é preciso contratar mais pessoas, impactando os custos do negócio.
39% das empresas relatam que pagamentos duplicados e pagamentos a maior representam mais de 1% de seus pagamentos
A automação de contas a pagar economiza tempo valioso e ainda melhora a qualidade e confiabilidade do processamento. Um fluxo automatizado atualiza sistemas em tempo real e reduz as verificações manuais ao mínimo. Deixe seus colaboradores focarem no negócio principal, em vez de perderem tempo com processamento manual!
O que é o processamento automatizado de faturas?
Resumidamente, o processamento automatizado de faturas permite que empresas processem faturas sem qualquer intervenção humana. Ao incorporar um software de faturas aos seus processos, você automatiza tarefas rotineiras.
Benefícios da automação de faturas
Cada vez mais empresas estão adotando softwares automatizados de contas a pagar para reduzir custos e aumentar a eficiência ao longo do tempo. Veja algumas das principais vantagens:
Maior eficiência
Automatizar o faturamento elimina a necessidade de digitar dados manualmente em múltiplos sistemas ou perder horas atrás de informações de pagamento dos clientes. Você pode montar suas faturas já com todas as informações em um só lugar, evitando a procura em diversos documentos.
Economia de tempo e custos
A automação reduz o tempo e o dinheiro gastos no processamento de pagamentos e no acompanhamento de faturas em atraso – liberando sua equipe para outras tarefas importantes. Isso pode significar aumentar as vendas com novos produtos ou reduzir custos terceirizando partes da operação.
Um benchmark feito pelo Parseur em junho de 2024 concluiu que, em média, um cliente da ferramenta de processamento de documentos Parseur economiza cerca de 150 horas de entrada manual de dados e cerca de US$ 6.413 todos os meses.
- Estatísticas do Parseur, junho de 2024
Melhor atendimento ao cliente e taxas de retenção
Clientes valorizam um bom atendimento e preferem empresas confiáveis – por isso a automação de faturas proporciona um suporte melhor em todo o processo de pagamento.
Como automatizar o processamento de faturas?
A captura automatizada de dados de faturas ocorre em três etapas:
- Reunir e digitalizar as faturas em PDF
- Extrair dados das faturas conforme requisitos específicos
- Enviar os dados da fatura para um ERP ou outro software de contabilidade
Parseur: A melhor ferramenta de automação de faturas com IA
Parseur é um extrator de faturas que conta com um poderoso mecanismo de IA. Use a análise de PDF para extrair dados de faturas recebidas por e-mails, PDFs, CSVs ou outros anexos em texto.
O que o Parseur faz de melhor como uma ferramenta de faturas com IA?
- Você não precisa treinar o modelo de IA, ao contrário de outras ferramentas.
- O Parseur tem caixas de entrada pré-definidas para setores específicos. Para faturas, há uma caixa de entrada dedicada onde os dados são extraídos automaticamente.
- Ele pode extrair dados de tabelas facilmente, independentemente do número de itens na fatura – essencial ao processar itens das linhas das faturas.
Quais campos de dados capturar em uma fatura?
Os campos a capturar dependem do seu ramo de atuação e da legislação local.
Os campos abaixo são geralmente comuns em faturas e você desejará capturá-los na maioria dos casos:
- Data da fatura
- Número da fatura (geralmente sequencial e exclusivo)
- Nome do fornecedor
- Endereço do fornecedor
- Nome do cliente
- Endereço do cliente
- Itens de linha contendo a descrição e quantidade de produtos (ou serviços prestados)
- Preço sem imposto
- Alíquota de imposto aplicada
- Valor do imposto
- Preço total (com imposto)
Os campos abaixo costumam ser opcionais, podendo ser ou não necessários no seu processamento:
- Data de vencimento da fatura
- Número de identificação fiscal do fornecedor
- Número de identificação fiscal do cliente
- Preço unitário dos produtos e serviços
- Endereço de entrega
- Número da ordem de compra (número do pedido/PO)
- Outras menções legais exigidas, termos e condições, referências à legislação aplicável, menções relacionadas ao tipo de fatura (inversão de responsabilidade, regime de margem de lucro, autofaturamento etc.)
Como criar sua própria ferramenta de automação de faturas com IA?
O Parseur é gratuito para começar, com todos os recursos liberados.
Um fluxo de trabalho de processamento de faturas com Parseur segue estes passos:
A fatura é enviada ao software de automação de faturas
Você pode encaminhar a fatura para a sua caixa de entrada Parseur ou fazer upload direto pela plataforma.
Os dados são extraídos da fatura automaticamente
Se você precisar extrair dados específicos, basta listar os campos desejados para que o mecanismo de IA possa capturá-los.
Exporte os dados da fatura extraídos
Com sua caixa de entrada funcionando, envie os dados extraídos da forma que desejar:
- Para uma Planilha Google em tempo real, atualizada a cada novo e-mail processado pelo Parseur
- Para centenas de aplicativos de contabilidade e CRMs usando nossa integração com Zapier, Make e Power Automate
- Para o seu app personalizado de forma automática através de um webhook HTTP ou API de faturas
Automatizando o processamento de faturas de contas a pagar com IA
O processamento de faturas é um aspecto fundamental, porém complexo, da gestão financeira, normalmente marcado por ineficiências manuais e suscetível a erros onerosos. Ao implementar a solução avançada com IA do Parseur, as empresas podem migrar de processos manuais e propensos a falhas para operações automatizadas, melhorando eficiência, precisão e conformidade. Automatizar o processamento de faturas com o Parseur não apenas aumenta a efetividade operacional e reduz custos, mas também permite que equipes financeiras foquem em iniciativas estratégicas de crescimento. À medida que as empresas continuam a adotar a transformação digital, soluções como o Parseur garantem sustentabilidade de longo prazo, competitividade e excelência financeira.
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