Efektywne przetwarzanie faktur jest kluczowe dla firm chcących usprawnić operacje finansowe, utrzymać precyzyjne rejestry i budować lepsze relacje z dostawcami. Tradycyjne zarządzanie fakturami, oparte na ręcznym wprowadzaniu danych, weryfikacji i akceptacji, często prowadzi do wysokich kosztów operacyjnych, ryzyka ludzkich błędów oraz wydłużonego czasu realizacji.
Dowiedz się, w jaki sposób Parseur może skrócić czas przetwarzania faktur nie o 50%, nie o 75%, ale nawet 100-krotnie – przynosząc firmie oszczędności rzędu dziesiątek tysięcy dolarów miesięcznie.
Średni koszt przetworzenia jednej faktury to 22,75 USD. Ręczne przetwarzanie jest czasochłonne, kosztowne i wymaga intensywnej pracy, a ponadto rodzi wiele wyzwań. Celem jest redukcja wydatków na pracowników oraz zwiększenie produktywności biznesu.
Przewiduje się, że globalny rynek osiągnie 550 miliardów faktur rocznie, a do 2035 roku wielkość ta wzrośnie czterokrotnie.
A gdyby istniało uniwersalne rozwiązanie, które zautomatyzuje przetwarzanie faktur, pozwalając zaoszczędzić środki i uwolnić cenne zasoby? To możliwe dzięki połączeniu sztucznej inteligencji, analizy dokumentów PDF i technologii OCR.
Najważniejsze wnioski:
- Automatyczne pozyskiwanie danych znacząco redukuje błędy, gwarantując poprawność i spójność dokumentacji finansowej.
- Parseur pozwala na szeroką integrację, by natychmiast przesyłać dane faktur do systemów finansowych, księgowych lub ERP i jeszcze bardziej zwiększać poziom automatyzacji.
Wyzwania ręcznego przetwarzania danych z faktur
Przetwarzanie faktur to nic innego, jak wprowadzanie informacji z dokumentów do systemu firmowego. Problem polega na tym, że faktury występują w wielu formatach i szablonach, co utrudnia ich ręczne wprowadzanie. Przepisanie jednej faktury do systemu księgowego potrafi zająć kilka minut.
Według Business Insider, manualne procesy w działach zobowiązań mogą trwać od 30 do aż 90 dni.
Błędy ludzkie
Ręczne przetwarzanie dużej liczby faktur skutkuje wysoką liczbą pomyłek. Pracownicy mogą nie zauważyć błędów w pozycjach albo literówkach na etapie pierwszego wprowadzenia. Błędy ujawniają się dopiero później, np. przy rozliczaniu zamówień.
Dodatkowo, ręczna obsługa faktur zawsze niesie ze sobą ryzyko pomyłek i obniżenia jakości danych. Można temu zapobiegać przez losowe kontrole, ale to oznacza dodatkowe koszty i czas.
Ryzyko oszustw
Działy zobowiązań są narażone na oszustwa wewnętrzne i zewnętrzne. Pracownicy przetwarzający setki faktur dziennie często nie mają technicznych możliwości wykrycia ich na czas.
Opóźnienia i podwójne płatności
Powszechnym problemem jest także podwójna płatność. Opóźnienia wynikają szczególnie w okresach wzmożonego ruchu, np. podczas Black Friday czy Bożego Narodzenia, kiedy liczba faktur rośnie, a ręczne wprowadzanie przeciąga się w czasie, często wymagając zaangażowania dodatkowych pracowników.
39% firm deklaruje, że podwójne płatności i nadpłaty stanowią ponad 1% wszystkich transakcji.
Automatyzacja zobowiązań pozwala zaoszczędzić czas i poprawić jakość pracy. Zautomatyzowany przepływ aktualizuje systemy w czasie rzeczywistym, ogranicza liczbę potrzebnych kontroli, a pracownicy mogą skoncentrować się na strategicznych zadaniach, zamiast tracić czas na wprowadzanie danych.
Na czym polega automatyczne przetwarzanie faktur?
Najprościej mówiąc, automatyczne przetwarzanie faktur umożliwia firmom obsługę faktur całkowicie bez udziału człowieka. Wdrożenie właściwego oprogramowania eliminuje żmudne, powtarzalne czynności.
Korzyści z automatyzacji przetwarzania faktur
Coraz więcej firm wdraża automatyczne systemy do obsługi zobowiązań, by ograniczyć koszty i trwale zwiększyć efektywność. Główne zalety to:
Większa wydajność
Automatyzacja faktur likwiduje konieczność ręcznego wprowadzania danych do różnych systemów i pozwala zaoszczędzić godziny spędzane na wyjaśnianiu szczegółów płatności. Możesz projektować własne faktury, zawierające wszystkie potrzebne informacje, bez konieczności ręcznego wyszukiwania danych.
Oszczędności czasu i kosztów
Automatyczna obsługa faktur obniża czas i koszty związane z płatnościami oraz opóźnionymi rachunkami – możesz poświęcić więcej uwagi zadaniom o wyższej wartości. To szansa na zwiększenie przychodów lub optymalizację wydatków m.in. przez outsourcing.
Według statystyk Parseur z czerwca 2024 r. przeciętny klient narzędzia Parseur do przetwarzania dokumentów oszczędza miesięcznie około 150 godzin pracy ręcznej oraz około 6 413 USD.
- Statystyki Parseur, czerwiec 2024
Lepsza obsługa i retencja klientów
Klienci cenią sobie rzetelność i profesjonalną obsługę. Automatyczne fakturowanie daje stałe wsparcie w procesie płatności oraz minimalizuje ryzyko niejasności i błędów.
Jak zautomatyzować przetwarzanie faktur?
Automatyczne wychwytywanie danych z faktur opiera się najczęściej na trzech krokach:
- Skanowanie lub zbieranie faktur w formacie PDF
- Automatyczne wydobywanie wymaganych danych z dokumentów
- Przekazywanie danych do systemu ERP lub innego oprogramowania księgowego
Parseur: najlepsze narzędzie AI do automatyzacji faktur
Parseur to system do wydobywania danych z faktur wspierany sztuczną inteligencją. Wykorzystaj parser PDF, aby automatycznie pozyskiwać dane z faktur przesyłanych e-mailem, w plikach PDF, CSV oraz innych załącznikach.
Co wyróżnia Parseur jako narzędzie AI do faktur?
- Nie wymaga trenowania modelu AI — w przeciwieństwie do wielu innych rozwiązań.
- Parseur oferuje wstępnie skonfigurowane skrzynki dla branż, w tym specjalną skrzynkę do faktur, gdzie dane są wyciągane automatycznie.
- Skutecznie pozyskuje dane z tabel, niezależnie od liczby pozycji na fakturze. To kluczowe przy rozbudowanych dokumentach.
Jakie dane wyodrębnić z faktury?
Zakres danych do wydobycia zależy od profilu działalności i lokalnych regulacji.
Najczęściej pozyskiwane pola z faktur to m.in.:
- Data faktury
- Numer faktury (unikalny identyfikator)
- Nazwa dostawcy
- Adres dostawcy
- Nazwa odbiorcy
- Adres odbiorcy
- Pozycje z opisem i liczbą towarów lub usług
- Cena netto
- Stawka podatku
- Kwota podatku
- Łączna kwota (brutto)
Dodatkowe, często opcjonalne pola, które warto rozważyć:
- Termin płatności
- NIP dostawcy
- NIP odbiorcy
- Cena jednostkowa towarów/usług
- Adres dostawy
- Numer zamówienia (PO)
- Pozostałe wymagane prawem adnotacje, warunki, powołania, klauzule (np. odwrotne obciążenie, marża, samofakturowanie itp.)
Jak stworzyć własne narzędzie AI do automatyzacji faktur?
Parseur można uruchomić bezpłatnie i korzystać ze wszystkich funkcjonalności.
Przykładowy workflow procesu przetwarzania faktur w Parseur:
Wprowadzenie faktury do systemu automatyzacji
Fakturę można przekierować bezpośrednio na adres dedykowanej skrzynki Parseur lub przesłać za pomocą aplikacji Parseur.
Automatyczne wydobycie danych z faktury
Jeśli interesują Cię konkretnie określone dane, wystarczy wskazać pola – Parseur AI samodzielnie je znajdzie.
Eksport danych z faktury
Po skonfigurowaniu skrzynki możesz automatycznie przesłać wydobyte informacje:
- Bezpośrednio do arkusza Google Sheet, który aktualizuje się po każdym przetworzonym mailu
- Do setek aplikacji księgowych i CRM przez integracje z Zapier, Make lub Power Automate
- Do własnej aplikacji przez webhook HTTP lub API faktur
Automatyzacja przetwarzania faktur AP z AI
Przetwarzanie faktur to kluczowy, ale często skomplikowany obszar zarządzania finansami, gdzie ręczne działania wiążą się z wysokim ryzykiem błędów. Wdrażając zaawansowane narzędzie AI, takie jak Parseur, firmy mogą wyeliminować manualne, podatne na pomyłki procesy i przejść do szybkiej, precyzyjnej oraz zgodnej z przepisami automatyzacji. Automatyzacja przetwarzania faktur z Parseur nie tylko podnosi efektywność i ogranicza koszty, ale również pozwala zespołom finansowym skupić się na strategicznych działaniach rozwojowych. W dobie cyfryzacji przedsiębiorstw inwestycja w rozwiązania takie jak Parseur to gwarancja długofalowej stabilności, przewagi konkurencyjnej i doskonałości finansowej.
Ostatnia aktualizacja
